Evidence pošty - obecně

Pojmy použité dále v textu:

• Zpracovatel pošty - osoba, zodpovědná za zpracování pošty, která přijímá došlé zásilky od poskytovatele pošty, eviduje je a distribuuje adresátům (dalším zaměstnancům ve firmě), přijímá od ostatních zásilky odesílané pošty, eviduje je a připravuje k odeslání, tiskne potřebné výkazy. Může se jednat např. o recepční či libovolnou jinou osobu (či více osob) ve firmě. Není důležité, kdo a co přesně dělá, tento pojem zavádíme jen pro odlišení od běžného odesílatele odeslané pošty
• Odesílatel - Kdokoliv zevnitř firmy, kdo odesílá zásilku

Nezbytnou podmínkou pro provoz evidence pošty je, aby byla tato část systému licencována. Evidence pošty je licencována samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Došlé zásilky se zaznamenávají v agendě Došlá pošta, evidence odeslaných zásilek se vede v agendě Odeslaná pošta. Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít používat skupinu Evidence pošty, vystavované záznamy o odeslané a došlé poště jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Tyto údaje lze později, mimo jiné, využívat k efektivnímu vyhledávání a přehledné evidenci o realizované poště.

Dále jsou jako doklady pojaty záznamy uzávěrky pošty v agendě Uzávěrky pošty, viz dále Uzavírání odeslané pošty, evidence fyzického odeslání.

Aby bylo možno sledovat, které zásilky již byly zpracovány a fyzicky odeslány a kdy, je k dispozici možnost vybrané záznamy odeslané pošty uzavírat a po skutečném fyzickém odeslání následně nastavovat jako odeslané k zadanému datu. Při uzavření vzniká jeden či více dokladů uzávěrky pošty (zvlášť pro jednotlivé poštovní poskytovatele na uzavíraných záznamech). Jedná se o pomocné doklady, které slouží pro evidenci, kdy a kdo uzávěrku provedl a které záznamy odeslané pošty byly těmito doklady uzavřeny.

Doklady uzávěrky pošty lze dále nastavit jako odeslané a lze zadat datum fyzického odeslání. To byste měli provést tehdy, pokud skutečně došlo k jejich fyzickému odeslání.

Dokud nejsou doklady uzávěrky pošty nastaveny jako odeslané, lze je ještě upravovat. Tj. zahrnout do nich další odeslanou zásilku či naopak nějakou odpojit. To využijete typicky tehdy, pokud během procesu zpracování denní pošty (roztřídění, kontrola dle vytištěných výkazů) se objeví další odeslaná zásilka, kterou byste ještě chtěli zahrnout, či naopak kdy se během zpracování zjistilo, že některou ze zahrnutých zásilek odeslat fyzicky nejde, jelikož ji odesílatel pošty fyzicky zatím nepředal zpracovateli pošty apod.

Odeslané doklady uzávěrky pošty by však již neměly být opravovány. To je důležité zejména v případě úvěrovaného poštovného, jelikož jste na základě odeslaných zásilek zřejmě sestavili poštovní výkazy, které již mohly být odevzdány na poště. Tudíž následná změna podkladů, z nichž byly výkazy sestaveny, by nemusela být žádoucí. Nicméně uživatel, který k tomu má přiděleno speciální přístupové právo Opravovat odeslané doklady uzávěrky pošty, je opravit může. Opravami se myslí nejen změna údajů na dokladu uzávěrky, ale i připojování a odpojování dokladů odeslané pošty, které jsou do daného uzávěrkového dokladu zahrnuty.

Samotné doklady odeslané pošty opravovat lze (není na to nutné zmíněné speciální přístupové právo), ale pokud byly zahrnuty do dokladu uzávěrky pošty (bez ohledu na stav jeho odeslání), pak lze opravovat jen některé položky. Položky jako Podací číslo, hmotnost, cena zásilky, poštovné, placeno v hotovosti musí jít změnit (přestože se jedná o položky na sestavovaných výkazech) kvůli zpětné editaci situace, kdy pošta neuzná např. váhu apod. Pokud takové položky opravujete, pak je třeba si výkazy sestavit znovu.

Nastavit příznak odeslání lze i hromadně. To využijete tehdy, pokud si sice pro přehled provádíte denní uzávěrky pošty, ale na poštu chodíte např. obden. Pro sestavované výkazy pro úvěrované poštovné je pak rozhodující právě uvedené datum fyzického odeslání.

Příznak odeslání lze i zpětně zrušit. To je nutné pro případy, kdy sice zásilky měly být fyzicky v daný den odeslány, ale z nějakého důvodu k tomu nedošlo (např. na poště bylo již zavřeno).

U záznamů došlé pošty je k dispozici položka pro zadání stavu, v jakém se došlá zásilka nachází. Vybírá se z číselníku typů stavů došlé pošty tak, jak si jej nadefinoval uživatel, a má jen informativní význam. Změna stavu došlé pošty se nijak neeviduje a řeší se obyčejnou opravou záznamu došlé pošty.

U záznamů odeslané pošty se položka stav jako taková nevyskytuje. Nicméně v návaznosti na předchozí výklad Uzavírání odeslané pošty, evidence fyzického odeslání může odeslaná pošta nabývat jednoho z následujících stavů:

• Neuzavřeno - po zadání zásilky
• Uzavřeno, ale neodesláno - tj. odeslaná pošta je zahrnuta v nějaké uzávěrce pošty, ale tato ještě nebyla nastavena jako odeslaná
• Uzavřeno a odesláno - tj. odeslaná pošta je zahrnuta v nějaké uzávěrce pošty a tato již byla nastavena jako odeslaná.

  Důsledky jednotlivých stavů viz Uzavírání odeslané pošty, evidence fyzického odeslání.

V dalším textu uvedeme příklady, jak může ve firmě probíhat tvorba, evidence a zpracování poštovních zásilek a jak při tom lze využívat agendy modulu Evidence pošty. Jedná se pouze o několik ilustračních příkladů. Kombinací postupů při zpracování pošty je však v praxi celá řada a záleží jen na vás, jaký používáte nebo se rozhodnete používat.

Příklady tvorby fyzické zásilky vč. záznamů v evidenci pošty:

1. Odesílatel připraví zásilku a předá ji fyzicky ke zpracování Zpracovateli pošty. Pokud je zásilka otevřená a obsahem zásilky je např. vytištěný doklad s adresou, nemusí nic dalšího k zásilce přikládat. V opačném případě přiloží identifikaci adresáta evidovaného v systému nebo identifikaci dokladu. Zpracovatel zapíše nový záznam do agendy Odeslaná pošta, popřípadě tento záznam vytvoří na základě zdrojového dokladu (mezi zdrojovým dokladem a budoucím záznamem v odeslané poště se vytvoří vazba), doplní a zkontroluje údaje o firmě, adrese apod.
2. Odesílatel připraví zásilku a opatří ji adresou. Zároveň vytvoří záznam v agendě Odeslaná pošta, doplní a zkontroluje údaje o firmě, adrese apod. Pokud je předmětem zásilky zdrojový doklad, sváže záznam v Odeslané poště se zdrojovým dokladem, aby bylo evidováno, kdy a jak byl daný doklad odeslán. Vazbu mezi dokladem a záznamem v evidenci pošty vytvoří nejrychleji tak, že záznam pošty vytvoří přímo z agendy zdrojového dokladu. Zásilku může označit pro lepší následnou orientaci číslem dokladu Odeslané pošty (např. na obálku) a předá ji ke zpracování Zpracovateli pošty.
3. Odesílatel potřebuje odeslat více dopisů stejné kategorie a nechce evidovat jednotlivé zásilky v agendě Odeslaná pošta. Pak může vytvořit hromadný záznam, na kterém firma a adresa není důležitá (použije např. fiktivní firmu "Bez příslušnosti k firmě") a v položce Množství jen uvede počet zásilek. Odesílatel může po dohodě i tyto zásilky jen vytvořit fyzicky a předat je zpracovateli pošty, který záznam pro hromadnou zásilku v evidenci pošty zadá sám.
4. Odesílatel potřebuje odeslat zásilku s dobírkou. Pak může rovnou vytisknout poštovní dobírkovou poukázku současně s dokladem (viz možnosti tisků dokladů se složenkou/dobírkou). Totéž může provést i později až z agendy Odeslaná pošta (samozřejmě jen tehdy, pokud je záznam pošty spojen s odpovídajícím zdrojovým dokladem).

Příklad dalšího zpracování - předpokládejme, že firma využívá úvěrované poštovné přes Českou poštu, ale v případě potřeby může odeslat zásilky i mimo úvěrované poštovné s platbou hotově, příp. odeslat zásilku přes jiného poštovního poskytovatele (např. nějakou expresní zásilkovou službu):

• Předpokládejme, že zásilky jsou fyzicky připravené u Zpracovatele pošty, záznamy o nich jsou zadané v Odeslané poště. Pokud k některým fyzickým zásilkám záznamy v Odeslané poště má vystavovat přímo zpracovatel, pak tak učiní.
• Zpracovatel pošty ve stanovený čas uzavře poštu, např. jednou za den, čímž je vygenerován jeden či více dokladů uzávěrky pošty, do nichž jsou uzavřené záznamy pošty zahrnuty.
• Vytiskne si nejdříve jen pro kontrolu výkazy požadované poštovním poskytovatelem (např. pro Českou poštu podací archy pro doporučené zásilky, balíky, dobírky apod. a Evidenční lístek poštovného).
• Zásilky si roztřídí dle obsahu, seřadí fyzicky podle výkazů a přitom provede jejich kontrolu oproti výkazům. Při kontrole mohou být nalezeny chyby (např. chybně zadaná adresa, chybně uvedené poštovné apod.), příp. mohou některé zásilky fyzicky chybět či naopak přebývat:
  • Pokud se vyskytnou chyby na zadaných záznamech pošty, pak tyto dle potřeb opraví.
  • Pokud některé zásilky fyzicky chybí a nelze je získat (např. někdo z pracovníků firmy zadal záznam pošty, ale nepředal fyzickou zásilku a již není přítomen), pak zpracovatel pošty uzávěrkový doklad opraví, tj. dané záznamy pošty od uzávěrkového dokladu odpojí (budou zahrnuty až do následné uzávěrky a odeslány později).
  • Pokud některé zásilky přebývají (např. někdo z pracovníků firmy mu předal zásilku k odeslání, ale zapomněl vytvořit adekvátní záznam v Odeslané poště nebo nová zásilka k odeslání vznikla až v průběhu uzavírání denní pošty), má zpracovatel pošty ještě možnost je doplnit a do uzávěrkového dokladu dodatečně zahrnout.
• Pokud došlo ke změnám, vytiskne si aktuální výkazy pro poštu.
• Uzávěrkové doklady nastaví jako odeslané a zadá datum odeslání.
• Zajistí fyzické odeslání zásilek (např. odnese je na poštu).
• Po návratu z pošty záznamy v Odeslané poště uvedené ve výkazech doplní buď jednotlivě nebo hromadně o tato čísla zásilek, popřípadě opraví cenu poštovného, pokud pošta tyto ceny na výkazech změnila.
• Pokud se objeví další nové požadavky na odeslání pošty v tentýž den a to:
  • ještě před odevzdáním výkazů na poště, má zpracovatel pošty možnost:
    • ještě odeslání zrušit, doplnit uzávěrku a celý proces zopakovat
  • již po odevzdáním výkazů na poště, má zpracovatel pošty možnost:
    • vytvořit za daný den další novou uzávěrku a celý proces provést ještě jednou (pokud poštovní poskytovatel umožňuje více denních uzávěrek)
    • nebo tyto záznamy označit jako zaplacené hotově (tyto zásilky budou zaplaceny na poště v hotovosti a nebudou součástí výkazů pro úvěrované poštovné)

Jedná se o projekt podporovaný Českou poštou. Zda je využitelný i v kombinaci s jinými poštovní poskytovateli, závisí na tom, jaké služby tito poskytují. Podrobné informace viz u České pošty, zde uvedeme jen informace nezbytné pro pochopení, jak správně zadat údaje pro generování podacích čísel v číselnících modulu Evidence pošty.

Jedná se o hromadné podávání zásilek označených čárovým kódem. Aby jej firma mohla využívat, musí být splněno několik předpokladů (např. adresní strana zásilky musí být doplněna tiskem čárového kódu s jednoznačným identifikačním číslem (ID), předávání soupisů zásilek k podání v elektronické podobě (místo poštovních podacích archů) apod.)

Každý smluvní podavatel obdrží od České pošty adresní štítky s předtištěnými čárovým kódy a dalšími údaji o podavateli. Číslo podavatele přiděluje příslušné obchodní oddělení na základě dohody. Podle předpokládaného podání se přidělují čísla podavatelů. Podle typu podavatele je určena struktura identifikačního čísla a obsah čárového kódu na adresním štítku. Podle čísla podavatele se rovněž vytváří název souboru, který předává podavatel poště a název souboru, který vrací zpět pošta podavateli. Číslo musí identifikovat druh zásilky, podací poštu, podavatele a zásilku v průběhu roku. Celková délka tohoto kódu (čísla zásilky) je 13 znaků.

Kolika ciferné bude vlastní pořadové číslo (viz znaky na místě IIII... v rámci struktury kódu u příkladů výše) závisí na tom, kolik znaků je spotřebováno na prefix (tj. jak velký je podavatel, jaké zásilky podává atd.). V jakém rozsahu se mohou pohybovat pořadová čísla pro jednotlivé druhy zásilek, závisí také na tom, jaké druhy zásilek podává a zda tato čísla podavatel u dobírkových zásilek využívá i jako variabilní symbol a je stanoven poštou.

Čárové kódy si podavatelé buď tisknou sami (typicky podavatelé s větším rozsahem zásilek) nebo jimi pouze zásilky polepují.

S ohledem na výše uvedené skutečnosti a údaje dané poštou, je třeba v číselníku Typů obsahů odeslané pošty pro jednotlivé typy obsahů zatrhnout položku Používat generování podacího čísla a odpovídajícím způsobem zadat údaje, které odpovídají vámi používaným druhům zásilek. Pak se budou podací čísla odesílaných zásilek generovat automaticky. Způsob zadání údajů objasníme na příkladu:

Podpora hromadného podání zásilek je doplněna následujícími reporty a exporty:

• Tisk štítků České pošty z agendy Odeslaná pošta: K dispozici je dodávaná tisková sestava, která tiskne vybrané informace do předtištěných kolonek štítků České pošty. Na štítcích se tiskne čárový kód ve formátu "bcCode128Post" (jedná se o kombinaci standardních formátů 128B a 128C). Jedná se o speciální formát zavedený pro Českou poštu. Pro tisk se používá podací číslo zásilky generované automaticky dle textu výše. Každý štítek odpovídá jednomu záznamu odeslané pošty. Před tiskem štítků je ještě možno definovat počet štítků na stránku a zadat PSČ podací pošty, které se použije při tisku.

• Export pro Českou poštu z agendy Uzávěrky pošty: K dispozici je dodávaný def. export, jehož výstupem jsou soubory s obsahem v různých formátech, které Česká pošta podporuje. Soubory se ukládají do adresáře, který se zadá před spuštěním exportu (včetně koncového zpětného lomítka). Název souboru je vytvořen na základě zadání údajů v dialogu před exportem - číslo podavatele a ze zvoleného formátu exportu (I,K,M,N). Zadané údaje se pamatují pro příští použití. Vytváří se vždy tolik souborů, kolik je použito číselných řad na Typech odeslané pošty a to pro každý záznam uzávěrky. Pro každý záznam uzávěrky dva soubory, jeden zazipovaný a druhý jen s odkazem na soubor v zip archívu.

Před spuštěním exportu je též možné zadat e-mailovou adresu. Pokud bude adresa zadána, bude v rámci následného zpracování vytvořeného dokumentu zavolán e-mailový klient a předpřipraví se e-mail, který bude mít jako přílohy připojeny soubory vytvořené daným exportem a předmět e-mailu předvyplněný popisem vytvořeného dokumentu (zadaným v rámci dialogu volby "Vytvořit dokument"). Výše uvedené zajišťuje ovladač (driver) pro kategorii dokumentů "Export České pošty", tudíž je třeba v rámci daného def. exportu používat volbu "Vytvořit dokument" a zvolit správnou kategorii dokumentů.

Systém ABRA Gen podporuje komunikaci s programem Pošta 2002. Záznamy z agendy Odeslaná pošta je možné přenést do programu Pošta 2002, propojení je realizováno prostřednictvím ODBC rozhraní. Popis nastavení propojení systému ABRA Gen s programem Pošta 2002 a instalace a konfigurace ODBC ovladače viz samostatný dokument propojeni_posta2002.pdf. Soubor je standardně instalován v adresáři, kde máte vaši instalaci ABRA Gen.

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje. U záznamů pošty přichází tato možnost v úvahu pro záznamy pošty odeslané, které lze vystavovat podle pošty došlé, pokud taková existuje nebo naopak. Odeslanou poštu lze dále vystavovat podle jiných dokladů v systému. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený jinak zadáváním týchž údajů znovu.

Možnosti vzájemných importů dokladů obecně v rámci ABRA Gen byly uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, které pro import dokladů platí. Popis vlastního vystavení dokladu podle jiného je pak uveden v popisu jednotlivých agend, u kterých je tato možnost k dispozici.