Princíp podvojného účtovníctva, účtovné pohyby

Hlavné účtovné evidencie, ktoré musí účtovná jednotka viesť, sú účtový rozvrh vrátane záznamov o východiskových stavoch, obratoch a koncových stavoch účtov = hlavná kniha a ďalej všetky pohyby vykonané s účtami = účtovný denník.

Účetní pohyb je označení pro operaci, při níž se určitá částka v lokální měně převádí z jednoho účtu na jiný účet. Pohyb je vždy doložený účtovným dokladom (doposiaľ písomným, ale zavádza sa aj uznateľnosť účtovného dokladu v elektronickej podobe), napr. účtenka, potvrdenka, faktúra, výpis z bankového účtu, interný doklad a. i.). Fyzicky sa môže jednať o presun peňažných prostriedkov, ale aj majetku a iných hospodárskych prostriedkov. Každý takýto pohyb je zaznamenaný v účtovnom denníku.

Podvojnosť účtovníctva spočíva v tom, že každý pohyb je vždy medzi dvomi účtami. Na týchto účtoch sa zapisuje rovnaká čiastka pri jednom účte na stranu MD (má dať) a pri druhom účte na stranu D (dal). Tieto účty označujeme ako súvzťažné účty, ich vzájomný vzťah potom súvzťažnosť.

Každý zápis pohybu do účtovného denníka obsahuje minimálne:

• dátum pohybu
• číslo dokladu
• textový popis operácie
• částku v lokální měně
• číslo účtu, na ktorého stranu MD sa suma zapíše
• číslo účtu, na ktorého stranu D sa suma zapíše
• príp. označenie, ku ktorým iným pohybom sa tento logicky viaže (párovanie)

  V systéme ABRA obsahuje aj ďalšie položky, ako stredisko, zákazka, obchodný prípad, projekt pre strany MD aj D, firma a. i.

Touto technikou (jedna suma na opačné strany dvoch rôznych účtov) je úplne jednoznačne daná podvojnosť účtovníctva.

Účty si účtovná jednotka na zaúčtovanie účtovného pohybu nemôže voliť náhodne. Musí mať zavedený účtový rozvrh a musí vychádzať z metodiky účtovania. Účtovný rozvrh je súbor účtov, ktoré daná účtovná jednotka používa a kde každý účet je popísaný "číslom účtu" a textovým popisom vyjadrujúcim, čo sa na ňom eviduje. Číslo účtu má najmenej tri cifry (syntetický účet), účtovná jednotka si ku každému syntetickému účtu môže definovať ďalšie cifry (analytické podúčty). Prvá cifra v čísle účtu vyjadruje tzv. účtovnú triedu, prvé dve cifry potom účtovnú skupinu. Každá účtová skupina je súbor účtov (s číslami začínajúcimi rovnakou dvojicou cifier) a obsahuje účty s podobnými vlastnosťami.

Avšak ani účtový rozvrh si účtovná jednotka nemôže zaviesť náhodne. Musí vychádzať z predpokladanej účtovnej osnovy, ktorá je záväzná. Tá sa líši pre rôzne typy organizácií (iná je pre podnikateľov, iná pre rozpočtové organizácie atď.). V účtovnej osnove sú dané účtovné triedy, skupiny a syntetické účty, ktoré musí účtovná jednotka dodržať. K nim si môže definovať analytické účty podľa svojej potreby (pričom musí zohľadňovať určité hľadiská členenia, napr. členenie podľa časového hľadiska, podľa rozpočtovej skladby a pod.).

Ktorá dvojica účtov na zaúčtovanie účtovného pohybu sa má použiť, stanovia postupy účtovania (iná dvojica účtov sa použije na zaúčtovanie pohybu peňazí, iná na pohyb majetku, ...). Účtovnú osnovu a postupy účtovania pre jednotlivé typy organizácií vyhlasuje Ministerstvo financií.

Zaznamenanie účtovného pohybu do účtovného denníka sa odrazí v hlavnej knihe, kde sa zvýšia obraty a koncové stavy patričných účtov, s ktorými bol pohyb vykonaný. Obrat na účte je suma čiastok, ktorá za dané obdobie bola zaúčtovaná na daný účet. Môžete si ho predstaviť podobne ako obrat peňazí na účte v banke, tzn. ako sumu peňazí, ktoré za dané obdobie účtom "pretiekli" (tzn. boli naň pridané resp. zase odobrané). Zostatkom je potom to, čo na konci účtovného obdobia na účte zostalo. Obrat strany MD účtu je suma čiastok účtovaných na stranu MD účtu, obrat strany D účtu je suma čiastok účtovaných na stranu D účtu, obratom účtu je potom rozdiel obratov strán MD a D. Účet môže mať aj nenulový počiatočný stav, tzn. to, čo na ňom je na začiatku účtovného obdobia (prevedený nenulový zostatok na príslušných účtoch z obdobia predchádzajúceho). Koncový stav daného účtu je potom počiatočný stav + obrat. Zostatok sa vypočíta ako rozdiel koncového stavu účtu na strane MD a D daného účtu.

Zaúčtovanie dokladu do účtovného denníka môže užívateľ zdokumentovať pomocou likvidačného listu.