Dokumenty - záložka Zoznam

Po vyvolaní funkcie si najskôr vyžiada súbor (tzn. zobrazí dialógové okno na výber súboru, z ktorého chcete dokument založiť). Po výbere súboru podľa jeho typu ponúkne na výber kategórie dokumentu, ktoré preň môžu pripadať do úvahy. Fókus sa nastaví na naposledy zvolený typ pre danú príponu vybraného súboru (čo sa pamätá na užívateľa). Následne rozedituje dokument danej kategórie, pričom do neho predvyplní položky a do obsahu dokumentu vloží vybraný súbor. V prípade OLE dokumentov zodpovedá vloženie obsahu voľbe Vytvoriť zo súboru popísanej v rámci voľby Podľa typu pre OLE dokument. Predvyplnené údaje môžete upraviť, doplniť, príp. pridať do obsahu ďalší súbor (ak to daná kategória dokumentov podporuje) a dokument uložiť.

Umožní založiť dokument z obsahu schránky (z clipboardu), tzn. podľa typu súboru v schránke ponúkne na výber kategórie dokumentu, ktoré preň môžu pripadať do úvahy a obsah dokumentu naplní z obsahu schránky podobne ako pri voľbe Zo súboru.

Umožní vložiť obrázok zo zariadenia, ktoré podporuje rozhranie TWAIN (skenera, web kamery, digitálneho fotoaparátu a pod.).

Presvedčte sa, či je zariadenie kompatibilné s rozhraním TWAIN a či je pripojené k počítaču. Ďalej je potrebné, aby bol pre zariadenie nainštalovaný software od výrobcu zariadenia, ktorý podporuje rozhranie TWAIN. V prípade. že si nie ste istí, či je zariadenie s rozhraním TWAIN kompatibilné, prečítajte si dokumentáciu k zariadeniu alebo sa spojte s jeho výrobcom. Ak je k počítaču pripojených viacero zariadení, zobrazí sa po vyvolaní funkcie dialógové okno Vybrať zdroj, kde vyberiete požadované zariadenie, z ktorého chcete obrázok použiť. Nastavte obrázok v skeneri alebo ho vyhľadajte vo fotoaparáte. Ďalší postup je podobný ako pri voľbe Zo súboru, ak je súbor typu obrázok.

Umožní vystaviť nový dokument s tým, že sa najskôr ponúkne na výber zoznam typov dokumentov, z ktorých vyberiete. Ponúkaný zoznam typov dokumentov sa zostavuje podľa toho, aké kategórie dokumentov (s akými ovládačmi dokumentov) máte nadefinované a aké typy tým pádom môžete v danom okamihu použiť. Ak je pre vybraný typ k dispozícii viac ako jedna kategória, ponúknu sa, v opačnom prípade sa rovno pokračuje a to podľa toho, aký typ bol zvolený. Fókus sa nastaví na naposledy zvolený typ (čo sa pamätá na užívateľa). Možné typy:

• typ "Obrázek" - nabídne se k výběru volba zdroje obrázku:

  • Súbor -  pokračujete výberom súboru s daným obrázkom (ako pri voľbe Zo súboru).
  • Schránka - obsah dokumentu sa naplní z obsahu schránky (rovnako ako vo funkcii Nový - Zo schránky). Ak schránka neobsahuje dáta zodpovedajúce obrázku, program to nahlási.

  • TWAIN (Scanner, fotoaparát,...) - pokračujete určením zdroja dát, z ktorého chcete obrázok použiť (rovnako ako vo funkcii Nový - Skenovanie).

    Takto pridaný obrázok je teraz uložený v číselníku Obrázky.

• typ "Text" nebo "Rich text" - nabídne se k výběru volba zdroje, odkud text načíst:

  • Zo súboru - pokračujete výberom súboru s daným textom (ako pri voľbe Zo súboru).
  • Zo schránky - Obsah dokumentu naplní z obsahu schránky (rovnako ako vo funkcii Nový - Zo schránky). Tu sa voľba Zo schránky ponúka iba vtedy, ak schránka aktuálne obsahuje nejaký text.
  • Prázdny obsah - rozedituje sa dokument zodpovedajúcej kategórie s tým, že obsah bude zatiaľ prázdny a zadáte ho až v rámci editácie dokumentu.

• typ "OLE dokument" - nabídne se dialogové okno Vložit objekt, kde můžete zvolit ze dvou způsobů vložení:

  • Vytvořit nový - vloží do dokumentu nový objekt zvoleného typu. Túto voľbu použijete napr. vtedy, keď dáta, ktorá majú tvoriť obsah daného dokumentu zatiaľ neexistujú a budete ich ešte len tvoriť. V pravej časti okna sa ponúkajú všetky možné typy objektov, ktoré sú registrované na vašom počítači, z ktorých jeden vyberiete:

    

    Ponuka registrovaných objektov na vašom PC

    Potom vloží objekt vybraného typu. Ten však zatiaľ neobsahuje žiadne dáta, musíte ho preto ešte aktivovať a dáta zadať - editovať ho. Aktiváciu vykonáte dvojitým kliknutím naň alebo funkciou Aktivovať (viď vyššie).

  • Vytvořit ze souboru- z existujícího souboru můžete:

    • Vložiť do dokumentu obsah vybraného súboru ako objekt, ktorý bude možné otvoriť programom, v ktorom bol vytvorený, resp. ktorý je pre tento typ súboru pridružený

      

      Meno súboru zadáte alebo vyberiete po stlačení tlačidla Prechádzať

      V prípade takto vloženého objektu už neexistuje žiadna väzba medzi obsahom dokumentu pamätaným v databáze ABRA Gen a súborom, z ktorého bol Obsah prevzatý. Daný externý súbor môžete ľubovoľne meniť, ale zmeny v ňom vykonané sa nijako nebudú premietať do obsahu dokumentu uloženého v ABRA Gen. A naopak obsah dokumentu v ABRA Gen môžete ľubovoľne meniť (aktiváciou aplikácie, ktorá je preň určená), vykonané nijako neovplyvní súbor, z ktorého sa obsah pôvodne prevzal. Z toho vyplýva, že ani zmazanie či nedostupnosť externého súboru nijako neovplyvnia zobrazovanie obsahu dokumentu z neho vytvoreného, ďalej si budete môcť obsah dokumentu prehliadať i na počítačoch, na ktorých pôvodný súbor nebude obsiahnutý v zadanej ceste a pod.

      Keď takto vložený objekt editujete, nebudú v aktivovanej aplikácii k dispozícii funkcie na jeho uloženie ako súboru (funkcia Ulož), vykonané zmeny ukladáte do databázy ABRA Gen funkciou Uložiť rozeditovaný dokument. (Teda po zadaní požadovaných zmien zaktivovanú aplikáciu zavriete (bez toho aby ste v nej niečo ukladali), vrátite sa do rozeditovaného dokumentu a až ten uložíte, čím sa uložia vykonané zmeny).

    • Vložit do dokumentu propojení na zadaný soubor . Keď je začiarknutá voľba Prepojenie, vloží sa do dokumentu obrázok obsahu súboru. Obrázok bude odkazovať na tento súbor, takže zmeny uskutočnené v súbore sa budú odrážať aj v tomto dokumente.

      V prípade takto vloženého objektu teda existuje pevná väzba medzi obsahom dokumentu pamätaným v databáze ABRA Gen a súborom, z ktorého bol Obsah prevzatý. Zmeny v danom súbore, či už uskutočnené editáciou obsahu dokumentu v ABRA Gen alebo nezávisle na ABRA Gen sa premietnu do daného súboru. Ak daný súbor zmažete, alebo vyvoláte editáciu obsahu dokumentu z iného PC, kde súbor na danej ceste neexistuje, systém príslušnú aplikáciu s daným súborom samozrejme nebude môcť otvoriť. No v databáze bude aj naďalej uložený obrázok obsahu súboru zapamätaný z posledného uloženia, len ho nebude možné editovať.

      Pokiaľ editujete takto vložený objekt, budú v aktivovanej aplikácii normálne k dispozícii funkcie na jeho uloženie ako súboru (funkcia Ulož), vykonané zmeny ukladáte priamo do daného súboru (v tomto prípade editujete priamo daný súbor). (Ak vykonané zmeny priamo v danej aplikácii neuložíte, program si ich nezapamätá). Funkciou Uložiť rozeditovaný dokument potom uložíte do databázy ABRA Gen len aktualizovaný obrázok zmeneného súboru. Pokiaľ rozeditovaný dokument neuložíte, o zmeny vykonané v súbore neprídete (uložili ste ich už skôr priamo v príslušnej aplikácii), akurát nebudete mať v databáze ABRA Gen uložený aktuálny obrázok obsahu súboru.

      Ako vyplýva z výkladu vyššie, v tomto prípade sa môže bežne stať, že obrázok obsahu daného súboru uložený v databáze ABRA Gen a zobrazovaný ako obsah daného dokumentu v jeho záložke Obsah, nemusí byť aktuálny.

      Aktualizáciu môžete vykonať jedine v editačnom režime (funkcia F4 = Oprava dokumentu):

      • automaticky - zaktivovaním objektu dvojitým kliknutím na zobrazovaný obsah v záložke Obsah alebo vyvolaním funkcie Aktivácia - po zatvorení zaktivovanej aplikácie, ktorá sa otvorí, bude zobrazovaný obsah súboru zaktualizovaný (po ukončení editačného režimu uložením dokumentu bude uložený ako aktuálny obrázok obsahu súboru do databázy). Platí jedine vtedy, ak je vo funkcii Vlastnosti vloženého objektu v záložke Prepojenie nastavené "aktualizovať automaticky". Viac viď Ako pracovať s obsahom, ak ide o kategóriu OLE dokumentov.

  V obou případech lze u vkládaného objektu dále zvolit, jak se má v záložce Obsah zobrazovat zatržením volby Zobrazovat jako ikonu, anebo jako "obrázek". 

• ostatní typy - Pokud je ve schránce aktuálně uložen soubor zvoleného typu, nabídne se k výběru volba zdroje obrázku:

  • Súbor -  pokračujete výberom súboru s daným obrázkom (ako pri voľbe Zo súboru).
  • Schránka - obsah dokumentu sa naplní z obsahu schránky (rovnako ako vo funkcii Nový - Zo schránky). Ak schránka neobsahuje dáta zodpovedajúce obrázku, program to nahlási.

    Ak schránka aktuálne neobsahuje súbor zvoleného typu, pokračujete priamo výberom súboru (ako pri voľbe Zo súboru).

Rozdiel oproti funkcii Nový zo súboru je v tom, že tým, že najskôr určíte typ dokumentu, obmedzíte množstvo ponúkaných kategórií použiteľných pre daný súbor.

Umožní rozeditovať nový dokument s tým, že ako kategóriu, tak obsah dokumentu zadáte až v rámci editácie dokumentu.

Bežná oprava aktuálneho záznamu. Popis jednotlivých položiek viď záložka Detail.

Slúži na hromadnú opravu tých užívateľsky definovateľných položiek definovaných k triede Business objektov danej agendy, ktoré majú vo svojej definícii nastavené, že je možné ich opravovať, tzn. majú začiarknutý príznak Hromadná zmena. Pomocou hromadných opráv je možné hodnoty príp. i mazať. Viď tiež Možnosti hromadných opráv podľa typu opravovaných položiek a ďalej Mazanie hodnôt pomocou hromadných opráv.

Uskutoční hromadnú opravu podľa zadaných hodnôt na všetkých označených záznamoch (pokiaľ nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam). Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek, kde je možné zadať, ktoré položky sa majú opraviť, na aké hodnoty a v akom počte transakcií.

Funkce umožňuje provést hromadnou opravu účastníků na všech označených záznamech.

• Zatrhávací pole Vybrané účastníky smazat slouží k hromadnému odstranění vybraných účastníků z označených dokumentů.
• Tlačítko Oprávnění v liště navigátoru slouží k hromadné změně oprávnění označených účastníků (na hodnotu Vidět nebo Upravit).
• Tlačítko Načíst z dokumentů v liště navigátoru slouží ke zkopírování účastníků z jiných dokumentů (otevře průvodce pro výběr dokladů).

Funkcia umožňuje na všetkých označených záznamoch hromadne zmeniť cesty k príslušným súborom. Spracujú sa len záznamy, ktorých obsah je uložený v externom súbore.

Typicky sa používa pri zmene adresárovej štruktúry v úložisku externých dokumentov.

Viac informácií nájdete v kapitole Hromadné opravy, okno zadania hromadných opráv.