Často kladené otázky s fakturáciou

V sekcii kapitol FAQ nájdete buď odpovede na často kladené otázky, alebo najrôznejšie tipy a triky, ako riešiť v systéme ABRA Gen najrôznejšie problémy. Vzhľadom k tomu, že problematika môže byť obsiahlejšia, sú pri jednotlivých odpovediach často odkazy do ďalších oddielov on-line dokumentácie.

Témy otázok:

FAQ

Otázka: Potřebujeme si sami vystavovat doklady Faktúry prijaté za dodavatele. Podporuje self-billing faktuaci ABRA Gen?
Odpoveď:

Řešení není standardní součástí systému ABRA Gen, nicméně systém takové řešení podporuje a umožňuje, pouze vyžaduje drobné úpravy na straně XML exportní definice, kde se zamění dodavatel za odběratele. Podrobný návod na toto téma jsme sepsali v návodu Jak na self-billing fakturaci.
Otázka: Potřebovali bychom objasnit, jak je to s předvyplňováním různých druhů slev a způsobu úhrady na dokladu - všimli jsme si, že se obsah těchto položek automaticky mění v reakci na změny některých jiných položek.
Odpoveď:

Související chování (pravidla předvyplňování) bylo mírně upraveno ve verzi 20.1. V tomto FAQ popíšeme, co se stane, pokud:

Při předvyplňování způsobu úhrady a různých druhů slev na dokladu se zohledňují různá nastavení. Především se zohledňují nastavení u firmy zadané v položce Firma na daném dokladu. Viz Adresár firiem → záložka Ďalšie údaje → položky Spôsob úhrady a Typ des Rabatts vorausfüllen. Dále se zohledňují výchozí hodnoty dle nastavení firemních údajů. Viz agenda Firemné údaje → záložka Predvyplnenie a záložka Parametre → kategorie Zľavy a predajné ceny. Zda se jedná o hotovostní či bezhotovostní platbu a který parametr se použije, je dáno zvoleným resp. předvyplněným způsobem úhrady. Viz agenda Spôsoby úhrady → položka Typ platby. Předvyplněné hodnoty se mohou s ohledem na nastavení změnit při změně položek Firma či Spôsob úhrady na daném dokladu.

Změna způsobu úhrady ani změna firmy nezpůsobí změnu nastavení slev, pokud doklad podléhá zmražení slev (je na něm zatržena volba Neaktualizovat slevy).

Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech firmy je zatržena?

Typ platby příslušící ke způsobu úhrady na dokladu se liší od typu platby příslušícího ke způsobu úhrady ve vlastnostech firmy?

(Odlišností se zde rozumí, že jeden typ je hotovostní a druhý bezhotovostní, nemusí se jednat o identické typy.)

Změníme-li na dokladu nastavení položky Způsob úhrady, nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy na dokladu:
áno nezáleží Nezmění se.
nie áno

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemné údaje.

(Případně Při prodeji v hotovosti - Dealerská sleva a Při prodeji v hotovosti - Kusová sleva - pokud je nově zvolený způsob úhrady hotovostním typem platby.)
nie nie Nezmění se.
Ve vlastnostech firmy je vyplněn způsob úhrady?

Změníme-li firmu na existujícím dokladu, Způsob úhrady na tomto dokladu:

áno Převezme se z nastavení výchozího způsobu úhrady ve vlastnostech nově vybrané firmy.
nie Nezmění se.
Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech firmy je zatržena?

Změníme-li firmu na existujícím dokladu, nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy na dokladu:
áno

Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech nově vybrané firmy.
nie

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemné údaje.

(Případně Při prodeji v hotovosti - Dealerská sleva a Při prodeji v hotovosti - Kusová sleva - pokud je na dokladu nastavený způsob úhrady hotovostním typem platby.)
V agendě Firemné údaje je vyplněna Firma pro předvyplnění? Ve vlastnostech předvyplněné firmy je vyplněn způsob úhrady? Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech předvyplněné firmy je zatržena? Způsob úhrady se na nově vytvářeném dokladu předvyplní:

Položky Dealerské slevy a Kusové slevy se na nově vytvářeném dokladu předvyplní:
nie

–

 – Předvyplní se podle způsobu úhrady vyplněného na předchozím dokladu stejného typu.

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemné údaje.
áno nie nie
áno nie áno Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech firmy.
áno áno nie Převezme se z nastavení výchozího způsobu úhrady ve vlastnostech předvyplněné firmy. Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemné údaje.
áno

áno

 áno Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech firmy.
Otázka: Pri importe dodacieho listu do zahraničnej faktúry sa nepredvyplnia položky súvisiace s výkazom ESL. Dá sa nejako nastaviť ich predvyplnenie?
Odpoveď:

Keď vystavujete zahraničný predajný doklad s typom obchodu 2 - Do inej krajiny EÚ (plnenie oslobodené alebo mimo DPH), na riadkoch dokladu sú k dispozícii položky Do ESL a Kód ESL, ktorých správne vyplnenie umožňuje zostaviť hlásenie ESL.

Na skladových riadkoch je možné zabezpečiť, aby sa položky súvisiace s hlásením ESL predvypĺňali podľa údajov zadaných v agende Skladové typy. Ak je na riadku predajného dokladu zvolená skladová karta, ktorá má v položke Typ zadaný skladový typ, pre ktorý platí:

Otázka: Potřebujeme provést hromadné vyfakturování více dodacích listů ze skladu najednou příp. více objednávek, ale tak, aby se nejednalo o vystavení jedné faktury ke všem vybraným dodacím listům/objednávkám, ale potřebovali bychom naopak k označeným dodacím listům hromadně vytvořit faktury vydané 1:1, tedy např. k 50 dodacím listům 50 faktur. Lze toto v systému ABRA Gen nějak řešit?
Odpoveď:

Řešení není standardní součástí systému ABRA Gen, nicméně systém takové řešení podporuje a umožňuje, pouze vyžaduje drobné implementační úpravy, typicky prováděné prostřednictvím nástrojů přizpůsobení (skriptování, definice uživatelských položek, formulářů, tiskových sestav,... aj. dle potřeby).

Takúto úpravu si je možné objednať na mieru, alebo je v tomto prípade možné využiť už existujúce hotové riešenie dodávané vo forme katalógového doplnku. Ak máte záujem o riešenie danej problematiky či o podrobnejšie informácie o ňom, kontaktujte obchodné alebo servisné oddelenie výrobcu. Viď tiež ďalšie rozširujúce riešenia.
Otázka: Je možné v systéme riešiť zádržné? Zádržné (neboli pozastávka či zadržovací právo) řešíme coby stavební firma. Pred zahájením prác prijímame od klienta zálohu, typicky nie väčšiu ako 10% z ceny diela. Ďalšie platby musia zodpovedať cene podľa súpisu odvedených prác, pred konečným preplatením sa ale vykoná pozastávka, typicky 10% z ceny diela či nejaká dohodnutá absolútna suma, ktorú klient doplatí po úspešnom kolaudačnom konaní či po odstránení prípadných chýb a nedorobkov. Je preto minimálne potrebné to, aby takáto vystavená faktúra nefigurovala v pohľadávkach, ale suma zodpovedajúca udanému zádržnému sa preúčtovala do ostatných záväzkov.
Odpoveď:

Řešení není standardní součástí systému ABRA Gen, nicméně systém takové řešení podporuje a umožňuje, pouze vyžaduje drobné implementační úpravy, typicky prováděné prostřednictvím nástrojů přizpůsobení (skriptování, definice uživatelských položek, formulářů, tiskových sestav,... aj. dle potřeby).

Je možné si takovou úpravu objednat na míru nebo je v tomto případě možné využít stávajícího hotového řešení dodávaného ve formě katalogového doplňku. Ak máte záujem o riešenie danej problematiky či o podrobnejšie informácie o ňom, kontaktujte obchodné alebo servisné oddelenie výrobcu. Viď tiež ďalšie rozširujúce riešenia.
Otázka: Kde okrem tlače upomienky resp. sankčnej faktúry vidím na upomienke alebo sankčnej faktúre, koľká je v poradí?
Odpoveď: Je možné použiť napr. panel definovateľných údajov detailu či zoznamu a do neho si nechať zobrazovať poradové číslo upomienky resp. sankčnej faktúry zobrazovať(viď dátový model a položky daných Business objektov), príp. si danú informáciu "vytiahnuť" do definovateľného stĺpca v zozname.
Otázka: Potrebujem vystaviť dobropis k faktúre na predaj tovaru, ale vracať sa budú iba peniaze, a nie tovar. Lenže mne sa predvypĺňa iba skladový riadok z faktúry a neviem, ako z neho vytvoriť riadok so sumou, bez kusov?
Odpoveď:

Ide o tzv. finančný dobropis, tzn. iba na vrátenie peňazí. A to vázaný finanční dobropis (vázaný k nějaké faktuře). Takýto dobropis sa netvorí zmenou typu riadka zo skladového na neskladový, pretože táto akcia by viedla k skresleniu informácií o predaji tovaru, keďže tie sa čerpajú výhradne zo skladových riadkov.

V ABRA Gen se finanční dobropis vytvoří jednoduše tak, že se v položce počet zadá nulový vracený počet. V tom prípade sa potom k danému riadku nebude tvoriť vratka do skladu. Tzn.:

  • zadáme nulové množství (nic se nevrací)
  • zadáme nulovou jednotkovou cenu
  • do celkové ceny uvedeme částku, o kterou chceme cenu původního řádku snížit

Nelze mít na dobropisovaném řádku současně nulový počet a nulovou celkovou cenu, tedy je třeba zadat nenulovou celkovou cenu (její editaci je třeba si nejdříve zpřístupnit zadáním jednotkové ceny).

Kromě vázaného finančního dobropisu lze vystavit i tzv. volný finanční dobropis bez vazby na fakturu. Viď typy dobropisov.

Dále viz popis položek počet, jednotková a celková cena v Obsahu dobropisu faktury vydané , zejména popis Vázaný finanční dobropis a Volný finanční dobropis a dále popis Kdy se spolu s dobropisem tvoří vratka.
Otázka: Při uzávěrce fakturace se mi dodatečně vygenerovaly kurzové rozdíly ke starším dokladům, které nespadají do aktivního účetního období. Problém patrně nastává jen v novějších verzích ABRA Gen - dotčené doklady již byly v minulosti uzávěrkou fakturace zpracovány a žádné kurzové rozdíly se k nim nevygenerovaly. Vyrovnání jsme proto (v minulosti) provedli ručně a nově vygenerované kurzové rozdíly v aktivním období jsou nadbytečné. O co se jedná a jak situaci řešit?
Odpoveď:

Ve verzích ABRA Gen z řad 21.0 a 21.1 bylo upraveno/optimalizováno vytváření kurzových rozdílů při zúčtování daňových zálohových listů a výsledné faktury v cizí měně.

Nový algoritmus může při uzávěrce fakturace v ABRA Gen verze 20.0.5 a vyšší způsobit dodatečné vygenerování kurzových rozdílů i ke starším dokladům, k nimž se v předchozích verzích ABRA Gen (na základě původního algoritmu) kurzové rozdíly nevytvářely. Tyto účetní případy však již mohou být vyrovnané a uzavřené (účetní takové případy mohl vyrovnat ručně interním dokladem) a kurzový rozdíl dodatečně vygenerovaný opraveným algoritmem může být nežádoucí.

Vygenerované kurzové rozdíly by nicméně měly být v systému ponechány, aby byly všechny účetní případy zúčtování záloh v cizí měně korektně (systémově) vyrovnány. Současně by ale neměly ovlivnit účtování již uzavřených účetních případů v minulých obdobích.

Doporučujeme je proto zaúčtovat způsobem, který neovlivní náklady a výnosy v aktivním účetním období (tj. např. použít účet 395/395).
Otázka: Potřebuji v systému ABRA Gen vystavit doklad typu vrubopis. Ako na to?
Odpoveď:

Doklad typu vrubopis není v systému ABRA Gen podporován. Doporučujeme tedy udělat dobropis původní faktury a vystavit fakturu novou.

Pokud to z nějakého důvodu nemůžete takto provést, pak je možné vystavit nový doklad Faktúra vydaná v plusové částce jako dodatečnou fakturu, která navyšuje hodnotu původního dokladu. Na novém dokladu je možné např. do položky Popis popsat návaznost na původní doklad.
Otázka: Máme zadaný doklad Zálohový list vydaný a potrebujeme ho stornovať. Ako máme postupovať?
Odpoveď:

Táto situácia má viacero riešení. Záleží na tom, či už je zálohový list zaplatený, či už bola vykonaná uzávierka fakturácie. Připravili jsme pro Vás podrobný návod Jak provést storno dokladu Zálohový list vydaný, kde rozebíráme všechny situace, ke kterým může dojít.
Otázka: Začínáme se systémem ABRA Gen. Chceme nyní vytvořit opravný daňový doklad, který snižuje původní plnění. Původní daňový doklad máme ještě ve starém systému. Ako máme postupovať?
Odpoveď:

Tuto situaci řeší volné dobropisy. Jedná se o takové dobropisy, které jsou vytvořené bez vazby na fakturu vydanou. Popis, jak s takovými doklady pracovat, najdete v návodu Jak na volné dobropisy.

Podívejte se, jak můžete vytvořit Dobropis faktury vydané bez vazby na fakturu vydanou.

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Chceme našemu odběrateli nabídnout možnost skonta - tedy slevy při včasné úhradě. Ako na to?
Odpoveď:

Systém ABRA Gen nabízí možnost vytvoření skonta. Podrobné informace najdete na stránce Skonta při včasné úhradě.

Celý postup, jak zadat fakturu se skontem, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Máme doklad, který byl téměř zcela uhrazen. Potřebujeme tedy vytvořit haléřové vyrovnání. Ako na to?
Odpoveď:

Existují dva způsoby, jak vytvořit haléřové vyrovnání. Jeden z nich je ruční vytvoření haléřového vyrovnání. Na záložce Platby konkrétního dokladu přes tlačítko Nový vytvoříme novou platbu pomocí dokladu Ostatní příjem nebo Ostatní výdej.

Druhým způsobem je dorovnání plateb. Podrobné informace k oběma způsobům najdete v sekci Dorovnávání plateb na stránce Typy plateb - typy platících dokladů, příjmové/výdajové doklady, znaménka +/-, dorovnávání plateb.

Celý postup vytvoření haléřového vyrovnání oběma výše uvedenými způsoby, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Máme doklad, který bychom chtěli časově rozlišit. Ako na to?
Odpoveď:

Pro vytvoření časového rozlišení je potřeba označit příslušný doklad a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Časové rozlišení".

Podrobné informace najdete na stránce Časové rozlišení.

Celý postup vytvoření časového rozlišení, a to včetně nastavení všech funkcí, najdete ve výukovém videu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Máme doklad v cizí měně. Došlo k úhradě tohoto dokladu. Jak k němu nyní vytvořím kurzový rozdíl?
Odpoveď:

Pro vytvoření kurzového rozdílu je potřeba označit příslušné doklady a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Kurzové rozdíly".

Podrobnější postup naleznete v návodu Generování kurzových rozdílů k dokladům vystaveným v cizí měně.

Celý postup vytvoření kurzového rozdílu najdete ve výukovém videu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou. Tato faktura je hrazena úvěrem. Jak zadat fakturu přijatou, jak ji uhradit a jak zadat předpisy splátek úvěru?
Odpoveď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Úhradu faktury provedeme pomocí dokladu Ostatný výdaj na celou částku. Následně vytvoříme předpisy splátek pomocí vystavení dokladů Ostatný výdaj. Těchto dokladů vystavíme tolik, kolik bude splátek. Do dokladu můžeme zadat nejen samotný předpis úhrady splátky, ale i poplatky a úroky. Předpis následně uhradíme například pomocí bankovního výpisu.

Celý postup zadání faktury, její úhrady a tvorby předpisu splátek najdete ve výukovém videu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou za opravu automobilu. Tuto fakturu částeně hradí pojišťovna v rámci pojistného plnění. Jak zadat fakturu a jak ji uhradit?
Odpoveď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Předpis náhrady od pojišťovny zadáme jako doklad Ostatný výdaj, který částečně uhradí doklad Faktúra prijatá. Druhou možností zadání náhrady od pojišťovny je zadání dokladu Ostatný príjem. V tomto případě je pak nutné vytvořit vzájemný zápočet mezi fakturou přijatou a ostatním příjmovým dokladem.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je přesný postup zadání ostatního příjmového dokladu a vytvoření vzájemného zápočtu:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Otázka: Ako je možné obmedziť doklady podľa dátumu zaplatenia?
Odpoveď: V agendách Faktúry vydané a Zálohové listy vydané je v záložce Obmedzenie pole v názvem Datum platby. Zde můžeme určit buď přesné datum platby nebo pomocí symbolu tří teček lze vybrat např aktuální týden, aktuální měsíc atd. v závislosti na činnosti pro kterou doklady potřebujeme omezit.Omezení si lze následně uložit pro opakované použití.
Otázka: Zaujíma ma prehľad o vzájomnom vyrovnaní s mojimi dodávateľmi a odberateľmi. Ako ho môžem získať?
Odpoveď:

Otevřete si agendu Reporty prodeje a zde vyberte report Faktury vydané – zpětně k datu zaúčtování.

Jako Omezení zadejte:
Datum vystavení dokladu = do 31. 12. 2022
Stav zaplacení = Zaplacené přesně a také zaškrtněte políčko Inverze výběru

Dále vyberte funkci Tisknout report a v následném menu zvolte Odsouhlasení pohledávek.

Navíc, pokud tuto definici tiskové sestavy uložíte do souboru, bude možné ji načíst a použít v Knize faktur přijatých.
Otázka: Podľa akých dátumov se účtujú jednotlivé doklady?
Odpoveď: Účtovné záznamy daného dokladu sa vysielajú do účtovníctva (do účtovných žiadostí/účtovného denníka) s dátumom zaúčtovania, ktorý je na väčšine prvotných dokladov viditeľný na záložke Rozúčtovanie a je používateľsky zmeniteľný (používateľ sa tým však nemusí zaoberať, ak nechce). Predvypĺňa sa podľa toho, o aký doklad ide, či je používateľ platiteľom alebo neplatiteľom DPH atď. Podrobnejšie viď Predvypĺňanie dátumov. Tento dátum môže účtovník ešte priamo v účtovníctve (v účtovných žiadostiach/účtovnom denníku) zmeniť podľa potreby. Dátum, s ktorým bol daný účtovný zápis daného dokladu skutočne zaúčtovaný, je viditeľný o. i. na záložke Zaúčtovanie daného dokladu. Do položky Dátum zaúčtovania na subzáložku Rozúčtovanie sa však táto zmena už nepremietne (položku je potrebné chápať ako položku pre predvyplnenie dátumu, s ktorým bude daný doklad následne vyslaný na zaúčtovanie do účtovníctva).
Otázka: Môže dôjsť k automatickej zmene typu obchodu v hlavičke dokladu?
Odpoveď: Áno, môže, viď Pravidlá pre Typ obchodu - predvypĺňanie a možné opravy.
Otázka: Potrebujem zadať doklad do predchádzajúceho obdobia. Doklad nech prišiel začiatkom nového obdobia (napr. obdobia 2021), ale je potrebné ho zaúčtovať do konca predchádzajúceho obdobia. Ako to vykonať, aby bolo adekvátne možné zadať príslušné položky (Dátum dokladu, Uplatnenie odpočtu)?
Odpoveď:

Aby bolo možné vykonať vyššie požadované, je potrebné v agende Firemné údaje, v záložke Parametre upraviť nastavenie minimálne týchto parametrov:

Po uzavretí obdobia je vhodné hodnoty parametrov vrátiť do pôvodného stavu.

Viď tiež Často kladené otázky, otázka Parametre ovplyvňujúce validáciu dátumov na daňových dokladoch.

Posúdenie relevantnosti účtovania daného účtovného prípadu do iného obdobia je na zodpovednosti používateľa a aktuálne platnej legislatíve.
Otázka: Čo robiť, keď dosiahnem nesúlad salda Knihy faktúr s účtovným zostatkom príslušného účtu?
Odpoveď:

Kontrola fakturácie proti účtovníctvu je okrem samotných reportov možná i s pomocou agendy Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov.

Vo výukovom videu sa dozviete, aký postup je možné zvoliť, vrátane tipov na hľadanie v účtovnom denníku:

Video je súčasťou celého kurzu Fakturácia pre pokročilých v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.