Štruktúra čísla dokladu, variabilný symbol

• Skratka - štvormiestna skratka uvedená pri rade dokladov (zdrojovom pri zdrojovom doklade a účtovnom pri jeho zaúčtovaní do účtovníctva). Viac viď popis skratiek pre účtovné rady súhrnné a nesúhrnné.
• Číslo - poradové číslo dokladu. Ak je prefix radu dokladov trojmiestny, je číslo maximálne šesťmiestne. Ak je prefix radu dokladov štvormiestny, je číslo maximálne päťmiestne. Číslo sa nedopĺňa zľava nulami.
• Lomka
• Obdobie - štvormiestna skratka obdobia.

Nepoužité číslo môže pochádzať z dvoch rôznych miest:

• Číslo bolo založené systémom pre prideľovanie čísla dokladu (v tabuľke má toto číslo hodnotu Origin = 0). Pokiaľ zlyhá ukladanie dokladu, použije sa toto číslo pre číslo iného nového dokladu, hneď ako ho systém uvoľní. Interval uvoľnenia je možné ovplyvniť parametrom CleanInterval v súbore Nexus.cfg.
• Číslo bolo založené v dôsledku zmazania dokladu alebo užívateľskou akciou, ktorá dohľadáva medzery v dokladoch (v tabuľke má toto číslo hodnotu Origin = 1). Toto číslo se použije pro číslo jiného nového dokladu jen pokud je na příslušné řadě dokladů nastaven příznak Zaplňovat mezery po smazaných dokladech (viz příznak na řadách dokladů, účetních řadách a řadách aktivit) nebo pokud uživatel číslo zarezervoval pomocí funkce Vyhradit uživateli nebo Vyhradit sobě na záložce Nepoužitá čísla.

Systém štandardne pre konkrétny rad a obdobie eviduje posledné číslo dokladu a pri uložení nového dokladu pridelí automaticky číslo o jedna väčšie, ako je posledné (pokiaľ nie je zapnutý parameter Zapĺňať medzery po zmazaných dokladoch a neexistuje voľné či vyhradené nepoužité číslo). Pri zmazaní posledného dokladu v rade sa evidované posledné číslo dokladu v rámci príslušného radu a obdobia naopak automaticky o jedno zníži.

Tento princíp platí ako pre vystavovanie dokladov v zdrojových radoch, tak pre ich účtovanie do účtovníctva, tzn. vznik príslušných účtovných obrazov (v účtovných radoch) a nakoniec i pre rady aktivít.

Pre číslovanie v účtovných radoch platí ešte nasledujúce:

• Nesúhrnné rady (= účtovné rady k zdrojovým radom s nastavením účtovať nesúhrnne) - číslo záznamu v nesúhrnnom rade je totožné s číslom zdrojového dokladu, prideľuje sa programom automaticky podľa zdrojového dokladu, toto číslovanie nie je možné nijako ovplyvňovať
• Súhrnné rady (= účtovné rady k zdrojovým radom s nastavením účtovať súhrnne) - súhrnný rad má svoje vlastné číslovanie, ktoré je nezávislé na číslach súhrnne účtovaných zdrojových dokladov. Program číslo prideľuje automaticky štandardne ako poradové číslo v rade súhrnných dokladov. Číslovanie zrušených súhrnných dokladov, je možné ovplyvňovať podobne ako na radoch dokladov či radoch aktivít.

Medzery v radoch dokladov

Ďalej je v systéme ABRA Gen implementovaný algoritmus na dopĺňanie tzv. medzier (resp. "dier“) v rade dokladov. Medzera v rade dokladov môže vzniknúť napr. tak, že sa zmaže jeden doklad uprostred radu. Tým je jedno číslo v rade nepoužité a objaví sa v zozname na záložke Nepoužité čísla. Podle hodnoty parametru Zaplňovat mezery po smazaných dokladech na Řadách dokladů, Účetních řadách či Řadách aktivit dojde k zaplnění takto vzniklé mezery novým dokladem buď automaticky, je-li parametr zatržen, nebo, není-li parametr zatržen, je nutné, aby bylo na záložce Nepoužitá čísla některé číslo pro uživatele vyhrazeno. Pro použití funkce Vyhradit uživateli (nebo Vyhradit sobě) musí mít uživatel přidělené právo Vyhrazovat uživatele na nepoužitém čísle, a to právo u Řady dokladů, Účetní řady či Řady aktivit.

Ak ale mažete účtovný doklad, (súhrnný účtovný doklad sa maže v okamihu, keď zmažete všetky zdrojové doklady, ktoré ním boli zaúčtované, príp. ich znovu zaúčtujete s nastavením "Neúčtovať"), program na danú skutočnosť neupozorňuje. Preto v prípade, že mažete už zaúčtované súhrnné doklady alebo opakujete ich účtovanie s nastavením "Neúčtovať", skontrolujte a prípadne upravte naposledy použité číslo v radoch súhrnných účtovných dokladov.

Variabilný symbol sa používa na identifikáciu platieb dokladov prostredníctvom bankového účtu. Ide o reťazec dlhý maximálne 10 znakov.

Pre zadávanie resp. tvorbu variabilného symbolu vo väčšine agend dokladov platí (výnimky viď ďalej):

• Pri prijatých dokladoch (napr. faktúra prijatá a pod.) a v niektorých iných agendách (napr. zrážky zo mzdy) sa automaticky nijako negeneruje a zadáva ho užívateľ.
• Pri vydaných dokladoch (napr. faktúra vydaná a pod.) sa variabilný symbol môže generovať buď automaticky programom v tvare popísanom ďalej alebo ho môže zadávať užívateľ (môže zadať ľubovoľný reťazec, ktorý nijako nemusí zodpovedať štruktúre uvedenej ďalej) a to podľa nastavenia parametra Editácia variabilného symbolu na výstupných dokladoch.

Automaticky tvorený variabilný symbol vydaných dokladov v ABRA Gen má nasledujúcu štruktúru:

a) Ak je prefix radu dokladov v rozmedzí 100-999

• prvé tri cifry sú vyčlenené pre prefix radu dokladov
• štvrtou cifrou je kód obdobia, do ktorého doklad patrí
• zvyšné cifry (maximálne 6) tvoria poradové číslo dokladu - program ho prideľuje automaticky pri uložení dokladu (viď vyššie Prideľovanie čísel dokladov)

  Ak je teda prefix dokladu 256, kód obdobia 4 a vystavujeme prvú faktúru v danom období, bude var. symbol 25641

b) Ak je prefix radu dokladov v rozmedzí 1100-1999 (vyšší prefix dokladu už nie je možný):

• prvé tri cifry sú posledné tri číslice z prefixu radu dokladov
• štvrtou cifrou je kód obdobia, do ktorého doklad patrí
• zvyšné cifry (maximálne 5) tvoria poradové číslo dokladu doplnené vždy zľava o nulu - program ho prideľuje automaticky pri uložení dokladu (viď vyššie Prideľovanie čísel dokladov)

  Ak je teda prefix dokladu 1256, kód obdobia 4 a vystavujeme prvú faktúru v danom období, bude var. symbol 256401.

  Pozor, z vyššie uvedeného je zrejmé, že sa variabilné symboly začnú po dokončení cyklu 10-období opakovať. To môže viesť k potiažom pri párovaní platieb BV, ak je nastavené párovanie len podľa zhody VS (keďže v systéme je potom nájdených viacero dokladov so zhodným VS, aj keď je potrebný jeden už dávno zaplatený a uzavretý). Je možné to však uspokojivo vyriešiť vhodným nastavením parametrov párovania. Viď parametre pre automatické párovanie.

Dopĺňanie variabilného symbolu zľava nulami

• Ak sa var. symbol generuje automaticky (tzn. na vydaných dokladoch, ak nie je povolená editácia var. symbolu parametrom Editácia variabilného symbolu na výstupných dokladoch) - Potom sa nepoužíva doplňovanie variabilného symbolu zľava nulami. Tzn. ak symbol vychádza kratší ako 10 miest, program ho nulami automaticky nedopĺňa. Objasníme na príklade:

  Majme faktúru vydanú s číslom FVZ-254/2000 a nech prefix radu FVZ je 106 a kód obdobia 2000 je 3. Jej variabilný symbol bude: 1063254.

• Pokiaľ var. symbol zadáva užívateľ (tzn. na vydaných dokladoch, ak je povolená editácia var. symbolu parametrom Editácia variabilného symbolu na výstupných dokladoch, ďalej na prijatých dokladoch alebo v iných agendách (napr. zrážky zo mzdy) - Potom možnosť zadať nuly na začiatok var. symbolu závisí na nastavení parametra Umožniť zadanie nuly na začiatok variabilného symbolu.

Výnimky z vyššie uvedeného:

Na niektorých miestach systému sa variabilný symbol vytvára špecifickým spôsobom, ktorý je uvedený v popise príslušného miesta. Napr.:

• Variabilný symbol súhrnných platieb
• Variabilný symbol dokladov Výdaj z pokladničného miesta (VPP)
• Variabilný symbol dokladov Príjem do pokladničného miesta (PPP)