Evidence šarží a sériových čísel

• Nová karta

  Pokud zavádíte novou hlavní kartu, je situace jednoduchá. Šarže/sériová čísla zavedete tak, že při zakládání skladové karty nastavíte položku třída na hodnotu "Karta se šaržemi (resp.sériovými čísly)" a při vystavování dokladů s touto kartou zadáváte také šarže/sériová čísla.

• Již existující karta

  Třídu karty již nelze měnit, pokud na kartě existují nějaké pohyby, viz popis výjimky u třídy karty. Takže pokud na kartě již evidujete nějaké položky a nyní pro ně chcete evidovat sériová čísla nebo šarže, můžete postupovat následovně:

  Nejdříve založíte novou hlavní kartu s požadovanou třídou karty. Potom zahájíte inventuru na skladech, kde chcete tuto novou kartu evidovat se sériovými čísly nebo šaržemi. Zde u původní jednoduché karty zadáte nulový stav (inventární manko) a u nové karty se sériovými čísly zadáte skutečný stav původní karty (inventární přebytek) a poté zadáte daná sériová čísla. Dále budete položky evidovat na nové kartě. Tímto řešením ovšem ztratíte kontinuální přehled o pohybech na kartě, protože karta bude reprezentována dvěma kartami (novou a původní), proto je lépe si rozmyslet, zda chcete evidovat šarže již při zadávání karet.

U šarží/sér.č. je použita obdobná filozofie jako u skladových karet, tj. existují jakési "hlavní" šarže/sér.č. a "dílčí" šarže/sér.č. pro jednotlivé sklady.

Hlavní šarže/sér.č. obsahují informace společné pro všechny sklady (jedná se např. o informace typu Název, Kód apod.). Dílčí šarže/sér.č. naopak obsahují informace, které mohou být u jednotlivých skladů rozdílné (jako např. počet na daném skladě, umístění apod.).

Novou hlavní šarži/sér.č. lze založit v agendě Šarže/sér.č. anebo se založí automaticky při zadání nové šarže/sér.č. z dokladu. Novou dílčí šarži/sér.č. pro daný sklad lze založit v agendě Dílčí šarže/sér.č. anebo se založí automaticky při prvním použití dané hlavní šarže/sér.č. na daném skladu ve skladovém dokladu (za předpokladu nepovinného Zadávání místa na dílčích šaržích/sér. číslech.).

Pro šarže/sér.č. platí možnost čerpat z nenaskladněných šarží/sér.č. (tj. expedovat tzv. do minusu obdobně jako u skladových karet). Tuto možnost můžete povolit nebo zakázat nastavením u daného skladu, viz povolení vyskladňování šarží/sér.čísel do minusu.

Pro sériová čísla platí, že pohyby s nimi lze provést pouze v celých kusech, počet na skladech za dané sériové číslo pak může nabývat pouze hodnot (tedy počet za všechna dílčí sériová čísla k danému hlavnímu sériovému číslu může být celkem pouze):

• "-1" tj. dílčí sériové číslo bylo vyskladněno dříve, než naskladněno, tj. šlo o expedici tzv. do minusu
• "0" tj. sériové číslo buď bylo naskladněno a již vyskladněno anebo žádné pohyby s tímto sériovým číslem neexistují (tj. sériové číslo bylo založeno ručně v agendě šarží/sér.č. anebo bylo zadáno prostřednictvím dokladů, ale z těchto dokladů bylo později vymazáno)
• "1" tj. sériové číslo bylo naskladněno a dosud nebylo vyskladněno

Tento počet se kontroluje dohromady za všechny sklady. Není-li tato podmínka splněna, program na danou skutečnost upozorní s tím, že by po jejím provedení nastal na sér. číslech nepovolený stav. Provedení takové akce je na uživateli, viz příklady dále.

U šarží žádné omezení na počet na skladě neexistuje.

Pokud v nějakém dokladu použijete kartu se šaržemi/sériovými čísly, měli byste také zadat, které šarže/sériová čísla se k danému pohybu váží. Pouze v agendách objednávek použití šarží/sériových čísel podporováno není, protože zde nemá smysl.

Pro karty se šaržemi/sér. čísly platí následující omezení:

• Řádky skladových dokladů s kartami se šaržemi/sér. čísly nelze čerpat pouze částečně do dokladů prodejních.

  Důvodem je, že šarže/sér. čísla zadané k řádku skladového dokladu se evidují k tomuto řádku jako celku. K řádku prodejního dokladu se neevidují, přebírají se pro účely zobrazení a tisku od příslušného dokladu skladového. Pokud by tedy řádek byl částečně čerpán do několika prodejních dokladů, neodpovídal by počet šarží/sér. čísel zobrazený resp. tisknutý na prodejním dokladu počtu zadanému v řádku prodejního dokladu. Tedy:

  • při importu do faktur vydaných resp. do pokladních příjemek lze čerpat takový řádek dodacího listu pouze celý
  • při importu do dobropisů faktur vydaných resp. do vrácení pokladních příjmů lze čerpat takový řádek vratky pouze celý
  • řádek dodacího listu, na který existuje samostatná vratka (bez dobropisu resp. vrácení příjmů), nelze již vyfakturovat resp. zahrnout do pokladní příjemky.
  • systém nepodporuje přidání/změnu sériového čísla na dodacím listu, který je již čerpán do více prodejních dokladů. Pokud by se uložení umožnilo, nedojde ke správnému vyplnění datumu prodeje v případě záruky na dílčím sériovém čísle.

  Objasníme na příkladech:

  Mějme dodací list s řádkem na kartu HDD se sériovými čísly v počtu 3ks. Dodací list importujeme do faktury v režimu čerpání "Bez opravy DL". Pokud bychom se pokusili čerpat jen částečný počet, tj. zadat např. jen 2ks a doklad uložit, program by nám to nepovolil.

  Mějme dodací list s řádkem na kartu HDD se sériovými čísly v počtu 3ks. K němu existuje samostatná vratka VR v počtu 1ks. Tedy na dodacím listu zbývají 2ks dosud nefakturované. Pokud bychom takový dodací list importovali do faktury, program by předvyplnil 2ks. Takovou fakturu však nepovolí uložit, jelikož by pak šlo o částečné čerpání dodacího listu, což z výše uvedených důvodů není možné.

  Z toho tedy plyne následující - skladový řádek se šaržemi či seriovými čísly na prodejních dokladech (FV, PP) vyžaduje čerpání v celém rozsahu, protože šarže či sériová čísla nejsou uložena na samotné FV (či PP, DV nebo VP), ale pouze na DL. Proto správný postup je obrácený. Nejdříve z celého DL (bez existující vratky) vytvořit FV či PP a následně na vrácené kusy vytvořit DV nebo VP, kde se vytvoří vratka automaticky. Tento postup není nutný u skladových karet bez sériových čísel či šarží.

• Při zadávání množství karty, u které se evidují sériová čísla, platí, že nesmíte zadat takové množství ve zvolené jednotce, které by po přepočtu na jednotku se vztahem 1 vycházelo na desetinná místa, jelikož sériová čísla má smysl evidovat pouze v celých kusech, viz výše. Pro šarže je zadání množství na desetinná místa povoleno.

• Dále při zadávání sériových čísel do dokladů, příp. při opravách nebo mazání dokladů, je vždy kontrolován počet sériového čísla za všechny sklady (povolený počet je jen -1, 0 a 1, viz výše) a není-li tato podmínka splněna, program na danou skutečnost upozorní s tím, že by po jejím provedení nastal na sér. číslech nepovolený stav.

  Provedení dané akce je v daný okamžik na vás, pokud ji přesto provedete, bude důsledkem aktuálně stav 2 a více kusů na sér. číslech, což není stav, který by měl nastat, a měli byste situaci co nejdříve uvést do pořádku (opravit doklady, vystavit výdajové doklady nebo jen doplnit na ně sér. čísla apod.) Objasníme na příkladech:

  Mějme kartu se sériovými čísly. Mějme zadáno sér. číslo X-101, k němu nechť zatím neexistují žádná dílčí sériová čísla. Vystavíme příjemku na 5ks této karty na sklad S1 a zadáme na ni sériová čísla (jako jedno z nich vybereme z agendy šarže/sér.č. X-101). Tím se založí dílčí sér.číslo pro sklad S1 s počtem 1ks. Pokud bychom pak vystavovali druhou příjemku na tutéž kartu a tentýž sklad a vložili na ni totéž sér. číslo, program by nahlásil, že by po uložení nastal na daném sér. čísle nepřípustný počet. Obdobně, pokud bychom např. opravovali jinou příjemku a místo sér. čísla na ní zadaného, bychom zadali X-101. Je třeba posoudit, zda je daný stav v takový okamžik oprávněný. (Teoreticky může být, např. proto, že jste první příjemkou nakoupili, následným DL prodali, ale zatím na DL nejsou sér. čísla doplněna a nyní vystavujete následnou příjemku, kterou řešíte vracení.

  (Takový případ je však opravdu jen teoretický, protože vracení zboží se typicky řeší Vratkou k DL, a příjemkou se řeší jen v případech vracení obalů (a to obalů, které ani nemusely být nakoupeny u vás) a takové sklad. karty nebudou jistě evidovány pod sér. čísly.)

  Mějme kartu se sériovými čísly. Mějme zadáno sér. číslo AA-101, k němu nechť zatím neexistují žádná dílčí sériová čísla. Vystavíme příjemku na 1ks této karty na sklad S1 a poté dodací list na 1ks této karty a sér. čísla. Tedy počet na daném dílčím sériovém číslu je 0ks. Za těchto okolností můžeme dílčí sériové číslo smazat. Poté můžeme vystavit novou příjemku na totéž číslo v počtu 1ks. Pokud bychom ale v daný okamžik např. chtěli dodací list smazat, znamenalo by to, že po jeho smazání by byly na skladě 2ks tohoto sériového čísla, tudíž by program upozorňoval na nepovolené množství na sér. čísle.

• Pro volné dobropisy faktur vydaných platí, že se musí shodovat množství na skladovém (PR) a prodejním dokladu (DV). Množství lze měnit pouze na DV, a to v režimu změny množství na skladovém dokladu.

Šarže/sériová čísla lze zadat ihned při zadání dokladu, ale lze je doplnit i později, a to i po částech s meziuložením dokladu. Takto lze např. vystavit dodací list na jednom místě a sériová čísla doplnit na jiném místě, třeba přímo ve fyzickém skladu, při výdeji konkrétních položek. Doklady, na které zbývá doplnit šarže/sériová čísla, je možno dohledat v jednotlivých agendách pomocí omezení za doklady s nezcela doplněnými šaržemi/sér. čísly v záložce Omezení jednotlivých agend.

Způsob zadávání šarží/sériových čísel na doklady je detailně vysvětlen ve stejnojmenné kapitole.

K dispozici je agenda Šarže/sér.č., ve které jsou evidovány všechny hlavní šarže/sériová čísla, jejich dílčí šarže/sériová čísla s počty na skladě atd. Pohyby s jednotlivými šaržemi/sériovými čísly se evidují ve zvláštní agendě Pohyby šarží/sér.č., kde je možno je prohlížet. Vyvolat agendu pohybů pro prohlížení pohybů s vybranými šaržemi/sér.č. lze i rovnou z agendy Šarže/sér.č. Dále na dokladech, na nichž jsou zadány karty třídy se šaržemi nebo sér.č., je pro daný řádek vždy k dispozici záložka šarže/sér.č., kde lze rovněž prohlížet (resp. zadávat) šarže/sér.č. zadaná na daném dokladu.