Pořízení a zařazení majetku do evidence

U jednoduchých karet a karet s neoceněnými prvky se nově pořízený majetek účtuje na pořizovací účty a teprve, je-li pořizovací cena kompletní a majetek je předán do užívání, je přeúčtován na účty evidenční. Odpovídající karty majetku jsou pak ve stavu v pořízení a poté jsou zařazeny do evidence. V ABRA Gen jsou všechny karty evidovány na jednom místě, jejich opravou se pouze mění stav.

Typický postup je tedy takový, že kartu zadáte a vedete jako majetek v pořízení. Poté k ní postupně zadáváte doklady pořízení. Pořizovací cena majetku na kartě majetku může být předvyplněna příp. převzata z těchto pořizovacích dokladů. Poté v opravě karty případně doplníte potřebné údaje pro odpisy a zařazení majetku a zařadíte jej do evidence.

Nicméně není bezpodmínečně nutné tento postup zachovat - je možno pořizovací a vstupní ceny na kartě zadat ručně, kartu zařadit do evidence a pořizovací doklady si doplnit teprve poté zpětně nebo dokonce zadávanou novou kartu majetku zařadit do evidence v zápětí po jejím zadání do systému. Tento způsob se bude týkat hlavně karet s historií, již dříve odepisovaných, viz dále.

Pro pořízení karty s oceněnými prvky (soubor movitých věcí) platí totéž, co pro karty jednoduché, s jedinou výjimkou: pořizovací cena na kartě majetku se needituje a je dána jako suma pořizovacích cen jednotlivých prvků, tedy doklady pořízení neslouží pro případné předvyplnění pořizovací ceny, viz též popis dokladů pořízení. Na dokladech pořízení se žádný rozpad na prvky neeviduje, jelikož zde není nutný.

Jak se karta dostane do evidence, viz změna stavu karty majetku. U jednoduchých karet a karet s neoceněnými prvky se při zařazení do evidence z pořízení generuje doklad Zařazení do evidence. Doklad zařazení se negeneruje tehdy, pokud se jedná o zaevidování majetku již dříve odpisovaného v nějakém předchozím systému (jelikož takový majetek již je účetně v naší evidenci).

Pro zařazení karty s oceněnými prvky z pořízení do evidence platí totéž, co pro zařazení karet jednoduchých (viz výše), jen s tím rozdílem, u souboru movitých věcí mluvíme o tzv. primárním dokladu zařazení.

U karet s oceněnými prvky mohou navíc vznikat i tzv. sekundární doklady zařazení. Ty vzniknou tehdy, pokud je k souboru movitých věcí v evidenci přidán další prvek (funkcí Přidat v subzáložce Soubor prvků), tj. v podstatě jde o jeden z případů přecenění souboru movitých věcí - zvýšení ceny.

Na primárním i na sekundárních dokladech zařazení k dané kartě se evidují prvky, které jsou daným dokladem zařazovány.

Zrušením dokladů primárního resp. sekundárního dokladu zařazení může dojít ke změně stavu karty resp. ke smazání zařazeného prvku, viz popis funkce Vymazat u dokladů Zařazení.

V souvislosti s problematikou zařazení majetku je třeba zmínit i zařazování karet již staršího majetku, který je v naší evidenci již delší dobu a byl již odepisován, i když mimo systém ABRA Gen, nebo majetku převzatého od předchozího majitele, u něhož byl rovněž již odepisován. Na principu zařazení takových karet se v zásadě nic nemění, jen je třeba při zařazení správně zadat údaje o historii takových karet, aby systém ABRA Gen provedl zařazení ve správných cenách a správně navázal na již provedené odpisy. Jak takové karty zadat do systému ABRA Gen (zařadit do evidence v ABRA Gen), je objasněno na několika praktických příkladech v samostatné kapitole.