Platby vzájemným zápočtem

Platby vzájemným zápočtem se používají pro vzájemné vyrovnání pohledávek a závazků s vaší partnerskou firmou, aniž by tyto byly hrazeny hotově nebo bankovními převody.

Tedy např. tehdy, pokud si s nějakou firmou často vyměňujete zboží či služby (navzájem vystavujete faktury přijaté a vydané). V takovém případě se můžete dohodnout, že si nebudete všechny faktury ihned platit, ale po nějakém období (např. po měsíci) provedete tzv. vzájemné vyrovnání. Při vzájemném vyrovnání zjistíte, zda dané firmě dlužíte - suma předpisů faktur přijatých od dané firmy je větší než suma faktur vydaných za danou firmu nebo zda daná firma dluží vám. Pokud daná firma dluží peníze vám, pošle vám platbu jenom ve výši dluhu a tím jsou všechny faktury za dané období zaplacené.

V systému ABRA Gen jsou pro tento účel k dispozici doklady Vzájemné zápočty z agendy Vzájemné zápočty, nicméně vzájemné vyrovnání lze zrealizovat i pomocí dokladů Ostatní příjmy z agendy Ostatní příjmy resp. Ostatní výdaje z agendy Ostatní výdaje.

Dále naleznete popis podrobněji:

Pro platby vzájemným zápočtem prostřednictvím agendy vzájemných zápočtů si nejdříve založíme odpovídající počet řad typu Vzájemný zápočet a u každé z nich nastavíme analytický účet, jaký se má použít pro zaúčtování, viz položka účet v definici řady dokladů.

Můžeme mít k dispozici samozřejmě pouze jednu řadu a používat jen tuto a jen jeden analytický účet v účetnictví, nicméně může být pro vás přehlednější pro každého obchodního partnera, se kterým se vyrovnáváte tímto způsobem, si založit zvláštní řadu, na níž definujete zvláštní analytický účet pro účtování. Rovněž by bylo možné mít jen jednu řadu a odlišovat analytiku převodního účtu až v definici předkontací např. podle položky firma, nicméně by to vyžadovalo úpravu předkontací. Závisí čistě na vás a na objemu plateb prováděných u vás tímto způsobem.

Jeden zápočet m : n dokladů provedeme zadáním na jednom dokladu vzájemného zápočtu a to následovně:

  • platby příjmových dokladů (např. FV) zadáme jako typ pohledávka
  • platby výdajových dokladů (např. FP) zadáme jako typ závazek

Po zadání všech plateb musí na daném dokladu samozřejmě platit, že pohledávky=závazky, což zároveň slouží jako kontrola správnosti zadání vzájemného zápočtu.

Pokud zadáváte novou platbu pomocí vzájemného zápočtu k placenému dokladu, k němuž existuje dosud nerealizovaná žádost o platební příkaz nebo dosud nerealizovaný platební příkaz, systém vás při ukládání platby upozorní, že žádost o platební příkaz nebo platební příkaz již existuje, a je na vás, jak situaci podle svých potřeb vyřešíte, viz kapitola Často kladené otázky - Smaže se platební příkaz, když fakturu přijatou zaplatím jinak než bankovním výpisem?.

Nyní popíšeme, jak danou problematiku můžeme zanést do účetnictví:

Částka MD D Popis operace
FP- 1000,-Kč 5xxxx 321xx základ FP
FV1- 600,-Kč 311xx 6xxxx základ FV1
FV2- 400,-Kč 311xx 6xxxx základ FV2
VZ-1 1000,-Kč 321xx 395xx řádek závazkové platby z VZ, přes variabilní symbol svázaný s FP
VZ-1 600,-Kč 395xx 311xx řádek pohledávkové platby z VZ, přes variabilní symbol svázaný s FV1
VZ-1 400,-Kč 395xx 311xx řádek pohledávkové platby z VZ, přes variabilní symbol svázaný s FV2

K platbám vzájemným zápočtem můžete použít zaplacení ostatním dokladem příjmovým resp. výdajovým. Každou fakturu vydanou i přijatou na danou firmu (v období, ve kterém provádíte vzájemné vyrovnání) zaplatíte do plné výše předpisu faktury (všechny faktury na danou firmu se budou jevit jako zaplacené) odpovídajícím ostatním dokladem. Poté si pomocí omezení za danou firmu a následných tiskových sestav vypíšete , zda dané firmě peníze dlužíte nebo naopak (tj. např. si vypíšete knihu faktur přijatých a vydaných za dané období a za danou firmu). Dále popíšeme případ, kdy daná firma dluží peníze vám. Nyní u některé z faktur vydaných takto hrazených přidáte zápornou platbu ostatním dokladem (vzájemným zápočtem). (Můžete také provést opravu již existující platby vzájemným zápočtem a snížit velikost předpisu této platby). Tím se stane, že v knize faktur se budou některé faktury na danou firmu jevit jako nezaplacené. Po příchodu platby (např. BV) od dané firmy, která vyrovnává rozdíl mezi fakturami vydanými a přijatými, se tato platba zanese jako zaplacení faktury (faktur), u kterých jste zadali záporné platby vzájemného zápočtu. Všechny faktury vydané se potom budou jevit jako zaplacené. Pro případ, kdy naopak vy dlužíte peníze dané firmě, provedete obdobné operace s fakturami přijatými.

Pokud zadáváte novou platbu ostatním dokladem k placenému dokladu, k němuž byl vystaven dosud nerealizovaný žádost o platební příkaz nebo dosud nerealizovaný platební příkaz, systém vás při ukládání platby upozorní, že takový žádost o platební příkaz nebo platební příkaz existuje, a je na vás, abyste situaci vyřešil podle svých potřeb, viz kapitola Často kladené otázky - Smaže se platební příkaz, když fakturu přijatou zaplatím jinak než bankovním výpisem?.

Nyní popíšeme, jak danou problematiku můžeme zanést do účetnictví:

Částka MD D Popis operace
FP- 1000,-Kč 5xxxx 321xx základ daně FP
OSV- 1000,-Kč 321xx 395xx platba FP vzáj.zápočtem
Faktura se jeví jako zaplacená.
FV- 1200,-Kč 311xx 6xxxx základ daně FV
OSP- 1200,-Kč 395xx 311xx platba FV vzáj.zápočtem
Faktura se jeví jako zaplacená.
Obdobně by tomu bylo s dalšími fakturami na tutéž firmu.
Nyní upravíme zaplacení faktury FV a provedeme vyrovnání.
OSP- -200,-Kč 395xx 311xx platba FV vzáj. zápočtem
V tuto chvíli je vyrovnán účet 395xx.
Po obdržení platby vyrovnávající pohledávky zaúčtujeme platbu následovně.
BV- 200,-Kč 221xx 311xx platba vyrovnání pohledávek

Pokud se vzájemně započítávají doklady, které jsou v cizí měně, může dojít k tomu, že se sice rovnají částky v cizí měně, ale částky v lokální měně jsou vlivem kurzu rozdílné. Systém v tomto případě vytvoří korekční řádek typu zaokrouhlení, a to buď na straně pohledávky, nebo na straně závazku, podle toho, kterou stranu je třeba kladně dorovnat.

Nyní popíšeme, jak danou problematiku můžeme zanést do účetnictví:

Částka v cizí měně kurz Částka v lokální měně MD D Popis operace
FP- 100 € 27,460 2 746 Kč 5xxxx 321xx základ FP
FV- 100 € 25,850 2 585 Kč 311xx 6xxxx základ FV
VZ-1 100 € 27,460 2 746 Kč 321xx 395xx řádek závazkové platby z VZ, přes variabilní symbol svázaný s FP
VZ-1 100 € 25,850 2 585 Kč 395xx 311xx řádek pohledávkové platby z VZ, přes variabilní symbol svázaný s FV
VZ-1 - - 160 Kč 395xx 311xx zakrouhlení k řádku pohledávkové platby

Pro zaúčtování korekčního řádku se v definici účetní předkontace používá typ řádku Bez předpisu.