Jak začít - Evidence pošty

Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Evidence pošty

Ve skupině Evidence pošty se vystavují záznamy pošty a uzávěrek pošty, které jsou pojaty jako doklady. Viz Evidence pošty - obecně. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové.

Proto prvním předpokladem používání skupiny Evidence pošty je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu odeslaná a došlá pošta a uzávěrky pošty.

Dále je třeba zmínit položku Firma. Doklady ze skupiny Evidence pošty sice nejsou účetními doklady, nicméně mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

Jelikož jednou z povinných položek na dokladech je středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko. Pokud chcete používat vazbu pošty na Zakázky nebo na Obchodní případy, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.

Abyste mohli poštu začít zadávat do evidence, je třeba si naplnit jednotlivé číselníky této skupiny. Především seznam možných odesílatelů a příjemců v číselníku uživatelů pošty, typů obsahů odeslané pošty, typů obsahů došlé pošty a ceníků pošty s ohledem na vaše poskytovatele poštovních služeb. Číselníky této skupiny jsou z většiny dodávány defaultně předvyplněné, nicméně je vhodné si je minimálně prohlédnout.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Dále viz též:

• Co je třeba k provozu evidence pošty