Pokladňa - všeobecne

Jednotlivé pokladne, ktoré si v tejto skupine agend môžete nadefinovať, musia mať priradené rady pokladničných dokladov, ktoré je možné pre danú pokladňu používať, aby bolo možné do nich zadávať pokladničné doklady. Jednotlivé pokladne nemusia mať každá svoje individuálne rady dokladov (ako je to pri bankových účtoch). V limitovaných prípadoch môžu všetky nadefinované pokladne používať jeden spoločný rad pokladničných dokladov, alebo každá pokladňa môže používať len svoj "vlastný" rad, alebo pre hotovostné operácie vo všetkých nadefinovaných radoch pokladničných dokladov je dokonca možné používať len jednu spoločnú pokladňu a pod. Variantov je mnoho a záleží čisto na vás, akým spôsobom si pokladne a rady prajete používať, koľko máte pokladní a koľko radov dokladov chcete viesť a pod. Rady dokladov sa k pokladni priraďujú v definícii pokladne v subzáložke Rady pokladničných dokladov.

• Pokladničné príjmy a výdaje

  Pokladničné doklady v ABRA Gen môžu byť vystavené dvoma spôsobmi:

  • ako platby iných dokladov - v tom prípade musí ísť o doklad bez DPH (viď popis položky DPH v hlavičke týchto dokladov). Pokladničnú účtenku je možné ako platbu zadať buď priamo v agende plateného dokladu v jeho záložke Platby ako novú platbu alebo štandardne v agende pokladničných účteniek a ako platbu ju pripojiť dodatočne v záložke Platby plateného dokladu alebo ju vystaviť v agende pokladničných príjemiek a zviazať ju s plateným dokladom v záložke Rozdelenie platby
  • ako plnohodnotné daňové doklady - Pokladničné doklady je možné vystaviť ako klasický daňový doklad alebo ako zjednodušenú faktúru (fyzickú osobu) (samozrejme len vtedy, pokiaľ to aktuálne platná legislatíva povoľuje).
    Pokladničné doklady vystavené ako daňové doklady (položka DPH v hlavičke dokladu začiarknutá) majú všetky náležitosti ako napr. faktúry. Teda napr. pri predaji za hotovosť nie je nutné vystavovať faktúry vydané ako daňové doklady a následne ich platiť v hotovosti, úplne postačí vystaviť priamo doklad pokladničného príjmu.

  Účtovanie pokladničnej príjemky vystavenej ako platba faktúry vydanej:
  
  

  doklad	MD	D	popis
  FV-	311xx	6xxxx	základ dane faktúry
  FV-	311xx	343xx	DPH faktúry
  PP-	211xx	311xx	platba dokladom PP

  Účtovanie pokladničnej príjemky vystavenej s DPH:
  
  

  doklad	MD	D	popis
  PP-	211xx	6xxxx	základ dane
  PP-	211xx	343xx	DPH

• Vrátenie príjmov a výdajov

  Vrátenie je inverzný doklad k pokladničnej príjemke resp. výdajke a použije sa vtedy, keď je potrebné zrušiť vystavenú príjemku, resp. výdajku alebo znížiť čiastku pokladničnej účtenky a nie je možné uskutočniť zmazanie alebo opravu pokladničnej účtenky (napr. bolo odvedené DPH, ale dodávka bola reklamovaná), či z iných prevádzkovo technických dôvodov nie je možné vystavenú účtenku opraviť či zmazať). V takom prípade treba vystaviť k pokladničnej účtenke vrátenie (bolo by možné vystaviť aj novú pokladničnú účtenku na zápornú čiastku, ale táto by nemala žiadnu väzbu k pôvodnej). DPH odvádzaná v danom zdaňovacom období tak môže byť znížená o daň uvedenú na doklade vrátenia.

  Poznámka pre užívateľov predchádzajúceho systému ABRA Gold: V ABRA Gen sa pre doklady vrátenia definujú vlastné predkontácie, podľa ktorých sa potom vrátenie predkontuje. Nie je tu teda variant "predkontovať vrátenie inverzne podľa pokladničných účteniek".

  Vrátenie buď môžete vysielať do účtovníctva kladnou sumou a potom mať v predkontáciách "inverzne" účty na stranách MD a D oproti predkontáciám pokladničných účteniek, alebo ich môžete mať rovnako a vysielať vrátenie do účtovníctva zápornou sumou. Či bude použitá kladná alebo záporná suma, záleží na nastavení položky "Účtovať obrátene" pri danom rade dokladov.

  Účtovanie základu pokladničnej príjemky a základu vrátenia príjmu zápornou sumou:
  
  

  doklad	suma	MD	D	popis
  PP-	1000,-	211xx	6xxxx	základ dane pokladničnej príjemky
  VP-	-1000,-	211xx	6xxxx	základ dane vrátenia príjmu

V praxi môžu byť platby realizované nielen priamo hotovými peniazmi, ale môžu byť použité šeky, platobné karty a pod.

Pri pokladničných reportoch o prehľadoch z pokladní je potom možné nastavovať, či sa majú zahrnúť len bezhotovostné účtenky (a obstarávať si potom súpisy bezhotovostných platieb) alebo len hotovostné (napr. pre potrebu inventúry fyzického zostatku v pokladniach alebo oboje (a mať tak napr. kompletný pokladničný denník).

Agendy pokladničných príjemiek a výdajok nijako nepodporujú odlíšenie spôsobu bezhotovostného platenia. V případě, že se vám tento typ úhrady vyskytuje, můžete jej realizovat elegantně přes agendy Maloobchodního prodeje (kde lze volit z různých forem platidel). Pokiaľ by ste nechceli používať agendy Pokladničného predaja (keďže sa vám napr. také platby vyskytujú len výnimočne a zakúpenie špeciálnych agend by pre vás nebolo ekonomické, potom je možné situáciu riešiť jednou z nasledujúcich možností:

• zavedením špeciálnej fiktívnej pokladne, v rámci ktorej budete zadávať doklady pokladničných príjemiek/výdajok, ktoré však nebudú predstavovať hotovostný príjem, ale bezhotovostný

  Vystavovať takéto doklady do bežných pokladní používaných pre hotovostné platby zásadne neodporúčame a to ani v samostatných radoch pokladničných dokladov! Jednak by to bolo neprehľadné, jednak by ste si sťažili inventúru takejto pokladne (zistenie, aký zostatok hotovosti vlastne má v pokladni byť) a jednak by ste znemožnili správne napočítanie počiatočného stavu v pokladni po jej uzávierke (systém by všetky účtenky zahrnul do výpočtu počiatočného stavu pre ďalšie obdobie, takže vypočítaný počiatok nemôže zodpovedať reálu).

  Odlišné predkontovanie takýchto bezhotovostných platieb je možné riešiť napr. špeciálnou definíciou predkontácie s podmienkou pre danú pokladňu.

• použitím dokladů ostatní příjem resp. ostatní výdaj nebo přímo faktur přijatých resp. vydaných, pro přehlednost nejlépe vystavovaných ve speciálních řadách k tomuto účelu zavedených. Výhoda tohto riešenia spočíva o. i. aj v tom, že k takto evidovaným bezhotovostným príjmom je možné priraďovať platby

  Odlišné predkontovanie takýchto bezhotovostných platieb je možné riešiť napr. špeciálnou definíciou predkontácie pre dané rady dokladov.

  Riešenie cez faktúry resp. ostatné doklady je oproti riešeniu cez špeciálnu pokladňu výhodnejšie aj z toho dôvodu, že umožňuje mať pre bezhotovostné príjmy resp. výdaje v lokálnej aj v cudzej mene jeden spoločný rad. Pokiaľ by ste to isté chceli riešiť pokladničnými účtenkami, museli by ste mať príslušný počet pokladní (podľa počtu mien).

Možnosti vzájomných importov dokladov v rámci ABRA Gen sú uvedené v kap. Importy dokladov všeobecne spolu so základnými pravidlami, ktoré pre import dokladov platia. Popis vlastného importu jednotlivých typov dokladov z tejto skupiny alebo odkaz na daný popis je potom uvedený pri konkrétnych funkciách, ktorými je možné vzájomné importy jedného dokladu do druhého vyvolať. (Viď funkcia Nový resp. Vytvoriť (ak je k dispozícii) v záložkách Zoznam, funkcia Import (ak je k dispozícii) v záložkách Detail, príp. záložky X-väzby (ak je k dispozícii) v jednotlivých agendách).

Vystavovanie pokladničných dokladov podľa iných (Importy iných dokladov do pokladničných)

Pri vystavovaní nových dokladov môžete využiť ich nadväznosť na prípadné predchádzajúce doklady, pokiaľ už také existujú a preberať z nich údaje tzn. využiť vzájomné importy medzi dokladmi. Napr. Pokladničnú príjemku môžete vystaviť na základe už existujúcej objednávky prijatej či dodacieho listu, vrátenie príjmu môžete vystaviť na základe už skôr vystavenej vratky a pod. Tým si značne ušetríte prácu a čas, ktorý by ste strávili zadávaním tých istých údajov znovu.

Vystaviť pokladničné doklady podľa iných je možné nielen z agend pokladničných dokladov, ale aj priamo z agend príslušných zdrojových dokladov. Viď tiež procesná tvorba dokladov.

Vystavovanie iných dokladov podľa pokladničných (Importy pokladničných dokladov do iných)

Doklady skupiny Pokladňa sa už do žiadnych následných dokladov neimportujú, ale z výdajových pokladničných dokladov je možné čerpať do výdajov obstarania majetkových dokladov, viď čerpanie súm z jedného dokladu do iného.

Pro některé doklady platí specifická pravidla:

Specifická pravidla pro Vrátenia pokladničných príjmov

Aby bylo možné řádně řešit vystavování hromadných vrácení příjmů vázaných na pokladní příjmy, od v. 21.1 platí: Při vystavování vrácení pokladního příjmu již nedochází k pouhému importu údajů ze zdrojového dokladu (pokladního příjmu) do vrácení a následnému přepočtu, ale používá se mechanismus čerpání částek na úrovni řádků. Toto je zásadní změna výpočtového algoritmu (ve srovnání s ABRA Gen 21.0 a staršími verzemi). Čerpat je možné celou částku řádku pokladního příjmu v lokální měně, po uplatnění všech slev.

Z tohoto důvodu již nejsou na doklad vrácení příjmu ze zdrojového dokladu přenášeny samotné slevy (resp. informace o použitém slevovém mechanismu), jak se dělo dříve - aby slevy nebyly započítány dvakrát.

Tedy stejně jako je tomu u dobropisů. Dále viz výklad s příkladem u dobropisů v sekci Specifická pravidla pro Dobropisy faktur vydaných.

Ak používate pokladne vedené v inej ako lokálnej mene, vykonávate na konci účtovného obdobia uzávierku pokladní, ktorá v súlade s platnou legislatívou precení zostatky pokladní k poslednému dňu účtovného obdobia. Ďalej môžete v priebehu účtovného obdobia generovať kurzové rozdiely pokladní k zadanému dátumu pri medzičasovej uzávierke pokladní, aby ste zistili aktuálnu hodnotu prostriedkov v pokladniach. Na výpočet sa vždy berie kurz použitý pri bezprostredne predchádzajúcej uzávierke. Problematiku objasníme na príklade: