Role versus Uživatelé

V kap. Obecná problematika rolí bylo objasněno, k čemu všemu mohou sloužit Role a Skupiny rolí, přičemž jako jedna z možností využití rolí byla uvedena účast na procesech a úkolech, tj. pro specifikaci "odpovědné osoby" za nějaký úkol, proces, "řešitele" nějakého úkolu apod.

Toto využití rolí (pro zadání odpovědné osoby/řešitele) však není v systému povinné a lze variantně zvolit, zda při specifikaci odpovědné osoby za nabídku, aktivitu, za schválení dokladu a příp. za další objekty, se bude chtít zadávat jednu z nadefinovaných rolí nebo přímo jednoho z nadefinovaných uživatelů. Rozlišení podle rolí nebo podle uživatelů závisí na způsobu zavedení rolí ve firmě a je parametricky nastavitelné pomocí parametru Pro rozlišení odpovědné osoby v procesech používat.

Tedy firma si zvolí jednu z následujících možností:

  • Hierarchický systém rolí, kde si typicky zavede pro každého uživatele ekvivalentní pojmenovanou roli (příp. více rolí) a pak zvolí používání rolí. Určitě doporučeno u větších firem a u firem, které chtějí řešit v systému plnohodnotně procesy a zastupitelnost lidí. Možnost, jak role zavést, viz Role obecně, ale uživatel může použít i jiný způsob.
  • Jednodušší systém, kdy k jedné obecnější roli je přiřazeno více konkrétních uživatelů, a pak zvolí systém rozlišení odpovědné osoby přes uživatele. Použitelné u malých firem a u firem, které zastupitelnost neřeší. Zde ale pozor na to, že ne všechna místa v programu podporují dvojí zadání (role nebo uživatele). Viz dále Omezení pro použití uživatelů místo rolí.

Na vybraných místech v systému jsou pak k dispozici variantně následující položky:

  • odpovědná role
  • odpovědný uživatel

V takových místech se předpokládá vyplněnost povinně vždy alespoň jedné z nich. Při editaci se respektuje aktuální nastavení a je kontrolováno, zda je odpovídající položka vyplněna. V případě, kdy firma nějaký čas používala jeden způsob rozlišení a po určité době přešla na druhý systém, platí:

  • U nových dokladů - Položka, jejíž vyplnění je v nastavení vybráno, se bude zadávat a bude povinná a druhá položka se nenabízí vůbec k editaci.
  • Při opravě existujících dokladů - Položka, jejíž vyplnění je v nastavení vybráno, se nabízí k zadání a druhá položka, v případě, že je neprázdná (byla vyplněna dříve, za jiného nastavení) se zobrazí souběžně a uživateli je umožněno ji editovat – tedy ji bude moci vyprázdnit a pak se již při příští editaci nezobrazí. Přitom povinně musí být zadána alespoň jedna z nich.

Příklady dvojic položek s tímto řešením:

Jelikož díky možnosti přepnutí nastavení jednoho způsobu na druhý, viz výše, mohou existovat smíšené záznamy, kdy jsou vyplněny buď role nebo uživatelé příp. obojí, jsou na záložkách Omezení příslušných agend k dispozici omezující prvky za obě položky. Dále je zde speciální omezující prvek Podle přihlášené osoby (záměrně není řečeno, zda se myslí role nebo uživatel), který zohledňuje oboje. Tj. vybírá jak podle konkrétních uživatelů tak podle rolí, se zohledněním toho, jaké role má přihlášený uživatel a jaká je jejich hierarchie, ale i toho, s jakými dalšími uživateli tyto role sdílí. Konkrétně viz popis omezujícího prvku v jednotlivých agendách, viz např.:

Omezení pro použití uživatelů místo rolí:

Pozor! V některých místech programu není podporována dvojí možnost zadávání role/uživatele. Pokud chcete tyto moduly, agendy či jejich dílčí funkcionality využívat, je třeba pracovat pouze s rolemi. Příklady:

  • agendy modulu Servis
  • položky zobrazující plánovanou a skutečnou Pracovní dobu řešitele v detailu Aktivity
  • apod.

    V popisu položek je vždy uvedeno, jestli je možné do nich zadat obojí (role nebo uživatele) nebo jen role. Z toho pak mj. vyplyne, jak musíte mít systém nastaven, pokud chcete dané položky využívat.