Přeúčtování dokladů

Obecně se dá říci, že k přeúčtování již dříve vystaveného dokladu dochází tehdy, pokud provedeme takový zásah v programu, který by mohl mít vliv na již provedené zaúčtování dokladu, (přičemž program sám "je schopen" si rozhodnout o tom, zda je třeba přeúčtování vyvolat či nikoliv). Přeúčtování může být vyvoláno automaticky (na základě nějaké provedené akce) nebo může být vyvoláno záměrně uživatelem (když si uživatel přeje doklad přeúčtovat např. po změně použité předkontace apod.). Typicky k přeúčtování dochází v následujících situacích:

• na zdrojovém dokladu opravíte některou položku, podstatnou pro účtování:
  • Datum vystavení dokladu, datum zdanitelného plnění, datum účtování - změna kteréhokoliv z těchto datumů způsobí vždy akci přeúčtování dokladu.
  • Firma
  • Částka - změna částky dokladu způsobí vždy přeúčtování. Ke změně částky může dojít i změnou měny nebo kurzu, či výběrem jiné firmy, která má jinak nastavený slevový systém apod.
  • Text (vyvolá automaticky přeúčtování jen u interních dokladů)
  • Příp. nějakou další speciální položku v dané agendě, na základě níž se mění způsob účtování. Objasníme na příkladě:

    Na dobropisu vydaném máme nastaveno Vyžadovat potvrzení dobropisu=Nepotvrzeno. Pokud změníme hodnotu na Nevyžadováno, pak se vyvolá přeúčtování, jelikož pak má DV jiné účtování. Pokud se jen mění stav s Potvrzeno na Nepotvrzeno a naopak, tak se účtování dobropisu nikterak nemění, tudíž se přeúčtování dokladu nevyvolává.

  Oprava ostatních položek přeúčtování automaticky nevyvolá a to ani v případě, že položky středisko, zakázka, obchodní případ, projekt či texty jsou použity prostřednictvím předkontací pro zaúčtování dokladu. Pokud byste v případě jejich potřeby chtěli vyvolat přeúčtování, musíte použít záložku Rozúčtovat na daném dokladu nebo si u dané řady dokladů nastavit přeúčtování vždy, viz dále.

• na zdrojovém dokladu se opraví DPH index

  Platí jen pro doklady reverse charge, u nichž výběr DPH indexu má zásadní vliv na způsob zaúčtování DRC (s ohledem na definici použitého DPH indexu se DRC účtuje jednořádkově (jen přiznání DPH) nebo dvouřádkově (přiznání i odpočet DPH). Viz Problematika DPH v režimu " reverse charge" a třístranném obchodu.

  U jiných dokladů DPH index není položkou, která by vyvolávala přeúčtování, jelikož to nemá význam (DPH indexy se nedostávají do účetnictví (podklady pro DPH se čerpají přímo ze zdrojových dokladů) a ani nijak na jiných dokladech neovlivňují způsob zaúčtování).
   

• na zdrojovém dokladu se změní typ řádku

  Změna typu řádku na dokladu může v některých případech vyvolat přeúčtování.

  Např. pokladní příjem vystavený bez DPH na 1000Kč je doklad, který má programem automaticky přidělený typ řádku "základ". Pokud ale tuto účtenku připojíme k faktuře jako její platbu, je automaticky změněn typ řádku na "platba". Tato změna může být podstatná pro účtování, a proto dojde k přeúčtování dokladu.

• na zdrojovém dokladu vstoupíte ve funkci Oprava do záložky Rozúčtování

  Tato akce vyvolá přeúčtování dokladu bez ohledu na to, zda jste některý z údajů v záložce Rozúčtování změnili, či nikoliv. Čili pokud potřebujete, aby systém daný doklad přeúčtoval (např. jste změnili definici předkontace použité na dokladu a chcete ji aplikovat na doklad již vyslaný do účetnictví), stačí vstoupit do záložky Rozúčtování v opravě daného dokladu.
   

• na zdrojovém dokladu zvolíte jinou předkontaci

  Tj. místo původně použité předkontace zadáte jinou. (Pokud pouze změníte definici použité předkontace, akce přeúčtování se automaticky nevyvolává.)
   

• dojde ke změně Source Group

  Pokud na zdrojovém dokladu je provedená taková akce, která vyvolá změnu odkazu na jiný Source Group, pak toto rovněž vyvolá přeúčtování. Např.:

  • připojení dokladu, kterým lze platit, jakožto platby jiného dokladu či naopak odpojení platby od předpisu
  • připojení JSD na jinou fakturu přijatou apod.

  Podrobně viz Věcný obsah - párování dokladů do saldokontních skupin.

• ke zdrojovému dokladu je vystaven DZL

  Tj. podle dokladu na platbu zálohy vystaven Daňový zálohový list (DZL), viz Zdanění zálohy. Týká se jen dokladů, které mohou být vystaveny na přijatou/poskytnutou zálohu:

  • pokladní příjmy/výdeje
  • ostatní příjmy/výdeje
  • řádky bankovního výpisu
  • zálohové listy 

• použijete funkci Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování (k dispozici jen v agendách dokladů s možností účtovat souhrnně)

  Umožňuje hromadně zaúčtovat označené doklady (tj. vyslat do účetnictví) s tím, že u těch, co již byly zaúčtovány (tj. jsou v žádostech nebo v deníku), vyvolá akci přeúčtování. Funkce současně umožňuje změnit způsob zaúčtování zpracovávaných dokladů.
   

• použijete funkci Přeúčtovat

  Vyvolá akci přeúčtování pro označené doklady. Funkce nijak neumožňuje změnit způsob zaúčtování zpracovávaných dokladů, tj. znovu je přeúčtuje tak, jak jsou právě nastaveny (podle předkontace v hlavičce, nastaveného způsobu účtování na řadě dokladu (do žádostí/do deníku, atd.).

  Využijete typicky v případech, kdy jste si upravili předkontaci a chcete podle ní přeúčtovat vybrané doklady.

  K dispozici jen v některých agendách. Není např. k dispozici u pokladních dokladů a u skladových dokladů (které lze účtovat i souhrnně a kde místo ní lze tudíž použít funkci Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování), v agendách mezd, majetku, u bankovních výpisů a vzájemných zápočtů apod. (jelikož tam buď nemá význam nebo je účtování řešeno nějakým odlišným způsobem).

• ke zdrojovému dokladu je zadáno časové rozlišení (k dispozici pouze pokud role uživatele má povolené privilegium Časové rozlišení dokladů)

  K dokladu bylo zadáno časové rozlišení nákladů a výnosů příštích období. Vzniknou položky rozpadu časového rozlišení do více období, tyto položky jsou předmětem zaúčtování. Týká se dokladů, v kterých se účtují náklady a výnosy:

  • faktury přijaté/vydané
  • dobropisy přijaté/vydané
  • pokladní příjmy/výdeje
  • vratky pokladních přijmů/vydajů
  • ostatní příjmy/výdeje
  • interní doklady

• řada dokladů, v níž je vystaven zdrojový doklad, má nastaveno, že se má přeúčtovat vždy

  Pak se vyvolá akce přeúčtování po uložení daného dokladu vždy, bez ohledu na to, zda na něm došlo k nějaké změně resp. k nějaké výše uvedené akci, či nikoliv.

  POZOR, u dokladů, u nichž není přeúčtování žádoucí, mu lze zabránit auditací nebo blokacemi. Pak akci, která by měla vést k přeúčtování dokladu, systém nepovolí provést (např. opravu takového dokladu nepovolí uložit apod.). Viz též Opravy a mazání účetních záznamů.

  Pro uživatele předchozího systému ABRA Gold: V ABRA Gold se přeúčtování dokladu vyvolalo funkcí Oprava (nikoliv funkcí Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování, hromadně zaúčtovat bylo možné jen doklady dosud nezaúčtované), přičemž nové zaúčtování dokladu se provedlo podle aktuálně nastaveného stavu u příslušné řady dokladů.

Byl-li prvotní doklad zaúčtován nesouhrnně v deníku nebo v žádostech, příslušný záznam se při přeúčtování prvotního dokladu ze žádostí nebo deníku zruší a prvotní doklad se zaúčtuje znovu (zaúčtuje se buď způsobem pamatovaným na dokladu, resp. zadaným ve funkci Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování). Objasníme na příkladech:

Byl-li přeúčtovávaný doklad zaúčtován souhrnně, pak se zruší adekvátní část souhrnného dokladu, tj. od řádků souhrnného dokladu se odečte zaúčtování přeúčtovávaného prvotního dokladu. Prvotní doklad se zaúčtuje znovu (zaúčtuje se buď způsobem pamatovaným na dokladu anebo zadaným ve funkci Hromadné zaúčtování). Má-li se opět účtovat souhrnně, zaúčtuje se v rámci téhož souhrnného dokladu, přičemž se snaží sloučit řádky se shodnými účetními údaji.

Přitom platí, že pokud byl doklad již v deníku a nově přeúčtovaný prvotní doklad půjde do žádostí nebo se neúčtuje, pak i zbývající část souhrnného dokladu se z deníku vrátí do žádostí!