Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků - záložka Omezení

Záložka slouží k výběru záznamů, které se poté zobrazí na záložce Seznam.

Omezení

Vyberete některou z uložených definic omezení nebo zadáte podmínky pro omezení ručně, tj. zatrhnete vybrané omezovací prvky a zadáte požadované hodnoty. Po stisku tlačítka Získat záznamy, se záznamy vyhovující daným podmínkám zobrazí na záložce Seznam. Zadat hodnoty omezení musíte minimálně u povinných omezovacích prvků. Jinak by záložka Seznam mohla zůstat i prázdná. Viz defaultně zatržené omezovací prvky. Kromě omezení nastaveného v této záložce se vezmou v potaz i případná omezení podle přístupových práv, viz Omezení versus Přístupová práva. Použití záložky Omezení, tj. způsob nastavení omezení, používání uložených definic omezení, ovládání seznamu omezovacích prvků a popis jejich typů, popis funkcí v záložce omezení, využití tzv. divokých znaků (wildcards) apod. naleznete v kapitole Záložka Omezení - obecně.

Třídění

Ve spodní části záložky je možnost nastavit třídění pro záložku Seznam. Viz použití a ovládání prvků pro nastavení Třídění. Třídění již může být zahrnuto ve vybrané uložené definici omezení, pak jej nebudete muset nastavovat.

Zde je potřeba vzít v úvahu, že výpis saldokonta je skupinován a skupiny musí zůstat zachovány i po změně třídění. Tudíž nastavené Třídění u této agendy se uplatní především v rámci záznamů dané skupiny. Tj. pokud si zde zadáte třídění např. dle data a částky dokladu, budou takto setříděny záznamy v jednotlivých skupinách (ale nebudou takto setříděny všechny vypsané záznamy najednou mezi sebou). V některých případech může zvolené třídění ovlivnit i pořadí samotných skupin. Např. pokud budete třídit podle párovacího znaku. Stále je ale třeba mot na paměti, že záznamů ve skupině je víc a každý z nich může mít dané položky jiné. Je tedy třeba volit třídění rozumně, ne všechny kombinace budou smysluplné.

Význam prvků

Význam jednotlivých prvků záložky Omezení v této agendě je zřejmý z jejich popisu uvedeném v záložce Detail, blíže objasníme pouze následující prvky:

Název Popis
Účet MD a D

Povinný omezovací prvek. Viz defaultně zatržené omezovací prvky. Účet, za který chcete saldokonto sledovat, tj. vypsat saldokotní skupiny. Z účtového rozvrhu vyberete jeden nebo více účtů. Program pak vybere jen takové záznamy, které mají v řádcích na straně MD nebo D některý z vybraných účtů (příp. včetně dalších pohybů v jejich skupině, viz dále prvek Pohyby). Zde vybíráte konkrétní účet z číselníku (nejde tedy zadat jen jeho část, nelze vybrat neúplné účty). Pokud byste tímto způsobem chtěli zadat omezení např. za účtovou skupinu 31, musíte vybrat všechny účty dané skupiny.

Průnik podmínek Účet znakově a Účet MD a D je základní podmínkou pro výběr skupin - další případné omezující podmínky se uplatňují až po této.

Ve starší agendě Saldokonto - účetní deník souvztažně je k dispozici ještě možnost vybírat účty znakově (prvek Účet znakově). Tato možnost zde není, účty se zadávají přesně výběrem daného účtu z účtového rozvrhu.
Datum účtování

Povinný omezovací prvek. Viz defaultně zatržené omezovací prvky. Význam je zřejmý z názvu.

Je praktické spodní datum (Datum účtování od) nezadávat, protože nás zajímá vyrovnanost účetní skupiny od prvopočátku - cílem je mít účetnictví srovnané či dorovnat od začátku.
Pohyby

Povinný omezovací prvek. Viz defaultně zatržené omezovací prvky. Pomocí této volby nastavíte, zda zobrazené saldokontní skupiny budou obsahovat všechny pohyby nebo nikoliv.

Možnosti:

  • Všechny ve skupině - v tomto případě se vypíší všechny pohyby ve skupině bez ohledu na to, zda vyhovují dalším aktuálně zadaným omezujícím podmínkám. Tedy, vyhovuje-li alespoň jeden záznam skupiny podmínkám, pak se vypíše skupina celá.
  • Všechny za zvolené datum účtování - obdoba předchozí volby s tím, že se uplatní pouze případné nastavené omezení za datum účtování a současně omezení za období. Tedy vypíše pohyby ve skupině bez ohledu na další aktuálně zadaná omezení, ale jen ty, která byly účtovány v zadaném intervalu. Využijete s výhodou tehdy, pokud před uzávěrkou rovnáte saldokonto účtů a potřebujete jej sledovat zpětně k datu. Tedy, jaké bylo saldokonto, pokud by se vzaly v potaz pouze pohyby se zadaným datem účtování.
  • Jen za zvolené omezení - vypíší se pouze takové pohyby, které vyhovují všem dalším aktuálně zadaným omezujícím podmínkám.

U omezení v saldo deníku pozor. Co se týče omezení v saldo deníku, je třeba si uvědomit mj. to, že pokud nevypisujete Pohyby za Všechny ve skupině, ale jen za některé (např. za zvolené datum účtování), tak skupiny vypisující saldo daného účtu MOHOU BÝT NEÚPLNÉ (mohl vypadnout nějaký doklad, který nevyhověl zadanému omezení) a tudíž i vyčíslené SALDO v dané skupině v dané chvíli není za celou skupinu, ale jen za tu část, která prošla omezením a kterou aktuálně vidíte. To samozřejmě může být v pořádku, pokud víte, co děláte a proč jste si takové omezení zvolili. Vždy si to ale řádně zvažte, než se pustíte do "rovnání salda". Protože "rovnat saldo" u neúplně vypsaných skupin nepovede k jeho srovnání, ale naopak.

Popis skupinování do saldokontních (souvztažných) skupin obecně viz kap. Věcný obsah - párování dokladů. Objasníme na příkladech:

Mějme saldokontní skupinu, která obsahuje fakturu vydanou vystavenou 01.12.2023, její platbu bankovním výpisem 10.12.2023 (oba záznamy jsou účtovány na 311xx) a dále spárovaný dodací list 01.12.2023. Dále saldokontní skupina obsahuje i doplatek faktury PP vystavené např. v dalším období 10.01.2024. Vypisujeme saldokonto všech účtů 311xx.

Pokud zvolíme:

  • Všechny ve skupině bez dalšího omezení, pak bude vypsána celá skupina, tedy záznamy účtování FV, BV, DL i PP, přestože DL není sám o sobě účtován na sledovaném účtu 311.
  • Všechny za zvolené datum účtování a datum účtování zvolíme např. do 31.12.2005, pak se vypíší ve skupině jen FV, BV a DL. Tedy je vidět saldokonto ke konci roku 2005.
  • Jen za zvolené omezení, vypíší se ve skupině jen FV a BV. PP se nevypíše, jelikož nevyhoví omezení za datum účtování a DL se nevypíše, jelikož nevyhoví omezení za účet.

Mějme účetní skupinu pro doklad PS-1/2023, který je souhrnným zaúčtováním tří dokladů pokladní příjem PP-1, PP-2 a PP-3. Každý z pokladních příjmů je vystaven s jiným datem, tudíž doklad PS bude mít v žádostech 3 řádky. Současně pokladní příjmy PP-1 a PP-2 mají použitu zakázku A a PP-3 má použitu zakázku B. Nastavíme omezení za zakázku B a současně Pohyby- všechny ve skupině. Jelikož aspoň jeden záznam ze skupiny vyhovuje omezení, skupina se zobrazí a to celá, tj. uvidíme všechny 3 řádky. Pokud ale Celé skupiny nastavíme na Ne, pak ze skupiny uvidíme jen ty záznamy, které vyhovují omezení, v našem případě tedy 1 řádek.
Vypsat skupiny

Povinný omezovací prvek. Viz defaultně zatržené omezovací prvky. Pomocí tohoto prvku si můžete zvolit, jaké saldokontkní skupiny do výpisu zahrnou s ohledem na jejich vynulovanost.

Možnosti:

  • Jen s nenulovým rozdílem - v tomto případě se vypíší jen ty saldokontní skupiny (vyhovující dalším aktuálně zadaným omezujícím podmínkám), které jsou nevyrovnané (nevynulované), tj. mají nenulový rozdíl, viz položka Rozdíl. Tuto volbu využijete nejčastěji. Protože primárně budete chtít nevyrovnané saldokontní skupiny vyrovnat.
  • Všechny - vypíší se všechny bez ohledu na velikost rozdílu saldokontní skupiny.
  • Jen s nulovým rozdílem - opak první volby, tj. vypíší se jen vyrovnané (vynulované) saldokontní skupiny. Využijete např. pro kontrolu.
Účetní řada dokladu

Jak bylo řečeno v úvodní kap., v účetním deníku pracujete s účetními řadami daných dokladů (nikoli zdrojovými řadami).

Z číselníku účetních řad vyberete jednu nebo více účetních řad, za které chcete záznamy omezit. Program pak vybere takové záznamy, které jsou vystaveny na jednu z vybraných účetních řad a účtovány na sledovaný saldokontní účet. Zda se saldokontní skupina s takovým záznamem vypíše, závisí mj. na prvku Vypsat skupiny a na hodnotě salda skupiny. Zda se omezení uplatní i na další pohyby ve skupině, závisí na prvku Pohyby.
Středisko MD a D

Možnost omezit účetní záznamy jen za vybraná střediska. Z číselníku středisek vyberete jedno nebo více středisek, za která chcete záznamy v deníku omezit.

Program pak vybere jen takové záznamy, které mají v řádcích alespoň na jedné ze stran MD nebo D některé ze zadaných středisek, příp. včetně dalších pohybů v jejich skupině, viz dále prvek Pohyby. Je-li zatrženo Včetně podřízených, pak zahrne i záznamy se středisky, která jsou podřízena vybraným.
Zakázka MD a D Obdobná možnost jako u omezení za Střediska v předchozím prvku, jen zde vybíráte zakázky,
Obchodní případ MD a D Obdobná možnost jako u omezení za Střediska v předchozím prvku, jen zde vybíráte obchodní případy,
Projekt MD a D

Z číselníku projektů vyberete jeden nebo více projektů, za které chcete záznamy v deníku omezit.

Párovací znak Omezení za řetězec zadaný nad účetními záznamy coby pár. znak. Viz popis položky Znak skupiny.
Audit Umožní vybrat buď jen auditované pohyby, nebo jen neauditované, anebo na příznak audit nebere ohled.