Struktura čísla dokladu a variabilní symbol

• Zkratka - čtyřmístná zkratka uvedená u řady dokladů (zdrojové u zdrojového dokladu a účetní při jeho zaúčtování do účetnictví). Více viz popis zkratek pro účetní řady souhrnné a nesouhrnné.
• Číslo - pořadové číslo dokladu. Pokud je prefix řady dokladů třímístný, je číslo maximálně šestimístné. Pokud je prefix řady dokladů čtyřmístný, je číslo maximálně pětimístné. Číslo se nedoplňuje zleva nulami.
• Lomítko
• Období - čtyřmístná zkratka období.

Nepoužité číslo může pocházet ze dvou různých míst:

• Číslo bylo založeno systémem pro přidělování čísla dokladu (v tabulce má toto číslo hodnotu Origin = 0). Pokud selže ukládání dokladu, použije se toto číslo pro číslo jiného nového dokladu, jakmile jej systém uvolní. Interval uvolnění je možné ovlivnit parametrem CleanInterval v souboru Nexus.cfg.
• Číslo bylo založeno v důsledku smazání dokladu anebo uživatelskou akcí, která dohledává mezery v dokladech (v tabulce má toto číslo hodnotu Origin = 1). Toto číslo se použije pro číslo jiného nového dokladu jen pokud je na příslušné řadě dokladů nastaven příznak Zaplňovat mezery po smazaných dokladech (viz příznak na řadách dokladů, účetních řadách a řadách aktivit) nebo pokud uživatel číslo zarezervoval pomocí funkce Vyhradit uživateli nebo Vyhradit sobě na záložce Nepoužitá čísla.

Systém standardně pro konkrétní řadu a období eviduje poslední číslo dokladu a při uložení nového dokladu přidělí automaticky číslo o jedna větší, než je poslední (pokud není zapnut parametr Zaplňovat mezery po smazaných dokladech a neexistuje volné či vyhrazené nepoužité číslo). Při smazání posledního dokladu v řadě se evidované poslední číslo dokladu v rámci příslušné řady a období naopak automaticky o jedna sníží.

Tento princip platí jak pro vystavování dokladů ve zdrojových řadách, tak pro jejich účtování do účetnictví, tj. vznik odpovídajících účetních obrazů (v účetních řadách) a nakonec i pro řady aktivit.

Pro číslování v účetních řadách pak platí ještě následující:

• Nesouhrnné řady (= účetní řady ke zdrojovým řadám s nastavením účtovat nesouhrnně) - číslo záznamu v nesouhrnné řadě je totožné s číslem zdrojového dokladu, je přiděleno programem automaticky podle zdrojového dokladu, toto číslování nelze nijak ovlivňovat.
• Souhrnné řady (= účetní řady ke zdrojovým řadám s nastavením účtovat souhrnně) - souhrnná řada má svoje vlastní číslování nezávislé na číslech souhrnně účtovaných zdrojových dokladů. Program číslo přiděluje automaticky standardně jako pořadové číslo v řadě souhrnných dokladů. Číslování zrušených souhrnných dokladů, lze ovlivňovat obdobně jako na řadách dokladů či řadách aktivit.

Mezery v řadách dokladů

Dále je v systému ABRA Gen implementován algoritmus pro doplňování tzv. mezer (resp. "děr") v řadě dokladů. Mezera v řadě dokladů může vzniknout např. tak, že se smaže jeden doklad uprostřed řady. Tím je jedno číslo v řadě nepoužité a objeví se v seznamu na záložce Nepoužitá čísla. Podle hodnoty parametru Zaplňovat mezery po smazaných dokladech na Řadách dokladů, Účetních řadách či Řadách aktivit dojde k zaplnění takto vzniklé mezery novým dokladem buď automaticky, je-li parametr zatržen, nebo, není-li parametr zatržen, je nutné, aby bylo na záložce Nepoužitá čísla některé číslo pro uživatele vyhrazeno. Pro použití funkce Vyhradit uživateli (nebo Vyhradit sobě) musí mít uživatel přidělené právo Vyhrazovat uživatele na nepoužitém čísle, a to právo u Řady dokladů, Účetní řady či Řady aktivit.

Pokud ale dochází k mazání dokladu účetního, (souhrnný účetní doklad je mazán v okamžiku, kdy smažete všechny zdrojové doklady, které jím byly zaúčtovány, příp. je znovu zaúčtujete s nastavením "Neúčtovat"), program na danou skutečnost neupozorňuje. Proto v případě, že provádíte akce mazání již zaúčtovaných souhrnných dokladů nebo opakujete jejich účtování s nastavením "Neúčtovat", pak si zkontrolujte a případně upravte naposledy použité číslo v řadách souhrnných účetních dokladů.

Variabilní symbol se používá pro identifikaci plateb dokladů prostřednictvím bankovního účtu. Jedná se o řetězec o délce maximálně 10 znaků.

Pro zadávání resp. tvorbu variabilního symbolu ve většině agend dokladů platí (výjimky viz dále):

• U přijatých dokladů (např. faktura přijatá apod.) a v některých jiných agendách (např. srážky ze mzdy) se automaticky nijak negeneruje a zadává jej uživatel.
• U vydaných dokladů (např. faktura vydaná apod.) se variabilní symbol může generovat buď automaticky programem ve tvaru popsaném dále anebo ho může zadávat i uživatel (pak může být zadán libovolný řetězec, který nemusí nijak odpovídat struktuře uvedené dále) a to podle nastavení parametru Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech.

Automaticky tvořený variabilní symbol vydaných dokladů v ABRA Gen má následující strukturu:

a) Je-li prefix řady dokladů v rozmezí 100-999

• první tři cifry jsou vyčleněny pro prefix řady dokladů
• čtvrtá cifra je kód období, do kterého doklad patří
• zbývající cifry (maximálně 6) je pořadové číslo dokladu - přidělované programem automaticky při uložení dokladu (viz výše Přidělování čísel dokladů)

  Pokud je tedy prefix dokladu 256, kód období 4 a vystavujeme první fakturu v daném období, bude var. symbol 25641

b) Je-li prefix řady dokladů v rozmezí 1100-1999 (vyšší prefix dokladu již není možný):

• první tři cifry jsou poslední tři číslice z prefixu řady dokladů
• čtvrtá cifra je kód období, do kterého doklad patří
• zbývající cifry (maximálně 5) je pořadové číslo dokladu doplněné vždy zleva o nulu - přidělované programem automaticky při uložení dokladu (viz výše Přidělování čísel dokladů)

  Pokud je tedy prefix dokladu 1256, kód období 4 a vystavujeme první fakturu v daném období, bude var. symbol 256401.

  Pozor, z výše uvedeného je zřejmé, že se variabilní symboly začnou po dokončení cyklu 10-období opakovat. To může vést na potíže při párování plateb BV, pokud je nastavené párování jen podle shody VS (jelikož v systému je pak nalezeno více dokladů se shodným VS, i když je třeba jeden už dávno zaplacený a uzavřený). Lze to však uspokojivě vyřešit vhodným nastavením parametrů párování. Viz parametry pro automatické párování.

Doplňování variabilního symbolu zleva nulami

• Pokud je var. symbol generován automaticky (tj. na vydaných dokladech, není-li povolena editace var. symbolu parametrem Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech) - Pak se nepoužívá doplňování variabilního symbolu zleva nulami. Tj. pokud vychází kratší než 10 míst, program jej nulami automaticky nedoplňuje. Objasníme na příkladu:

  Mějme fakturu vydanou s číslem FVZ-254/2000 a nechť prefix řady FVZ je 106 a kód období 2000 je 3. Její variabilní symbol bude: 1063254.

• Pokud var. symbol zadává uživatel (tj. na vydaných dokladech, je-li povolena editace var. symbolu parametrem Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech, dále na přijatých dokladech či v jiných agendách (např. srážky ze mzdy)) - Pak možnost zadat nuly na začátek var. symbolu závisí na nastavení parametru Umožnit zadání nuly na začátek variabilního symbolu.

Výjimky z výše uvedeného:

V některých místech systému se variabilní symbol vytváří specifickým způsobem, který je uveden v popisu příslušného místa. Např.:

• Variabilní symbol souhrnných plateb
• Variabilní symbol dokladů Výdej z pokladního místa (VPP)
• Variabilní symbol dokladů Příjem do pokladního místa (PPP)