Přechod na novou lokální měnu euro

Před vlastní konverzí databáze na novou lokální měnu je třeba upravit databázi v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), což znamená provést minimálně následující akce:

• Provést update - Provést update instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) na verzi doporučenou výrobcem pro přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu. (V případě přechodu z SKK na EUR na Slovensku se jedná o verzi ABRA Gen řady 8.03., kterou nainstalujete např. spuštěním souboru AbraG3-8.03.13-SK-SKK.exe).
• Překontrolovat konzistenci databáze - Pomocí aplikace ServisTool.exe překontrolovat konzistenci databáze z hlediska řešení známých problémů v ABRA Gen.
• Zaúčtovat odpisy investičního majetku - Všechny odpisy investičního majetku spadající do období před datem přechodu na novou lokální měnu (např. na Slovensku do 1.1.2009) je třeba zaúčtovat ještě v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK).
• Uzavřít co nejvíc účetních případů - Zadat všechny dostupné doklady spadající do období před datem přechodu z původní lokální měny na novou lokální měnu, zaúčtovat je a spárovat je s případnými platbami či jinak souvisejícími doklady apod.
• Vyřešit případné nekonzistence dat - Všechny případné nekonzistence dat je vhodné vyřešit ještě před konverzí databáze na novou lokální měnu ve spolupráci se správcem systému případně se servisním konzultantem servisní sítě výrobce.
• Nastavit konverzní kurz - V agendě Firemní údaje v záložce Duální oceňování nastavit vyhlášený konverzní kurz.
• Zajistit existenci období s datem přechodu - Zkontrolovat v agendě Období, zda existuje období, které obsahuje datum přechodu z původní lokální měny na novou lokální měnu (např. na Slovensku 1.1.2009). Pokud ne, je nezbytné ho založit. Při vytváření nového období doporučujeme NEGENEROVAT odpisy IM pro nové období. Po datu přechodu z původní lokální měny na novou lokální měnu (např. na Slovensku 1.1.2009) se v souladu s platnou legislativou musí vygenerovat v ABRA Gen EUR odpisy v lokální měně EUR, viz Ocenění majetku a závazků v cizí měně po konverzi.
• Zvolit firmu - V agendě Firemní údaje v záložce Obecné a subzáložce Předvyplnění zadat do položky Firma pro předvyplnění firmu, která se doplní při konverzi dat na ty doklady, které nemají firmu zadánu. Tím se zabrání přerušení konverze dat z důvodů nevyplněné položky Firma.

• Doplnit hodnotu Typ čísla u uživatelsky definovatelných položek - Pro účely konverze z původní lokální měny (např. SKK) na novou lokální měnu EUR byly uživatelsky definovatelné položkyDatového typu Číslo doplněny o upřesňující specifikaci Typ čísla, aby bylo zřejmé, zda je třeba ji při konverzi přepočítávat na euro, nebo nikoli. Typ čísla je defaultně nastaven na NEDEFINOVÁNO a uživatel mu musí v agendě Definovatelné položky přidělit jednu z hodnot: "Prostá hodnota", "Částka v měně", "Částka v lokální měně".

  Má-li uživatelsky definovatelná položka Typ čísla nastaven na hodnotu Nedefinováno při spuštění konverze na novou lokální měnu, konverzní program na tuto skutečnost při kontrole dat upozorní, konverzi přeruší a neumožní v ní pokračovat, dokud není vybrána jiná hodnota.

• Doplnit u uživatelských globálních proměnných ve mzdách, že jde o částku v lokální měně - Pokud používáte uživatelské globální proměnné ve mzdách, které jsou Datového typu Číslo, a užíváte je jako částky v lokální měně, je třeba v číselníku Globální proměnné nastavit, že se jedná o částku v lokální měně, tj. IsLocalAmout=Ano, aby se při konverzi přepočetly na novou lokální měnu EUR.

  Na rozdíl od uživatelsky definovatelných položek (viz výše) kontrola dat probíhající po spuštění konverzního programu automaticky nerozpozná, které uživatelské globální proměnné mají být přepočteny na novou lokální měnu a které ne. Proto je na uživateli, aby před spuštěním konverze pečlivě zkontroloval, zda všechny uživatelské globální proměnné ve mzdách, které jsou v lokální měně a mají tedy být přepočteny na novou lokální měnu, mají zatrženo zatržítko V lokální měně.

• Založit nové řady dokladů OSV a OSP - DOPORUČUJEME pro lepší přehlednost založit nové řady dokladů Ostatní výdaje (OSV) a Ostatní příjmy (OSP), které budou použity pro generování korekčních plateb k datu přechodu z původní lokální měny na novou lokální měnu (např. na Slovensku k 1.1.2009). Tyto platby opravují případné nedoplatky nebo přeplatky dokladů vzniklé zaokrouhlením přepočítaných částek u původně plně zaplacených dokladů v původní lokální měně (např. SKK) po konverzi na novou lokální měnu EUR. Příslušné řady dokladů OSV, OSP pak zvolíte v průvodci EuroConv.exe při konverzi dat a v průvodci DbSync.exe při synchronizačním importu dat.

  Zda je doklad plně zaplacen a je tedy třeba generovat korekční platbu, se posuzuje v měně dokladu, nikoli v lokální měně. Tj. máme-li např. fakturu vydanou na 100 USD, čemuž v lokální měně odpovídá 3000 SKK, která je zaplacena bankovním převodem 100 USD v jiném kurzu, takže v lokální měně je to 2900 SKK, korekční platba se vygeneruje, protože v měně dokladu je faktura vydaná zcela zaplacena (100 USD = 100 USD).

• Provést zálohu dat připravených ke konverzi - Před vlastním spuštěním konverze doporučujeme po provedení výše uvedených úprav databázi zazálohovat.

Současně s update instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) na verzi doporučenou výrobcem pro přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu (viz výše) je nezbytné nainstalovat ABRA Gen EUR. Tj. vytvořit novou instalaci ABRA Gen EUR stejné verze jako je instalace ABRA Gen s původní lokální měnou, a to bez výchozích dat. (V případě přechodu z SKK na EUR na Slovensku se jedná o verzi ABRA Gen řady 8.03., kterou nainstalujete např. spuštěním AbraG3-8.03.13-SK-EUR.exe). Podrobněji viz Principy přechodu.

Přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu k datu přechodu samozřejmě není jednorázovou záležitostí, protože v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) je v přechodném období následujícím po datu přechodu nezbytné doplňovat doklady spadající do období před datem přechodu (např. faktury došlé, výdajové doklady apod.), účtovat je, případně provádět další úpravy. Navíc firmy, jejichž účetní období je shodné s kalendářním rokem, provedou uzávěrku starého období rovněž v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Současně je již třeba hned po datu přechodu na novou lokální měnu začít pracovat v nové instalaci ABRA Gen EUR, do které se pak postupně pomocí synchronizace dat přidají změny provedené v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) po konverzi na novou lokální měnu EUR.

Proto je nutné před konverzí na novou lokální měnu EUR provést následující kroky:

• Vytvořit duplicitní databázi - Kopii původní (zdrojové) databáze v instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), kterou nazveme duplicitní databází, lze vytvořit zkopírováním souboru *.fdb, kde * udává název vaší zdrojové databáze. Název zkopírovaného souboru (duplicitní databáze) si volí uživatel sám, doporučujeme v jeho názvu použít zkratku nové lokální měny, tj. EUR.

  Jméno a umístění vaší zdrojové databáze lze zjistit nástrojem DBAdmin.exe, kde v Parametrech spojení naleznete místo uložení a název vaší databáze.

  Právě duplicitní databázi vyberete při vlastní konverzi dat prováděné pomocí konverzního nástroje EuroConv.exe, aby byla data v duplicitní databázi obsažená převedena na novou lokální měnu EUR.

  Doporučujeme duplicitní databázi zazálohovat na bezpečné místo pro případ opakování konverze databáze.

• Vytvořit spojení na duplicitní databázi - Pomocí nástroje DBAdmin.exe vyvolaného z adresáře, v němž je umístěna instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), je třeba vytvořit spojení na duplicitní databázi.

  Nemělo by být v DBAdmin.exe zatrženo zatržítko Smazat databázi před spuštěním.

  Teprve po úspěšném vytvoření spojení na duplicitní databázi z instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) se duplicitní databáze nabízí k výběru např. v konverzním nástroji EuroConv.exe.

Exportují se změny, které dosud nebyly exportovány, ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen uskutečněné od okamžiku vytvoření duplicitní databáze do chvíle provádění exportu. Při exportu vznikne soubor obsahující změny, který se uloží do uživatelem zadaného adresáře.

Export se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna původní instalace ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Nejprve zvolíte, že chcete uskutečnit export, pak zadáte spojení na zdrojovou databázi, specifikujete adresář, který je prostředníkem mezi zdrojovou a cílovou databází. (Tento adresář je nutné předem vytvořit.)

V dalším kroku průvodce synchronizací proběhne export všech dosud neexportovaných změn provedených ve zdrojové databázi, které se v podobě dávkového souboru *.dbs uloží do adresáře zvoleného v předchozím kroku průvodce.

Do cílové databáze se importují změny ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen, které byly exportovány do dávkového souboru. Při importu se ze souboru uloženého v uživatelem zadaném adresáři načtou a konverzí na novou lokální měnu EUR upraví změny, které se pak přidají do cílové databáze.

Import se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna nová instalace ABRA Gen EUR. Nejprve zvolíte, že chcete uskutečnit import, pak zadáte spojení na cílovou databázi, specifikujete adresář, který je prostředníkem mezi zdrojovou a cílovou databází a obsahuje dávkové soubory *.dbs.

V dalším kroku průvodce synchronizací proběhne import všech dosud neimportovaných dávkových souborů z adresáře specifikovaného v předchozím kroku průvodce.

Před datem přechodu na novou lokální měnu se zadávání nových dokladů a veškerá práce s nimi provádí v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), a to i v případě, že již došlo ke konverzi databáze na novou lokální měnu. Veškeré změny provedené po konverzi se do nové ABRA Gen EUR přenesou pomocí synchronizace databází.

Po datu přechodu na novou lokální měnu nastává přechodné období, ve kterém jsou již zadávány nové doklady v ABRA Gen EUR a současně probíhají uzávěrkové operace v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK). Změny provedené v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) jsou pomocí synchronizace přenášeny do ABRA Gen EUR. Z těchto důvodů je nutné dodržet následující pravidla a pracovní postupy, aby nedocházelo k případným nesrovnalostem v datech:

• Nové řady dokladů pro firmy, které používají hospodářský rok - Pokud používáte hospodářský rok, tj. datem přechodu na novou lokální měnu pro vaši firmu nezačíná nové účetní období, je třeba pro období po datu přechodu na novou lokální měnu založit nové řady dokladů, v nichž se budou vystavovat nové doklady. Tím se zabrání tomu, aby vznikly doklady se stejným číslem v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) i v nové ABRA Gen EUR a pak docházelo ke konfliktům při synchronizaci dat.

• Vystavování dobropisů - Při vystavování dobropisů v období po datu přechodu na novou lokální měnu k fakturám, které byly vystaveny v původní lokální měně (např. SKK) před datem přechodu, může dojít k potížím způsobeným zaokrouhlovacími rozdíly na jednotlivých řádcích dokladu. V souladu s platnou legislativou jsou totiž při konverzi na novou lokální měnu srovnány částky v hlavičkách dokladů, zatímco na jednotlivých řádcích dokladu může dojít k drobným nesrovnalostem způsobeným zaokrouhlováním. Pokud pak dobropisujete jen část faktury, systém může protestovat. Řešení:

  • Buď po dobu vystavování dobropisu přepnout zaokrouhlování na 5 desetinných míst, viz parametr Počet desetinných míst pro zadání částky na řádcích dokladu.

  • Nebo smazat jednotkovou cenu na řádku dobropisu.

    Od souhrnné aktualizace SA2.5-8.03.16-SK do AbraGen-8.03.16-SK-EUR existuje nástroj DB-AKT-80316-17.exe, který u všech dokladů vystavených do 31.12.2008 v původní lokální měně SKK a převedených pomocí konverze do ABRA Gen EUR zruší historické zaokrouhlování na dokladu vázané na slovenské koruny. Takže do případného návazného dokladu je importována částka, která odpovídá konvertované částce ze zdrojového dokladu (tj. částce v EUR), tj. bez vlivu zaokrouhlení z původního dokladu vystaveného v původní lokální měně SKK. Pro dobropisy navíc platí: Standardně se na dobropisu zaokrouhlování přebírá ze zdrojového dokladu, ale u dobropisu vytvářeného v ABRA Gen EUR po 1.1.2009 na základě faktury vystavené v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK) do 31.12.2008 lze zaokrouhlení dobropisu nastavit.
    Nástroj DB-AKT-80316-17.exe je vhodné spustit po každém provedení synchronizace, aby bylo zrušeno historické zaokrouhlování i u synchronizací přidaných dokladů.

• Duální oběh - ABRA Gen podporuje duální oběh v maloobchodním prodeji (např. na Slovensku od 1.1.2009 do 16.1.2009), tj. v tomto období lze přijímat kromě EUR také původní lokální měnu (např. SKK) pomocí agendy Maloobchodní prodej. Postup:

  • K datu o jeden den nižšímu než je datum přechodu na novou lokální měnu uzavřete pokladnu vedenou v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK).
  • Pokud potřebujete používat duální oběh, v ABRA Gen EUR si vytvořte novou pokladnu v původní lokální měně (např. SKK), což je po datu přechodu cizí měna, s počátečním stavem rovným koncovému stavu pokladny z předchozího bodu.
  • V agendě Pokladní místa v záložce Detail nadefinujete pro dané pokladní místo možnost použití obou pokladen, jedné v měně EUR a druhé v původní lokální měně (např. SKK). Toto nastavení umožní přijímat platby jak v EUR, tak i v původní lokální měně (např. SKK).
  • Potřebujete-li také vracet částky v nové lokální měně EUR a současně i v původní lokální měně (např. SKK), je třeba v agendě Provozy zatrhnout zatržítko Vracet cizí měnu.
• Přiznání k DPH - Přiznání k dani z přidané hodnoty za období těsně předcházející datu přechodu na novou lokální měnu a tudíž podávané již po datu přechodu na novou lokální měnu se podává v nové lokální měně EUR. Vystavuje se tedy v ABRA Gen EUR a v agendě Přehled DPH je k dispozici Definice pro DPH přiznání platná v období po datu přechodu na novou lokální měnu.

• Zaokrouhlovací rozdíly - Při konverzi dat na novou lokální měnu EUR mohou vzniknout zaokrouhlovací rozdíly. Při konverzi jsou automaticky dorovnány ty zaokrouhlovací rozdíly, které dorovnat lze, viz Opravy po konverzi. Případné další zaokrouhlovací rozdíly řeší účetní pomocí Interních dokladů popřípadě generováním kurzových rozdílů k prvnímu dni platnosti nové lokální měny. Může se jednat o zaokrouhlovací rozdíly:

  • Mezi zdrojovým dokladem a jeho zaúčtováním.
  • Související se seznamem plateb a dobropisů u dokladů, které nebyly zcela zaplaceny.
  • U uzavřených saldokontních skupin, které se po konverzi jeví jako neuzavřené.
  • apod.
• Výpočet mezd - Postup při výpočtu a proplácení mezd v obdobích kolem data přechodu na novou lokální měnu EUR je popsán v Principech přechodu v části Převod mezd. Je důležité si uvědomit a dodržet, že po uzavření prvního mzdového období po datu přechodu na novou lokální měnu (např. po uzavření ledna 2009 na Slovensku) v ABRA Gen EUR již není možné zásadním způsobem měnit údaje za poslední účetní období před datem přechodu na novou lokální měnu (např. za prosinec 2008 na Slovensku) v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), a to zvláště v případě, kdy ještě dochází k synchronizaci.

• Údaje typu čerpání a zaplacení se přenáší rozdílově - Pokud dojde k čerpání nebo zaplacení stejného dokladu jak v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou (např. SKK), tak v ABRA Gen EUR, údaje o čerpání nebo zaplacení se při synchronizaci nepřepíší, ale příslušným způsobem se inkrementují. V cílové databázi se v tomto případě u položky, která byla čerpána, neeviduje, že došlo ke změně, aby se při importu dat v rámci synchronizace nezobrazovala tato situace jako konflikt.

  V původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou SKK byl 15.12.2008 vystaven dodací list DL-20/2008, který nebyl čerpán do žádného dokladu. Při konverzi dat na novou lokální měnu EUR byl DL-20/2008 převeden do ABRA Gen EUR.
  3.1.2009 je v ABRA Gen EUR DL-20/2008 čerpán do FV-1/2009, což se na DL projeví změnou hodnoty čerpání. Pak je v původní instalaci ABRA Gen s původní lokální měnou SKK provedena uzávěrka skladu za rok 2008, o níž jsou informace přeneseny synchronizací do ABRA Gen EUR. Ke konfliktu nedojde, přestože DL-20/2008 měl při uzávěrce hodnotu čerpání nula a v ABRA Gen EUR došlo před synchronizací ke změně čerpání, protože synchronizace hodnotu čerpání DL-20/2008 nepřepíše na nula, ale přičte nulové čerpání k hodnotě čerpání před synchronizací.

  Je třeba, aby uživatel organizačně zajistil, že nedojde k přečerpání dokladů, protože v důsledku výše uvedené inkrementace změn při synchronizaci nejsou prováděny validační kontroly přečerpání dokladů, které jinak přečerpání nedovolí.

  Týká se např. těchto situací:

  • čerpání dodacích listů
  • vytváření dobropisů faktur přijatých
  • vytváření dobropisů faktur vydaných
  • zúčtování daňových zálohových listů přijatých
  • zúčtování daňových zálohových listů vydaných
  • zaplacení dokladů
  • atd.