Průvodce nastavením firmy - kroky průvodce

V nasledujúcom texte uvedieme, ktoré informácie pomocou tohto sprievodcu môžete nastavovať. V každej časti je uvedený názov adekvátnej agendy, resp. jej časti, v ktorej je možné vykonávať rovnaké nastavenie bez sprievodcu. Popis jednotlivých položiek nájdete vždy pri popise adekvátnej agendy.

Pokiaľ nebudete mať príslušné prístupové práva k niektorej agende, ktorej údaje sa prostredníctvom tohto sprievodcu nastavujú, program vás na to v príslušnom kroku sprievodcu upozorní a zadanie údajov pre túto agendu nepovolí vykonať!!!

Prvé kroky sprievodcu sa týkajú agendy Firemných údajov, v ktorej sa všeobecne nastavujú údaje platné pre vašu firmu.

V prvom kroku môžete zadať Typ organizácie, IČO a IČ DPH (lokálne, tzn. v lokálnej krajine), číslo EORI firmy, nastaviť, či je firma platiteľom DPH a aký je limit dní pre kontrolu správnosti zadania dátumu plnenia na daňových dokladoch, a ďalej zadať adresu vlastnej firmy. Názov firmy sa preberá z položky obchodné meno majiteľa licencie z aktivácie a je editovateľný len v prípade multiverzie. (Viď popis položky "Lokálny názov firmy" vo Firemných údajoch v záložke Všeobecné).

K položke Právna forma: Tu v sprievodcovi je možné voliť len medzi právnickou a fyzickou osobou. Pokiaľ potrebujete zvoliť iný typ zamestnávateľa (ako právnická/fyzická osoba), učiňte tak Firemné údaje, záložka Všeobecné. V prípade, že zvolíte Fyzická osoba a táto má inú adresu, doplňte ju neskôr v agende Firemné údaje, záložka Vlastná adresa.

Adekvátna agenda: Firemné údaje, záložka Obecné a záložka Vlastní adresa.

Pokiaľ niektoré hodnoty už boli zadané skôr (v predošlom spustení sprievodcu alebo adekvátnej agendy), sú tieto hodnoty zobrazené s možnosťou ich opráv. Po stisku tlačítka Další se zobrazí dotaz, zda zadané údaje uložit do agendy Firemné údaje. Pokiaľ zvolíte ÁNO, prejdete k ďalšiemu kroku sprievodcu s tým, že do položiek adekvátnej agendy sa uložia údaje práve vami zadané.

Súčasne pokiaľ ste v tomto kroku zadávali Typ organizácie a išlo o prvé zadanie Typu organizácie (tzn. typ organizácie doposiaľ nebol zadaný), naplnia sa účtový rozvrh, účtovné predkontácie a definície uzávierky miezd zo vzorov pre zvolený typ organizácie. Ďalej viď Dodávané vzory (účtový rozvrh, predkontácie a definície uzávierky miezd) a aktualizácia podľa vzorov. Pokiaľ zvolíte NIE, prejdete k ďalšiemu kroku bez uloženia prípadných vykonaných zmien.

Zobrazenie kódov lokálnej krajiny a lokálnej meny, v ktorej sa účtuje. Needitovateľné údaje. Lokálna krajina a lokálna mena je pre systém veľmi dôležitá. Podrobnejšie viď rovnomenné v popise adekvátnej agendy.

Adekvátna agenda: Firemné údaje, záložka Obecné, subzáložka Společné údaje

Po stlačení tlačidla Ďalší sa prejde k ďalšiemu kroku sprievodcu.

Zadanie niektorých ďalších spoločných údajov, ktoré sa týkajú predvypĺňania. Hodnoty zadané v tomto kroku sprievodcu sa použijú ako východiskové hodnoty príslušných položiek vo Firemných údajoch a to tých, ktoré sú určené na nastavenie údajov predvypĺňaných v iných agendách. Predvyplnené hodnoty možno samozrejme v danej agende v prípade potreby zmeniť.

Podrobněji popis jednotlivých zde zadávaných položek viz popis stejnojmenných položek v agendě Firemné údaje. Vo Firemných údajoch sú položky týkajúce sa predvypĺňaných údajov podľa spôsobu ich nastavenia umiestnené buď v záložke Parametre alebo v záložke Všeobecné na subzáložke Predvyplnenie.

Adekvátna agenda: Firemné údaje, záložka Obecné, subzáložka Předvyplnění a dále záložka Parametry

Údajov, ktoré sa dajú ešte nastavovať vo Firemných údajoch, je samozrejme viac a mohli by sa vám neskôr pri práci so systémom hodiť. Preto odporúčame, aby ste sa neskôr k agende Firemné údaje vrátili, zoznámili so všetkými jej možnosťami a urobili si nastavenie podľa svojich potrieb.

Pokiaľ vykonáte nejaké zmeny, tak po stlačení tlačidla Ďalšie sa zobrazí otázka, či sa vykonané zmeny Firemných údajov majú uložiť. Pokiaľ zvolíte ÁNO, prejdete k ďalšiemu kroku sprievodcu s tým, že do príslušných položiek adekvátnej agendy sa uložia údaje práve vami zadané, v opačnom prípade prejdete k ďalšiemu kroku bez uloženia vykonaných zmien.

Nastavenie obdobia, tzn. časového rozpätia, za ktoré sa vykonávajú uzávierky. Podrobnejšie popis jednotlivých tu zadávaných položiek viď popis rovnomenných položiek v agende Obdobie. Do položky Skratka predvypĺňa rok podľa aktuálneho dátumu, ale môžete ho samozrejme ľubovoľne zmeniť. Podobne položky "Dátum od" a "Dátum do".

Raz zadané obdobie už nebude možné mazať, ani pri ňom opravovať položku Dátum od (viď popis položky v popise adekvátnej agendy).

Adekvátna agenda: Obdobie

Pokiaľ doposiaľ žiadne obdobie nemáte nadefinované, je možné zadať nové. Údaje o období sú prístupné na editáciu.

Pokiaľ už máte nejaké obdobie nadefinované a je práve jedno (z predošlého spustenia sprievodcu alebo adekvátnej agendy), jednotlivé položky sú predvyplnené jeho údajmi a je možné ho editovať, okrem položky "Dátum od".

Pokiaľ vykonáte nejaké zmeny, tak po stlačení tlačidla Ďalšie sa zobrazí otázka, či zmeny uložiť. Pokiaľ zvolíte ÁNO, prejdete k ďalšiemu kroku sprievodcu s tým, že do príslušných položiek adekvátnej agendy sa uložia údaje práve vami zadané, v opačnom prípade prejdete k ďalšiemu kroku bez uloženia vykonaných zmien.

Pokud již máte jedno období nadefinované a chcete definovat další, musíte si vyvolat plnou agendu Období, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Obdobie a otvorí ju "cez" agendu Sprievodcu nastavením firmy. Sú tu k dispozícii všetky funkcie agendy Obdobie. Po vykonaní požadovaných zmien, otvorenú agendu Obdobie môžete zase zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať v nastavení stlačením tlačidla Ďalšie.

Existuje viacero možností, ako zavrieť agendu. Pokiaľ sa chcete vrátiť späť do sprievodcu, zatvorte len aktuálne otvorenú agendu Obdobie. Pokiaľ si spolu s ňou zavriete aj agendu Sprievodcu, vrátite sa buď do hlavného okna aplikácie (ak máte otvorenú ešte inú agendu), alebo rovno do okna na spúšťanie agend. Pokiaľ budete chcieť v Sprievodcovi pokračovať, budete si ho musieť znovu spustiť.

Pokiaľ už máte nadefinovaných viac období, v položkách nie je zobrazené nič a ani nie sú prístupné na editáciu. Pre ďalšie úpravy je potrebné opäť vyvolať plnú agendu Období.

Automatické nadefinovanie radov dokladov a k nim príslušných účtovných radov pre každý typ dokladov.

Pokiaľ chcete využiť možnosti automatického generovania radov dokladov, musíte najskôr do položky Obdobie zadať jedno z už nadefinovaných období. Toto obdobie bude prvým otvoreným obdobím nadefinovaných radov. Viď popis položky "Prvé otvorené obdobie" v záložke Detail. Po stisku tlačítka Generovat se od každého typu dokladu vygeneruje jedna zdrojová řada dokladů a k těm, které se mají účtovat i odpovídající účetní řada.

Funkcie Generovať generuje od každého typu dokladov práve jeden rad dokladov s prvým otvoreným obdobím rovným zadanému. Tzn., že ak použijete funkciu pre dané obdobie opakovane a ak budú už existovať pre dané obdobie rady dokladov všetkých typov, po druhýkrát sa už nič nevygeneruje.

K dispozícii je tiež parameter Zapĺňať medzery, ktorý určí hodnotu parametra Zapĺňať medzery po zmazaných dokladoch na vygenerovaných radách.

Po automatickom vygenerovaní radov dokladov sú všetky také nastavené ako "účtovať do žiadostí" okrem radov, ktoré sa vôbec neúčtujú, napr. pri objednávkach vydaných a prijatých. Predvyplnený spôsob účtovania aj skratky dokladov je možné v prípade potreby samozrejme opraviť a to priamo v agende radov dokladov.

Rady automaticky vygenerované majú defaultné skratky.

Pro úpravy je třeba použít plnou agendu Řady dokladů, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Rady dokladov a otvorí ju "cez" agendu Sprievodcu nastavením firmy. Sú tu k dispozícii všetky funkcie agendy Rady dokladov. Po vykonaní požadovaných zmien, otvorenú agendu Rady dokladov zase môžete zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať v nastavení stlačením tlačidla Ďalšie.

Adekvátna agenda: Rady dokladovresp. Účtovné rady dokladov

Môžete si tu nastaviť sledovanie zmien, tzn. sledovanie opráv a mazania dokladov tak, ako vyžaduje zákon o účtovníctve. Po stisku tlačítka Nastavit se zavolá funkce Generovat, která nastaví příslušné sledování změn.

Pro úpravy je třeba použít plnou agendu Nastavení sledování změn, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Nastavenie sledovania zmien a otvorí ju "cez" agendu Sprievodca nastavením firmy. Sú tu k dispozícii všetky funkcie agendy Nastavenie sledovania zmien. Po vykonaní požadovaných zmien, otvorenú agendu Nastavenie sledovania zmien môžete zase zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať v nastavení stlačením tlačidla Ďalšie.

Adekvátna agenda: Nastavenie sledovania zmien

Tu si môžete urobiť prípadné úpravy účtového rozvrhu, predkontácií a definícií uzávierky miezd, ktoré sa naplnili zo vzorov po zvolení typu organizácie (viď 1. krok sprievodcu) alebo ktoré ste si už naplnili skôr. Na úpravy je potrebné použiť priamo príslušné agendy, ktoré môžete vyvolať rovno z tohto okna Sprievodcu stlačením príslušných tlačidiel. Pokiaľ ste v 1. kroku sprievodcu zmenili Typ organizácie z pôvodnej hodnoty na nejakú inú, mali by ste porovnať vaše účty, predkontácie a mzdové definície so vzormi platnými pre aktuálne zvolený Typ organizácie. To opäť vykonáte priamo v príslušných agendách. Ďalej viď Dodávané vzory (účtový rozvrh, predkontácie a definície uzávierky miezd) a aktualizácia podľa vzorov.

Adekvátne agendy: Účtový rozvrh, Účtovné predkontácie, Definícia uzávierky

Nastavenie strediska. Podrobnejšie popis jednotlivých tu zadávaných položiek viď popis rovnomenných položiek v agende Stredísk.

Adekvátna agenda: Strediská

Pokiaľ doteraz žiadne stredisko nemáte nadefinované (resp. prípadné skôr nadefinované sú všetky zmazané), je možné zadať stredisko nové. Údaje o stredisku sú prístupné na editáciu a sú predvyplnené defaultným kódom a názvom pre prvé zadávané stredisko, dajú sa však samozrejme zmeniť.

Pokiaľ už máte nejaké stredisko nadefinované a je práve jedno (z predošlého spustenia sprievodcu alebo adekvátnej agendy), jednotlivé položky sú predvyplnené jeho údajmi a je možné ich editovať.

Pokiaľ vykonáte nejaké zmeny, tak po stlačení tlačidla Ďalšie (resp. ktoréhokoľvek iného) sa zobrazí otázka, či zmeny uložiť. Pokiaľ zvolíte ÁNO, prejdete k ďalšiemu kroku sprievodcu s tým, že do príslušných položiek adekvátnej agendy sa uložia údaje práve vami zadané, v opačnom prípade prejdete k ďalšiemu kroku bez uloženia vykonaných zmien.

Pokud máte již jedno středisko nadefinované a chcete definovat další, musíte si vyvolat plnou agendu Středisek, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto okna Průvodce stiskem tlačítka Upřesnit. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu Stredísk a otvorí ju "cez" agendu Sprievodcu nastavením firmy. Sú tu k dispozícii všetky funkcie agendy Stredísk. Po vykonaní požadovaných zmien, otvorenú agendu Stredísk zase môžete zavrieť a vrátiť sa tak do toho okna sprievodcu, z ktorého ste ju vyvolali a pokračovať v nastavení stlačením tlačidla Ďalšie.

Pokiaľ už máte nadefinovaných viac stredísk, v položkách nie je zobrazené nič a ani nie sú prístupné na editáciu. Pre ďalšie úpravy je potrebné opäť vyvolať plnú agendu Stredísk.

Nastavenie vlastného bankového účtu. Podrobnejšie popis jednotlivých tu zadávaných položiek viď popis rovnomenných položiek v agende Vlastných bankových účtov.

Adekvátna agenda: Bankový účet

Pre definíciu bankových účtov v tomto kroku Sprievodcu nastavením platia rovnaké zásady ako pre definíciu stredísk, viď vyššie.

Nastavenie pokladní. Podrobnejšie popis jednotlivých tu zadávaných položiek viď popis rovnomenných položiek v agende Pokladní.

Adekvátna agenda: Pokladne

Pre definíciu pokladní v tomto kroku Sprievodcu nastavením platia rovnaké zásady ako pre definíciu stredísk, viď vyššie.

Aby bolo možné danú pokladňu použiť a vystavovať v nej doklady, je potrebné na záver definície pokladne ešte k danej pokladni priradiť rady dokladov, v ktorých bude možné vystavovať doklady na pohyby v rámci tejto pokladne. K dispozícii je needitovateľný zoznam, v ktorom sú zobrazené rady doposiaľ k danej pokladni priradené. Pridávať ďalšie a odoberať už priradené môžete pomocou funkčných tlačidiel Pridať a Odobrať. Detailnejší výklad viď Rady pokladničných dokladov.

Nastavenie skladov. Podrobnejšie popis jednotlivých tu zadávaných položiek viď popis rovnomenných položiek v agende Skladov.

Adekvátna agenda: Sklady

Pre definíciu skladov v tomto kroku Sprievodcu nastavením platia rovnaké zásady ako pre definíciu stredísk, viď vyššie.

Aby bolo možné vytvárať doklady, obsahujúce dané sklady, je potrebné na záver definície skladu ešte k danému skladu priradiť rady dokladov. K dispozícii je needitovateľný zoznam, v ktorom sú zobrazené rady doposiaľ k danému skladu priradené. Pridávať ďalšie a odoberať už priradené môžete pomocou funkčných tlačidiel Pridať a Odobrať. Detailnejší výklad viď popis agendy Sklady a ďalej kap. Vecný obsah - Sklady a rady skladových dokladov.

Nakoniec vám sprievodca ponúkne urobiť si zálohu dát, aby ste si tak zazálohovali všetky doteraz vykonané nastavenia. Zálohu rozhodne odporúčame vykonať.

Adekvátna agenda: Záloha dát

Týmto skončil Sprievodca nastavením firmy. Majte ale prosím, na pamäti, že tým zďaleka neboli vyčerpané všetky možnosti nastavenia, ktoré systém má. Ako bolo povedané v úvodnej kapitole, tento Sprievodca je pomocníkom na najzákladnejšie nastavenia minimálne nutné na to, aby ste mohli v systéme napr. vystaviť doklad. Preto odporúčame sa ďalej zoznámiť s kapitolou Implementácia - nastavenia voliteľné a tie z nich, ktorá by ste využili vo vašej firme, si vykonať (napr. pokiaľ budete potrebovať predávať zo skladu, musíte si najskôr zaviesť skladové karty do skladu, nadefinovať ceny a cenníky apod., pokiaľ budete chcieť používať zákazky, musíte si ich najskôr zaviesť atď.).