Roly verzus Užívatelia

V kap. Všeobecná problematika rolí bolo objasnené, na čo všetko slúžia resp. môžu slúžiť Roly a Skupiny rolí, pričom ako jedna z možností využitia rolí bola uvedená účasť na procesoch a úlohách, tzn. na špecifikáciu "zodpovednej osoby" za nejakú úlohu, proces, "riešiteľa" nejakej úlohy a pod.

Toto využitie rolí (pre zadanie zodpovednej osoby/riešiteľa) však nie je v systéme povinné a je možné variantne zvoliť, či pri špecifikácii zodpovednej osoby za ponuku, aktivitu, za schválenie dokladu a príp. za ďalšie objekty, sa bude chcieť zadávať jednu z nadefinovaných rolí alebo priamo jedného z nadefinovaných užívateľov. Rozlíšenie podľa rolí alebo podľa užívateľov závisí od spôsobu zavedenia rolí vo firme a je parametricky nastaviteľné pomocou parametra Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať.

Takže firma si zvolí jednu z nasledujúcich možností:

  • Hierarchický systém rolí, kde si typicky zavedie pre každého užívateľa ekvivalentnú pomenovanú rolu (príp. viac rolí) a potom zvolí používanie rolí. Určite sa odporúča vo väčších firmách a vo firmách, ktoré chcú riešiť v systéme plnohodnotne procesy a zastupovanie ľudí. Možnosť, ako roly zaviesť, viď Roly všeobecne, ale užívateľ môže použiť aj iný spôsob.
  • Jednoduchší systém, kedy k jednej všeobecnejšej role je priradených viac konkrétnych užívateľov, a potom zvolí systém rozlíšenia zodpovednej osoby pomocou užívateľa. Použiteľné v malých firmách a vo firmách, ktoré zastupovanie neriešia. Tu ale pozor na to, že nie všetky miesta v programe podporujú dvojité zadanie (roly alebo užívateľa). Viď ďalej Obmedzenie pre použitie užívateľov namiesto rolí.

Na vybraných miestach systému sú potom k dispozícii variantne nasledujúce položky:

  • zodpovedná rola
  • zodpovedný užívateľ

V takýchto miestach sa predpokladá vyplnenie povinne vždy aspoň jednej z nich. Pri editácii sa rešpektuje aktuálne nastavenie a kontroluje sa, či je zodpovedajúca položka vyplnená. V prípade, keď firma nejaký čas používala jeden spôsob rozlíšenia a po určitej dobe prešla na druhý systém, platí:

  • Pri nových dokladoch - Položka, ktorej vyplnenie je vnastavení vybrané, sa bude zadávať a bude povinná a druhá položka sa neponúka vôbec na editáciu.
  • Pri oprave existujúcich dokladov - Položka, ktorej vyplnenie je v nastavení vybrané, sa ponúka na zadanie a druhá položka, v prípade, že nie je prázdna (bola vyplnená skôr, v inom nastavení) sa zobrazí súbežne a užívateľovi je umožnené editovať ju – takže ju bude môcť vyprázdniť a potom sa už pri ďalšej editácii nezobrazí. Pritom povinne musí byť zadaná aspoň jedna z nich.

Príklady dvojíc položiek s týmto riešením:

Keďže vďaka možnosti prepnutia nastavenia jedného spôsobu na druhý, viď vyššie, môžu existovať zmiešané záznamy, kedy sú vyplnené buď roly alebo užívatelia príp. oboje, sú na záložkách Obmedzenie príslušných agend k dispozícii obmedzujúce prvky za obe položky. Ďalej je tu špeciálny obmedzujúci prvok Podľa prihlásenej osoby (zámerne nie je povedané, či sa myslí rola alebo užívateľ), ktorý zohľadňuje oboje. Tzn. vyberá ako podľa konkrétnych užívateľov tak podľa rolí, so zohľadnením toho, aké roly má prihlásený užívateľ a aká je ich hierarchia, ale aj toho, s akými ďalšími užívateľmi tieto roly zdieľa. Konkrétne viď popis obmedzujúceho prvku v jednotlivých agendách, viď napr.:

Obmedzenie pre použitie užívateľov namiesto rolí:

Pozor! V niektorých miestach programu nie je podporovaná dvojitá možnosť zadávania roly/užívateľa. Pokiaľ chcete tieto moduly, agendy alebo ich čiastkové funkcionality využívať, je potrebné pracovať len s rolami. Príklady:

  • agendy modulu Servis
  • položky zobrazujúce plánovanú a skutočnú Pracovnú dobu riešiteľa v detaile Aktivity
  • a pod.

    V popise položiek je vždy uvedené, či je možné do nich zadať oboje (roly alebo užívateľa) alebo len roly. Z toho potom o. i. vyplynie, ako musíte mať systém nastavený, pokiaľ chcete dané položky využívať.