Procesná tvorba dokladov - Fázy procesnej tvorby a sprievodca tvorbou dokladu

V kap. Procesná tvorba dokladov - všeobecne bolo objasnené, čo je procesná tvorba dokladov a jej význam. Procesná tvorba dokladov je v systéme realizovaná jednotne pre rôzne typy dokladov pomocou tzv. importovacieho managera, ktorého princíp bol tiež v danej kapitole objasnený. Konkrétna podoba procesnej tvorby následného dokladu sa môže líšiť predovšetkým v zadávaných informáciách počas importu, prípadne v tom, že môžu byť vynechané niektoré fázy procesnej tvorby následného dokladu podľa typu dokladov a podľa toho, odkiaľ a za akých podmienok bola vyvolaná.

Proces má všeobecne niekoľko fáz:

Možnosť vybrať jeden alebo viac dokladov (podľa zmysluplnosti v danom mieste programu). Výber zdrojového dokladu sa realizuje:

  • buď pomocou Sprievodcu výberom dokladov (prípad funkcií Nový podľa..., Import), ktorý sa otvorí po vyvolaní spomenutých funkcií a pomocou ktorého vyberiete požadovaný doklad na import, príp. označíte a vyberiete viac dokladov naraz (pokiaľ je táto možnosť v danom prípade zmysluplná)
  • alebo rovno vyvolaním funkcie procesnej tvorby dokladov nad daným dokladom v záložke Detail či nad daným dokladom, príp. nad označenými dokladmi priamo zo záložky Zoznam alebo z X-väzby z agendy zdrojového dokladu (prípad funkcií typu Vytvoriť nadväzný doklad)

Ide o rôzne kontroly, či je vôbec kombinácia vybraných zdrojových dokladov zmysluplná a pod. Pokiaľ žiadne takéto kontroly v danom mieste nie sú potrebné, je tento krok preskočený.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ je vybraných viac vstupných dokladov a pokiaľ ide o doklady, na ktorých sa zadáva v hlavičkách položka Typ obchodu a nebolo by žiaduce, aby mali túto položku rozdielnu. Kontrola typu obchodu sa nevykonáva, pokiaľ ani zdrojové doklady ani vytváraný doklad neevidujú položku Typ obchodu (napr.prevodky vydaj a príjem). Pokiaľ typ obchodu eviduje jeden z nich (tzn. buď zdrojové doklady alebo následný), tak systém sa pokúsi typ obchodu automaticky "odvodiť" z položky Krajina a Tuzemsko/Vývoz.

Program skontroluje zhodnosť typu obchodu vybraných dokladov. Pokiaľ zhodná nie je, užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a nie je možné pokračovať.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ je vybraných viac vstupných dokladov. V tomto kroku sa skontroluje zhodnosť firmy v hlavičke vybraných dokladov. Pokiaľ zhodná nie je, užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a je ponúknutá možnosť nepokračovať.

Kontrola berie ohľad i na prípadné zásadné opravy a zlučovanie firiem, pozri predchodcovia a nasledovníci firiem.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ je vybraných viac vstupných dokladov. V tomto kroku sa skontroluje zhodnosť zadania týchto hlavičkových zliav na zdrojových dokladoch:Dílerské zľavy, Kusové zľavy, Zľavy za finančný objem a Dodatočné zľavy firmy v hlavičke vybraných dokladov. Pokiaľ zhodné nie je, užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a je ponúknutá možnosť nepokračovať. Ako je to s preberaním nastavení pri zľave riadkovej, viď Aktualizácia a zmrazenie zliav na dokladoch.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ ide o vzájomné importy dokladov, kde sa eviduje už vyčerpané množstvo na riadkoch, tzn. nevykonáva sa pri dokladoch, medzi ktorými je len voľná väzba. Pokiaľ na niektorom z vybraných vstupných dokladov už z riadkov nie je čo čerpať do vystavovaného dokladu (doklady boli už vyčerpané do iných dokladov), užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a nie je možné pokračovať. Kedy je riadok vyhodnotený ako importovateľný, je popísané v rámci jednotlivých sprievodcov, keďže sa to môže v jednotlivých prípadoch líšiť.

Ďalej sa môžu vykonávať aj iné vstupné kontroly, ak také sú, tak budú popísané priamo v danej kapitole procesnej tvorby pre danú dvojicu dokladov.

Špeciálny sprievodca. Je vyvolaný vtedy, pokiaľ je v rámci procesnej tvorby dokladov k tvorenému dokladu potrebné zadať nejaké dopĺňajúce informácie potrebné k jeho vytvoreniu. Konkrétna podoba sprievodcu, tzn. počet krokov a zadávané položky, závisí od daného miesta programu.

Tento krok môže byť aj preskočený, pokiaľ nie je potrebné nejaké také údaje zadávať, záleží na danej agende.

1. krok - Vyplnenie základných hodnôt

Krok na zadanie najzákladnejších hodnôt potrebných pre vytváraný cieľový doklad.

Pri tvorbe Prevodky príjem podľa prevodky výdaj sa vyvolá tento sprievodca a zadajú sa cez neho údaje ako je sklad, do ktorého sa má prevádzať, rad tvoreného dokladu a pod.

a zvláštny prípad tvorí zúčtovanie DZL:

2. krok - Dokončenie

Po stlačení tlačidla Dokončiť sa ešte vykonajú záverečné kontroly. Pokiaľ žiadne takéto kontroly v danom mieste nie sú potrebné, je tento krok preskočený.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ ide o doklady, na ktorých sa zadáva v hlavičkách položka Typ obchodu a pokiaľ by už na výstupnom doklade mohol byť Typ obchodu zadaný.

Teda prípad, kedy je procesná tvorba vyvolaná z už rozeditovaného dokladu.

Pritom sa prihliada na to, či je z predchádzajúceho kroku nastavené prevzatie rozdielnych hlavičkových údajov z nejakého vstupného dokladu a akých. (Keďže ich prevzatím sa prípadná nezhoda môže eliminovať). Kontrola typu obchodu sa nevykonáva, pokiaľ ani zdrojové doklady ani vytváraný doklad neevidujú položku Typ obchodu (napr.prevodky vydaj a príjem). Pokiaľ typ obchodu eviduje jeden z nich (tzn. buď zdrojové doklady alebo následný), tak systém sa pokúsi typ obchodu automaticky "odvodiť" z položky Krajina a Tuzemsko/Vývoz.

Při importu DL do OP se kontroluje typ obchodu na OP proti DL - tedy jestli je země na DL lokální země (tj. tuzemský obchod) nebo země na DL je členem EU (odpovídá typu obchodu 2 - země EU) nebo země na DL není členem EU (odpovídá typu obchodu 3 - mimo EU).

Program skontroluje zhodnosť typu obchodu vybraných dokladov a vytváraného dokladu. Pokiaľ zhodná nie je, užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a nie je možné pokračovať.

Tento krok sa vykonáva len vtedy, pokiaľ by na výstupnom doklade mohla byť firma už zadaná.

Teda prípad, kedy je procesná tvorba vyvolaná z už rozeditovaného dokladu. (Např. funkcí Import v detailu DL).

Pritom sa prihliada na to, či je z predchádzajúceho kroku nastavené prevzatie rozdielnych hlavičkových údajov z nejakého vstupného dokladu a akých. (Keďže ich prevzatím sa prípadná nezhoda môže eliminovať).

V tomto kroku sa skontroluje zhodnosť firmy vybraných dokladov a vytváraného dokladu. Pokiaľ zhodná nie je, užívateľ je na túto skutočnosť upozornený a je ponúknutá možnosť nepokračovať.

Proces tvorby dokladu vo väčšine prípadov pokračuje editáciou predpripraveného dokladu, ktorý bude predpripravený podľa údajov zadaných a zvolených v predchádzajúcich krokoch. Záleží na tom, odkiaľ bola procesná tvorba následného dokladu vyvolaná:

  • z agendy tvoreného dokladu, ale nie z editácie daného dokladu - potom sa otvorí automaticky editácia nového predpripraveného dokladu
  • z agendy tvoreného dokladu a to z editácie daného dokladu - potom sa systém len vráti späť do editácie dokladu, kde budú premietnuté výsledky predchádzajúcich krokov

  • z agendy zdrojových dokladov (tzn. z inej agendy ako z agendy vytváraného dokladu) - potom sa otvorí automaticky agenda vytváraného dokladu "cez" agendu zdrojového dokladu rovno s rozeditovaným predpripraveným dokladom, tzn. rovno prejde do zadania nového dokladu.

    Chování aplikace v tomto případě záleží na zatržení volby Neuzavírat nově otevřenou agendu v dialogovém okně průvodce.

    • Není -li volba zatržena, je agenda vytvářeného dokladu vyvolána ve speciálním režimu zadání nového záznamu, bez standardních záložek (Seznam, Omezení atd.) a umožňuje pouze přidání nového editovaného dokladu. Po uložení vytvářeného dokladu se agenda zavře a systém se vrátí zpět do agendy, odkud byla tvorba následného dokladu vyvolána.
    • Je-li volba zatržena, je agenda vytvářeného dokladu otevřena zcela standardním způsobem, včetně všech záložek. Po uložení vytvářeného dokladu zůstane agenda otevřená. (Při stornování vytváření nového dokladu se nicméně agenda zavře.)

    Viz také parametr Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu.

Ide o podobnú situáciu, ako keď používate Zástupcu typu "Jeden nový".

Predpripravený doklad môže užívateľ ešte podľa potreby upraviť a môže ho uložiť alebo prípadne všetko stornovať.

V niektorých prípadoch môže v rámci procesnej tvorby vzniknúť aj viac cieľových dokladov naraz. Potom sa tvorený doklad neotvorí predpripravený v režime editácie, ale cieľové doklady sa automaticky uložia. Viď napr.:

V závislosti na nastavení parametru Provádět kontrolu čerpaného dokladu při ukládání čerpajícího dokladu se mohou při ukládání vytvářeného dokladu provádět různé kontroly čerpaného dokladu a uložení vytvářeného dokladu může být podmíněno potvrzením kontrolního dotazu (že zjištěný nesoulad nevadí).