Implementácia - všeobecný postup

Odporúčaný postup vychádza z predpokladu, že klient nie je novo založenou firmou, ale že už v minulosti viedol svoje ekonomické agendy. Nezáleží pritom či ručne alebo na počítači. Uvedený postup nerieši situáciu, keď sa dáta za predchádzajúce obdobie prevádzajú na zákazku z iného ekonomického systému.
Odporúčaný postup môžeme rozdeliť do troch fáz:

  1. Predimplementačná štúdia, z ktorej by mali plynúť možnosti nasadenia ABRA Gen. Všeobecne sa zisťujú o. i. nasledujúce skutočnosti:
    1. Stav HW (sieť, server, jednotlivé stanice)
    2. Stav SW (operačný systém na serveri a jednotlivých staniciach)
    3. Organizačná štruktúra (strediská, sklady, pobočky ......)
    4. Súčasné a budúce hospodárske obdobie
    5. Množstvo dokladov za obdobie
    6. Pracovné postupy a zvyklosti (obeh účtovných dokladov, práca so zákazkami, obchodnými prípadmi, projektmi, .....)
    7. Použité účtovné postupy (spôsoby oceňovania a účtovania skladu, práca s cudzími menami, stavba účtového rozvrhu, účtovanie majetku a miezd a ďalšie procesy). a. i.

    Z predimplementačnej štúdie by mal vyplynúť aj dátum reálneho prechodu na systém ABRA Gen (ďalej len "dátum prechodu"). Optimálne je stanoviť ho do doby, kedy je prevádzka u klienta najslabšia. Z legislatívneho aj účtovno-praktického hľadiska možno bez problémov uskutočniť prevod aj počas hospodárskeho obdobia. V tomto prípade je však samozrejme treba počítať s možnosťou obmedzenej dátovej kontinuity, keďže niektoré informácie potom môžu byť uložené za dané obdobie v dvoch systémoch.

  2. Dátum prechodu je optimálne stanoviť na prelom mesiacov. Umožní to jednoduchšie spracovanie priznania DPH. V následnej prechodnej fáze je dôležité presne rozlíšiť daňové doklady, ktoré treba uplatňovať v období do dátumu prechodu vrátane a doklady, ktoré treba uplatňovať v období po dátume prechodu. Ak sa doklady správne rozlíšia, bude možné už v prechodnej fáze spracovávať priznanie DPH v ABRA Gen.
  3. Dôležité je, aby bola prechodná fáza čo najkratšia. Zbytočne dlhá prechodná fáza vedie väčšinou ku zbytočnými problémom, teda kvalitná príprava na prechod je nutná. To predovšetkým znamená:
    1. Pripravenosť na vykonanie fyzickej inventúry skladu a správneho ocenenia zásob ku dňu prechodu. Sklad musí byť v poriadku! Nezrovnalosti v stávajúcom sklade môžu byť veľmi zlým začiatkom!
    2. Pripravenosť na fyzickú inventúru pokladní a dokladovú inventarizáciu bankových účtov. Nezrovnalosti v stávajúcom stave peňažných prostriedkov sú neprípustné pre bežnú prevádzku, tobôž pre náročný prechod na nový systém.
    3. Pripravenosť na inventarizáciu účtov k dňu prechodu tak, aby bolo možné v čo najkratšej dobe vykonať riadnu či mimoriadnu uzávierku a aby tak mohla byť prechodná fáza čo najkratšia.
  4. Inštalácia školiacej a skúšobnej verzie.
  5. Preškolenie užívateľov.
  6. Skúšobnú prevádzku na konkrétnych dátach. Počas tejto prevádzky je vhodné pracovať na úpravách definícií tlačových výstupov tak, aby vyhoveli potrebám klienta. Upravené definície treba si samozrejme zálohovať, aby bolo možné ich obnoviť do následnej ostrej inštalácie.
  7. Najneskôr ku dňu prechodu zadať do pokladničnej knihy všetky pokladničné doklady. Je to nutné pre správne stanovenie zostatkov pokladne.
  8. Príprava na inventarizáciu bankových účtov. Ak nie je totiž možnosť rýchleho zistenia zostatkov bankových účtov (napr. prostredníctvom e-bankingu), bude problém s rýchlym stanovením ich zostatkov. "Papierové" bankové výpisy dochádzajú väčšinou s niekoľkodňovým oneskorením. S týmto variantom treba vopred počítať a individuálne ho ošetriť.
  1. Ostrá inštalácia a obnova zostáv definovaných v skúšobnej verzii.
  2. Vykonanie inventúry a ocenenie zásob, inventúry pokladní a bankových účtov ku dňu prechodu!
  3. Nastavenie ostrej inštalácie. Nastavujú sa najmä základné číselníky:

    Ak máte inštaláciu s nahranými štartovacími dátami (odporúčané), tak sú číselníky, ktoré sú nevyhnutné pre prevádzku, už predvyplnené. Stačí ich len skontrolovať, príp. niektoré údaje doplniť a môžete začať hneť pracovať. Na to s výhodou využijete Sprievodcu nastavením systému, príp. Sprievodcu nastavením firmy.

  • Od tohto okamžiku môže klient vykonávať príjem a výdaj zo skladu, vystavovať faktúry, zadávať pokladničné doklady a bankové pohyby. Problémom v prechodnej fáze bude to, že bankové pohyby a pokladničné doklady, ktoré sa budú vzťahovať k dokladom vystaveným pred dátumom prechodu, nebude možné k týmto dokladom priraďovať, pretože zatiaľ nie sú zadané. Pozor na správne zaradenie faktúr z hľadiska obdobia DPH (viď popis vyššie)!
  • Novo zadané doklady do ABRA Gen už klient môže účtovať.
  • Klient ďalej intenzívne pracuje na uzávierke. Je veľmi dôležité, aby presne vedel, z akých položiek sa skladajú jednotlivé zostatky účtov. Kým klient nedokončí uzávierkové práce, trvá prechodná fáza.
    1. Fáze začína dokončením uzávierky. Dokončenou uzávierkou sa rozumie, že klient má presne zdokumentované koncové stavy jednotlivých účtov.
    2. Teraz prichádza pracnejšia časť, kedy je potrebné do účtovného denníka ABRA Gen saldokontne zadať počiatky účtov a správne pripárovať jednotlivé čiastkové záznamy. Postup týchto prác záleží na tom, či sa prechod vykonáva počas hospodárskeho obdobia alebo na prelome hospodárskych období.

    Prechod počas hospodárskeho obdobia

    V agende "Obdobie" je potrebné mať nadefinované hospodárske obdobie, v ktorom vykonávame prechod, a ďalej obdobie jemu predchádzajúce (ďalej len "predchádzajúce obdobie" alebo "nulté obdobie").

    Počiatky k obdobiu, v ktorom vykonávame prechod, totiž nebudeme zadávať v agende Počiatky účtov k obdobiu prechodu, ale zavedieme si ich pomocou interného dokladu k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia a následnej uzávierky (interným dokladom teda zavedieme zostatky jednotlivých účtov, pri saldokontných účtoch aj položkovo). Dôvodom je to, že v praxi potrebujeme sledovať saldokonto a saldokontné položky v bežnom období párovať so zodpovedajúcimi z obdobia predchádzajúceho. Pokiaľ by sme počiatky účtov zadali iba v agende počiatkov, nemali by sme k čomu párovať a saldokonto by zostávalo neopodstatnene nevyrovnané. Celý postup objasníme na nasledujúcom príklade (pre jeho zdarné vykonanie samozrejme predpokladáme, že máte hotové nutné nastavenia na začatie práce so systémom a zadávanie dokladov, podľa bodu 3 Prechodnej fázy).

    Prechod na ABRA Gen uskutočňujeme k 31.10.2009. Hospodársky rok 2009 sa kryje s kalendárnym. V agende Obdobie si potom jednotlivé obdobia nadefinujeme takto:

    • Hospodársky rok 2008: od 1. 1. 2008 do 31. 12. 2008
    • Hospodársky rok 2009: od 1. 1. 2009 do 31. 12. 2009

    Najskôr teda vykonáme "nahodenie" počiatočných stavov účtov pre obdobie prechodu. Takže najskôr zadáme pomocou interného dokladu konečné zostatky účtov k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia (v našom príklade teda k 31.12.2008). Stavy účtov vkladáme jednoriadkovo. Na stranu MD či D píšeme vždy príslušné číslo účtu, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395. Ak všetko spracujeme správne, zostatok na tomto účte 395 musí byť nula.

    Ďalším krokom je vykonanie závierky účtovníctva predchádzajúceho obdobia (v našom príklade to bude uzávierka obdobia 2008). Výsledkom závierky musia byť správne počiatočné zostatky pre nasledujúce obdobie (v našom príklade pre obdobie 2009). Popísaná operácia nám umožní získavať korektné údaje o počiatočných stavoch obdobia 2009, čo je dôležité pri zostavovaní závierkových výkazov.

    Teraz treba zadať saldokontne konečné stavy účtov ku dňu prevodu (v príklade ku 31. 10. 2009). Prvým krokom je storno počiatočných stavov k 1. 1. 2009. Vytvoríme v podstate rovnaký doklad, aký bol popísaný v predchádzajúcich odsekoch, ale s opačnými znamienkami. Na tvorbu tohto dokladu môžeme využiť funkciu Kopírovať interný doklad. Na jednotlivých účtoch spárujeme položky tohto dokladu s položkami dokladu vytvoreného podľa predchádzajúceho odseku. Touto operáciou dosiahneme to, že sa účtovné záznamy stornujúce počiatky nebudú na saldokontných účtoch zobrazovať ako nespárované.

    Druhým krokom je vlastné saldokontné zadanie zostatkov účtov ku dňu prechodu (v k 31. 10. 2009). Položky zadávame zvláštnym interným dokladom. Ak je zostatok zadávaného účtu tvorený viac saldokontnými položkami, vkladáme ho čiastkovým zadaním týchto položiek. Ak zostatok zadávaného účtu netreba sledovať saldokontne, potom ho zadáme ako jedno číslo.

    Pozor, keďže prechádzame počas hospodárskeho obdobia, kedy ešte nie je vykonaná závierka, zadávame aj zostatky nákladových a výnosových účtov! Na stranu MD či D píšeme vždy príslušné číslo účtu, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395. Ak všetko spracujeme správne, zostatok na tomto účte musí byť nula a predvaha zistená v ABRA Gen ku dňu prevodu musí zobrazovať rovnaké zostatky ako predchádzajúci účtovný systém.

    Prechod na prelome hospodárskeho obdobia

    Aj v tomto prípade je potrebné mať nadefinované hospodárske obdobie, ktoré bezprostredne predchádza obdobiu, ktoré povedieme v systéme ABRA Gen (ďalej len "predchádzajúce obdobie").

    Počiatky k obdobiu, v ktorom vykonávame prechod, totiž nebudeme zadávať v agende Počiatky účtov k obdobiu prechodu, ale zavedieme si ich pomocou interného dokladu k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia a následnej uzávierky (interným dokladom teda zavedieme zostatky jednotlivých účtov, pri saldokontných účtoch aj položkovo). Dôvodom je to, že v praxi potrebujeme sledovať saldokonto a saldokontné položky v bežnom období párovať so zodpovedajúcimi z obdobia predchádzajúceho. Pokiaľ by sme počiatky účtov zadali iba v agende počiatkov, nemali by sme k čomu párovať a saldokonto by zostávalo neopodstatnene nevyrovnané. Celý postup objasníme na nasledujúcom príklade (pre jeho zdarné vykonanie samozrejme predpokladáme, že máte hotové nutné nastavenia na začatie práce so systémom a zadávanie dokladov, podľa bodu 3 Prechodnej fázy).

    Príklad: V predchádzajúcom účtovnom systéme sme spracovávali obdobie od 1. 1. 2009 do 31. 12. 2009. Od 1.1.2010 do 31.12.2010 už budeme pracovať v ABRA Gen. V agende Obdobie nadefinujeme jednotlivé obdobia takto:

    • Hospodársky rok 2009: od 1. 1. 2009 do 31. 12. 2009
    • Hospodársky rok 2010: od 1. 1. 2010 do 31. 12. 2010

    Položky zadávame interným dokladom k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia (v našom príklade teda k 31.12.2009). Ak je zostatok zadávaného účtu tvorený viac saldokontnými položkami, vkladáme ho čiastkovým zadaním týchto položiek. Ak zostatok zadávaného účtu netreba sledovať saldokontne, potom ho zadáme ako jedno číslo. Na stranu MD či D píšeme vždy príslušné číslo účtu, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395. Ak všetko spracujeme správne, zostatok na tomto účte musí byť nula.

    Ďalším krokom je vykonanie uzávierky predchádzajúceho obdobia (v uvedenom príklade hospodárskeho roku 2009). Výsledkom uzávierky musia byť zhodné počiatočné zostatky nasledujúceho obdobia (v uvedenom príklade hospodárskeho roku 2010) s konečnými zostatkami predchádzajúceho obdobia (v uvedenom príklade hospodárskeho roku 2009).

    1. Zadanie neuhradených fakturačných dokladov z obdobia pred prechodnou fázou (tzn. zo starého účtovného systému), ku ktorým bude nutné v ABRA Gen priraďovať platby. Zadávame ich do prvotných kníh s dátumom pred začiatkom prechodnej fázy. Máme dve možnosti ako postupovať:
      1. Doklady zadávame do radu, ktorý sa neúčtuje

        Môžeme ich zadávať aj súhrnne či rôzne logicky skupinované (najlepšie doplnené vysvetľujúcim popisom).

        Rovnako tak je nutné zadať doklady, ktoré tieto fakturačné doklady čiastočne platia. Zadávame ich ako doklady ostatných príjmov, ostatných výdajov, aby sme si neskresľovali zostatok pokladne, a tiež do radov, ktoré sa neúčtujú. Ak totiž bola vykonaná dobre uzávierka, musia mať už všetky tieto doklady svoj obraz v zostatkoch účtov. Uvedené doklady musia byť v agendách fakturácie preto, aby bolo možné pripájať budúce platby a aby bola fakturácia s účtovníctvom konzistentná a všetko maximálne prehľadné (k zadávaniu týchto dokladov je možné použiť primerane aj OLE Automation - záleží ale na konkrétnej situácii, v ABRA Gen nie je žiaden štandard tohto prevodu implementovaný).

      2. Doklady zadávame do radu, ktorý sa účtuje

        Účtovanie vykonávame tak, že na stranu MD či D píšeme vždy príslušné číslo účtu, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395.

        Doklady môžeme podľa situácie zadávať aj súhrnne či rôzne logicky skupinované (najlepšie doplnené vysvetľujúcim popisom).

        Ďalej je nutné (zhodne s variantom Ad a)) dozadať doklady, ktoré tieto fakturačné doklady čiastočne platia. Zadávame ich ako doklady ostatných príjmov, ostatných výdajov, aby sme si neskresľovali zostatok pokladne, a tiež do radov, ktoré sa neúčtujú.

        Ak zvolíme tento variant "zadávanie do radu, ktorý sa účtuje", treba interné doklady, ktorými sme zadávali počiatky účtov (viď bod 2), adekvátne znížiť!

        Ak pracujeme správne, majú všetky fakturačné doklady obraz v zostatkoch účtov. Uvedené doklady musia byť v agendách fakturácie preto, aby bolo možné pripájať budúce platby a aby bola fakturácia s účtovníctvom konzistentná a všetko maximálne prehľadné (k zadávaniu týchto dokladov je možné použiť primerane aj OLE Automation - záleží ale na konkrétnej situácii, v ABRA Gen nie je žiaden štandard tohto prevodu implementovaný)

    2. Priradenie pokladničných dokladov a bankových pohybov vystavených v prechodnom období k nevyrovnaným faktúram zadaným v bode 3.