Vazby dokladů do modulu Účetnictví

Systém ABRA Gen používá následující filozofii vazeb mezi prvotními doklady a účetnictvím: Každý doklad je zaznamenán v odpovídající knize (agendě) zdrojových dokladů. Faktury jsou v knihách faktur, příjemky, výdejky, dodací listy, vratky a ostatní skladové doklady jsou zaneseny v knihách skladových dokladů atd. Pokud na určité typy dokladů neexistuje speciální kniha - buď proto, že uživatel nemá zakoupenu patřičnou agendu a nebo proto, že taková agenda v systému není k dispozici - mohou být takové doklady umístěny v agendách Ostatních příjmů, Ostatních výdajů nebo Interních dokladů ze skupiny Účetnictví.

Ve skupině Účetnictví je účetní vazba agend zdrojových dokladů a Účetního deníku (resp. Saldokonta - účetního deníku souvztažně) řešena přes komunikační vyrovnávací agendu Účetních žádostí, do níž ostatní agendy zapisují své požadavky na provedení účetních pohybů. Těmito požadavky může být například vystavení faktury, některý z pohybů na skladě, zaúčtování odpisů majetku apod. V dalším textu budeme tyto požadavky nazývat žádostmi. Ze seznamu žádostí pak tyto může např. účetní po jejich odkontrolování (případně opravě či doplnění některých účetních položek) zaúčtovat do deníku. V případě potřeby lze i nastavit přímé účtování prvotních dokladů do deníku (tedy vynechat agendu žádostí).

Více naznačuje následující schéma:

Náčrt průběhu účtování prvotních dokladů

Tedy, každý vystavený zdrojový doklad, který se má účtovat do účetnictví, generuje odpovídající účetní zápis (tzv. účetní doklad) do žádostí případně přímo do účetního deníku (dle nastaveného způsobu účtování, který se nastavuje pro každou řadu dokladů zvlášť). Tento záznam do účetnictví se generuje:

• ihned při vystavení dokladu. Platí pro většinu dokladů. Neplatí pro doklady účtované souhrnně (tj. všechny skladové doklady, pokladní doklady souhrnně účtované, odpisy majetku apod.) a dále pro zálohové listy (u nichž se účtuje až zúčtování).
• později spolu s fakturou, resp. jiným dokladem. Platí pro:
  • zálohové listy, o nichž se neúčtuje, ale u nichž se účtuje až o jejich zúčtování. O zúčtování ZL se vysílá odpovídající záznam do účetnictví až v okamžiku zúčtování nezdaněné zálohy, tj. čerpání zálohového listu do faktury, resp. jiného předpisu platby.
  • daňové zálohové listy. O nich se sice účtuje, ale o zúčtování DZL se vysílá odpovídající záznam do účetnictví až v okamžiku zúčtování zdaněné zálohy do faktur.
• později až při dávkovém zpracování pokladních dokladů souhrnně účtovaných (nesouhrnně účtované se vysílají ihned po vystavení, viz první možnost). Platí pro doklady vystavené v řadě s nastaveným způsobem účtování "souhrnně" do žádostí nebo deníku. Takovéto doklady negenerují žádný požadavek do účetnictví při svém vystavení, ale je potřeba je "zaúčtovat" (tj. vyslat požadavek do žádostí, resp. přímo do deníku) dávkově pomocí funkce pro hromadné zaúčtování, tj. funkcí Zaúčtovat v záložce Seznam jednotlivých agend modulu Pokladna
• později až při dávkovém zpracování skladových dokladů souhrnně i nesouhrnně účtovaných. Všechny sklad. doklady (souhrnně i nesouhrnně účtované) negenerují žádný požadavek do účetnictví při svém vystavení, ale je potřeba je "zaúčtovat" (tj. vyslat požadavek do žádostí, resp. přímo do deníku) dávkově po jejich uzavření pomocí funkce pro hromadné zaúčtování, tj. funkcí Zaúčtovat v záložce Seznam jednotlivých agend modulu Skladové hospodářství. (Skladové doklady i nesouhrnně účtované nemohou vysílat zápisy do účetnictví ihned po vystavení, jelikož nemají napočteny skladové ceny).
• později až při dávkovém zpracování odpisů majetku souhrnně i nesouhrnně účtovaných. Pro odpisy platí speciální pravidla: Záznamy odpisů nemohou generovat žádný požadavek do účetnictví při svém vzniku (výpočtu odpisů), jelikož v ten moment ještě nejsou doklady. Doklady se stanou až akcí zaúčtování do účetnictví. Tedy záznamy odpisů je potřeba "zaúčtovat" dávkově (tj. vyslat požadavek do žádostí, resp. přímo do deníku, s vytvořením prvotního dokladu) pomocí funkce pro hromadnézaúčtování a to funkcí Zaúčtovat v záložce Seznam odpisů
• později až při dávkovém zpracování dokladů vznikajících v modulu Maloobchodní prodej (zatím není zcela implementováno).

Není tedy možné v deníku nalézt záznam, ke kterému by neexistoval prvotní doklad v jedné ze zdrojových agend (knih). Aby byla zajištěna vzájemná svázanost prvotních dokladů a zápisů v účetnictví, není dovoleno v účetním deníku provádět mazání záznamů a opravy položek přebíraných do účetnictví ze zdrojových dokladů.

Je-li potřeba takové položky opravit či celý účetní záznam smazat, musí se oprava či smazání provést přímo v agendě (knize) příslušného zdrojového dokladu (lze ji vyvolat rovnou z účetnictví "přes" agendu žádostí, resp. deníku, případně otevřít samostatně). Provedená oprava se automaticky projeví na účetním zápisu (tj. provede se jeho přeúčtování), v případě mazání se spolu se smazáním zdrojového dokladu smaže i účetní zápis.

U záznamů v deníku, u nichž nejsou takovéto opravy již žádoucí (např. které již byly zahrnuty do účetní závěrky apod.), lze nastavit příznak Audit. Má-li svázaný účetní zápis nastaven příznak Audit, pak není povolena žádná manipulace s ním, tj. ani oprava účetních položek, prvotní doklad nelze opravovat či mazat, vyvolat nějakým způsobem jeho přeúčtování apod.

Další možností, jak zablokovat účetní pohyb proti opravám, je nastavení Blokací.