Importy dokladov - väzby medzi dokladmi

V tejto kapitole nájdete popis väzieb navzájom súvisiacich dokladov (môže ísť o prípad importu jedného dokladu do iného, vystavenia dokladu podľa iného a pod.):

Tj. k jednomu zdrojovému dokladu určitého typu může existovat pouze jeden následný doklad jiného typu a naopak. Tedy následný doklad může být svázán pouze s jediným zdrojovým daného typu.

Náčrt vazby - daňový zálohový list a pokladní příjem

Tedy např. k jednomu vydanému daňovému zálohovému listu lze vystavit pouze jednu platbu (v našem příkladě pokladní příjem). Každý pokladní příjem může být úhradou pouze jednoho daňového zálohového listu. Tedy nelze vystavit více pokladních příjmů k jednomu daňovému zálohovému listu a naopak.

Väzba 1:1 platí napr. pre vzťahy týchto dokladov:

Tzn. k jednému zdrojovému dokladu môže existovať viac cieľových, ale každý z cieľových môže byť zviazaný len s jediným zdrojovým. Typickým prípadom sú inverzné doklady vystavované k zdrojovým dokladom.

Náčrt väzby faktúr vydaných a dobropisov vydaných

Tak napr. k jednej faktúre vydanej môže existovať n dobropisov, ale naopak 1 dobropis môže byť naviazaný len na 1 faktúru. Nie je teda možné vystaviť jeden dobropis k viacerým faktúram.

Väzba 1:n platí napr. pre vzťahy týchto dokladov:

  • FV ↔ DV
  • FP ↔ DP
  • PP ↔ VP
  • PV ↔ VV
  • DL ↔ VR
  • FV ↔ upomínky (UP)
  • FV ↔ sankční faktury (PEN)
  • FP ↔ JSD
  • doklad, který je předpisem platby ↔ jeho platby
  • skladový doklad ↔ jeho polohovací doklady
  • a pod.

Tieto väzby sa pamätajú medzi riadkami dokladov. Pre faktúru vydanú tak napr. platí, že k jednému riadku faktúry vydanej môže existovať n dobropisov (teda n dobropisov vracia dotyčný riadok):

Náčrt väzby riadkov FV a riadkov dobropisov k tejto FV, farebne je naznačené čiastočné vrátenie riadkov

Tzn. k jednému zdrojovému dokladu môže existovať viac cieľových a súčasne každý z cieľových môže byť zviazaný s viacerými zdrojovými. Typickým prípadom je doklad importovaný do iného dokladu.

Náčrt väzby dodacích listov a následných faktúr

Tak napr. jeden dodací list môže byť naimportovaný do viacerých faktúr a naopak jedna faktúra môže mať do seba naimportovaných viac dodacích listov. Alebo jedna objednávka prijatá môže byť naimportovaná do viacerých dodacích listov a naopak jeden dodací môže mať do seba naimportovaných viac objednávok. A pod.

Väzba m:n platí napr. pre vzťahy týchto dokladov:

  • OP ↔ DL
  • DL ↔ FV
  • VR ↔ DV
  • ZLV ↔ FV
  • ZLP ↔ FP
  • PR ↔ VPR
  • doklady výdajov obstarania (FP, PV, OSV, JCD, ...) ↔ účely výdaje (POM, ZC, KOO, PR, ...)
  • a pod.

Náčrt väzby riadkov FV a riadkov DL k nim, odtieňmi farieb je naznačené čiastočné importovanie riadkov DL do jednotlivých faktúr, teda riadky A,B a C1(časť riadka C) sa importujú do FV1, riadky C2,D1 a E do FV2 a riadok F do FV3. Časť riadka D označená D2 sa zatiaľ nečerpá nikam.

Z vyššie uvedeného vyplýva nasledujúca skutočnosť: Pokiaľ k predajnému dokladu, do ktorého je importovaný skladový doklad, vytvárame doklad inverzný, musí byť súčasne vytvorený i inverzný doklad k dokladu skladovému. Ak je do predajného dokladu importovaných viac skladových dokladov a vytvárame k nemu celému doklad inverzný, vytvorí sa viac inverzných dokladov k daným skladovým.

Celé objasníme na príkladoch.

Príklad1: Majme faktúru FV1 z predchádzajúceho obrázka. K FV1 vytvárame dobropis vydaný na celú faktúru. K FV1 teda vznikne dobropis DV1, ktorý obsahuje všetky riadky faktúry A,B,C1, a súčasne vzniknú dve vratky VR1 a VR2. Vratka VR1 bude k dodaciemu listu DL1 a bude obsahovať riadok A. Vratka VR2 bude k dodaciemu listu DL2 a bude obsahovať riadky B a C1. Vratky VR1 a VR2 budú importovanými dokladmi do DV1.

Príklad2: K dodaciemu listu DL2 z predchádzajúceho obrázka vystavíme novú samostatnú vratku. Vracať z DL2 je možné len to, čo ešte nebolo vrátené, teda riadky C2 a D (časť D1 aj D2). Samostatnú vratku (bez dobropisu) je ale možné vystaviť len k tej časti dodacieho listu, ktorá ešte nebola importovaná do faktúr, teda len k časti riadka D označenej D2. Vznikne vratka VR3. Vratka VR3 bude k dodaciemu listu DL2 a bude obsahovať časť riadka označenú D2. Vratka VR3 sa nebude importovať do žiadneho dobropisu.

Príklad3: Ďalej vrátime zostávajúce časti dodacieho listu DL2 z predošlého obrázka, teda riadky C2 a D1. Tie sa importovali do FV2, čiže vrátenie musíme vykonať vystavením dobropisu k FV2 (vratka(y) sa vytvorí automaticky). Teda k FV2 vytvárame dobropis vydaný na časť faktúry a to na riadky C2 a D1 importované z DL2. K FV2 teda vznikne dobropis DV2, ktorý obsahuje riadky C2 a D1 a súčasne vznikne jedna vratka VR4. Vratka VR4 bude k dodaciemu listu DL2. Vratka VR4 bude importovaným dokladom do DV2.

Príklad4: K faktúre FV2 z predošlého obrázka vystavíme ďalší dobropis DV3 na 40% riadka E (riadky C2 a D1 už boli úplne dobropisované a dobropisovať ich už nie je možné). K FV2 teda vznikne dobropis DV3, ktorý obsahuje časť riadka E a súčasne vznikne jedna vratka VR5. Vratka VR5 bude k dodaciemu listu DL3. Vratka bude importovaným dokladom do DV3.

Príklad5: Ak by sme teraz chceli riadok D2 zahrnúť do ďalšej novo vystavovanej faktúry, nebolo by to možné, pretože už bol vrátený samostatnou vratkou. Ďalej, ak by sme dobropis DV2 zmazali, vratka VR4 by sa osamostatnila. Na faktúru FV 2 by sme potom mohli vystaviť nový dobropis, do ktorého by sme mohli naimportovať vratky VR3 alebo VR4.

Väčšina agend, ktoré podporujú vzájomné importy dokladov, má k dispozícii rôzne informácie o vzájomných väzbách dokladov:

  • V rámci záložky Detail:
    • Subzáložka Obsah - položka Čerpané - K dispozícii pri dokladoch, ktoré je možné importovať do iných nasledujúcich dokladov (napr. pri Objednávkach prijatých, Dodacích listoch). Nesie informáciu o tom, či daný riadok už bol čerpaný do nasledujúceho dokladu a v akom množstve.
    • Subzáložka Čerpané do dokladov - K dispozícii pri dokladoch, ktorých riadky je možné importovať z iných dokladov (napr. pri Objednávkach prijatých, Dodacích listoch atď.). Nesie informáciu o tom, do akých dokladov boli naimportované riadky daného dokladu.
    • Subzáložka Obsah - položka Importovaný doklad - K dispozícii pri dokladoch, do ktorých je možné importovať riadky z iných dokladov (napr. v Dodacích listoch, Faktúrach vydaných atď.). Nesie informáciu o tom, z akého dokladu (resp. z akých dokladov) bol daný riadok importovaný (čerpaný).
    • Subzáložka Importované doklady - K dispozícii pri dokladoch, do ktorých je možné importovať riadky z iných dokladov (napr. v Dodacích listoch, Faktúrach vydaných atď.). Nesie informáciu o tom, z akých všetkých dokladov boli do daného dokladu naimportované nejaké riadky.
    • Subzáložka Výdaje obstarania/zmeny ceny resp. Súvisiace doklady - K dispozícii pri dokladoch, do ktorých je možné čerpať sumy z dokladov výdajov obstarania (napr. v Obstaraní majetku, Príjemkách do skladu atď.). Nesie informáciu o tom, z akých všetkých dokladov bolo čerpané do daného dokladu. Tzn. aké všetky doklady súvisia s výdajom, ktorý reprezentuje aktuálny doklad. Viď aj Záložka Výdaje obstarania/zmeny ceny resp. Súvisiace doklady - všeobecne.
    • Subzáložka Účely výdaja - K dispozícii pri dokladoch, ktoré môžu byť dokladom výdajov obstarania, tzn. je z nich možné čerpať sumy výdajov obstarania za nejakým účelom (napr. pri Faktúrach prijatých, Pokladničných výdajoch atď.). Nesie informáciu o tom, na aké účely bol výdaj na aktuálnom nákupnom doklade použitý. Viď aj Záložka Účely výdaja - všeobecne.
  • Na záložke X-väzby - Viď popis záložky v samostatnej kapitole.