Vecný obsah, základné pojmy - Kniha jázd

V tejto kapitole nájdete popis nasledujúcich tém:

Modul Kniha jázd je určený na vedenie knihy jázd uskutočnených vodičmi - "referentmi" služobným či súkromým vozidlom.

Tzn. že nie je primárne určený na vedenie podobnej evidencie pre vodičov z povolania, resp. pre firmy zaoberajúce sa dopravou ako jednou z oblastí podnikania, nakoľko zatiaľ nepodporuje všetky evidencie a funkčnosti, ktoré spomenuté subjekty obvykle potrebujú. Modul je však pripravený na budúce rozšírenie tak, aby systém i nároky týchto subjektov plne uspokojil.

Jak bylo zmíněno v popisu modulu Kniha jázd, modul je koncipován tak, aby úspěšné sestavení knihy jízd uživateli co nejvíce zjednodušil a urychlil. A to i v prípade, keď si užívateľ neeviduje priebežne skutočné údaje o jazdách, ale má k dispozícii len uskutočnené účtenky za čerpania, príp. celkové prejdené km a potrebuje z nich rýchlo spätne zostaviť zodpovedajúcu knihu jázd za dané obdobie (typicky mesiac). Podporuje preto rôzne spôsoby získavania záznamov jázd, ako postupne po jednom, tak hromadne naraz s možnosťou modelovania naraz zadávaných údajov s ohľadom na priebežne vyčíslovaný stav nádrže, prejdené km atď.

Užívateľ zaznamenáva údaje o jazdách jednotlivých vozidiel (či už postupne v agende Jazdy alebo naraz pre celý mesiac v agende Kniha jázd). Na novom zázname vyplní jednotlivé údaje ako vozidlo, vodič, dátum a prípadne čas odjazdu atď. (za účelom urýchlenia zadávania sa rôzne predvypĺňájú). Trasu jazdy (odkiaľ a kam sa šlo) je možné zadávať viacerými spôsobmi:

  • Ručne - východiskové a cieľové miesto musí existovať v číselníku Miesta a vzdialenosti.
  • Výberom z číselníka Vzory jázd - Vzory jázd si užívateľ môže nadefinovať vopred, s možnosťou úpravy niektorých údajov automaticky prevzatých zo vzoru do záznamu jazdy.

Zadanie trasy výberom nejakého vzoru jazdy z číselníka má svoje výhody:

  • jednak slúži na urýchlenie zadávania,
  • jednak umožňuje zadávateľovi sledovať, kedy bola daná trasa (s odkazom na vybraný vzor) naposledy použitá (výhodné predovšetkým pre zostavovanie knihy jázd spätne, viď ďalej),
  • jednak umožňuje pomocou vhodne nadefinovaného vzoru predvypĺňať vzdialenosť a čas jazdy s určitými odchýlkami (výhodné predovšetkým pre zostavovanie knihy jázd spätne, viď ďalej).

Počiatočný stav tachometra pre danú jazdu sa predvyplní automaticky z koncového stavu poslednej jazdy vybraného vozidla. Pri zadaní prvej jazdy vozidla sa predvyplní hodnotou položky Počiatočný stav tachometra z číselníka Vozidlá. Predvyplnenú vzdialenosť a dátum príp. čas príjazdu je možné upraviť (či sa eviduje aj čas odjazdu a príjazdu, závisí od hodnoty parametra Zadávanie a zobrazenie časových údajov je povolené).

Ak došlo k doplneniu pohonných hmôt (PHM) alebo k iným výdajom počas jazdy, je ich potrebné zaevidovať. Výdaje je možné zadávať buď postupne priamo k danej jazde alebo ich je možné zadať bez väzby na konkrétnu jazdu (a to ako dopredu, tak dodatočne, napr. hromadným naimportovaním údajov o čerpaní z kariet CCS až po doručení príslušného súboru) a k príslušným jazdám si ich pripojiť až dodatočne.

Výdaje súvisiace s jazdou je možné k jazde pripojiť:

  • Funkciou Pripojiť k jazde zo záložky Zoznam agendy Výdaje vozidiel - Pripojí už zadanú jazdu k aktuálnemu výdaju.
  • Funkciou K jazde zo záložky Detail agendy Výdaje vozidiel - Pripojí už zadanú jazdu k editovanému výdaju.
  • Funkciou Pripojiť z lišty navigátora pod zoznamom výdajov v agende Kniha jázd - Pripojí už skôr zadaný výdaj k aktuálnej jazde.
  • Funkciou Nový zo záložky Čerpania a výdaje v agende Jazdy - Umožní zadať nový výdaj do agendy Výdaje vozidiel priamo pripojený k aktuálnej jazde.
  • Doplnením údajov novej jazdy v editačnom režime v záložke Kniha jázd agendy Kniha jázd na riadku v Zozname jázd vytvorenom v súvislosti s výdajom vozidla typu čerpanie ešte nepripojeným k žiadnej jazde. Bližšie viď popis položky Čerpanie.

Výdaje pripojené k jazde je možné odpojiť:

  • Funkciou Odpojiť od jazdy zo záložky Zoznam agendy Výdaje vozidiel - Odpojí predtým pripojenú jazdu od aktuálneho výdaja.
  • Funkciou K jazde zo záložky Detail agendy Výdaje vozidiel - Odpojí predtým pripojenú jazdu od editovaného výdaja.
  • Funkciou Odpojiť z lišty navigátora pod zoznamom výdajov v agende Kniha jázd - Odpojí aktuálny výdaj od aktuálnej jazdy.
  • Funkciou Vymazať zo záložky Čerpania a výdaje v agende Jazdy - Vymaže výdaj pripojený k aktuálnej jazde, tzn. výdaj je odpojený od jazdy a súčasne zmazaný z agendy Výdaje vozidiel.

Pri ukladaní záznamov je kontrolovaná a indikovaná časová a logická súslednosť jednotlivých jázd, je ale dovolené uložiť aj jazdy, kde nie je dodržaná. Následne je možné prípadné uložené nekonzistencie v stavoch tachometra jázd, resp. v stavoch nádrže automaticky opraviť pomocou funkcie Prepočítať v agende Kniha jázd.

Pomocou dostupných funkcií alebo tlačových zostáv je možné zisťovať priemernú spotrebu vozidla, sledovať vyťaženosť vozidiel, náklady či iné sumárne prehľady o prevádzke vozidiel.

Aby nedochádzalo k nechceným opravám záznamov v knihe jázd, môže užívateľ záznamy uzavrieť pomocou agendy Uzávierka knihy jázd. Uzávierkou sa spracujú všetky záznamy vybraných vozidiel k zadanému dátumu vrátane. Počas spracovania uzávierky prebiehajú rôzne kontroly, kontroluje sa predovšetkým logická a časová nadväznosť jázd jednotlivých vozidiel, overuje sa, či na uzavieraných záznamoch jázd pre služobné vozidlá platí, že stavy tachometra na chronologicky zoradených záznamoch tvoria neprerušený rad a pod. Pokiaľ je zistený problém, ktorý je možné odstrániť, ponúkne sa buď možnosť inkriminované záznamy zobraziť alebo prepočítať stavy tachometrov a v uzávierke pokračovať.

Uzavreté záznamy už nie je možné ďalej opravovať, do uzavretého obdobia už nie je možné zadávať nové jazdy. Uzavretie je však možné zrušiť.

V agende Kniha jázd je k dispozícii funkcia Priemerná spotreba, ktorá počíta a zobrazuje informácie o priemernej spotrebe pohonných hmôt, počte prejdených kilometrov, čerpaní pohonných hmôt, stave nádrže a pod. pre jednotlivá vozidlá v jednotlivých mesiacoch.

V module sú automaticky generované dve odchýlky:

Odchýlka vzdialenosti slúži pre náhodné generovanie vzdialenosti. Zadáva sa v agende Vzory jázd v položke Možná odchýlka vzdialenosti. Uplatní sa teda len vtedy, pokiaľ sa trasa na zázname jazdy nezadáva ručne, ale preberá sa zo vzoru jazdy, viď popis položky Vzor jazdy.

  • Na danom vzore je začiarknutá položka Spiatočná jazda:

    Pri prevzatí daného vzoru do záznamu jazdy sa Vzdialenosť vypočíta zo Vzdialenosti zadanej v agende Vzory jázd krát dva (cesta z miesta A do miesta B a späť) mínus náhodné číslo z intervalu 0 až zadaná Možná odchýlka vzdialenosti. Ak užívateľ následne na zázname jazdy odčiarkne príznak Spiatočná jazda, ako vzdialenosť sa zoberie pôvodne vypočítaná vzdialenosť delené dvomi.

    V agende Vzory jázd je zadané:

    Spiatočná jazda: začiarknuté
    Vzdialenosť: 100 km
    Možná odchýlka vzdialenosti: 10 km
    V zázname jazdy:
    "Spiatočná jazda" zostáva začiarknuté → Vzdialenosť: 194 km (možné hodnoty sú 190 km až 210 km)
    "Spiatočná jazda" odčiarkneme → Vzdialenosť: 97 km (možné hodnoty sú 95 km až 105 km).

  • Na danom vzore nie je začiarknutá položka Spiatočná jazda:

    Pri prevzatí daného vzoru do záznamu jazdy sa Vzdialenosť vypočíta zo zadanej Vzdialenosti plus mínus náhodné číslo z intervalu 0 až zadaná Možná odchýlka vzdialenosti. Ak užívateľ následne na zázname jazdy začiarkne príznak Spiatočná jazda, ako vzdialenosť sa zoberie pôvodne vypočítaná vzdialenosť krát dva.

    V agende Vzory jázd je zadané:

    Spiatočná jazda: nezačiarknuté
    Vzdialenosť: 100 km
    Možná odchýlka vzdialenosti: 10 km
    V zázname jazdy:
    "Spiatočná jazda" zostáva nezačiarknutá → Vzdialenosť: 99 km (možné hodnoty sú 90 km až 110 km)
    "Spiatočná jazda" začiarkneme → Vzdialenosť: 198 km (možné hodnoty sú 180 km až 220 km)

Odchýlka času slúži na na výpočet času príjazdu, pokiaľ ide o jazdu, kde sa v niektorom z miest (cieľovom či prejazdnom) dá očakávať nejaký prestoj, napr. z dôvodu jednania u obchodného partnera a pod. Odchýlka pre čas sa zadáva v agende Vzory jázd v položke Súhrnná doba čakania v jednotlivých miestach trasy, kde zadávame minimálnu a maximálnu hodnotu. Uplatní sa teda len vtedy, pokiaľ sa trasa na zázname jazdy nezadáva ručne, ale preberá sa zo vzoru jazdy, viď popis položky Vzor jazdy, a súčasne len vtedy, pokiaľ ide i o spiatočnú jazdu, pričom je jedno, či je príznak spiatočnej jazdy začiarknutý už na vzore jazdy alebo sa začiarkne až na zázname jazdy.

  • Na danom vzore je začiarknutá položka Spiatočná jazda:

    Potom pri prevzatí daného vzoru do záznamu jazdy sa doba jazdy vypočíta zo zadanej Doby jazdy krát dve (cesta z miesta A do miesta B a späť) plus sa pripočíta náhodné číslo z intervalu minimálnej a maximálnej Súhrnnej doby čakania v jednotlivých miestach trasy. Pokiaľ následne užívateľ na zázname jazdy odčiarkne príznak Spiatočná jazda, doba jazdy sa predvyplní len z položky Doba jazdy z agendy Vzory jazd, bez započítania časovej odchýlky.

    V agende Vzory jázd je zadané:

    Spiatočná jazda: začiarknuté
    Doba jazdy: 1 hod
    Súhrnná doba čakania v jednotlivých miestach trasy
    Minimálna: 10 min
    Maximálna: 20 min
    V zázname jazdy:
    "Spiatočná jazda" zostáva začiarknuté → Doba jazdy: 2 hod 16 min (možné hodnoty sú 2 hod 10 min až 2 hod 20 min)
    "Spiatočná jazda" odčiarkneme → Doba jazdy: 1 hod.

  • Na danom vzore nie je začiarknutá položka Spiatočná jazda: Pri prevzatí daného vzoru do záznamu jazdy sa doba jazdy berie ako Doba jazdy zadaná v agende Vzory jázd, bez započítania časovej odchýlky. Ak potom užívateľ na zázname jazdy začiarkne príznak Spiatočná jazda, doba jazdy sa vypočíta z položky Doba jazdy krát dva plus sa pripočíta náhodné číslo z intervalu minimálnej a maximálnej Súhrnnej doby čakania v jednotlivých miestach trasy.

    V agende Vzory jázd je zadané:

    Spiatočná jazda: nezačiarknuté
    Doba jazdy: 1 hod
    Súhrnná doba čakania v jednotlivých miestach trasy
    Minimálna: 10 min
    Maximálna: 20 min
    V zázname jazdy:
    "Spiatočná jazda" zostáva nezačiarknuté → Doba jazdy: 1 hod
    "Spiatočná jazda" začiarkneme → Doba jazdy: 2 hod 19 min (možné hodnoty sú 2 hod 10 min až 2 hod 20 min).

Niektoré údaje v agendách skupiny Kniha jázd môžu byť zvýraznené červenou farbou, aby bol užívateľ upozornený na blížiace sa vypršanie časového termínu, na nereálny stav nádrže vozidla vzhľadom k zadaným údajom a pod. Toto sú niektoré zo situácií, pri ktoých dochádza k červenému zvýrazneniu:

  • Blíži sa dátum ukončenia platnosti technickej kontroly vozidla - zvýraznená je položka:
  • Blíži sa dátum ukončenia platnosti merania emisií vozidla - zvýraznená je položka:
  • Blíži sa dátum najbližšej servisnej prehliadky vozidla - zvýraznená je položka:
  • Stav tachometra dosiahol hodnotu, pri ktorej má dôjsť k servisnej prehliadke vozidla - zvýraznená je položka:
  • Stav nádrže po skončení jazdy je nižší, ako je potrebné pre zadaný počet prejdených kilometrov pre danú jazdu v knihe jázd - zvýraznená je položka:
  • Stav nádrže po skončení jazdy je vyšší, ako je objem nádrže uvedený v agende Typy vozidiel - zvýraznená je položka:
  • Existuje k jazde nepripojený výdaj vozidla na čerpanie PHM s dátumom spadajúcim do mesiaca aktuálne zobrazeného v Knihe jázd - zvýraznená je položka:
  • Počiatočný stav tachometra nezodpovedá koncovému stavu tachometra predchádzajúcej jazdy - zvýraznená je položka:
  • Pri ukladaní novej jazdy v agende Kniha jázd sa pri kontrole zadaných hodnôt zistila chyba - zvýraznený je:
  • Pri kontrole zadaných jázd v agende Kniha jázd pomocou funkcie Kontrola sa zistila chyba - zvýraznený je:
  • Výdaj vozidla zadaný v Agende Výdaje vozidiel k vozidlu, ktoré má začiarknuté Vyžadovať stav tachometra pri čerpaní PHM, nemá zadaný Stav tachometra. K takémuto výdaju nie je možné doplniť jazdu v agende Kniha jázd - zvýraznený je:
    • celý riadok s takýmto výdajom vozidla v Zozname jázd v záložke Kniha jázd.
  • Užívateľ, ktorý má právo Zobraziť, ale nemá právo Použiť stredisko zadané v zázname jazdy, spraví zmenu v zázname jazdy. Takúto zmenu nie je možné uložiť - ihneď po vykonaní zmeny sa zvýrazni:

Nezbytnou podmínkou pro provoz Knihy jízd je, aby byla tato část systému licencována. Kniha jázd je licencovaná samostatne - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).