Účetní deník

Jedná se o seznam zaúčtovaných záznamů, tj. zaúčtování dokladů, které byly zaúčtovány do deníku rovnou po vystavení (mají nastavený způsob účtování přímo do deníku), anebo které byly přeúčtovány do účetního deníku později z účetních žádostí. Jedná se o účetní deník obdobně jako v agendě Účetní deník - souvztažně, jen zde je k dispozici z pohledu časové posloupnosti.

V záložce Seznam uvidíte zaúčtované záznamy vybrané podle omezujících podmínek zadaných v záložce Omezení.

Záznamy v deníku

Nový záznam do deníku zde nelze ručně vytvořit, protože všechny záznamy v účetnictví musí mít svůj obraz ve zdrojových knihách a není možné, aby údaje v deníku neodpovídaly údajům ve zdrojových knihách. Musí tedy nejdříve vzniknout příslušný zdrojový doklad. Má-li daná řada dokladů nastaveno, že se má účtovat do účetnictví, doklady se zapisují do žádostí nebo přímo do účetního deníku předkontované podle zvolených předkontací. Nový záznam v účetním deníku pak přibude automaticky po vystavení účtovaného dokladu v některé ze zdrojových knih, pokud má účetní řada, v níž je doklad vystaven, nastaveno účtování přímo do účetního deníku a toto lze provést (tj. jsou zadány všechny potřebné údaje), nebo přibude zaúčtováním žádosti z agendy účetních žádostí. Přitom platí, že nesouhrnně účtované doklady se promítají do účetnictví (do žádostí nebo příp. rovnou do deníku) ihned po svém vystavení, souhrnně účtované až poté, co je do účetnictví vyšle uživatel (funkcí Zaúčtovat z agend takových dokladů). Podrobně viz kap. Způsoby účtování - Zdrojové a účetní řady souhrnné/nesouhrnné.

Párování a předkontování účetních záznamů

Při zaúčtování dokladu do deníku se záznamy případně i automaticky spárují do odpovídající saldokontní skupiny (pokud to lze). Kromě toho lze párování ovlivňovat i ručně. Předkontování lze mj. ovlivňovat v editaci dokladu v subzáložce Rozúčtování, v subzáložce Ruční párování pak párování do saldokontních skupin.

Práce se záznamy v účetním deníku

Záznamy v deníku je možno opravovat, ale jen do jisté míry (pouze účetní údaje, které se týkají výhradně účetních položek a neovlivňují přímo zdrojový doklad). Opravy zbývajících údajů je třeba provádět na zdrojových dokladech, přičemž takové opravy zdrojového dokladu způsobí znovuzaúčtování, tedy smazání stávajícího zaúčtování z deníku (nebo ze žádostí, pokud ještě není v deníku) a provedení nového zaúčtování. Smazání dokladu způsobí smazání zaúčtování dokladu z deníku nebo ze žádostí. Opravě a mazání může být zabráněno zablokováním dokladu různým způsobem, např. auditací zaúčtování v deníku nebo blokacemi, resp. přístupovými právy. Dále viz Opravy a mazání účetních zápisů.

Princip vysílání zaúčtovávání dokladů do účetnictví byl objasněn v kapitole filozofie vazeb účetnictví a prvotních dokladů.

Deník obsahuje pro každý účetní pohyb záznam o částkách v lokální měně a v případě pohybů v cizích měnách, také měnu a částky v této cizí měně. To umožňuje pořizovat z deníku výpisy v obou měnách. Není pevně stanoveno, který účet s jakou měnou smí pracovat, to je ponecháno na uživateli a jeho kázni.

U každého zápisu v deníku se dále eviduje, který uživatel jej zadal resp. opravil, čímž je možné zpětně zjistit odpovědnost uživatelů za jednotlivé účetní zápisy.

Zaúčtování dokladu do účetního deníku může uživatel zdokumentovat pomocí likvidačního listu.

Ke každému záznamu si můžete přímo z této agendy vyvolat agendu zdrojových dokladů, v níž je zdrojový doklad obsažen, a mít tak rovnou k dispozici celý doklad a tento prohlížet, opravovat, tisknout atd.

Detailnější využití informací z účetního deníku

Každý zápis v deníku může být přiřazen k určitému středisku, což umožňuje vést střediskové účetnictví. Dále může být přiřazen k určité zakázce, obchodnímu případu či projektu. Pak lze získávat z deníku např. informace o ziskovosti jednotlivých zakázek, o obchodních případech či projektech aj. Výhodou je, že u každého záznamu v deníku může být evidovaný odkaz na firmu převzatý z položky Firma ze zdrojových dokladů. To umožní čerpat z deníku zákaznicky orientované výpisy a přehledy (např. celkové příjmy od zákazníka XY = výpis obratu třídy 6 pro zákazníka číslo XY) apod. (Přehledy obratů odběratelů a dodavatelů jsou k dispozici též v agendě Fakturačních reportů, kde však čerpají z údajů zdrojových dokladů).

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidel obecně platných pro dokladovou agendu viz Obecná pravidla - doklady (dokladové agendy/knihy), popis společných prvků, ovládání atd. pak Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) příp. další kapitoly v sekci obecných pravidel.