Předkontace a jejich aplikace na doklady

• Předkontace se zadává při vystavování dokladu - typicky v záložce Hlavička (viz záložka Hlavička→položka Kontace). Program se snaží ji předvyplnit, pokud je to možné. Předvyplněnou předkontaci lze v případě potřeby změnit. Není-li žádná předkontace zadána, použije se tzv. "Základní předkontace". Ta je sama o sobě typicky obecná a předvyplní pouze něco. Nicméně vhodným nastavením jak předkontací, tak jiných míst systému lze docílit toho, že se doklady budou předkontovávat úplně a správně.

  Poté se pro každý řádek dokladu vyhodnotí výrazy zadané v předkontacích a program se pokusí pro daný řádek dokladu předvyplnit účetní údaje (účty MD a D, střediska MD a D, text,...).Uživatel se již při vystavování dokladu může podívat, jak bude vypadat zaúčtování jednotlivých řádků daného dokladu, pokud by se použila zvolená předkontace. K tomu slouží záložka Rozúčtování. (Viz záložka Rozúčtování→položka Kontace a tlačítko Předkontuj.) Uživatel může chybějící údaje rovnou doplnit nebo předvyplněné údaje změnit.
  
  

• Po uložení dokladu se program ještě pokusí sloučit řádky, které obdržel z předkontací příp. ze záložky Rozúčtování nebo z hodnot ve sloupcích Účet na řádcích dokladu a které mají všechny účetní položky shodné, a tudíž je lze sloučit (např. všechny částky DPH ze všech řádků, kde je stejná DPH sazba, středisko, zakázka, obchodní případ, projekt).

  Výsledné řádky se promítnou do modulu Účetnictví jako účetní zápisy pro vystavený doklad. Výsledné zaúčtování daného dokladu lze též prohlížet v záložce Zaúčtování.

Předkontace jsou hierarchicky členěny. Hlavní členění předkontací je podle typu dokladu - např. faktury vydané, faktury přijaté atd.

Pro daný typ dokladu je možné vytvářet skupiny předkontací, které se buď váží ke konkrétní zdrojové řadě dokladů, nebo platí pro všechny řady daného typu dokladu (tj. jsou na řadách dokladů nezávislé).

V rámci jedné skupiny předkontací je možné vytvořit několik dílčích definic předkontací - např. faktura za zboží, faktura za služby, faktura za nákup majetku apod. Definic předkontací můžete zadat libovolný počet.

V každé skupině (k určité řadě nebo jen typu dokladu, tedy bez určení konkrétní řady) se může vyskytovat jedna tzv. základní předkontace, která má zvláštní výsady při vyhodnocování předkontací pro konkrétní doklad, viz dále. Jednotlivé definice předkontací pak mohou obsahovat libovolný počet řádků. Každý řádek je buď pravidlem, nebo výjimkou, dále každý řádek obsahuje informaci o typu řádku (typ řádku podle typu dokladu může nabývat různých hodnot, např. základ, daň a zaokrouhlení), lze na něm zadávat podmínku řádku a informaci, zda pokračovat ve vyhodnocování předkontací či nikoliv. Tyto informace se používají při vyhodnocování předkontací pro daný doklad.

Příklad hierarchického uspořádání definic kontací pro doklady faktur vydané a pro řady FVA a FVB viz následující obrázek:

Barevnou škálou jsou odlišeny definice, které k sobě patří

Připravili jsme pro vás několik videí s konkrétními situacemi, které v rámci předkontací můžete řešit.

Při vyhodnocování předkontací se postupuje následovně:

• nejdříve řádky kontace zvolené pro řadu dokladů
• poté řádky kontace základní pro řadu dokladů
• poté řádky kontace základní pro typ dokladů

Přičemž platí:

• Nejdříve se vyhodnotí všechny existující výjimky, pak všechna existující pravidla.
• Řádky předkontací se vyhodnocují postupně dle svého pořadí.

• Doplňování položek z předkontací se děje aditivně (tedy je-li hodnota již doplněna, vyhodnocení dalšího řádku téže či následující předkontace ji již nepřepíše, doplňují se tedy pouze dosud nedoplněné údaje.

  Hodnoty mohou být předvyplněny přímo na dokladu:

  • na záložce Rozúčtování v rámci ručního rozúčtování provedeného uživatelem
  • v poli Účet na subzáložce Obsah zaúčtovávaného dokladu, viz popis vlastnosti Zadávat účet na řádku dokladu v číselníku řad dokladů

  Pokud je některá z požadovaných hodnot určena tímto způsobem, pokládá se za doplněnou již před začátkem zpracování předkontací a vyhodnocování jednotlivých řádků předkontací ji nepřepíše. Jinými slovy:

  • pokud jsou na záložce Rozúčtování vyplněné nějaké údaje, mají přednost před případným obsahem pole Účet na subzáložce Obsah i před předkontacemi
  • pokud na záložce Rozúčtování žádné údaje vyplněné nejsou, případný obsah pole Účet na subzáložce Obsah má přednost před předkontacemi
• Řetězec vyhodnocování kontací se ukončí, pokud je podmínka nějakého řádku vyhodnocena kladně (je splněna) a současně položka Pokračovat je nastavena na Ne.
• Toto vyhodnocování probíhá pro každý typ řádku.

Tedy jinými slovy, jak proběhne celý proces zaúčtování:

Při vyhodnocování předkontací se vychází z nějaké předkontace uživatelem vybrané v hlavičce dokladu, resp. v záložce Rozúčtování při editaci dokladu. Na této předkontaci se vyhodnotí existující výjimky. Pokud nebyla kladně (podle podmínky výjimky) vyhodnocena žádná, nebo pokud je na kladně vyhodnocené výjimce nastaveno pokračovat, pokračuje se ve vyhodnocování výjimek na základní předkontaci stejné skupiny (podle řady nebo podle typu dokladu). Pokud se i po vyhodnocení výjimek v základní předkontaci má pokračovat dále a pokud byla uživatelem vybraná předkontace na konkrétní řadu dokladů, pokračuje se vyhodnocováním výjimek základní předkontace k typu dokladu. Pokud ani toto nezpůsobí ukončení vyhodnocování předkontací, provede se stejný cyklus s vyhodnocováním řádků předkontací (ve stejných definicích předkontací) pro pravidla. Pokud žádná z předkontací pro zvolenou řadu, resp. pro daný typ dokladu (bez ohledu na řadu) není označena jako základní, příslušný krok se přeskočí.

Tento proces se provede pro každý řádek zdrojového dokladu.

Poté se program ještě pokusí sloučit řádky, které obdržel:

• z předkontací
• ze záložky Rozúčtování
• z hodnot vyplněných ve sloupci Účet na řádcích dokladu

Řádky, které mají všechny účetní položky shodné, jsou sloučeny do jednoho. Výsledné řádky jsou následně vyslány do účetnictví (dle nastavení do žádostí, resp. do deníku) jako řádky odpovídajícího účetního dokladu. Např. zdrojový doklad, který měl např. 4 řádky, může po aplikaci předkontace mít pouze jeden řádek účetního dokladu, příp. naopak. objasníme na příkladu:

Sloučení řádků objasníme na příkladu:

Při zadávání dokladu se program pokusí předkontaci předvyplnit, nicméně předvyplněnou je možno změnit. Pokud program předkontaci předvyplnit nemůže, může ji uživatel vybrat ručně. Přitom platí následující pravidla:

• Pro majetkové doklady:
  • Odpisy - použije se na doklad odpisů předkontace zadaná pro danou kartu majetku v jejích kmenových údajích
  • Zařazení, Změna ceny, Vyřazení - předvyplní se prioritně předkontace přiřazená v číselníku druhů majetku k danému druhu majetku, do něhož karta majetku uvedená na dokladu patří. Není-li v číselníku druhů majetku kontace přiřazena, aplikují se dále obecná pravidla, platná pro ostatní doklady systému
    
    
• Pro ostatní doklady systému:
  • pokud existuje jedna předkontace za řadu, v níž je vystavován doklad, předvyplní se (bez ohledu na to, kolik existuje předkontací bez ohledu na řadu)
  • pokud existuje více než jedna předkontace za řadu, nepředvyplní se žádná a to ani v případě, že existuje pouze jedna předkontace bez ohledu na řadu
  • pokud existuje jedna předkontace bez ohledu na řadu a žádná za řadu, předvyplní se
    
    
• Při vybírání předkontace pro určitý doklad a vyvolání číselníku předkontací, se nabídne číselník:
  • buď obsahující skupinu předkontací pro danou řadu dokladu (a to tehdy, pokud nějaké takové předkontace k zadané řadě existují),
  • nebo jen skupina předkontací pro daný typ dokladu. Je možné mezi těmito dvěma omezeními přepínat.
    
    
• Informace o vybrané předkontaci se uloží na doklad, aby byla k dispozici v případě oprav dokladu.
  
  
• Pokud není předkontace na dokladu zadána, použije se pro zaúčtování základní předkontace. Prioritu má základní předkontace s ohledem na řadu, základní předkontace ze skupiny kontací pro řadu, v níž je vystavován doklad.

Pro doklady s možností souhrnného účtování navíc platí:

• Při souhrnném účtování je možno zadat předkontaci, která se pak upřednostní před předkontací zadanou pro daný doklad (v hlavičce dokladu).

Objasníme na příkladu: