Často kladené otázky k dokumentom

V sekcii kapitol FAQ nájdete buď odpovede na často kladené otázky, alebo najrôznejšie tipy a triky, ako riešiť v systéme ABRA Gen najrôznejšie problémy. Vzhľadom k tomu, že problematika môže byť obsiahlejšia, sú pri jednotlivých odpovediach často odkazy do ďalších oddielov on-line dokumentácie.

Témy otázok:

FAQ

Otázka: Je možné do agendy Dokumenty zadať záznam len odkazom na súbor ležiaci inde na disku? Nechcem obsah celého takého súboru ukladať do databázy ABRA Gen.
Odpoveď: Áno. Při tvorbě nového dokumentu (např. funkcí Nový podle typu) zvolíte kategorii Obecný soubor a následně před uložením na záložce Obsahmůžete zvolit mezi volbou Uložen v databázi a Externí soubor. Právě tato druhá volba vkládá jen odkaz na dokument uložený mimo databázi ABRA Gen.
Otázka: Využívajú sa na import dokladov ISDOC prijatých B2B importy?
Odpoveď:

Systém ABRA Gen na export svojich dokladov do formátu ISDOC využíva B2B exporty, ale opačne to neplatí, tzn. na import doručených dokladov vo formáte ISDOC sa B2B importy nijako nevyužívajú.

B2B importy je možné chápať ako druhú alternatívnu možnosť, ako si elektronicky vymieňať doklady medzi užívateľmi systému ABRA Gen. Slúži na to funkcia Nový z B2B importu, ktorá je k dispozícii vo vybraných agendách. Majú ale obmedzené použitie len medzi dvoma systémami ABRA Gen (B2B import je schopný spracovať len doklad, ktorý bol vyexportovaný z inej ABRA Gen pomocou B2B exportu do XML (tzn. nie do ISDOC formátu)).

Oproti tomu formát ISDOC umožňuje elektronickú komunikáciu medzi rôznymi ekonomickými systémami. Tzn. doklad môže byť vyexportovaný z ľubovoľného ekonomického systému, stačí len, aby bol vo formáte ISDOC. Takýto elektronický doklad je systém ABRA Gen schopný prijať. Slúži na to agenda Dokumenty - elektronický ISDOC doklad sa uloží ako obsah dokumentu do agendy Dokumenty a následne sa "spracuje" príslušným ovládačom. Výsledkom spracovania je založenie zodpovedajúceho dokladu do príslušnej dokladovej agendy. Viď Spracovanie dokumentov.
Otázka: K nejakému dokladu pripojím prílohu (ako dokument a na doklade vyplním firmu (povinná položka)). Následne idem do Adresára firiem a pozriem sa na záložku Prílohy. Svoj pridaný dokument tu však nevidím. Ako to? Predpokladal som, že keď k nejakému dokladu vystavím nejaký dokument, že tieto dokumenty automaticky uvidím na záložke Prílohy tej firmy, ku ktorej bol dokument vystavený.
Odpoveď:

Na zobrazenie všetkých takýchto dokumentov (príp. i všetkých ďalších dokladov), ktoré boli vystavené na danú firmu, slúžia primárne záložky Súvislosti (viď napr. záložka Súvislosti v Adresári firiem). Tzn. tým, že sa na dokumente zadá firma, objaví sa dokument automaticky v záložke Súvislosti (samozrejme v záložke Súvislosti musí byť zobrazovanie dokladov daného typu aktuálne nastavené).

Záložka Prílohy nebola navrhnutá na tento účel, tzn. na automatické premietnutie dokumentov vystavených na danú firmu. Záložka Prílohy bola myslená tak, že sa tu evidujú len tie dokumenty, ktoré si sem užívateľ zámerne pripojí, prípadne ktoré sem boli pripojené z iného dôvodu (napr. v rámci vzniku dokladu z dokumentu typu ISDOC doklad a pod., viď popis záložky Prílohy).
Otázka: Pri snahe vytvoriť dokument zvoleného typu program hlási "Nesprávny reťazec triedy"
Odpoveď: Tvoríte dokument kategórie OLE dokument a nemáte danú aplikáciu k dispozícii. Viď kap. OLE dokumenty - Možné problémy s "OLE dokumentmi", kde sú uvedené aj iné typy často sa vyskytujúcich ťažkostí.
Otázka: Vytvoril som dokument, ale po občerstvení agendy ho nevidím. Ako to?
Odpoveď: Ak dokument vyhovuje prípadne zadanému obmedzeniu v záložke Obmedzenie a napriek tomu ho nevidíte, tak k danému dokumentu nemáte oprávnenie. Viď Dokumenty verzus prístupové práva.
Otázka: V záložke Prílohy dokument nevidím, hoci kolega tvrdí, že tam dokumenty sú. Ako to?
Odpoveď: Ak je skutočne v záložke Prílohy daného záznamu nejaký dokument pripojený a vy ho nevidíte, je dôvodom to, že nemáte k danému dokumentu oprávnenie, pretože oprávnenia k dokumentom sa uplatňujú nielen v samotnej agende Dokumenty, ale i v záložkách Prílohy. Viď záložka Prílohy- všeobecne a viď Dokumenty versus prístupové práva.
Otázka: Rád bych hromadně zadal více příloh najednou k více záznamům agendy (např. 200 skladových karet zboží, které mají stejné schéma a návod použití). Lze to nějak vyřešit?
Odpoveď:

Přílohy lze připojovat k záznamům jiných agend i hromadně a to dvěma způsoby:

  • jako "více příloh najednou k jednomu záznamu" - v rámci funkce Připojit v záložce Přílohy dané agendy
  • nebo i stylem "více příloh k více záznamům agendy najednou" - pomocí funkce funkci Hromadné připojení příloh dostupné v záložkách Seznam dané agendy

Zadaná úloha odpovídá druhé možnosti. K řešení této úlohy s výhodou využijete funkci Hromadné připojení příloh. Pak jen stačí označit si skladové karty, k nimž chcete přidat danou množinu příloh, a vyvolat si nad nimi funkci Hromadné připojení příloh. V zobrazeném dialogovém okně pak zadat, jaké přílohy to mají být, což lze buď výběrem dokumentů z agendy Dokumenty příp. načtením příloh od jiných skladových karet. Pokud chcete takto hromadně přidávat přílohy, které zatím v systému nemáte, musíte si je nejdříve zaevidovat (buď přidáním nové přílohy - dokumentu a to buď v agendě Dokumenty nebo rovnou v rámci záložky Přílohy u některé ze skladových karet, od níž si je potom načtete).

Funkce je dostupná ve všech agendách, které obsahují záložku Přílohy (kromě těch, kde nelze záznamy opravovat, jelikož funkce je dostupná jako jedna z podvoleb funkce Opravit), čili stejným způsobem můžete hromadně přidávat přílohy i k jiným typům záznamů. Funkci lze využít i na hromadné smazání určité množiny příloh od záznamů dané agendy.