Evidencia pošty - všeobecne

Pojmy použité ďalej v texte:

• Spracovateľ pošty - osoba, zodpovedná za spracovanie pošty, prijíma prijaté zásielky od poskytovateľa pošty, eviduje ich a distribuuje adresátom (ďalším zamestnancom vo firme), prijíma zásielky odosielanej pošty od ostatných, eviduje ich a pripravuje na odoslanie, tlačí potrebné výkazy. Môže to byť napr. o recepčná alebo ľubovoľná iná osoba (či viac osôb) vo firme. Nie je dôležité, kto a čo presne robí, pojem sa zavádza len kvôli odlíšeniu od bežného odosielateľa odoslanej pošty
• Odosielateľ - Ľubovoľný zamestnanec firmy, ktorý odosiela zásielku

Nevyhnutnou podmienkou používania evidencie pošty je, aby táto časť systému bola licencovaná. Evidencia pošty je licencovaná samostatne - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Prijaté zásielky sa zaznamenávajú v agende Prijatá pošta, evidencia odoslaných zásielok sa vedie v agende Odoslaná pošta. Ako bolo uvedené v kap. Ako začať používať skupinu Evidencia pošty, vystavované záznamy o odoslanej a prijatej pošte sú v ABRA Gen poňaté ako doklady, preto musia mať patričné náležitosti dokladov. Tzn. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Tieto údaje je možné neskôr, okrem iného, využívať na efektívne vyhľadávanie a prehľadnú evidenciu realizovanej pošty.

Ďalej sú ako doklady poňaté záznamy uzávierky pošty v agende Uzávierky pošty, viď ďalej Uzavieranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

Aby bolo možné sledovať, ktoré zásielky sa už spracovali a fyzicky odoslali a kedy, je k dispozícii možnosť vybrané záznamy odoslanej pošty uzavierať a po skutočnom fyzickom odoslaní následne nastavovať ako odoslané k zadanému dátumu. Pri uzavretí vzniká jeden alebo viac dokladov uzávierky pošty (zvlášť pre jednotlivých poskytovateľov poštových služieb na uzavieraných záznamoch). Ide o pomocné doklady, ktoré slúžia na evidenciu, kedy a kto uzávierku vykonal a ktoré záznamy odoslanej pošty sa týmito dokladmi uzavreli.

Doklady uzávierky pošty je možné ďalej nastaviť ako odoslané a je možné zadať dátum fyzického odoslania. To by ste mali urobiť len vtedy, ak skutočne došlo k ich fyzickému odoslaniu.

Pokým doklady uzávierky pošty nie sú nastavené ako odoslané, dajú sa ešte upravovať. Tzn. zahrnúť do nich ďalšiu odoslanú zásielku alebo naopak nejakú odpojiť. To využijete typicky vtedy, ak sa počas spracovávania dennej pošty (roztriedenie, kontrola podľa vytlačených výkazov) objaví ďalšia odoslaná zásielka, ktorú by ste ešte chceli zahrnúť, alebo naopak ak sa počas spracovávania zistilo, že niektorú zo zahrnutých zásielok fyzicky odoslať nie je možné, keďže odosielateľ pošty ju zatiaľ fyzicky neodovzdal spracovateľovi pošty apod.

Odoslané doklady uzávierky pošty by však už nemali byť opravované. To je dôležité najmä v prípade úverovaného poštovného, keďže na základe odoslaných zásielok ste už zrejme zostavili poštové výkazy, ktoré už medzitým môžu byť odovzdané na pošte. Takže následná zmena podkladov, z ktorých boli výkazy zostavené, by preto nemusela byť žiaduca. Užívateľ, ktorý na to má pridelené špeciálne prístupové právo Opravovať odoslané doklady uzávierky pošty, ich však opraviť môže. Opravami sa myslí nielen zmena údajov na doklade uzávierky, ale aj pripájanie a odpájanie dokladov odoslanej pošty, ktoré sú do daného uzávierkového dokladu zahrnuté.

Samotné doklady odoslanej pošty opravovať je možné (nie je na to nutné spomenuté špeciálne prístupové právo), ale pokiaľ boli zahrnuté do dokladu uzávierky pošty (bez ohľadu na stav jeho odoslania), tak je možné opravovať len niektoré položky. Položky ako Podacie číslo, hmotnosť, cena zásielky, poštovné, platené v hotovosti musí byť možné zmeniť (napriek tomu, že ide o položky na zostavovaných výkazoch) kvôli spätnej editácii situácie, kedy pošta neuzná napr. váhu apod. Pokiaľ takéto položky opravujete, je potrebné, aby ste si výkazy zostavili znovu.

Nastaviť príznak odoslania je možné aj hromadne. To využijete vtedy, ak si síce kvôli prehľadu robíte dennú uzávierku pošty, ale na poštu chodíte napr. každý druhý deň. Pre zostavované výkazy úverovaného poštovného je rozhodujúci práve uvedený dátum fyzického odoslania.

Príznak odoslania je možné aj spätne zrušiť. To je nutné pre prípad, keď síce zásielky mali byť v daný deň fyzicky odoslané, ale z nejakého dôvodu sa tak nestalo (napr. na pošte mali už zatvorené).

Pri záznamoch prijatej pošty je k dispozícii položka na zadanie stavu, v ktorom sa prijatá zásielka nachádza. Vyberá sa z číselníka typov stavov prijatej pošty tak, ako si ho nadefinoval užívateľ, a má len informatívny význam. Zmena stavu prijatej pošty sa nijako neeviduje a rieši sa obyčajnou opravou záznamu prijatej pošty.

Pri záznamoch odoslanej pošty sa položka stav ako taká nevyskytuje. No v nadväznosti na predošlý výklad Uzavieranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania môže odoslaná pošta nadobúdať jeden z nasledujúcich stavov:

• Neuzavreté - po zadaní zásielky
• Uzavreté, ale neodoslané - tzn. odoslaná pošta je zahrnutá v nejakej uzávierke pošty, ale tá ešte nie je nastavená ako odoslaná
• Uzavreté a odoslané - tzn. odoslaná pošta je zahrnutá v nejakej uzávierke pošty a tá je už nastavená ako odoslaná

  Dôsledky jednotlivých stavov viď Uzavieranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

V ďalšom texte uvedieme príklady, ako môže vo firme prebiehať tvorba, evidencia a spracovanie poštových zásielok a ako sa pri tom dajú využívať agendy modulu Evidencie pošty. Bude to len niekoľko ilustračných príkladov. Kombinácií postupov spracovania pošty je však v praxi značné množstvo a záleží len na vás, ktorý postup používate alebo sa rozhodnete používať.

Príklady tvorby fyzickej zásielky vr. záznamov v evidencii pošty:

1. Odosielateľ pripraví zásielku a odovzdá ju fyzicky na spracovanie Spracovateľovi pošty. Ak je zásielka otvorená a obsahuje napr. vytlačený doklad s adresou, nemusí k zásielke už nič prikladať. V opačnom prípade priloží identifikáciu adresáta evidovaného v systéme alebo identifikáciu dokladu. Spracovateľ zapíše nový záznam do agendy Odoslaná pošta, prípadne tento záznam vytvorí na základe zdrojového dokladu (medzi zdrojovým dokladom a budúcim záznamom v odoslanej pošte vznikne väzba), doplní a skontroluje údaje o firme, adrese apod.
2. Odosielateľ pripraví zásielku a zadá na ňu adresu. Zároveň vytvorí záznam v agende Odoslaná pošta, doplní a skontroluje údaje o firme, adrese apod. Ak je predmetom zásielky zdrojový doklad, zviaže záznam v Odoslanej pošte so zdrojovým dokladom, aby sa evidovalo, kedy a ako sa daný doklad odoslal. Väzbu medzi dokladom a záznamom v evidencii pošty vytvorí najrýchlejšie tak, že záznam pošty vytvorí priamo v agende zdrojového dokladu. Zásielku môže kvôli lepšej následnej orientácii označiť číslom dokladu Odoslanej pošty (napr. na obálke) a odovzdá ju na spracovanie Spracovateľovi pošty.
3. Odosielateľ potrebuje odoslať viac listov rovnakej kategórie, pričom jednotlivé zásielky nechce evidovať v agende Odoslaná pošta. Môže teda vytvoriť hromadný záznam, na ktorom firma a adresa nie sú dôležité (použije napr. fiktívnu firmu "Bez príslušnosti k firme") a v položke Množstvo len uvedie počet zásielok. Odosielateľ môže tiež po dohode tieto zásielky len fyzicky vytvoriť a odovzdať spracovateľovi pošty, ktorý záznam hromadnej zásielky v evidencii pošty zadá sám.
4. Odosielateľ potrebuje odoslať zásielku s dobierkou. Môže teda rovno vytlačiť poštovú dobierkovú poukážku súčasne s dokladom (viď možnosti tlače dokladov so zloženkou/dobierkou). To isté môže spraviť aj neskôr až z agendy Odoslaná pošta (samozrejme len v prípade, že je záznam pošty spojený s príslušným zdrojovým dokladom).

Príklad ďalšieho spracovania - predpokladajme, že firma využíva úverované poštovné prostredníctvom Slovenskej pošty, ale v prípade potreby môže odoslať zásielky i mimo úverované poštovné s platbou v hotovosti, príp. odoslať zásielku prostredníctvom iného poskytovateľa poštových služieb (napr. využiť nejakú expresnú zásielkovú službu):

• Predpokladajme, že zásielky sú fyzicky pripravené u Spracovateľa pošty, záznamy o nich sú zadané v Odoslanej pošte. Ak má k nejakým fyzickým zásielkam záznamy do Odoslanej pošte vystavovať priamo spracovateľ, urobí tak.
• Spracovateľ pošty v stanovenom čase poštu uzavrie, napr. raz za deň, čím sa vygeneruje jeden alebo viac dokladov uzávierky pošty, v ktorých sú uzavreté záznamy pošty zahrnuté.
• Vytlačí si najskôr len pre kontrolu výkazy požadované poštovým poskytovateľom (napr. pre Slovenskú poštu poštové hárky pre doporučené zásielky, balíky, dobierky apod. a Výplatný zúčtovací lístok).
• Zásielky si roztriedi podľa obsahu, fyzicky zoradí podľa výkazov a pritom ich skontroluje podľa výkazov. Pri kontrole sa môžu nájsť chyby (napr. chybne zadaná adresa, chybne uvedené poštovné apod.), príp. niektoré zásielky môžu fyzicky chýbať alebo naopak byť navyše:
  • Ak sa vyskytnú chyby na zadaných záznamoch pošty, podľa potreby ich opraví.
  • Ak nejaké zásielky fyzicky chýbajú a nedajú sa získať (napr. niekto z pracovníkov firmy zadal záznam pošty, ale neodovzdal fyzickú zásielku a už nie je prítomný), tak spracovateľ pošty uzávierkový doklad opraví, tzn. dané záznamy pošty od uzávierkového dokladu odpojí (zahrnú sa až do následnej uzávierky a odošlú sa neskôr).
  • Ak sú nejaké zásielky navyše (napr. niekto z pracovníkov firmy spracovateľovi odovzdal zásielku na odoslanie, ale zabudol vytvoriť adekvátny záznam v Odoslanej pošte alebo nová zásielka na odoslanie vznikla až počas uzavierania dennej pošty), spracovateľ pošty má ešte možnosť ich doplniť a dodatočne zahrnúť do uzávierkového dokladu.
• Ak došlo k zmenám, vytlačí si aktuálne výkazy pre poštu.
• Uzávierkové doklady nastaví ako odoslané a zadá dátum odoslania.
• Zaistí fyzické odoslanie zásielok (napr. ich odnesie na poštu).
• Po návrate z pošty doplní záznamy v Odoslanej pošte uvedené vo výkazoch a to buď jednotlivo alebo hromadne číslami odoslaných zásielok, prípadne opraví cenu poštovného, ak pošta tieto ceny na výkazoch zmenila.
• V prípade, že sa objavia ďalšie nové požiadavky na odoslanie pošty v rovnaký deň a to:
  • ešte pred odovzdaním výkazov na pošte, spracovateľ pošty má možnosť:
    • odoslanie zrušiť, doplniť uzávierku a celý proces zopakovať
  • už po odovzdaní výkazov na pošte, spracovateľ pošty má možnosť:
    • vytvoriť za daný deň ďalšiu novú uzávierku a celý proces uskutočniť ešte raz (ak poskytovateľ pošty umožňuje viac denných uzávierok)
    • alebo tieto záznamy označiť ako zaplatené v hotovosti (tieto zásielky sa zaplatia na pošte v hotovosti a nebudú súčasťou výkazov úverovaného poštovného)

Systém ABRA Gen podporuje komunikáciu s programom Pošta 2002. Záznamy z agendy Odoslaná pošta je možné preniesť do programu Pošta 2002, prepojenie je realizované prostredníctvom ODBC rozhrania. Popis nastavenia prepojenia systému ABRA Gen s programom Pošta 2002 a inštalácie a konfigurácie ODBC ovládača viď samostatný dokument prepojenie_posta2002.pdf. Súbor je štandardne inštalovaný v adresári, v ktorom máte svoju inštaláciu ABRA Gen.

Pri vystavovaní nových dokladov môžete využiť ich nadväznosť na prípadné predchádzajúce doklady, pokiaľ už také existujú a preberať z nich údaje. V rámci záznamov pošty prichádza táto možnosť do úvahy pri záznamoch pošty odoslanej, ktoré je možné vystavovať podľa pošty prijatej, ak taká samozrejme existuje alebo naopak. Odoslanú poštu je možné vystavovať aj podľa iných dokladov v systéme. Tým si značne ušetríte prácu a čas, ktorý by ste strávili zadávaním tých istých údajov znovu.

Možnosti vzájomných importov dokladov všeobecne v rámci ABRA Gen boli uvedené v kap. Importy dokladov všeobecne spolu so základnými pravidlami, ktoré pre import dokladov platia. Popis vlastného vystavenia dokladu podľa iného nájdete v popise jednotlivých agend, v rámci ktorých je táto možnosť k dispozícii.