Importy (čerpanie) dokladov v rámci ABRA Gen všeobecne

Keď hovoríme o importoch v súvislosti s ABRA Gen, môžeme mať všeobecne na mysli:

importy cez otvorené rozhranie - slúžia na komunikáciu ABRA Gen s inými SW a na pridávanie záznamov (už hotových dokladov a pod.) do databázy ABRA Gen zvonku. Popísané v samostatnej kapitole.
importy dokladov medzi dvoma rôznymi ERP systémami (buď medzi dvoma systémami ABRA Gen, viď B2B exporty (do XML) a B2B importy alebo všeobecne medzi systémom ABRA Gen a iným ERP systémom, viď B2B export do ISDOC vydaného a ISDOC prijatý a kap. elektronická fakturácia - prijatie dokladu ISDOC)
importy jedného dokladu do druhého v rámci ABRA Gen - tzn. vystavovanie jedného dokladu podľa iného, čerpanie jedného dokladu do iného, väzby medzi týmito dokladmi atď.

Práve poslednými menovanými sa budeme zaoberať v tejto kapitole. V ďalšom texte nájdete:

Výhody vzájomných importov/čerpania dokladov

Pretože v celom systéme ABRA Gen je podporovaná maximálna previazanosť dát, je možné pri vytváraní dokladu využiť možnosť importovať doklady, ktoré sa k nemu viažu a boli vystavené už skôr. Z týchto dokladov je možné preberať údaje jednak do hlavičky novo vytváraného dokladu a jednak do jeho riadkov (do Obsahu vystavovaného dokladu). Tým sa zaistí jednak previazanosť jednotlivých dokladov a jednak minimalizácia nárokov na čas užívateľa.

Spomenutá možnosť "pretiahnuť" nejaký doklad do iného dokladu väčšinou tiež súvisí s prípadnou následnou väzbou, tzn. vo väčšine prípadov si pretiahnutý doklad "na sebe pamätá", že bol niekam začlenený a kam, a z toho ďalej vyplýva neopakovateľnosť týchto akcií s tým istým dokladom, možnosť sledovať tieto väzby a "vyčerpanosť" importovaných dokladov a pod. Ďalej existujú importy, ktoré slúžia len na rýchle vystavenie dokladu podľa iného, tzn. predvyplnenie položiek, v tomto prípade väzba medzi nimi nevzniká (napr. objednávka prijatá do objednávky vydanej), takže opakovateľnosť je možná.

Spomenuté vzájomné importy dokladov je tiež možné v agendách, ktoré túto možnosť podporujú, vykonať väčšinou buď vystavením Nového dokladu podľa existujúceho (typicky ako jedna z možností v rámci funkcie Nový v danej agende) alebo je k dispozícii funkčné tlačidlo Import (dostupné typicky v rámci editácie vytváraného dokladu). Prípadne sú k dispozícii špeciálne funkcie na vytvorenie následného dokladu v rámci procesnej tvorby dokladov (typicky v záložke Zoznam zdrojového dokladu alebo v záložkách X-väzby). V niektorých agendách existuje viac možností (napr. do faktúry môžete importovať dodací list, objednávku prijatú, zúčtovať zálohový list, ...), v niektorých existuje možnosť jediná. V niektorých agendách je táto možnosť navyše i na špeciálnych záložkách (napr. záložka Zálohy pri faktúrach, alebo záložky Výdajov obstarania a Účelov výdaja, kde je taktiež možné čerpanie aj zadávať). Podobne viď popis funkcií v jednotlivých agendách.

Importy (čerpanie) hlavičkových a riadkových údajov z jedného dokladu do iného

Zoznam možných vzájomných importov (čerpaní) dokladov

Import (čerpanie) údajov z jedného dokladu do iného je podporovaný v rámci rôznych dokladov. Niekedy ide len o vytvorenie nového dokladu podľa údajov iného použitého len ako vzoru, niekedy ide o import so špeciálnym významom, ktorý ani inak vykonať nemožno (napr. zúčtovanie zálohového listu). Podľa určitej podobnosti môžeme vzájomné importy medzi dokladmi rozdeliť do niekoľkých skupín.

Prvá skupina: Tu sa typicky importujú hlavičkové údaje aj riadky, sleduje sa počet čerpaný do následného dokladu. Ide napr. o tieto prípady:

Import prevodky výdaj do prevodky príjem
Import zámeny výdaj do zámeny príjem
Import ponuky vydanej do objednávky prijatej - v rámci procesnej tvorby dokladov
Import objednávky prijatej do dodacieho listu alebo priamo import objednávky prijatej (OP) do faktúry vydanej (FV) resp. do pokladničnej príjemky, tzn. do dodacieho listu vzniknutého s touto faktúrou resp. pokladničnou príjemkou. (Ak je s objednávkou už zviazaný nejaký dodací list, ktorý zatiaľ nebol úplne vyčerpaný do faktúry alebo pokladničnej príjemky, tak zároveň aj import tohto dodacieho listu. Podobne to platí aj pre prípadné zálohové listy pripojené k importovanej objednávke).
Import dodacieho listu do faktúry vydanej, resp. dodacieho listu do pokladne príjem
Import vratky do dobropisu faktúry vydanej, resp. vratky do vrátenia pokladničného príjmu
Import objednávky vydanej do skladovej príjemky
Import skladovej príjemky do vratiek príjemiek
A pod.

Druhú skupinu tvoria trochu odlišné prípady vzájomných importov údajov medzi dokladmi (alebo lepšie povedané čerpania jedných dokladov do druhých):

Import zálohových listov (ZL), teda zúčtovanie ZL:

Import zálohového listu vydaného (ZLV) do cieľového dokladu (do faktúry vydanej, ostatného príjmu, dobropisu faktúry prijatej). Je ho možné vykonať buď v subzáložke Zúčtovanie ZLV, pričom pri faktúrach priamo funkciou vystavenie novej faktúry vydanej podľa ZLV alebo zo subzáložky Zálohy v záložke Detail faktúr vydaných.

Import zálohového listu prijatého (ZLP) do cieľového dokladu (do faktúry prijatej, ostatného výdaja, dobropisu faktúry vydanej). Je ho možné vykonať buď v subzáložke Zúčtovanie ZLP, priamo funkciou vystavenie novej faktúry prijatej podľa ZLP alebo zo subzáložky Zálohy v záložke Detail faktúr prijatých)

V prípade zálohových listov nejde o klasický import jedného dokladu do druhého, pretože zálohový list (teda zúčtovaná suma zálohy z daného ZL) je platbou cieľového dokladu, nie časťou jeho obsahu. Ide teda vlastne o možnosť vystavenia napr. novej faktúry s možnosťou prevziať hlavičkové údaje zo zálohového listu, s tým, že zúčtovaná záloha sa priamo pripojí ako nová platba danej faktúry, čo sa zohľadní i pri jej tlači. Pripojenie zálohového listu k faktúre je zúčtovaním nezdanenej zálohy.)

Import daňových zálohových listov (DZL):

Import daň. zálohového listu vydaného (DZV) do faktúry. Je možné vykonať funkciou Import Daň. zálohového listu do faktúry vydanej.

Import daň. zálohového listu prijatého (DZP) do faktúry. Je možné vykonať funkciou Import Daň. zálohového listu do faktúry prijatej.

V prípade DZL nejde o klasický import jedného dokladu do druhého. Zúčtovaná suma zálohy z daného DZL je síce časťou jej obsahu (nie je platbou cieľového dokladu ako pri ZL). Ide teda vlastne o možnosť vystavenia napr. novej faktúry s odúčtovaním súm, ktoré už boli zdanené skôr a s možnosťou prevziať niektoré hlavičkové údaje z DZL. Importovanie DZL do faktúry je zúčtovaním zdanenej zálohy.)

Tretiu skupinu tvoria ešte ďalšie odlišné prípady vzájomných "importov" údajov medzi dokladmi - tu ide o vystavovanie jedného dokladu podľa iného, s tým, že daný doklad je použitý ako "vzor" pre predvypĺňanie údajov, ale už sa nijako neeviduje, koľko z neho bolo čerpané do dokladu vystavovaného a pod. Ide napr. o tieto prípady:

Import prevodky príjem do dodacieho listu
Import zálohového listu vydaného do dodacieho listu
Import objednávky prijatej do objednávky vydanej
Import objednávky prijatej do kompletizačného listu
Import objednávky prijatej do zálohového listu vydaného
Import dodacieho listu do kompletizačného listu
Import skladovej príjemky do dodacieho listu
Import skladovej príjemky do faktúry vydanej resp. do pokladničnej príjemky
Import kompletizačného listu do faktúry vydanej
Import odoslanej pošty do pošty prijatej a naopak pri vystavovaní novej odoslanej pošty podľa prijatej resp. prijatej podľa odoslanej a ďalej vystavenie odoslanej pošty podľa ľubovoľných iných dokladov v systéme

V prípade objednávok vydaných a prijatých tiež nejde o import v zmysle čerpania jedného dokladu do druhého, ale len o predvyplnenie údajov (riadkových) objednávky vydanej riadkami podľa vybraných objednávok prijatých, pričom sa nijako neevidujú väzby medzi nimi a na objednávkach prijatých sa nijako neeviduje už čerpané množstvo. Podobné je to pri importe príjemky do faktúry, keď v podstate ide o predvyplnenie údajov faktúry (riadkových a príp. hlavičkových) podľa vybranej príjemky. Podobne je to pri záznamoch pošty.

Štvrtou skupinou prípadov vzájomných "importov" údajov medzi dokladmi môžu byť nasledujúce:

Vytváranie DRC k zdrojovému dokladu
Vytváranie inverzných dokladov (dobropisov a pod.) k zdrojovým
a pod.

Ďalšou skupinou sú vzájomné importy dokladov, keď sa nepreberajú priamo riadky zdrojového dokladu do cieľového, ale okrem hlavičkových údajov dochádza k čerpaniu čiastok, pozri ďalej. Tzn. čerpanie dokladov do výdajov obstarania resp. inverzne ako účelov výdaja. Ide vlastne o jednu z možností zadania výdaja obstarania/účelu výdaja:

Import skladovej príjemky do faktúry prijatej
Import skladovej príjemky do pokladničnej výdajky
Import skladovej príjemky do ostatného výdaja

Okrem týchto importov existujú ešte iné možnosti zadania čerpania súvisiacich výdajov z nejakých nákupných dokladov do dokladu účelu výdaja (resp. naopak). Viď Možnosti zadania nového záznamu výdaja obstarania resp. inverzne účelu výdaja.

Špeciálnou skupinou sú importy polohovacích dokladov do dokladov skladových. Ide vlastne o dodatočné "napolohovanie" príslušného skladového dokladu. Viď Polohované sklady - všeobecne

Všeobecné pravidlá vzájomných importov dokladov

Pre vzájomné importy dokladov všeobecne platí:

Je možné vykonávať import len častí dokladov - jednotlivých riadkov alebo ich častí (napr. len zadaného počtu a pod.), viď aj kap. Importy dokladov, väzby medzi dokladmi
V prvej skupine importov sa po voľbe importovaného dokladu defaultne neimportujú všetky jeho riadky, príp. riadky na import vybrané, ale len tie, ktoré sú ešte importovateľné, tzn. tie, ktoré ešte nie sú úplne vyčerpané (importované) do iného dokladu rovnakého typu. V nich môžete ešte vykonávať zmeny, napr. niektorý riadok vymazať (tzn. do daného dokladu ho neimportovať), zmeniť importované množstvo a pod. Množstvo nie je možné meniť úplne ľubovoľne, záleží na type agendy, type importu (import s opravou/bez opravy importovaného dokladu), na tom, či už riadok bol čiastočne importovaný a pod. Pokiaľ už importovaný doklad žiadne importovateľné riadky neobsahuje, nič sa nenaimportuje.
V tretej skupine importov sa neevidujú vzájomné väzby medzi dokladmi, takže sa importujú všetky riadky vybrané na import a ich importovateľnosť (čerpateľnosť) sa neposudzuje. Konkrétne viď popis jednotlivých importov.
Z importovaného dokladu je vo väčšine prípadov možné prevziať údaje do hlavičky vystavovaného dokladu (tzn. údaje o zvolenej firme, účtoch a pod.). Ak sa hlavičkové údaje importovaného a cieľového dokladu líšia, program na túto skutočnosť vo väčšine prípadov upozorní spolu so zoznamom rozdielnych hlavičkových údajov a s možnosťou ich prevzatia.
Keď budete chcieť naimportovať údaje z viacerých dokladov, použite funkciu Import opakovane, v prípade, že v danej agende nie je možnosť priamo naimportovať údaje z viacerých označených dokladov naraz resp. inak vytvoriť doklad podľa iných vybraných.
Podporovaný je tiež import užívateľsky definovateľných položiek, viď ďalej.

Čerpanie riadkov dokladov sa týka hlavne čerpania množstva, pričom tie typy riadkov, ktoré množstvo nemajú, sa čerpajú celé. (Interne reprezentované tak, že riadky typu 0 a 1 majú vždy "množstvo" 1, ktoré sa celé čerpá).

Pri oprave dokladov, ktoré čerpajú iné doklady a medzi ktorými sa po vzájomnom importe eviduje väzba, nie je povolené opravovať niektoré položky (napr. vybranú skladovú kartu a pod.)

Importy užívateľsky definovateľných položiek

Podporovaný je tiež import hodnôt užívateľsky definovateľných položiek, a to v týchto miestach:

Pri všetkých dokladoch tvorených v rámci procesnej tvorby dokladov. (Tzn. importujú sa zo zdrojového importovaného dokladu do cieľového.)
Pri vytváraní dodacieho listu resp. skladovej príjemky automaticky spolu s faktúrou vydanou resp. spolu s pokladničnou príjemkou. (Tzn. importujú sa z FV/PP do nového DL resp. PR, aj keď v tomto prípade nejde o import (FV/PP sa neimportuje do DL resp. PR).)
Pri vytváraní vratky dodacieho listu automaticky spolu s dobropisom faktúry vydanej resp. spolu s vrátením pokladničnej príjemky. (Tzn. importujú sa z DV/VP do novej VR, aj keď v tomto prípade nejde o import (DV/VP sa neimportuje do VR), príp. sa môžu importovať už z FV/PP do DV/VP a z nich do novej VR.)
V špecializovaných agendách, napr. výrobných, a to napr. pri tvorbe požiadaviek na výrobu podľa TPV a pod. Ďalej pozri Prenos dát v definovateľných položkách vo výrobe.
Pri vložení makrokarty do skladového dokladu - ide o špeciálny prípad, keď nejde o prenos z jedného dokladu do druhého, ale o prenos def. položiek nadefinovaných pre položky v obsahu makrokarty z riadkov obsahu makrokarty do riadkov dokladu pri vložení makrokarty do daného dokladu.

Definovateľné položky sa pri vzájomnom importe jedného dokladu do druhého (resp. všeobecne z jedného objektu do druhého) prenesú, ak je splnené nasledujúce:

Položky sú v rámci oboch dokladov (resp. všeobecne v rámci oboch objektov) nadefinované tak, že majú rovnaký Názov položky, Dátový typ a majú v definícii začiarknutý príznak Prenos pri importoch.
Ak sú tieto podmienky splnené, tak:
- Pri riadkových položkách - Hodnota sa preberie vždy presne tak, ako tam je (tzn. aj nevyplnená) a užívateľ už nijako nemôže ovplyvniť, či ju chce/nechce prevziať.
- Pri hlavičkových položkách - Pri tvorbe ZLV podľa OP sa prevezme vždy, užívateľ nijako nemôže ovplyvniť, či ju chce/nechce prevziať. Pri procesnej tvorbe dokladov sa hodnota z importovaného dokladu prevezme len vtedy, ak je v sprievodcovi tvorbou dokladu nastavené prevzatie hlavičkových položiek z daného dokladu.

Čerpanie súm z jedného dokladu do iného

Tieto vzájomné čerpania súm je možné v agendách, ktoré čerpanie súm z iných dokladov podporujú, vykonať väčšinou v samostatnej záložke, na ktorej je k dispozícii zoznam už načerpaných súm z iných dokladov a kde je možné funkciami na lište navigátora ďalšie čerpanie vložiť, už vložené vymazať, príp. ho naimportovať z predpripraveného (napr. v prípade majetkových dokladov z agendy súvisiacich výdajov a pod.).

Ďalej sa použitím podobného princípu zadávajú záznamy Súvisiacich výdajov dlhodobého majetku (ako príprava čerpania z faktúr prijatých, pokladničných výdajov, ostatných výdajov, JCD alebo DZP). Aj keď tu zatiaľ nejde o realizované čerpanie, ale len o jeho "prípravu", akýsi záznam o budúcom čerpaní. Ďalej viď význam Súvisiacich výdajov.

Všeobecná evidencia čerpaných súm z nejakého dokladu do dokladu iného sa používa vtedy, keď má mať suma daného dokladu nejaký vzťah k jednému alebo viacerým iným dokladom, tzn. vo všeobecnom zmysle slova odkazuje sa na iný doklad.

Príkladom použitia môže byť v sklade "čerpanie" súm príjemky z faktúr prijatých. Teda zaznamenanie toho, že prijatá faktúra FP-xx sa viaže určitou sumou na príjemku PR-yy a zároveň napríklad aj na ďalšiu príjemku PR-zz inou sumou a naopak. V module Majetku sa táto evidencia využíva napr. na možnosť vytvorenia záznamu obstarávacích a preceňovacích dokladov. Takže napr. v prípade obstarávacích dokladov je možné zaznamenať, že karta majetku AB má obstarávací doklad Obstaranie Majetku PM-zz, ktorý sa skladá napr. z časti prijatej faktúry FP-aa a z časti prijatej faktúry FP-bb.

Agenda čerpania súm z iných dokladov dátovo predstavuje referenčnú tabuľku, v ktorej sú zapísané jednotlivé väzby vyjadrujúce dané čerpanie určitej sumy z dokladu.

Na toto vzájomné čerpanie sa môžeme pozerať ako zo strany nákupného dokladu, tzn. dokladu výdaja obstarania, tak zo strany dokladu, na ktorý bol daný výdaj potrebný (tzn. dokladu účelu výdaja). Zoznam možných čerpaní súm viď Možnosti zadania nového záznamu výdaja obstarania resp. inverzne účelu výdaja.