Sledovanie zmien - všeobecne
V tejto kapitole nájdete úvod do sledovania zmien a informácie, čo je potrebné na prevádzku. Tzn. základné informácie potrebné na to, aby ste získali predstavu o tom, akým spôsobom je v ABRA Gen riešené sledovanie zmien:

Viď tiež inštruktážne video na túto tému.
Sledovanie zmien v ERP
Vo verzii 21.1 bol zmenený celkový vzhľad systému, na niektorých miestach došlo k úpravám usporiadania užívateľského rozhrania. Vzhľad produktu zachytený na obrázku/vo videu sa preto môže od aktuálnej verzie mierne líšiť. Bez ohľadu na vizuálne rozdiely obrázky/videá stále relevantným spôsobom osvetľujú danú problematiku.Viac viď Obrázky a videá v helpe.

Na riešenie sledovania uskutočnených zmien v dátach sa používa systém logov - tzn. že pri každej transakcii so záznamom danej triedy objektov, pre ktorú je nastavené sledovanie zmien daného typu, sa zaznamenáva log. Zaznamenané logy sa dajú prehliadať, mazať atď. v špeciálnej agende.
Sledovanie uskutočnených zmien môže riešiť aj problém neoprávnených manipulácií zo strany obsluhy, ktorým sa však nedá zabrániť prístupovými právami, keďže dotyčná osoba musí mať možnosť s danou funkčnosťou a pod. pracovať.
Sledovanie uskutočnených zmien rieši aj požiadavky zákona o účtovníctve, ktorý stanovuje, že opravy v účtovných záznamoch sa musia robiť tak, aby bolo možné určiť osobu zodpovednú za vykonanie každej opravy, okamih vykonania a zistiť ako obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou, tak aj jeho obsah po oprave. Na nastavenie sledovania tých zmien, ktoré sa majú zaznamenávať podľa zákona o účtovníctve, je možné s výhodou využiť funkciu Generovať alebo Sprievodcu nastavením firmy.
Okrem tu spomenutého sledovania zmien týkajúceho sa všetkých sledovaných položiek zvolených Business objektov sa v ABRA Gen vyskytuje aj iná forma sledovania uskutočnených zmien v hodnotách a to formou položiek s históriou využívaných typicky v agendách miezd a personalistiky či majetku. Tá sa ale týka výhradne sledovania histórie zmien hodnôt len konkrétnych vybraných položiek a je určená na iný účel.

Nevyhnutnou podmienkou používania sledovania zmien je, aby bola táto časť systému nainštalovaná a licencovaná.
- Sledovanie zmien je súčasťou jadra systému, tzn. že sa inštaluje v rámci inštalácie jadra - viď Inštalovateľné súčasti.
- Sledovanie zmien je licencované v rámci inštalácie jadra - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti). Čiže sledovanie zmien je od v. 6.04 aktivované automaticky
Potom platí:
- sú dostupné agendy Nastavenie sledovania zmien a Vykonané zmeny
- k jednotlivým triedam Business objektov je možné nastaviť, či sa majú zmeny sledovať a ktoré, potom sa o každej takejto zmene zaznamenávajú logy (po ďalšom znovuspustení systému sa príslušné zmeny začnú sledovať)
vo väčšine agend je k dispozícii funkcia Sledovania zmien na zobrazenie a prácu so záznamami zmien, viď sledovanie zmien v agendách
Funkcia dostupná v záložkách Zoznam takýchto agend je viazaná na zobrazenie zmien business objektu, ku ktorému patrí záložka Zoznam. V agende sa môžu ale vyskytovať aj iné objekty, ktoré nemajú vlastnú agendu a ku ktorým je možné samostatne sledovať zmeny. Tie si potom môžete prehliadať priamo v agende Vykonané zmeny. Príkladom sú napr. Zverené pomôcky, ktoré sa evidujú v agende Zamestnancov.

U sledovaného Business objektu v záznamoch zmien nie sú podchytené zmeny všetkých položiek, ktoré sa na zázname zmenia pri zásahu užívateľa, pretože takýchto záznamov by mohlo byť mnoho a viedlo by to len k neprehľadnosti, čo nie je žiaduce. Ktoré položky sa podchytávajú, je dané programom. Sledujú sa predovšetkým len tie položky, ktoré užívateľ priamo ovplyvňuje. Pre položky, ktoré užívateľ priamo neovplyvňuje, ale ktoré sa menia automaticky v závislosti od zmien v iných položkách ovplyvňovaných užívateľom, sa história väčšinou nesleduje. Objasníme na príklade:
Máme nastavené sledovanie opráv pre triedu objektov faktúr prijatých. Faktúra prijatá má riadok na sumu 100 EUR bez DPH a 21 % DPH. Užívateľ nech opraví v riadku faktúry sumu na 150 EUR. Tým sa zmení aj celková suma faktúry bez DPH v hlavičke faktúry aj celková suma DPH v hlavičke faktúry. V sledovaní zmien sa zaznamená zmena v sume jednotkovej aj celkovej v riadku dokladu, ale zmena v celkových sumách dokladu sa už nezaznamená, pretože ju neuskutočnil priamo užívateľ, ale nastala automaticky:
Príklad zobrazenia obsahu záznamu o uskutočnených zmenách
Ktoré Business objekty sa majú sledovať, je užívateľsky nastaviteľné v agende Nastavenie sledovania zmien. Spolu s položkami sledovaného Business objektu sa zaznamenávajú aj zmeny v príslušných položkách prípadných zviazaných Business objektov a kolekcií (napr. pri sledovaní zmien Business objektu faktúry sa sleduje jednak objekt hlavičky dokladu a jednak objekty riadkov, pri sledovaní objektu cenník sa sledujú aj objekty položiek cenníka apod.).
Niekedy, keď v sledovanom Business objekte nastane zmena, nemusí to znamenať len jeden záznam v histórii, ale môže ich vzniknúť aj viac, záleží na tom, akým spôsobom vznikajú a ukladajú sa jednotlivé Business objekty danej agendy.
Príkladom môže byť napr. objekt Položka cenníka. Keď do cenníka pridáme novú položku a zadáme jej predajné ceny, premietne sa táto akcia v histórii viacerými záznamami - prvý záznam informuje o pridaní novej cenníkovej položky. Ďalší záznam potom eviduje už zmenu tejto cenníkovej položky a to nastavenie jej predajných cien.

Sledovanie zmien nevyužijete len v prípade, keď viete, že v systéme došlo k nejakej udalosti (napr. k zmene dokladu) a vy chcete zistiť, kto a čo zmenil, ale i v prípadoch, keď došlo k nejakému nejasnému stavu, ktorý by nemal podľa všetkého nastať a potrebujete zistiť možné príčiny. Vysvetlíme na príklade objasnenia mínusového stavu na sklad. karte. Viď tiež Často kladené otázky - Mám na sklade mínusový stav, i keď to nie je povolené. Ako to?
Nech máme pre daný sklad nastavené, že sa nesmie vyskladňovat do mínusu a to isté aj pre skladovú kartu. Napriek tomu, keď zrazu nemôžeme vykonať sklad. uzávierku za obdobie, zistíme, že príčinou je mínusový stav na jednej zo sklad. kariet. Potrebujeme nájsť jeho príčinu.
Môžeme sa pozrieť do sledovania zmien business objektu "Sklad" a pre daný sklad skontrolovať, či v minulosti nebolo vyskladnenie povolené a kedy, a následne porovnaním so skladovými pohybmi vykonanými s danou čiastkovou sklad. kartou usúdiť, či je toto príčinou.
Ďalej si môžeme napr. vypísať zmeny vykonané s business objektom "Čiastková skladová karta" pre daný sklad a porovnať zmeny stavu na karte so skladovými pohybmi s danou kartou. Tu nech napr. vidíme, že užívateľ Novák "vykonal" zníženie stavu na danej karte, hoci tomu nezodpovedá žiadny výdajový sklad. pohyb (ani sklad. doklad). To vedie k myšlienke, že daný užívateľ mohol zmazať nejaký skôr existujúci doklad príjmu na sklad, príp. jeho riadok, ktorý bol na danú sklad. kartu. Túto hypotézu je možné overiť napr. výpisom zmien vykonaných s jednotlivými typmi príjmových skladových dokladov.