Způsoby účtování, souhrnné/nesouhrnné účtování

Podle toho, o jaký typ dokladu se jedná, lze nastavit až 5 způsobů zápisů do účetnictví:

1. "Neúčtovat vůbec"
   Pohyb není zanášen do účetního deníku, tj. doklad existuje pouze ve zdrojové agendě a nemá odpovídající zápis v deníku, např. objednávky, upomínky apod. (Tj. řada nemá zatrženo Řada dokladů se účtuje).
2. "Účtovat nesouhrnně do žádostí "
   Jde o nesouhrnné účtování. Je-li doklad vystaven v takto nastavené řadě, vysílají se odpovídající záznamy do účetnictví (žádosti o zaúčtování) automaticky ihned po vystavení dokladu (s výjimkou zálohových listů(ZL), které jdou do účetnictví až po zúčtování do cílového dokladu, zúčtování daňových zálohových listů a skladových dokladů, které lze vyslat do účetnictví až po jejich uzavření). Dále viz Kdy se vysílá záznam do účetnictví. Tato volba je pro většinu typů dokladů nastavena jako výchozí.
3. "Účtovat nesouhrnně pokud možno do deníku".
   Jde o nesouhrnné účtování s tím, že se program pokusí vygenerovat zápis dokladu přímo do deníku. To lze za podmínky, že jsou vyplněny všechny údaje nezbytné pro zaúčtování do deníku, tj. text účetního zápisu, čísla účtů, střediska atd. (tedy správně nastavené předkontace). Pokud doklad nebude mít všechny údaje nezbytné k zápisu do deníku vyplněny, bude přesměrován do žádostí. Je-li doklad vystaven v takto nastavené řadě, vysílají se odpovídající záznamy do účetnictví automaticky ihned po vystavení dokladu (s výjimkou zálohových listů).
4. "Účtovat souhrnně do žádostí"
   Jde o souhrnné účtování, tedy několik zdrojových dokladů je zaúčtováno jedním souhrnným dokladem. Generuje se žádost o zaúčtování souhrnného dokladu (ty se generují až na žádost uživatele, při dávkovém zaúčtování). Tedy, po samotném vystavení zdrojového dokladu se žádost do účetnictví nevysílá. Dále viz Kdy se vysílá záznam do účetnictví.
5. "Účtovat souhrnně pokud možno přímo do deníku".
   Tato volba má stejný význam jako volba 4. s tím rozdílem, že se souhrnné doklady budou zapisovat rovnou do deníku. Opět pokud nebude souhrnný doklad mít všechny patřičné náležitosti, tak skončí v žádostech.

Každý doklad vystavený v ABRA Gen (budeme jej nazývat zdrojový doklad) je vystaven v nějaké řadě dokladů (zdrojové řadě). Každá (zdrojová) řada dokladů, která se má účtovat (tj. se způsobem "účtování do deníku nebo do žádostí"), má svůj obraz v účetní řadě agendě účetních řad dokladů pro souhrnné nebo nesouhrnné účtování (resp. pro obě) - budeme je nazývat účetní řada souhrnná a účetní řada nesouhrnná. Tyto účetní řady se pak použijí při zaúčtování zdrojového dokladu do účetnictví do žádostí nebo do deníku.

Více objasní následující schematický obrázek:

Zanesení dokladu do řady se zkratkou PV a jeho zaúčtování použitím účetní řady nesouhrnné se stejnou zkratkou PV anebo souhrnné se zkratkou PVS

Příklad využití

Jedním z hlavních důvodů, proč existují ke zdrojovým řadám řady účetní, je možnost jednoduše měnit v průběhu účetního období způsob účtování daných dokladů z nesouhrnného na souhrnné a naopak, příklad Často kladené otázky.

Zkratky účetních řad

• Nesouhrnné účetní řady - typicky mají zkratku shodnou se zdrojovým dokladem, ale lze ji v případě potřeby i změnit.
• Souhrnné účetní řady - obvykle mívají zvláštní zkratku tak, aby souhrnný doklad byl rozlišitelný od zdrojové či nesouhrnné řady dokladů.

Číslování v účetních řadách

Automatické přidělování pořadových čísel dokladů ve zdrojových i účetních řadách závisí na posledním použitém pořadovém čísle nastaveném pro danou řadu dokladů (zdrojovou resp. účetní) a bylo popsáno v samostatné kapitole.

Při nesouhrnném účtování je doklad vyslán do účetnictví do žádostí nebo do deníku pod zkratkou příslušné nesouhrnné účetní řady a pod svým číslem dokladu a to typicky ihned po svém vystavení. Dále viz Kdy se vysílá záznam do účetnictví.

Při souhrnném účtování není doklad zaúčtován ihned po svém vystavení, ale je nutné provést zaúčtování dávkově na žádost uživatele pomocí funkce pro Hromadné zaúčtování, která je v agendách souhrnně účtovatelných dokladů k dispozici.

Tedy vyslání účetních zápisů o takových zdrojových dokladech se provádí hromadně jednou za zvolenou dobu, až když uživatel zvolí příslušnou účtovací funkci. Tato funkce zaúčtuje označené prvotní doklady, přičemž pro ty, které se mají nastaveno účtovat souhrnně, vygeneruje jeden nebo více souhrnných účetních dokladů (a vyšle je do účetnictví do žádostí nebo přímo do deníku). Více jich vygeneruje v případě, že najednou jsou označeny doklady vystavené v různých řadách či různých obdobích.

Každý vygenerovaný souhrnný doklad bude mít jeden nebo více řádků. Více řádků bude mít tehdy, pokud souhrnně účtované prvotní doklady nebudou mít všechny položky, podstatné pro účtování, shodné.

Posuzují se položky vyplývající z předkontací, nikoliv jenom položky, které jsou na prvotním dokladu. Tedy např. může existovat případ, kdy na prvotních dokladech označených pro souhrnné zaúčtování budou na každém z nich jiné zakázky, ale v předkontacích bude nastaveno doplnění zakázky nikoli z řádků dokladů, ale jinak (např. podmínkou u předkontace, která doplní zakázku podle typu příjmu zadaného na dokladu nebo firmy apod.). Pak budou mít všechny souhrnně účtované doklady v účetnictví shodnou zakázku a budou-li i ostatní účetní položky shodné, bude mít souhrnný doklad jen jeden řádek.

Objasníme na příkladech:

Na každém vystaveném dokladu se pamatuje použitý způsob účtování:

• u dokladů, které principielně není možno účtovat souhrnně, se jedná o způsob účtování platný pro danou řadu v okamžiku vzniku dokladu. Tento zapamatovaný způsob se použije vždy při přeúčtování dokladu bez ohledu na aktuálně platné nastavení dané řady! Takovéto doklady nelze tedy přeúčtovat jiným způsobem účtování, než který byl použit při jejich vzniku.
• u dokladů, které lze principielně účtovat souhrnně, se jedná o naposledy použitý způsob účtování (nemusí být shodný se způsobem použitým při vzniku dokladu). U těchto dokladů je totiž v agendě k dispozici funkce Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování, pomocí níž lze mj. takovéto doklady přeúčtovat jiným způsobem účtování, než který byl použit při jejich vzniku, resp. při jejich posledním hromadném zaúčtování. Při přeúčtování dokladu se tedy použije buď zapamatovaný způsob z dokladu anebo ten, který je aktuálně zvolen ve funkci Hromadné zaúčtování; na aktuální nastavení u dané řady se tedy nebere ohled!

Použitý způsob účtování se na daném dokladu pamatuje následovně:

• doklad má odkaz na příslušnou účetní řadu nesouhrnnou - pak to znamená, že se má účtovat nesouhrnně (informace o tom, zda do žádostí nebo přímo do deníku, se na dokladu nepamatuje, čerpá se z aktuálního nastavení u příslušné účetní řady dokladů)
• doklad má odkaz na příslušnou účetní řadu souhrnnou - pak to znamená, že se má účtovat souhrnně (informace o tom, zda do žádostí nebo přímo do deníku, se na dokladu nepamatuje, čerpá se z aktuálního nastavení u příslušné účetní řady dokladů)
• nebo je bez odkazu na účetní řadu - pak to znamená, že se nemá účtovat

Objasníme na příkladech: