Účetní žádosti - záložka Zaúčtování

Tato záložka slouží pro vlastní zaúčtování, resp. rozúčtování aktuální žádosti resp. označených žádostí ze záložky Seznam. Je k dispozici pouze po vyvolání funkce Zaúčtovat nebo Rozúčtovat ze záložky Seznam.

Zaúčtování se chová jako průvodce (wizard). Průvodce postupně zobrazuje jednotlivé kroky a nechá uživateli editovat požadované údaje tak, aby byly všechny potřebné položky vyplněny a bylo možno zaúčtování resp. rozúčtování provést. Záložku není možno opustit jinak než ukončením tohoto průvodce, tj. buď úspěšným dokončením vyvolané akce zaúčtování resp. rozúčtování nebo stornem operace.

Ve spodní části každého kroku průvodce zaúčtováním jsou pak k dispozici funkční tlačítka pro přechod mezi jednotlivými stránkami:

Jiný příklad funkčních tlačítek v závěrečném kroku průvodce zaúčtováním

Dále popíšeme podrobněji jednotlivé kroky průvodce zaúčtováním pro obě funkce:

• Funkce Zaúčtovat
• Funkce Rozúčtovat

Funkce Zaúčtovat

Funkce umožňuje dva režimy zaúčtování:

• Zaúčtování aktuálního záznamu (skupiny)
• Zaúčtování označených

Zaúčtování aktuálního záznamu (skupiny)

Pokud není žádná žádost označena a vyvolá se funkce Zaúčtovat, bude se provádět zaúčtování celé skupiny záznamů, na které se v záložce Seznam nachází kurzor, tj. prvním kroku průvodce zaúčtováním se k zaúčtování nabídnou nejdříve údaje prvního účetního zápisu z dané skupiny (bez ohledu na to, na kterém z nich stojí aktuálně kurzor), v dalším kroku pak dalšího v pořadí atd. (Jak bylo objasněno dříve, v jedné skupině jsou účetní záznamy pocházející z téhož dokladu, tj. např. základ a DPH faktury, řádky souhrnné účtenky apod.).

V tomto režimu je možné zaúčtovat buď celou skupinu, tj. všechny záznamy v ní, nebo variantně jen její část, pokud průvodce ukončíte, aniž byste prošli zaúčtováním všech záznamů skupiny.

V záložce Zaúčtování tedy bude průvodce zaúčtováním postupně zobrazovat v jednotlivých krocích účtované záznamy z aktuální skupiny a to v každém kroku jeden účtovaný záznam. Vzhled záložky a položky v ní v každém kroku odpovídají záložce Detail účtovaných záznamů. Počet kroků odpovídá počtu záznamů v účtované skupině. V horní části záložky je v každém kroku průvodce zaúčtováním uvedeno, kolikátý záznam z dané skupiny se právě zpracovává:

Příklad zaúčtování skupiny se třemi záznamy celkem, přičemž aktuálně se zobrazují údaje prvního

Pro každý účtovaný záznam musí uživatel doplnit všechny položky povinné pro účetní deník (tj. střediska, úplné účty apod.). Nejsou-li vyplněny, není možno pokračovat dále. K zaúčtování daného záznamu zobrazeného aktuálně v záložce Zaúčtování do deníku dojde ihned v okamžiku přechodu k dalšímu kroku průvodce, tedy k dalšímu záznamu z dané skupiny.

Po úspěšném zaúčtování celé skupiny záznamů se v případě, že má parametr Tisknout likvidační listy hodnotu Vždy nebo Jen při účtování ze žádostí, automaticky nabídne tisk likvidačního listu dokladu, viz popis tisku likvidačního listu.

Zaúčtování označených záznamů

Pokud jsou označeny nějaké záznamy a zvolíte funkci Zaúčtovat, provádí se hromadné zaúčtování jen těchto označených záznamů, bez ohledu na to, z jakých skupin žádostí pocházejí.

V záložce Zaúčtování je třeba nejdříve v prvním kroku průvodce zaúčtováním nastavit, které položky se mají hromadně naplnit pro všechny označené záznamy a jakými hodnotami. Položky, které nejsou zatrženy, se převezmou z jednotlivých žádostí tak, jak jsou na nich aktuálně zadány. Tedy jestliže si přejete u označených záznamů hromadně změnit nebo doplnit hodnoty položek, můžete tak učinit v tomto kroku. Necháte-li je prázdné, budou v nich ponechány hodnoty původní.

K dispozici jsou zatrhávací položky, po jejich zatržení se zpřístupní odpovídající editační položky, do kterých můžete zadat požadované hodnoty:

V tomto případě se na všechny označené účtované žádosti doplní zadaná zakázka, obchodní případ a projekt na stranu MD (bez ohledu na to, zda na nich nějaká již byla zadána či nikoliv).

V dalším kroku probíhá u všech označených záznamů kontrola, zda jsou vyplněny všechny povinné položky. Pokud ano, jsou záznamy zaúčtovány a funkce se ukončí. V opačném případě je zobrazen seznam nevyhovujících záznamů, na kterých chybí zadaná alespoň jedna povinná položka, a tudíž je zaúčtovat nelze.

Příklad zobrazení seznamu žádostí, které se měly zaúčtovat, ale nemají vyplněny všechny potřebné údaje. ABRA vzhled.

Pokračovat můžete následovně:

• Doplnit hromadně chybějící údaje a zaúčtovat všechny, tj. vrátit se o krok zpět a nechat hromadně vyplnit chybějící položky zadanou hodnotou a pokračovat stejným způsobem. Pozor - tato hodnota bude doplněna ke všem označeným záznamům, nejen k záznamům s nevyplněnou položkou.
• Funkci ukončit stiskem Storno a nezaúčtovat nic.
• Zaúčtovat jen kompletní záznamy, tj. je-li aspoň jeden záznam kompletní, pak je pod seznamem problémových záznamů tato skutečnost oznámena a je uveden jejich počet. Stiskem tlačítka Zaúčtovat v tomto případě se provede zaúčtování jen kompletních záznamů, čímž se funkce ukončí, nekompletní záznamy zaúčtovány nebudou.

Po úspěšném zaúčtování označených záznamů se v případě, že má parametr Tisknout likvidační listy hodnotu Vždy nebo Jen při účtování ze žádostí, může automaticky nabídnout tisk likvidačních listů, jsou-li splněny podmínky pro tisk likvidačního listu, viz popis tisku likvidačního listu.

Funkce Rozúčtovat

Funkce umožňuje danou žádost libovolně rozúčtovat. Pracuje pouze s aktuálním záznamem (pokud je aktuální žádost v jedné skupině s více dalšími žádostmi, zbývající žádosti se touto funkcí do deníku nezaúčtují, zůstanou v žádostech a budete je muset zaúčtovat samostatně).

Byl-li doklad vystaven v cizí měně, můžete v prvním kroku průvodce zaúčtováním zvolit, zda chcete částku dokladu rozpočítávat v lokální měně, cizí měně nebo v obou.

V dalším kroku jsou zobrazeny společné údaje žádosti, z nichž lze editovat pouze datum zaúčtování, a editovatelný seznam pro zadávání účetních údajů rozúčtovávané žádosti. Rozmístění zadávaných položek závisí na volbě Zobrazování účetního zápisu na dokladech. Na počátku obsahuje seznam jeden záznam s předvyplněnou celkovou částkou žádosti. Před přidáním nového řádku je nutné zadat všechny povinné položky. Při přidání nového řádku do tohoto seznamu se na nový řádek předvyplní údaje podle předchozího řádku, přičemž údaj Částka (resp. Částka cizí) se dopočte tak, aby byla suma všech částek rovna celkové částce na rozúčtovávané žádosti.

Nad editovatelným seznamem řádků rozúčtování se zobrazuje, kolik ještě zbývá rozúčtovat a v jaké měně. Pokud se jedná o účtování dokladu v cizí měně a uživatel zvolil rozúčtování v lokální i v cizí měně, pak se zobrazuje, kolik zbývá k rozúčtování v obou měnách.

Pokud je rozúčtována celková částka žádosti, pak stiskem tlačítka Zaúčtovat se může provést zaúčtování žádosti do deníku, přičemž žádost bude rozúčtována přesně tak, jak bylo zadáno, tzn. v tomto případě již nedochází k žádnému sloučení řádků se shodnými účetními údaji (jako je tomu při standardním účtování dokladů do účetnictví (vysílání dokladů do účetnictví) podle předkontací (viz popis v záložce Rozúčtování, resp. zaúčtování u jednotlivých dokladů).

Pokud tedy chcete mít doklad rozúčtován přepočtem kurzu z dokladu, musíte mít v kurzovním lístku tentýž kurz, tj. musíte si udržovat kurzovní lístek a účtovat k datu vystavení dokladu, nebo můžete použít volbu rozúčtování v obou měnách a částky v obou měnách si zadat dle potřeby.

Po úspěšném zaúčtování rozúčtovávaného záznamu se v případě, že tento záznam byl posledním nezaúčtovaným záznamem dokladu a parametr Tisknout likvidační listy má hodnotu Vždy nebo Jen při účtování ze žádostí, automaticky nabídne tisk likvidačního listu dokladu, viz popis tisku likvidačního listu.