Spôsoby účtovania, súhrnné/nesúhrnné účtovanie

Podľa toho, o aký typ dokladu ide, dá sa nastaviť až 5 spôsobov zápisu do účtovníctva:

1. "Neúčtovat vůbec"
   Pohyb není zanášen do účetního deníku, tj. doklad existuje pouze ve zdrojové agendě a nemá odpovídající zápis v deníku, např. objednávky, upomínky apod. (Tj. řada nemá zatrženo Řada dokladů se účtuje).
2. "Účtovat nesouhrnně do žádostí "
   Jde o nesouhrnné účtování. Ak je doklad vystavený v takto nastavenom rade, vysielajú sa príslušné záznamy do účtovníctva (žiadosti o zaúčtovanie) automaticky ihneď po vystavení dokladu (s výnimkou zálohových listov(ZL), ktoré idú do účtovníctva až po zúčtovaní do cieľového dokladu, zúčtovaní daňových zálohových listov a skladových dokladov, ktoré je možné vyslať do účtovníctva až po ich uzavretí). Ďalej viď Kedy sa vysiela záznam do účtovníctva. Táto voľba je pre väčšinu typov dokladov nastavená ako východisková.
3. "Účtovať nesúhrnne pokiaľ možno do denníka".
   Ide o nesúhrnné účtovanie s tým, že sa program pokúsi vygenerovať zápis dokladu priamo do denníka. To je možné za podmienky, že sú vyplnené všetky údaje nevyhnutné na zaúčtovanie do denníka, tzn. text účtovného zápisu, čísla účtov, strediská atď. (takže správne nastavené predkontácie). Pokiaľ doklad nebude mať všetky údaje nevyhnutné na zápis do denníka vyplnené, bude presmerovaný do žiadostí. Ak je doklad vystavený v takto nastavenom rade, vysielajú sa príslušné záznamy do účtovníctva automaticky ihneď po vystavení dokladu (s výnimkou zálohových listov).
4. "Účtovať súhrnne do žiadostí"
   Ide o súhrnné účtovanie, teda niekoľko zdrojových dokladov sa zaúčtuje jedným súhrnným dokladom. Generuje sa žiadosť na zaúčtovanie súhrnného dokladu (tie sa generujú až na žiadosť užívateľa, pri dávkovom zaúčtovaní). Takže po samotnom vystavení zdrojového dokladu sa žiadosť do účtovníctva nevysiela. Ďalej viď Kedy sa vysiela záznam do účtovníctva.
5. "Účtovať súhrnne pokiaľ možno priamo do denníka".
   Táto voľba má rovnaký význam ako voľba 4. s tým rozdielom, že sa súhrnné doklady budú zapisovať priamo do denníka. Opäť pokiaľ nebude súhrnný doklad mať všetky patričné náležitosti, skončí v žiadostiach.

Každý doklad vystavený v ABRA Gen (budeme jej nazývat zdrojový doklad) je vystaven v nějaké řadě dokladů (zdrojové řadě). Každý (zdrojový) rad dokladov, ktorý sa má účtovať (tzn. so spôsobom "účtovania do denníka alebo do žiadostí"), má svoj obraz v účtovnom rade v agende účtovných radov dokladov na súhrnné alebo nesúhrnné účtovanie (resp. na obe) - budeme ich nazývať účtovný rad súhrnný a účtovný rad nesúhrnný. Tieto účtovné rady sa potom použijú pri zaúčtovaní zdrojového dokladu do účtovníctva do žiadostí alebo do denníka.

Viac objasní nasledujúci schematický obrázok:

Zanesenie dokladu do radu so skratkou PV a jeho zaúčtovanie použitím účtovného radu nesúhrnného s rovnakou skratkou PV alebo súhrnného so skratkou PVS

Príklad využitia

Jedným z hlavných dôvodov, prečo existujú k zdrojovým radom rady účtovné, je možnosť jednoducho meniť v priebehu účtovného obdobia spôsob účtovania daných dokladov z nesúhrnného na súhrnné a naopak, príklad Často kladené otázky.

Skratky účtovných radov

• Nesúhrnné účtovné rady - typicky majú skratku zhodnú so zdrojovým dokladom, ale v prípade potreby je možné ju zmeniť.
• Súhrnné účtovné rady - obvykle mávajú zvláštnu skratku tak, aby súhrnný doklad bol rozlíšiteľný od zdrojového či nesúhrnného radu dokladov.

Číslovanie v účtovných radoch

Automatické prideľovanie poradových čísel dokladov v zdrojových aj účtovných radoch závisí od posledného použitého poradového čísla nastaveného pre daný rad dokladov (zdrojový resp. účtovný) a bolo popísané v samostatnej kapitole.

Pri nesúhrnnom účtovaní je doklad vyslaný do účtovníctva do žiadostí alebo do denníka pod skratkou príslušného nesúhrnného účtovného radu a pod svojím číslom dokladu a to typicky ihneď po svojom vystavení. Ďalej viď Kedy sa vysiela záznam do účtovníctva.

Pri súhrnnom účtovaní nie je doklad zaúčtovaný ihneď po svojom vystavení, ale je nutné vykonať zaúčtovanie dávkovo na žiadosť užívateľa pomocou funkcie na Hromadné zaúčtovanie, ktorá je v agendách súhrnne účtovateľných dokladov k dispozícii.

Takže vyslanie účtovných zápisov o takých zdrojových dokladoch sa robí hromadne raz za zvolený časový úsek, až keď užívateľ zvolí príslušnú účtovaciu funkciu. Táto funkcia zaúčtuje označené prvotné doklady, pričom pre tie, ktoré majú nastavené účtovať sa súhrnne, vygeneruje jeden alebo viac súhrnných účtovných dokladov (a vyšle ich do účtovníctva do žiadostí alebo priamo do denníka). Viac ich vygeneruje v prípade, že naraz sú označené doklady vystavené v rôznych radoch či rôznych obdobiach.

Každý vygenerovaný súhrnný doklad bude mať jeden alebo viac riadkov. Viac riadkov bude mať vtedy, pokiaľ súhrnne účtované prvotné doklady nebudú mať všetky položky, podstatné pre účtovanie, zhodné.

Posudzujú sa položky vyplývajúce z predkontácií, teda nie len položky, ktoré sú na prvotnom doklade. Takže napr. môže existovať prípad, kedy na prvotných dokladoch označených na súhrnné zaúčtovanie budú na každom z nich iné zákazky, ale v predkontáciách bude nastavené doplnenie zákazky nie z riadkov dokladov, ale inak (napr. podmienkou predkontácie, ktorá doplní zákazku podľa typu príjmu zadanom na doklade alebo firmy apod.). Potom budú mať všetky súhrnne účtované doklady v účtovníctve zhodnú zákazku a ak budú aj ostatné účtovné položky zhodné, bude mať súhrnný doklad len jeden riadok.

Objasníme na príkladoch:

Na každom vystavenom doklade sa pamätá použitý spôsob účtovania:

• pri dokladoch, ktoré principiálne nie je možné účtovať súhrnne, ide o spôsob účtovania platný pre daný rad v okamihu vzniku dokladu. Tento zapamätaný spôsob sa použije vždy pri preúčtovaní dokladu bez ohľadu na aktuálne platné nastavenie daného radu! Takéto doklady nie je teda možné preúčtovať iným spôsobom účtovania ako tým, ktorý bol použitý pri ich vzniku.
• pri dokladoch, ktoré je možné principiálne účtovať súhrnne, ide o naposledy použitý spôsob účtovania (nemusí byť zhodný so spôsobom použitým pri vzniku dokladu). Pri týchto dokladoch je totiž v agende k dispozícii funkcia Zaúčtovať na hromadné zaúčtovanie, pomocou ktorej je možné o. i. takéto doklady preúčtovať iným spôsobom účtovania ako tým, ktorý bol použitý pri ich vzniku, resp. pri ich poslednom hromadnom zaúčtovaní. Pri preúčtovaní dokladu sa teda použije buď zapamätaný spôsob z dokladu alebo ten, ktorý je aktuálne zvolený vo funkcii Hromadné zaúčtovanie; na aktuálne nastavenie v danom rade sa teda neberie ohľad!

Použitý spôsob účtovania sa na danom doklade pamätá nasledovne:

• doklad má odkaz na príslušný účtovný rad nesúhrnný - to potom znamená, že sa má účtovať nesúhrnne (informácia o tom, či do žiadostí alebo priamo do denníka, sa na doklade nepamätá, čerpá sa z aktuálneho nastavenia v príslušnom účtovnom rade dokladov)
• doklad má odkaz na príslušný účtovný rad súhrnný - to potom znamená, že sa má účtovať súhrnne (informácia o tom, či do žiadostí alebo priamo do denníka, sa na doklade nepamätá, čerpá sa z aktuálneho nastavenia v príslušnom účtovnom rade dokladov)
• alebo je bez odkazu na účtovný rad - to potom znamená, že sa nemá účtovať

Objasníme na príkladoch: