Implementácia - nastavenia voliteľné

Nastavenia, ktoré nie sú bezpodmienečne nutné pre chod systému, avšak je viac ako vhodné ich vykonať alebo minimálne skontrolovať.

Bez zadania týchto nastavení pred začatím práce je možné systém používať a tieto nastavenia si je možné nastaviť až počas používania systému po pochopení jeho základných princípov alebo ich nemusíte používať vôbec. Predsa však pokiaľ pôjde o ostrú inštaláciu, je samozrejme viac ako účelné si ich všetky nastaviť pred ostrým začatím práce v systéme ABRA Gen (viď Implementácia - všeobecný postup).

Príklady:

Systém je samozrejme možné prevádzkovať aj bez nastavených prístupových práv, no v prípade, že program bude používať viac užívateľov ako jeden, je takpovediac nutné, aby každý z nich do systému pristupoval pod vlastným menom a heslom a mal práva zodpovedajúcim spôsobom nastavené. Jednak to dovolí na každý doklad uložiť informáciu o tom, kto ho vystavil a opravil (v praxi občas býva dôležité, keď hľadáte, kto spôsobil vystavenie či opravu niektorého z dokladov) a ďalej to dovolí jednotlivým užívateľom nastavovať prístupové práva k jednotlivým častiam systému.

Práva sa nenastavujú priamo k užívateľom, ale k užívateľským rolám, príp. k skupinám týchto rolí. Podrobne viď Princípy ochrany pred neoprávnenými užívateľmi - prístupové práva.

Roly však majú aj iné využitia ako len práva (napr. stanovenie zodpovedného riešiteľa a pod.), a preto je nevyhnutné, aby ste si čo najskôr starostlivo rozmysleli, akým spôsobom ich budete potrebovať využívať. (Nevyhnutné predovšetkým, ak chcete využívať moduly agendy CRM, výroby, ponuky, schvaľovania dokladov a pod.), kde sa pracuje voliteľne s užívateľmi alebo rolami a sleduje sa ich zastupiteľnosť. Podrobne viď Roly všeobecne.

V prípade prvého spustenia je k dispozícii iba tzv. Supervisor (správca systému) s príslušnou rolou.

Odporúčame, aby pod užívateľom "Správca systému" a danou rolou nepracoval žiadny bežný užívateľ. Každý užívateľ by mal mať v systéme zavedené svoje meno, pod ktorým sa prihlasuje. Heslo Správcu systému by mala vedieť iba jedna osoba, poverená správou celého systému. Pokiaľ táto osoba zároveň "bežne" s programom pracuje, mala by mať definované aj svoje meno a ako Správca vstupovať do systému len v prípade špeciálnych údržbových a servisných akcií, ktoré smie vykonávať iba Správca (zadanie nového užívateľa, pridelenie prístupových práv a pod.)..

Ďalší výklad viď Princípy ochrany pred neoprávnenými užívateľmi - prístupové práva. Ako konkrétne nastaviť užívateľov a zadať im prístupové práva viď tiež kap. Užívatelia.

V tomto prípade máte možnosť pri prihlásení overovať užívateľa cez doménu. Odpadne tak obvyklé vypĺňanie hesla. Viac viď Prihlásenie prostredníctvom doménového servera.

Nastavovanie predkontácií už nepatrí medzi tie nastavenia, bez ktorých systém nie je schopný prevádzky. Patrí skôr do optimalizačnej časti zavádzania systému, ktorá slúži hlavne na zvýšenie komfortu a urýchlenie práce a ktorá sa väčšinou vykonáva až za chodu systému. Predkontácie sú dodávané preddefinované výrobcom, predsa však je potrebné ich skontrolovať a prípadne doplniť o analytické účty podľa vášho účtového rozvrhu. Pokiaľ predkontácie nie sú nastavené, účtovanie normálne funguje s tým, že v žiadostiach je potom potreba niektoré účtovné údaje doplňovať ručne. Správne nastavené predkontácie teda majú na starosti urýchlenie práce pri účtovaní. Ide o sady preddefinovaných kontácií účtovných položiek, ktoré sa automaticky vyberajú podľa množstva rôznych kritérií, ako sú napr. typy riadkov na dokladoch, sklad, skladové karty, typ tovaru, typy príjmov a výdajov na riadkoch a mnoho ďalších. Definícia predkontácií podporuje konštrukcie užívateľských podmienok, takže má užívateľ širokú škálu možností, ako na daný konkrétny pohyb predkontovať s ohľadom na jeho vlastnosti.

Ďalší popis viď popis agendy Predkontácie.

Zľavy patria typicky do optimalizačnej časti zavádzania systému. Pokiaľ potrebujete systém začať ihneď používať, je možné začať aj bez definovaného systému zliav a tento zavádzať až počas prevádzky. Je teda možné postupne v rôznej časovej postupnosti začať využívať jednotlivé druhy zliav. Systém ABRA Gen ponúka bohatý systém zliav. Podľa toho, ktoré typy zliav budete chcieť využívať, by ste si mali naplniť príslušné tabuľky zliav a ďalšie tabuľky, ktoré sa systému zliav môžu týkať:

Ďalej je potrebné priradiť jednotlivé skladové karty k príslušným tabuľkám zliav a firmy v adresári do dílerských kategórií resp. priradiť im percentá dílerskej zľavy.

Zákazky, obchodné prípady a projekty sú údaje zadávané v údajoch záznamov v systéme ABRA Gen rovnako ako strediská. Ich zadanie je voliteľné alebo povinné v závislosti od nastavenia vašich firemných parametrov. Ak chcete zákazky, obchodné prípady a projekty používať, je nutné si pred vystavovaním dokladov naplniť príslušné číselníky:

Dajú sa využívať mnohými rôznymi spôsobmi, viď kap. Členenie dát podľa zákaziek, obch. prípadov a projektov, predovšetkým v kombinácii s ďalšími možnými údajmi v systéme, a ich využitie si je preto potrebné vopred dobre premyslieť.

Nastavenie východiskových DPH indexov pre jednotlivé sadzby DPH môže urýchliť následné obstarávanie dokladov, ale samozrejme nie je nutné.

Pokiaľ budete pracovať s cudzími menami, je vhodné si zaktualizovať kurzový lístok. Predsa však kurzy možno do dokladov zadávať aj ručne (pokiaľ nemáte kurzový lístok aktuálny) s možnosťou zadaný kurz rovno uložiť do kurzového lístka. Ďalej viď:

Vyššie spomenuté nastavenia sú len vybranými príkladmi. S ohľadom na to, ktorú časť systému budete chcieť využívať a ako, budete musieť zrejme vykonať ešte množstvo ďalších nastavení.