Implementácia - nastavenia nevyhnutné pre prácu so systémom

V nasledujúcom texte nájdete odporúčaný postup zavedenia nastavení nevyhnutných na zahájenie práce (napr. nemôžete vystavovať doklady, pokiaľ nemáte nadefinované rady dokladov, nemôžete účtovať v účtovníctve, pokiaľ nemáte nastavený účtovný rozvrh a pod.). Ďalej sem môžeme zaradiť aj nastavenia nevyhnutné pre špecializované moduly. Tzn. pokiaľ chcete prevádzkovať agendy týchto modulov, potom najskôr musíte mať správne naplnené niektoré ich číselníky, vykonané niektoré ich nastavenia a pod. Patrí sem napr.:

Aby program mohol predvypĺňať iniciály vašej firmy na doklady, je potrebné zadať vaše firemné identifikácie (tzn. adresa, IČO, IČ DPH, ...) a ďalšie údaje nevyhnutné pre správny chod systému, ako napr. mena a krajina, v ktorej účtujete, tzn. lokálna mena a lokálna krajina, či ste platiteľ alebo neplatiteľ DPH a. i.

Okrem toho máte možnosť zadať rad ďalších nastavení, ktoré vám potom uľahčia prácu so systémom, keďže sa budú zodpovedajúcim spôsobom predvypĺňať, ako napr. dĺžka splatnosti vystavených faktúr vydaných, východiskový cenník, východisková firma, dĺžka rezervácií a pod. Predvyplnené hodnoty možno samozrejme v danej agende v prípade potreby meniť. Dôležité sú aj údaje o zápise vašej firmy do Obchodného registra.

V tejto časti môžete taktiež zmeniť nastavenia globálnych parametrov, ktorými ovplyvňujete chovanie systému, napr. pokiaľ chcete, aby každý doklad, ktorý sa v systéme vystaví, obsahoval informáciu o Obchodnom prípade, môžete si tu nastaviť, že použitie obchodného prípadu je povinné. Alebo naopak, pokiaľ ho nechcete používať vôbec, nastavíte si nepoužívať (potom vás ani nebude obťažovať zobrazovaním tejto položky pri vystavovaní dokladov).

Odporúčame si jednotlivé globálne parametre systému a ich hodnoty prejsť a zvoliť tie, ktoré vám najviac vyhovujú. Môže sa vám tým veľmi uľahčiť a urýchliť práca so systémom.

Spôsob definície a popis jednotlivých položiek nájdete v kapitole popisujúcej agendu Firemné nastavenie.

Všetky spomenuté nastavenia sú podstatné pre správanie systému a keďže ich je samozrejme možné zmeniť, mali by ste zabezpečiť ochranu týchto nastavení prístupovými právami, aby nedošlo k nechceným manipuláciám napr. zo strany neznalej obsluhy.

Každý vystavený doklad musí patriť do nejakého účtovného obdobia, obdobie sa potom premieta do čísla dokladu musí byť teda nutne zadané, inak nebude možné vystavovať doklady, nemožno si zadať rady dokladov a pod. Raz zadané obdobie už nemožno zmazať! Systém ABRA Gen umožňuje pracovať s ľubovoľne dlhým účtovným obdobím (fiškálny rok). Spôsob definície obdobia a popis jednotlivých položiek nájdete v kapitole popisujúcej agendu Obdobie.

Pokiaľ ide o ostrú inštaláciu, je vhodné zaviesť si obdobia podľa postupu odporúčaného v kap. Implementácia - všeobecný postup.

Jeden z prvých krokov je návrh štruktúry stredísk. Stredisko sa tu chápe ako samostatná jednotka, ktorá dovoľuje oddelené sledovanie jednotlivých charakteristík napr. náklady, výnosy a pod. Už aj malé firmy využívajú možnosť rozdeliť si svoje podnikateľské aktivity na viac jednotlivých kategórií práve pomocou strediskového rozdelenia. Navrhnutá štruktúra stredísk nemusí nutne korešpondovať s ich fyzickým rozmiestnením. Objasníme na príklade:

Majme firmu, ktorá má centrálu, kde je o i. riaditeľstvo a jemu podriadená hlavná učtáreň, vývojové oddelenie, obchodné oddelenie a i. Ďalej má firma samostatnú predajňu. Je obvyklé napr. založiť stredisko "Centrála" alebo "Riaditeľstvo" alebo "Vedenie firmy" a jemu podriadené strediská ďalšie. Môžete si napríklad založiť stredisko Obchod a to ďalej rozvetviť na obchodné oddelenie na centrále a predajňu, alebo si môžete zaviesť len stredisko obchod pre obe obchodné miesta spoločne:



Príklad časti nadefinovanej štruktúry stredísk

V ABRA Gen je stredisko povinný údaj na riadkoch dokladov, preto musí byť zavedené aspoň jedno. Spôsob definície stredísk a popis jednotlivých položiek nájdete v kapitole popisujúcej agendu Strediská.

Aby ste mohli vystavovať doklady, musíte si najskôr nadefinovať zodpovedajúce rady dokladov pre jednotlivé typy dokladov. Na počiatku by ste si mali dôkladne rozmyslieť, koľko radov pre jednotlivé typy dokladov budete potrebovať a akým spôsobom ich budete identifikovať.

V prípade, že máte od jedného typu dokladu viac ako jeden rad, je pochopiteľne viac ako účelné nastaviť každému takému radu inú skratku, pretože rovnaká skratka by veľmi komplikovala orientáciu pri práci so systémom, výpisových funkciách, napr. zobrazovaní denníka a pod. Skratka radu môže byť až štvormiestna (nepočítané s pomlčkou), čo by malo postačiť na vhodnú identifikáciu každého radu.

Koľko radov si k jednému typu dokladu nadefinujete, je celkom na vás. Majte však na pamäti nasledujúce:

  • príliš veľké množstvo radov dokladov sťažuje prácu účtovníkom
  • na druhej strane môže byť prehľadnejšie, keď sa odlišné typy činnosti sledujú v iných radoch
    (odlíšenie je však možné riešiť aj inak, tzn. zákazky, obchodné prípady, projekty, strediská, analytické účty.....):
    • tzn. keď rôzne organizačné celky vystavujú doklady vo svojich radoch. Napr. servisní technici vystavujú faktúry v inom rade ako obchodníci.
    • alebo z iného pohľadu, keď faktúry za servis sú v inom rade ako za predaj tovaru (bez ohľadu na to, kto ich vystaví)
    • alebo keď faktúry zahraničné sú v iných radoch ako faktúry v tuzemskej mene
    • a pod.

Aby ste nemuseli rady definovať všetky od začiatku, môžete využiť ich automatické vygenerovanie a neskôr si ich prípadne upraviť podľa svojich potrieb. Vygenerovanie radov dokladov vykonáte pomocou Sprievodcu nastavením firmy, v časti Rady dokladov. Rady môžete definovať tiež priamo v agende Rady dokladov. Čo všetko je možné v rámci radov dokladov zadávať a ako, nájdete v kapitole popisujúcej položky radov dokladov.

Pre rady dokladov, ktoré sa majú účtovať, sa automaticky vytvára zodpovedajúci účtovný rad súhrnný resp. nesúhrnný v agende Účtovných radov.

V niektorých ďalších nastaveniach systému, ktoré musíte vykonať pred samotným začatím práce (ako napr. nastavenia pokladní a bankových účtov), je potrebné zadať konkrétne čísla účtov. Aby systém bol schopný vykonať kontrolu zadania správneho čísla účtu, treba, aby bol najskôr zavedený patričný účtový rozvrh.

Aby ste nemuseli účtový rozvrh definovať celý od začiatku, môžete využiť jeden z dodávaných vzorov účtových osnov. Zavedenie účtového rozvrhu podľa jedného z dodávaných vzorov je do v. 5.03. vykonávané automaticky v rámci nahrania inicializačných dát pri inštalácii systému, resp. vytváraní novej databázy.

V niektorej z nasledujúcich verzií bude táto časť predmetom úprav.

Účtový rozvrh vychádzajúci z dodávanej účtovej osnovy si môžete doplniť v rámci Sprievodcu nastavením firmy, v časti Účtový rozvrh alebo priamo v agende Účtový rozvrh.

Aby ste mohli vystavovať bankové výpisy a platobné príkazy a zadávať vlastné účty do hlavičiek iných dokladov (napr. faktúr vydaných), musíte mať tieto vlastné bankové účty nadefinované. Aby ste mohli definovať bankový účet, musí byť splnených niekoľko základných predpokladov. Musíte mať definované obdobie, strediská, založený rad pre bankové výpisy a platobné príkazy a musíte mať v osnove založený účet na účtovanie bankového výpisu.

Ak používate viac bankových účtov, je vhodné si najskôr rozmyslieť:

  1. V akých radoch budete chcieť bank. účty a platobné príkazy vystavovať, pričom skratky jednotlivých radov odporúčame zvoliť vzhľadom k účtu, o ktorý ide napr. KB- pre účet v Komerčnej banke, OB- pre účet v Obchodnej banke atď. pre neskoršiu jednoduchšiu orientáciu.
  2. Spôsob účtovania bankových výpisov. Výpisy zo všetkých účtov sa môžu účtovať na jeden spoločný účet 221xx alebo možno bankové výpisy evidovať oddelene na samostatných analytikách účtu 221 (častejší prípad). V druhom prípade musíte v účtovej osnove zaviesť analytické podúčty k účtu 221 (napr. 22110, 22120 a pod.).

Ďalšie informácie nájdete v kap. Vecný obsah, základné pojmy - Banka, Ako začať používať skupinu Banka a Bankové účty.

Pokiaľ chcete v systéme vystavovať doklady o pohybe hotovosti, musíte mať nadefinovanú aspoň jednu pokladňu. Ku každej pokladni je po jej nadefinovaní potrebné zadať, ktoré rady pokladničných dokladov môžu byť pre ňu používané, viď výklad v kap. Vecný obsah, základné pojmy - pokladňa.

Ak používate viac pokladní, je vhodné si najskôr rozmyslieť:

  1. Koľko pokladní vo firme budete používať a aké rady sa budú v rámci jednotlivých pokladní používať.
  2. Spôsob účtovania pokladní. Pokladne sa môžu účtovať na jeden spoločný účet 211xx alebo možno pokladne evidovať oddelene na samostatných analytikách účtu 211 (častejší prípad). V druhom prípade musíte v účtovnej osnove zaviesť analytické podúčty k účtu 211. Pokiaľ sa teda rozhodnete pre viac pokladní a pre ich účtovanie na samostatné analytiky, tak si musíte v účtovej osnove zaviesť analytické podúčty k účtu 211 (napr. 21110, 21120 a pod.). Príslušné analytické účty možno zadať priamo v definícii pokladní a využiť ich potom v definíciách predkontácií.

Ďalšie informácie nájdete v kap. Vecný obsah, základné pojmy - Pokladňa, Ako začať používať skupinu Pokladňa a Pokladňa.

Keďže na väčšine dokladov ABRA Gen je jedným z povinných údajov položka Firma, je vhodné si do adresára firiem zaviesť aspoň nejakú firmu pomocnú (fiktívnu), napr. za účelom vystavenia interných dokladov, ktorými zavádzate počiatočné stavy (viď všeobecný postup implementácie). Inak ale samozrejme konkrétne firmy, na ktoré budete vystavovať doklady, môžete pokojne zadávať až v okamžiku, kedy ich potrebujete na doklad zadať.

Ak ste v lokálnej krajine platiteľ DPH (viď nastavenia firemných údajov vyššie), potom budete vystavovať aj doklady s daňou. Na ten účel budete potrebovať číselníky DPH sadzieb a DPH indexov. Tie sú dodávané predvyplnené pre lokálnu krajinu. Pokiaľ obchodujete aj s krajinami EÚ, treba si skontrolovať a doplniť tieto číselníky o sadzby resp. DPH indexy pre príslušné krajiny a príp. si zaevidovať DPH registráciu vlastnej firmy v iných krajinách EÚ. Taktiež si doplniť údaje o krajine registrácie firiem v adresári, údaje o sadzbách a ďalších položkách potrebných na zostavovanie hlásení INTRASTAT, resp. ESL.

Pokiaľ chcete v systéme vystavovať doklady o skladových pohyboch (s typom riadka 3-skladový), musíte mať nadefinovaný aspoň jeden sklad. Ku každému skladu je ďalej po jeho nadefinovaní potrebné zadať, ktoré rady skladových dokladov môžu byť pre neho používané, viď výklad v kap. Vecný obsah, základné pojmy - Sklad, podkapitole Skladové doklady a pohyby v skladoch.

Ak používate viac skladov, je teda vhodné si najskôr rozmyslieť:

  1. Koľko skladov vo firme budete používať, ktorí užívatelia s nimi budú pracovať a ako - z toho vyplynú požiadavky na riešenie prístupových práv k jednotlivým pohybom, skladom, a tým teda na zavedenie príslušného počtu radov skladových dokladov a ich priradenie jednotlivým skladom.
  2. Spôsob účtovania a oceňovania skladov. Ku každému skladu treba zadať, akou metódou sa bude oceňovať, či sa o pohyboch na ňom bude účtovať a pokiaľ chcete každý sklad účtovať na samostatných analytických účtoch, musíte mať príslušné analytiky zavedené. Príslušné analytické účty možno zadať priamo v definícii pokladní a využiť ich potom v definíciách predkontácií.

Pokiaľ budete pracovať so skladom, tzn. predávať tovar, mali by ste si ďalej nadefinovať menu, miesta, skladové karty, cenníky a predajné ceny atď. Ďalšie informácie nájdete v kapitolách Vecný obsah, základné pojmy - Sklad, Ako začať používať skupinu Sklad a Sklady a ďalej v popise jednotlivých agend, ktoré treba na prácu so skladom naplniť:

Pre skladové nastavenia platí, že v rámci Sprievodcu nastavením firmy možno zaviesť sklady. Zostávajúce skladové nastavenia treba vykonať priamo otvorením príslušných agend a naplnením daných číselníkov.

  • Číselník pre ESL - Dôležité len, pokiaľ máte povinnosť odvádzať hlásenie ESL. Potom treba si skontrolovať príp. doplniť dodávané údaje v číselníku Rozlíšenie typu plnenia (ESL).
  • Číselníky modulu INTRASTAT - Dôležité len, pokiaľ máte povinnosť odvádzať hlásenie INTRASTAT. Pak je třeba si zadat, příp. zkontrolovat či doplnit dodávané údaje v číselnících pro INTRASTAT v modulu Účetnictví. Tieto údaje potom budete potrebovať nie len pri vystavovaní niektorých údajov, ale napríklad aj pri zadávaní skladových kariet a pod.
  • Nastavenie modulu Majetok - Pokiaľ chcete evidovať v systéme dlhodobý majetok, je potrebné mať správne naplnené niektoré východiskové číselníky, ktoré sú nevyhnutné pre založenie kariet majetku a pod., ako je napr. číselník zodpovedných osôb, umiestnenia majetku a pod. Viac viď kap. Vecný obsah - modul Majetok.
  • Nastavenie modulu Mzdy a personalistika - Pokiaľ chcete v systéme viesť personálnu evidenciu a spracovávať mzdy, treba mať správne naplnené niektoré východiskové číselníky, ktoré sú nevyhnutné na zadanie zamestnancov a ich prac. pomerov a pod., ako je napr. číselník mzdových období, číselník pracovných kalendárov a pod. Viac viď kap. Vecný obsah - modul Mzdy a personalistika.
  • Nastavenie modulu Pokladničné predaje - Pokiaľ chcete používať v systéme pokladničný predaj, treba mať správne naplnené niektoré východiskové číselníky, ktoré sú nevyhnutné na spúšťanie a prevádzkovanie pultového predaja, ako je napr. definícia pokladní, definícia pokladničných miest, číselník zodpovedných osôb a pod. Viac viď kap. Vecný obsah - modul Maloobchodný predaj.
  • Nastavenie modulu Výroba - Pokiaľ chcete používať v systéme výrobné agendy, je potrebné vykonať najprv nastavenie nevyhnutné pre tieto agendy. Viac viď kap. Vecný obsah - modul Výroba.
  • Nastavenie modulu Kompletizácia - Pokiaľ chcete používať v systéme agendy modulu Kompletizácia, je potrebné vykonať najprv nastavenie nevyhnutné pre tieto agendy. Viac viď kap. Vecný obsah - modul Kompletizácia.

Podobne pre ďalšie moduly a agendy. V rámci každého celku (modulu, skupiny agend) sú obvykle k dispozícii kapitoly vecného obsahu a Ako začať, kde je spomenuté, čo je potrebné vykonať, aby bolo možné s agendami danej skupiny pracovať.

Niektoré z vyššie zmienených nutných nastavení môžete vykonať dvoma spôsobmi:

  • postupným ručným otváraním zodpovedajúcich agend a v každej požadované nastavenia nastaviť
  • pomocou Sprievodcu nastavením firmy (vyvolanie Sprievodcu nastavením firmy sa ponúka automaticky pri úplne prvom spustení prvej agendy, ktorá vyžaduje pripojenie do firmy, ale je ho možné vyvolať i kedykoľvek neskôr).

Pri niektorých špecializovaných moduloch potom môžu byť k dispozícii špeciálni sprievodcovia, napr. sprievodca nastavením miezd a personalistiky a pod.

Po vykonaní nevyhnutných nastavení prichádzajú na rad nastavenia voliteľné (ako napr. predkontácie, zákazky, obchodné prípady, projekty). Bez ich vykonania možno systém prevádzkovať a tieto nastavenia si možno vykonať až počas používania systému po pochopení jeho základných princípov (napr. systém zliav) alebo sa nemusia používať vôbec. Predsa však pokiaľ pôjde o ostrú inštaláciu, je samozrejme viac ako účelné si ich všetky nastaviť pred ostrým začatím práce v systéme ABRA Gen (viď Implementácia - všeobecný postup).