Implementace - obecný postup

Doporučený postup vychází z předpokladu, že klient není nově založenou firmou, ale že již v minulosti vedl svoje ekonomické agendy. Nezáleží přitom jestli ručně nebo na počítači. Uvedený postup neřeší situaci, kdy jsou data za předchozí období převáděna na zakázku z jiného ekonomického systému.
Doporučený postup můžeme rozdělit do tří fází:

  1. Předimplementační studie, ze které by měly plynout možnosti nasazení ABRA Gen. Obecně se zjišťují mj. následující skutečnosti:
    1. Stav HW (síť, server, jednotlivé stanice)
    2. Stav SW (operační systém na serveru a jednotlivých stanicích)
    3. Organizační struktura (střediska, sklady, pobočky ......)
    4. Současné a budoucí hospodářské období
    5. Množství dokladů za období
    6. Pracovní postupy a zvyklosti (oběh účetních dokladů, práce se zakázkami, obchodními případy, projekty, .....)
    7. Použité účetní postupy (způsoby oceňování a účtování skladu, práce s cizími měnami, stavba účtového rozvrhu, účtování majetku a mezd a další procesy). aj.

    Z předimplementační studie by mělo vyplynout i datum reálného přechodu na systém ABRA Gen (dále jen "datum přechodu"). Optimální je stanovit ho do doby, kdy je provoz u klienta nejslabší. Z legislativního i účetně-praktického hlediska lze bez problémů uskutečnit převod i během hospodářského období. V tomto případě je však samozřejmě třeba počítat s možností omezené datové kontinuity, jelikož některé informace pak mohou být uloženy za dané období ve dvou systémech.

  2. Datum přechodu je optimální stanovit na přelom měsíců. Umožní to jednodušší zpracování přiznání DPH. V následné přechodné fázi je důležité přesně rozlišit daňové doklady, jež je třeba uplatňovat v období do data přechodu včetně a doklady, které je třeba uplatňovat v období po datu přechodu. Jestliže se doklady správně rozliší, bude možné již v přechodné fázi zpracovávat přiznání DPH v ABRA Gen.
  3. Důležité je, aby byla přechodná fáze co nejkratší. Zbytečně dlouhá přechodná fáze vede většinou ke zbytečným problémům, tedy kvalitní příprava na přechod je nutná. To především znamená:
    1. Připravenost na provedení fyzické inventury skladu a správného ocenění zásob ke dni přechodu. Sklad musí být v pořádku! Nesrovnalosti ve stávajícím skladu mohou být velmi špatným začátkem!
    2. Připravenost na fyzickou inventuru pokladen a dokladovou inventarizaci bankovních účtů. Nesrovnalosti ve stávajícím stavu peněžních prostředků jsou nepřípustné pro běžný provoz, natož pro náročný přechod na nový systém.
    3. Připravenost na inventarizaci účtů ke dni přechodu tak, aby bylo možné v co nejkratší době provést řádnou či mimořádnou uzávěrku a aby tak mohla být přechodná fáze co nejkratší.
  4. Instalace školící a zkušební verze.
  5. Proškolení uživatelů.
  6. Zkušební provoz na konkrétních datech. Během tohoto provozu je vhodné pracovat na úpravách definic tiskových výstupů tak, aby vyhověly potřebám klienta. Upravené definice je třeba si samozřejmě zálohovat, aby bylo možné je obnovit do následné ostré instalace.
  7. Nejdéle ke dni přechodu zadat do pokladní knihy všechny pokladní doklady. Je to nutné pro správné stanovení zůstatku pokladny.
  8. Příprava na inventarizaci bankovních účtů. Není-li totiž možnost rychlého zjištění zůstatků bankovních účtů (např. prostřednictvím e-bankingu), bude problém s rychlým stanovením jejich zůstatků. "Papírové" bankovní výpisy docházejí většinou s několikadenním zpožděním. S touto variantou je třeba předem počítat a individuelně ji ošetřit.
  1. Ostrá instalace a obnova sestav definovaných ve zkušební verzi.
  2. Provedení inventury a ocenění zásob, inventury pokladen a bankovních účtů ke dni přechodu!
  3. Nastavení ostré instalace. Nastavují se zejména základní číselníky:

    Pokud máte instalaci s nahranými startovacími daty (doporučeno), pak jsou číselníky nezbytně nutné pro provoz již předvyplněny. Stačí je tedy zkontrolovat, příp. některé údaje doplnit a můžete začít hned pracovat. K tomu s výhodou využijete Průvodce nastavením systému, příp. Průvodce nastavením firmy.

  • Od tohoto okamžiku může klient provádět příjem a výdej ze skladu, vystavovat faktury, zadávat pokladní doklady a bankovní pohyby. Problémem v přechodné fázi bude to, že bankovní pohyby a pokladní doklady, které se budou vztahovat k dokladům vystaveným před datem přechodu, nebude možno k těmto dokladům přiřazovat, protože zatím nejsou zadány. Pozor na správné zařazení faktur z hlediska období DPH (viz popis výše)!
  • Nově zadané doklady do ABRA Gen již klient může účtovat.
  • Klient dále intenzivně pracuje na uzávěrce. Je velmi důležité, aby přesně věděl, z jakých položek se skládají jednotlivé zůstatky účtů. Dokud klient nedokončí uzávěrkové práce, trvá přechodná fáze.
    1. Fáze začíná dokončením uzávěrky. Dokončenou uzávěrkou se rozumí, že klient má přesně zdokumentovány koncové stavy jednotlivých účtů.
    2. Nyní přichází pracnější část, kdy je třeba do účetního deníku ABRA Gen saldokontně zadat počátky účtů a správně připárovat jednotlivé dílčí záznamy. Postup těchto prací záleží na tom, jestli se přechod provádí v průběhu hospodářského období nebo na přelomu hospodářských období.

    Přechod v průběhu hospodářského období

    V agendě "Období" je třeba mít nadefinováno hospodářské období, v němž provádíme přechod, a dále období jemu předcházející (dále jen "předcházející období" neboli "nulté období").

    Počátky k období, v němž provádíme přechod, totiž nebudeme zadávat v agendě Počátky účtů k období přechodu, ale zavedeme si je pomocí interního dokladu k poslednímu dni předchozího období a následné uzávěrky (interním dokladem tedy zavedeme zůstatky jednotlivých účtů, u saldokontních účtů i položkově). Důvodem je to, že v praxi potřebujeme sledovat saldokonto a saldokontní položky v běžném období párovat s odpovídajícími z období předchozího. Pokud bychom počátky účtů zadali pouze v agendě počátků, neměli bychom k čemu párovat a saldokonto by zůstávalo neopodstatněně nevyrovnané. Celý postup objasníme na následujícím příkladu (pro jeho zdárné provedení samozřejmě předpokládáme, že máte hotova nutná nastavení pro zahájení práce se systémem a zadávání dokladů, dle bodu 3 Přechodné fáze).

    Přechod na ABRA Gen uskutečňujeme k 31.10.2009. Hospodářský rok 2009 se kryje s kalendářním. V agendě Období si pak nadefinujeme jednotlivá období takto:

    • Hospodářský rok 2008: od 01.01.2008 do 31.12.2008
    • Hospodářský rok 2009: od 01.01.2009 do 31.12.2009

    Nejprve tedy provedeme "nahození" počátečních stavů účtů pro období přechodu. Tedy nejdříve zadáme pomocí interního dokladu konečné zůstatky účtů k poslednímu dni předcházejícího období (tedy v našem příkladu k 31.12.2008). Stavy účtů vkládáme jednořádkově. Na stranu MD či D píšeme vždy příslušné číslo účtu, jehož počátek zadáváme, a na protistranu zadáváme účet 395. Jestliže vše zpracujeme správně, zůstatek na tomto účtu 395 musí být nula.

    Dalším krokem je provedení závěrky účetnictví předcházejícího období (tedy v našem příkladu to bude uzávěrka období 2008). Výsledkem závěrky musí být správné počáteční zůstatky pro následující období (v našem příkladu pro období 2009). Popsaná operace nám umožní získávat korektní údaje o počátečních stavech období 2009, což je důležité při sestavování závěrkových výkazů.

    Nyní je třeba zadat saldokontně konečné stavy účtů ke dni převodu (v příkladu k 31.10.2009). Prvním krokem je storno počátečních stavů k 1.1.2009. Vytvoříme v podstatě stejný doklad, jaký byl popsán v předchozích odstavcích, ale s opačnými znaménky. K tvorbě tohoto dokladu můžeme využít funkci Kopírovat interní doklad. Na jednotlivých účtech spárujeme položky tohoto dokladu s položkami dokladu vytvořeného dle předchozího odstavce. Touto operací dosáhneme toho, že se účetní záznamy stornovávající počátky nebudou na saldokontních účtech zobrazovat jako nespárované.

    Druhým krokem je vlastní saldokontní zadání zůstatků účtů ke dni přechodu (v k 31.10.2009). Položky zadáváme zvláštním interním dokladem. Jestliže je zůstatek zadávaného účtu tvořen více saldokontními položkami, vkládáme ho dílčím zadáním těchto položek. Jestliže zůstatek zadávaného účtu není třeba sledovat saldokontně, pak ho zadáme jako jedno číslo.

    Pozor, jelikož přecházíme v průběhu hospodářského období, kdy ještě není provedena závěrka, zadáváme i zůstatky nákladových a výnosových účtů! Na stranu MD či D píšeme vždy příslušné číslo účtu, jehož počátek zadáváme, a na protistranu zadáváme účet 395. Jestliže vše zpracujeme správně, zůstatek na tomto účtu musí být nula a předvaha zjištěná v ABRA Gen ke dni převodu musí zobrazovat stejné zůstatky jako předchozí účetní systém.

    Přechod na přelomu hospodářského období

    I v tomto případě je třeba mít nadefinováno hospodářské období, které bezprostředně předchází období, jež povedeme v systému ABRA Gen (dále jen "předcházející období").

    Počátky k období, v němž provádíme přechod, totiž nebudeme zadávat v agendě Počátky účtů k období přechodu, ale zavedeme si je pomocí interního dokladu k poslednímu dni předchozího období a následné uzávěrky (interním dokladem tedy zavedeme zůstatky jednotlivých účtů, u saldokontních účtů i položkově). Důvodem je to, že v praxi potřebujeme sledovat saldokonto a saldokontní položky v běžném období párovat s odpovídajícími z období předchozího. Pokud bychom počátky účtů zadali pouze v agendě počátků, neměli bychom k čemu párovat a saldokonto by zůstávalo neopodstatněně nevyrovnané. Celý postup objasníme na následujícím příkladu (pro jeho zdárné provedení samozřejmě předpokládáme, že máte hotova nutná nastavení pro zahájení práce se systémem a zadávání dokladů, dle bodu 3 Přechodné fáze).

    Příklad: V předchozím účetním systému jsme zpracovávali období od 1.1.2009 do 31.12.2009. Od 1.1.2010 do 31.12.2010 již budeme pracovat v ABRA Gen. V agendě Období nadefinujeme jednotlivá období takto:

    • Hospodářský rok 2009: od 01.01.2009 do 31.12.2009
    • Hospodářský rok 2010: od 01.01.2010 do 31.12.2010

    Položky zadáváme interním dokladem k poslednímu dni předcházejícího období (tedy v našem příkladu k 31.12.2009). Jestliže je zůstatek zadávaného účtu tvořen více saldokontními položkami, vkládáme ho dílčím zadáním těchto položek. Jestliže zůstatek zadávaného účtu není třeba sledovat saldokontně, pak ho zadáme jako jedno číslo. Na stranu MD či D píšeme vždy příslušné číslo účtu, jehož počátek zadáváme, a na protistranu zadáváme účet 395. Jestliže vše zpracujeme správně, zůstatek na tomto účtu musí být nula.

    Dalším krokem je provedení uzávěrky předcházejícího období (v uvedeném příkladu hospodářského roku 2009). Výsledkem uzávěrky musí být shodné počáteční zůstatky následujícího období (v uvedeném příkladu hospodářského roku 2010) s konečnými zůstatky předcházejícího období (v uvedeném příkladu hospodářského roku 2009).

    1. Zadání neuhrazených fakturačních dokladů z období před přechodnou fází (tj. ze starého účetního systému), ke kterým bude nutné v ABRA Gen přiřazovat platby. Zadáváme je do prvotních knih s datem před začátkem přechodné fáze. Máme dvě možnosti jak postupovat:
      1. Doklady zadáváme do řady, která se neúčtuje

        Můžeme je zadávat i souhrnně či různě logicky skupinované (nejlépe doplněné vysvětlujícím popisem).

        Stejně tak je nutné dozadat doklady, které tyto fakturační doklady částečně platí. Zadáváme je jako doklady ostatních příjmů, ostatních výdajů, abychom si nezkreslovali zůstatek pokladny, a též do řad, které se neúčtují. Jestliže totiž byla provedena dobře uzávěrka, musí mít již všechny tyto doklady svůj obraz v zůstatcích účtů. Uvedené doklady musí být v agendách fakturace proto, aby bylo možné připojovat budoucí platby a aby byla fakturace s účetnictvím konzistentní a vše maximálně přehledné (k zadávání těchto dokladů je možno použít přiměřeně i OLE Automation - záleží ale na konkrétní situaci, v ABRA Gen není žádný standard tohoto převodu implementován).

      2. Doklady zadáváme do řady, která se účtuje

        Účtování provádíme tak, že na stranu MD či D píšeme vždy příslušné číslo účtu, jehož počátek zadáváme, a na protistranu zadáváme účet 395.

        Doklady můžeme podle situace zadávat i souhrnně či různě logicky skupinované (nejlépe doplněné vysvětlujícím popisem).

        Dále je nutné (shodně s variantou Ad a)) dozadat doklady, které tyto fakturační doklady částečně platí. Zadáváme je jako doklady ostatních příjmů, ostatních výdajů, abychom si nezkreslovali zůstatek pokladny, a též do řad, které se neúčtují.

        Jestliže zvolíme tuto variantu "zadávání do řady, která se účtuje", je třeba interní doklady, kterými jsme zadávali počátky účtů (viz bod 2), adekvátně snížit!

        Pracujeme-li správně, mají všechny fakturační doklady obraz v zůstatcích účtů. Uvedené doklady musí být v agendách fakturace proto, aby bylo možné připojovat budoucí platby a aby byla fakturace s účetnictvím konzistentní a vše maximálně přehledné (k zadávání těchto dokladů je možno použít přiměřeně i OLE Automation - záleží ale na konkrétní situaci, v ABRA Gen není žádný standard tohoto převodu implementován)

    2. Přirazení pokladních dokladů a bankovních pohybů vystavených v přechodném období k nevyrovnaným fakturám zadaným v bodě 3.