Jak na saldokonto - pro mírně pokročilé

V následujícím postupu si nastíníme, jak používat agendu Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků. Postup si nečiní ambice naučit uživatele vše, protože možnosti využití jsou velké a závisí na účetních postupech v jednotlivých firmách, ale měl by pomoci s prvotní orientací v agendě, protože je na první pohled komplikovaná.

Tento návod předpokládá, že uživatel ví, co účetně znamená párování dokladů a saldokonto, již máte vystaveny a zaúčtovány doklady na účty, které chcete saldokontně sledovat a ví, jak probíhá párování v systému ABRA Gen. V opačném případě viz též Jak na saldokonto - párování pro začátečníky. Pokud je vám obsah uvedený zde jasný a chcete se jen podívat jak párovat zvlášť stranu MD a D, pokračujte návodem Jak na saldokonto - pro pokročilé. Příp. Jak na saldokonto - jak rozumět třídění.

1. Zadání omezení

Otevřeme agendu Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků. Viz modul Účetnictví → záložka Účetnictví → agenda Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků.

Abychom v agendě vůbec viděli nějaké záznamy a ty záznamy dávaly smysl, je třeba nejdříve zadat omezení. Zadat správné zadání omezení je zde obzvlášť důležité. Pokud nejsou v záložce Omezení řádně zadány alespoň povinné omezovací prvky (předem zatržené, viz defaultně zatržené omezovací prvky), pak se může stát, že deník žádné záznamy nevypíše, anebo je vypíše tak, že místo, abyste si saldo srovnali, tak si jej rozhodíte (typicky v případě výpisu záznamu Jen dle omezení).

Zatržené omezovací prvky v této agendě. Po otevření záložky zatím bez zadaných hodnot.

Zadáme tedy minimálně tyto omezovací podmínky např. takto:

Prohlédneme si bilanci na účtech záloh (324). Datum od je vhodné nezadávat, protože nás zajímá vyrovnanost účetní skupiny od prvopočátku - cílem je mít účetnictví srovnané či dorovnat od začátku. My jsme zvolili Všechny pohyby ve skupině, což znamená, že se zobrazí všechny pohyby v dané skupině, bez ohledu na omezení, včetně připárovaných dokladů, i když tyto třeba samy o sobě nejsou účtovány na zvolený účet záloh.

Pokud se vám záložka Omezení zobrazuje ve stavu s nerozbalenými podmínkami, podobně jako na obrázku, pak nejprve stiskněte tlačítko Měnit definici a poté zadejte podmínky dle obrázku předchozího.

2. Co uvidíme v záložce Seznam

Po stisku tlačítka Získat záznamy uvidíme v záložce Seznam výpis záznamů podobný následujícímu. V horní části je Seznam saldokontních skupin podle párovacích znaků (1), ve spodní části Seznam účetních záznamů v jednotlivých skupinách podle párovacích znaků (2). Účetní záznamy ze spodního seznamu patřící do stejné skupiny jsou u sebe. Aby se ve spodním seznamu dalo lépe odlišit, kde začínají a končí záznamy z jedné skupiny a kde už začínají záznamy z další skupiny, jsou záznamy z různých skupin ve spodním seznamu střídavě podbarveny a nepodbarveny (barva zvýraznění skupin je závislá na stylu vzhledu systému ABRA).

2a. Synchronizace kurzoru v obou seznamech

Kurzor v horním a dolním seznamu se synchronizuje.

Obrázek 1: Tj. pokud v horním seznamu stojí kurzor na skupině se znakem ZLV-4/2022 (na obrázku orámována), pak v dolním seznamu stojí kurzor na jednom ze záznamů dané skupiny (rovněž orámováno).

Pokud posuneme kurzor v horním seznamu na další záznam skupiny, posune se adekvátně i ve spodní na odpovídající záznamy z dané skupiny:

Obrázek 2: V horním seznamu jsme kurzorem najeli o skupinu níže se znakem INT-1/0000 (na obrázku opět orámována). V dolním seznamu se kurzor tedy také posunul na jeden ze záznamů dané skupiny (rovněž orámováno).

2b. Detailní údaje

Prohlédneme si detail první skupiny v pořadí (orámované) z Obrázku 1 výše. Nejdříve detail v horním seznamu:

Na detailu z obrázku výše vidíme, že první skupina v pořadí se znakem FV-4/2022 obsahuje 2 účetní záznamy a rozdíl je -500 (tj. saldo dané skupiny pro účty záloh 324xx, za které jsme si omezili, je -500):

A poté detail ze spodního seznamu:

Vidíme, že skupinu tvoří aktuálně 2 záznamy: Jeden je Pokladní příjem, kterým byla zjevně zaplacena příslušná záloha ve výši 8000CZK. Dále pak vidíme, že tato záloha byla zúčtována, a to do dokladu FV-4/2022 ve výši 7500CZK. Tedy z dané zaplacené zálohy zbývá 500CZK. (Buď jsou ještě nezúčtovány a je třeba je zúčtovat ať už do této nebo do jiné faktury, nebo jsou již zúčtovány, ale dané účetní záznamy zatím nejsou zaúčtovány v deníku (zůstaly zatím v účetních žádostech) nebo i byly zaúčtovány do deníku, ale jsou v jiné saldokontní skupině, a tudíž se tato skupina jeví z pohledu účtu záloh jako nevyrovnaná.)

 

2c. Párovací znaky

Naše skupina z předchozího obrázku má párovací znak FV-4/2022. Co to je a proč zrovna tento? 

Jak bylo objasněno v předchozím návodu, párovací znak si lze představit jako položku, kterou mají společnou všechny záznamy v dané skupině (tedy jakýsi "společný jmenovatel" pro všechny záznamy, které mají být (u sebe) v dané saldokontní skupině). Párovací znaky přiděluje systém ABRA Gen už při vytváření dokladů a dle nastavení je to číslo dokladu (prvního ze skupiny) nebo variabilní symbol. Párovací znak se pak použije právě při sestavení saldokontních skupin. Viz též Jak funguje párování dokladů.

V našem případě byl první doklad ze skupiny faktura. Tudíž přidělený účetní párovací znak je její číslo FV-4/2022. To i vidíme v její záložce Rozúčtování

V agendě Saldokonto - účetní deník souvztažně je jen jeden párovací znak. Ale proč je v agendě Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků také párovací znak pro stranu MD a stranu D? To umožňuje párovat odděleně stranu MD a stranu D, což běžná účetní praxe vyžaduje. Na tento způsob využití se podíváme v návodu Jak na saldokonto - párování pro pokročilé.

3. Vyrovnávání salda

V návodu Jak funguje párování dokladů jsme si předvedli triviální příklad, jak vyrovnat saldo skupiny "faktura+její platba", tj. saldo za účet pohledávek 311xx za daný doklad.

Zde si příklad trochu zesložitíme. Prohlédneme si naši první skupinu v pořadí z obrázků výše. U obrázku detailu skupiny ve spodním seznamu jsme říkali, že saldo (zůstatek dané skupiny) za účty záloh 324xx je 500CZK. To odpovídá skutečnosti, že bylo zaplaceno na zálohu 8000CZK, ale zúčtováno z dané zálohy bylo jen 7500CZK. Podíváme se tedy na daný zálohový list:

Předpis zálohového listu se nijak neúčtuje, účtuje se až platba. Tudíž na ZL nenajdeme žádnou záložku Rozúčtování/Zaúčtování, ani info o přidělené saldokontní skupině. V záložce Platby vidíme doklad platby zálohy PP-1/2022 z naší saldokontní skupiny:

Zde vidíme, že ZLV-1/2022 byl opravdu zaplacen pokladním příjmem PP-1/2022 ve výši 8000CZK. Na vedlejším obrázku pro srovnání vidíme znovu promítnutí tohoto dokladu do účetnictví a "naší" saldokontní skupiny. Platba zálohy se standardně účtuje na straně D na účet 324xx, proto se nám tento pokladní příjem PP-1/2022 objevil ve výpisu saldokonta za účty 324xx. (Jiné pokladní příjmy mohou být účtované úplně jinak a objeví se ve výpisu deníku saldokontě za jiné účty.)

Dále si prohlédneme záložku Zúčtování:

Zde vidíme, že ZLV-1/2022 byl opravdu zúčtován do faktury FV-4/2022 ve výši 7500CZK. Na vedlejším obrázku pro srovnání vidíme znovu promítnutí tohoto zúčtování do účetnictví a "naší" saldokontní skupiny. Zúčtování zálohy se standardně účtuje na straně MD na účet 324xx, proto se nám tento účetní pohyb objevil ve výpisu saldokonta za účty 324xx.

Co ale zbylých 500CZK? Vidíme, že ZLV-1/2022 byl dále zúčtován do další faktury pro danou firmu, a to FV-5/2022. Proč se tedy neobjevil v naší saldokontní skupině? 

Podíváme se na zaúčtování druhého zúčtování našeho ZLV. Vidíme, že je teprve v Účetních žádostech (není tedy dosud v Účetním deníku, nemohli jsme jej tedy vidět v rámci naší saldokontní skupiny. Dané záznamy si tedy zaúčtujeme. Můžeme rovnou odtud použít tlačítko Účetnictví (čímž se otevře agenda Účetní žádosti zafiltrovaná za naše dva záznamy, které následně zaúčtujeme do deníku).

Nyní si Občerstvíme výpis saldokonta dle Omezení z bodu 1.

Vidíme, že "naše" saldokontní skupina (se znakem FV-4/2002) už ve výpisu není. Proč? Protože v omezení v bodě 1 jsme mj. zvolili: Vypsat skupiny: Jen s nenulovým rozdílem.

Nyní si omezení upravíme a zvolíme: Vypsat skupiny: Všechny. Po provedení dotazu znovu uvidíme "naši" skupinu (s párovacím znakem FV-4/2022):

Nyní už jsou ve skupině záznamy celkem 3. Rozdíl skupiny je nulový, tedy saldokonto účtu 324 za naši skupinu je nula neboli skupina je vyrovnaná, což je to, co jsme účetně požadovali.

Dodatek:

Proč má ale naše zúčtování zálohy do FV-5/2022 párovací znak FV-4/2002 a nemá znak FV-5/2022? Vždyť to bylo zúčtováno do FV-5/2022. Faktura FV-5/2022 má vlastní párovací skupinu, jak vidíme na její záložce Ruční párování:

Přidělený párovací znak druhé faktury. Na vedlejším obrázku je ale vidět, že zaúčtování daného zúčtování zálohy dostalo párovací znak FV-4/2022

Je to proto, že ABRA Gen se snaží uživateli chytře pomáhat. Zde se logicky předpokládá, že když uživatel vystavil zálohu, kterou následně zúčtoval do dvou po sobě jdoucích faktur, že se jedná o jeden společný účetní případ. Tudíž přesto, že FV-5/2022 dostala vlastní skupinu, systém ví, že tato je účetně identická se skupinou FV-4/2002. (Tzv. SourceGroupsIdentical). Na pozadí si udržuje o takových identických skupinách přehled a ty pak spojí dohromady

Na závěr si vypíšeme saldokonto za účet pohledávek 311xx, kam byly zaúčtovány naše dvě faktury. Tj. omezení zadáme podobně jako v předchozím případě, jen změníme účet, za který chceme sestavit saldokontní skupiny:

Uvidíme, že opravdu obě faktury jsou v jedné saldokontní skupině:

Tato skupina vyrovananá není, přestože se stále pohybujeme nad stejnými doklady (naše dvě faktury a dvě zúčtování ZLV). Nyní se ale díváme na zůstatek (vyrovnání) účtu 311xx v rámci zaúčtování dokladů této skupiny. Čili započítáváme zaúčtování daných dokladů na účet 311xx. Tento účet je aktivní, čili zůstatek se vyčísluje jako MD-D. Je +600ZK. To znamená, že zbylá pohledávka z této skupiny je +600CZK a je třeba ji ještě dorovnat. V našem případě zjevně chybí doplatit FV-5/2022. Jakmile se příslušný doklad platby na doplacení FV-5/2022 ve výši 600CZK vystaví a zaúčtuje. i tato saldokontní skupina se vyrovná. Takový příklad už zde dále řešit nebudeme, protože jsme si jej předvedli v návodu Jak na saldokonto - párování pro začátečníky.