Zmeny stavov ponúk vydaných podrobne

Zde jsou uvedeny možnosti, jak můžete docílit změny stavu nabídek vydaných a duvedeny možné typy automatické změny stavu a jejich význam. Obsah kapitoly:

Ďalej je uvedené:

Ako bolo povedané v kap. Ponuky vydané - vecný obsah evidencie, pre účely sledovania úrovne spracovania danej ponuky, je na ponuke evidovaný stav, v ktorom sa práve nachádza. Všetky existujúce stavy sú definované v číselníku stavov ponúk vydaných. Najtypickejšie stavy sú defaultne dodávané výrobcom v rámci inicializačných dát, no užívateľ si môže zaviesť ľubovoľné ďalšie stavy ponúk podľa vlastnej potreby. Možné stavy, ktoré môže nadobúdať konkrétna ponuka, sú potom z nich vybrané v definícii typu ponuky.

Aby bolo možné zaistiť automatický prechod medzi stavmi po niektorých akciách v systéme aj napriek tomu, že stavy sú úplne užívateľsky definovateľné, musí sa pri každom stave stanoviť typ automatickej zmeny stavu. Pri každom type automatickej zmeny stavu (okrem typu 0) je presne dané, po ktorých akciách v systéme sa prechod na daný stav automaticky ponúkne (samozrejme za predpokladu, že je vôbec tento stav pre daný typ ponuky definovaný, viď ďalej podmienky). Typ automatickej zmeny "0 = žiadna automatická zmena" použijete, pokiaľ nechcete, aby dochádzalo k ponúkaniu prepínania stavov automaticky. Tzn. pokiaľ si v type ponuky nadefinujete len stavy s typom autom. zmeny stavu 0, tak takáto ponuka nebude reagovať na žiadne akcie v systéme, resp. žiadne akcie v systéme nevyvolajú automatickú ponuku prechodu na iný stav.

Možné typy automatickej zmeny stavu a ich číselná reprezentácia:

  • 0 = žiadna automatická zmena
  • 1 = po vytvorení ponuky - východiskový
  • 2 = po odovzdaní do kalkulácie nákl.cien
  • 3 = po stanovení nákladových cien
  • 4 = po zahájení schvaľovacieho scenára
  • 5 = po prechode schvaľovania do stavu vrátené na prepracovanie
  • 6 = po prechode schvaľovania do stavu zamietnuté
  • 7 = po prechode schvaľovania do stavu schválené
  • 8 = po vystavení dokladu odoslaná pošta
  • 9 = po importe ponuky do prijatej objednávky
  • 10 = po zadaní dôvodu neúspechu

Predpokladá sa, že z každého typu bude pre daný typ ponuky vydanej zavedený práve jeden stav, no aj pokiaľ by ich bolo viac, tak v danej operácii bude užívateľ môcť vybrať, ktorý z nich sa má nastaviť.

Príklad nadefinovaných stavov:

Stav Typ autom. zmeny
V príprave 1= po vytvorení ponuky
Odovzdané do kalkulácie 2= po odovzdaní do kalkulácie nákl.cien
Nákladové ceny stanovené 3 = po stanovení nákladových cien
Čaká na schválenie 4 = po zahájení schvaľovacieho scenára
Vrátené na prepracovanie 5 = po prechode schvaľovania do stavu vrátené na prepracovanie
Zamietnuté 6 = po prechode schvaľovania do stavu zamietnuté
Schválené 7 = po prechode schvaľovania do stavu schválené
Odoslané 8 = po vystavení dokladu odoslaná pošta
Realizované 9 = po importe ponuky do prijatej objednávky
Nerealizované 10 = po zadaní dôvodu neúspechu

Všeobecná zásada:

V prípade, že sa vyhodnotí zo zadaných podmienok, že sa má vykonať automaticky zmena na nejaký cieľový stav, tak to znamená, že sa prehľadá číselník stavov a nájdu sa všetky také, ktoré majú nastavenú položku Automatická zmena na hodnotu zodpovedajúcu týmto podmienkam.

  • Pokiaľ takýto stav v zozname možných stavov daného typu ponuky neexistuje, žiadna zmena nenastane a stav ponuky sa nezmení.

  • Pokiaľ takýto stav v zozname možných stavov daného typu ponuky existuje, užívateľovi sa zobrazí dialógové okno na zmenu stavu, kde môže navyše zadať čas alebo zmeniť riešiteľa nového stavu, prípadne vybrať aj stav, pokiaľ je viac možných stavov, ktoré prichádzajú do úvahy po danej akcii v systéme, a zmenu stavu potom potvrdiť, príp. stornovať. Okno sa neponúka v prípade, kedy ide o zmenu vyvolanú na to určenou funkciou (viď napr. funkcia Neúspech), vtedy sa táto zmena rovno vykoná.

    Ide o to, aby zmena stavu vyvolaná nejakou akciou prebehla s vedomím užívateľa a aby na ňu mohol prípadne reagovať (napr. stornovať ju, pokiaľ nie je v danom momente žiadúca). Pokiaľ ide o zmenu vyvolanú napr. funkciou Neúspech, tak je to zmena s vedomím užívateľa a nie je už potrebné dialóg. okno zmeny stavu zvlášť zobrazovať.

K nastaveniu takto označeného stavu dôjde:

  • Pri vytváraní novej ponuky sa tento stav predvyplní ako východiskový, ak nie je žiadny takýto stav, tak sa nepredvyplní nič, položka stav je ale naďalej povinná – užívateľ musí niečo vybrať. (číselník môže ponúkať len stavy s autozmenou 1 a pokiaľ žiadny nie je, tak všetky stavy)
  • Při opravě existující nabídky, jestliže původní stav celé nabídky byl "Předáno ke kalkulaci" (resp. stav s nastavenou automatickou změnou "2 = po předání ke kalkulaci nákl.cen") a existovaly řádky se zdrojem ceny Výrobní požadavky a při uložení již žádný takový řádek neexistuje (tzn. uživatel v opravě zadal jiný zdroj nákladové ceny a požadavky ve výrobě byly odpojeny). Tzn. ponúkne sa späť nastavenie stavu s automatickou zmenou "1 = po vytvorení ponuky".

K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny stavu dôjde:

  • Po uložení novo vytváranej ponuky, akonáhle v riadkoch existuje aspoň jeden riadok so zdrojom nákladovej ceny "z požiadaviek na výrobu".
  • Při opravě existující nabídky, jestliže při uložení existují řádky se zdrojem ceny Výrobní požadavky, které dříve před opravou neexistovaly (tzn. uživatel v opravě zadal někde nově zdroj z výroby) a to bez ohledu na to, jaký byl dosavadní stav nabídky.

K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny stavu dôjde:

  • Pokiaľ v agende Požiadavky na výrobu po vykonaní kalkulácie užívateľ prenesie (určenou funkciou) nákladové ceny do ponuky a tiež prípadné zostávajúce riadky s tovarom, majú platnú nákladovú cenu stanovenú.
  • Po uložení ponuky, pokiaľ ponuka neobsahuje žiadne riadky s väzbou na výrobu a pri všetkých riadkoch s tovarom je platná nákladová cena stanovená.

Pokiaľ na doklade, ktorý mal už na všetkých riadkoch náklad. ceny stanovené, je vykonaná oprava, ktorá spôsobí zhodenie príznaku, že nákladové ceny sú stanovené (napr. zmenou zdroja nákladovej ceny), tak je užívateľ v rámci ukladania dokladu na túto skutočnosť upozornený a môže zodpovedajúcim spôsobom zmeniť stav ponuky. Stav ponuky sa však automaticky nijako nezmení (ponuka už môže byť v ľubovoľnom z ďalších stavov a takáto zmena by nemusela byť žiadúca).

Má význam len vtedy, pokiaľ máte schvaľovanie dokladov zapnuté a používate ho. K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny stavu dôjde, pokiaľ bol zahájený proces schvaľovania funkciou Zahájiť zo záložky Schvaľovanie.

Má význam len vtedy, pokiaľ máte schvaľovanie dokladov zapnuté a používate ho. K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny dôjde, pokiaľ v rámci procesu schvaľovania došlo k vráteniu schvaľovaného dokladu na doplnenie funkciou Vrátiť na doplnenie zo záložky Schvaľovanie resp. priamo z agendy Schvaľovanie dokladov.

Má význam len vtedy, pokiaľ máte schvaľovanie dokladov zapnuté a používate ho. K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny dôjde, pokiaľ v rámci procesu schvaľovania došlo k zamietnutiu schvaľovaného dokladu funkciou Zamietnuť zo záložky Schvaľovanie resp. priamo z agendy Schvaľovanie dokladov.

Má význam len vtedy, pokiaľ máte schvaľovanie dokladov zapnuté a používate ho. K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny dôjde, pokiaľ v rámci procesu schvaľovania došlo ku konečnému schváleniu všetkými schvaľovateľmi (teda doklad je prehlásený za schválený) funkciou Schváliť zo záložky Schvaľovanie resp. priamo z agendy Schvaľovanie dokladov.

Systém ponúkne automatickú zmenu na tento stav, pokiaľ po uložení ponuky bola začiarknutá voľba Odoslaná pošta v rámci editácie ponuky a po uložení ponuky k nej bol priamo zadaný záznam odoslanej pošty.

Samostatné vystavenie odoslanej pošty a jeho dodatočné pripojenie k ponuke v záložke Pripojené doklady automatickú zmenu stavu ponuky nevyvolá.

K ponuke nastavenia stavu s týmto typom automatickej zmeny dôjde, pokiaľ užívateľ vystaví na základe ponuky prijatú objednávku a to aj v prípade, že sa do objednávky prevezme len časť ponuky (len niektoré riadky). Viď Procesná tvorba - NV → OP.

Automaticky sa nastaví po zadaní dôvodu neúspechu funkciou Neúspech.

V tomto prípade sa už nezobrazuje dialógové okno na zmenu stavu ponuky.

V prípade zmeny stavu ručne funkciou Zmena stavu a vo väčšine prípadov automatickej zmeny stavu sa ponúkne dialóg na vykonanie danej zmeny. Položky:

Názov Popis
Stav Budúci stav. Vyberať je možné zo stavov, ktoré môže daný typ ponuky vydanej nadobúdať, tzn. sú zadané v subzáložke Možné stavy v definícii daného typu ponuky. Pokiaľ ide o ručnú zmenu stavu (napr. opravou hodnoty položky Stav v hlavičke ponuky), tak sa ponúkajú všetky možné stavy. Pokiaľ ide o automatickú zmenu stavu v dôsledku reakcie na nejakú akciu v systéme, tak sa ponúkajú len stavy, ktoré v danom okamihu môžu prichádzať do úvahy (napr. po schválení dokladu sa ponúkajú len stavy, ktoré sú nadefinované ako reakcie na danú akciu).
Upozornenie

V prípade, že stav v predchádzajúcej položke vybraný alebo ponúkaný ako budúci stav ponuky nezodpovedá poradiu podľa vygenerovaného plánu v záložke Termíny, tzn. šlo by o prepnutie na stav, ktorému predchádzajú nerealizované plánované termíny, sa zobrazí upozornenie a tieto stavy budú zmazané. Napr. v systéme nastala nejaká akcia vyvolávajúca ponuku automatickej zmeny stavu, ale ešte nebol realizovaný stav predchádzajúci ponúkanému stavu. Objasníme na príklade:

Majme v definícii typu ponuky nadefinované po sebe stavy "Kalkulácia" s typom autom. zmeny stavu "2 = po odovzdaní do kalkulácie nákl. cien" a "Ocenené" s typom autom. zmeny stavu "3 = po stanovení nákladových cien". Tento typ ponuky používame pre ponuky výrobkov, ktorých nákladové ceny si nechávame kalkulovať vo výrobe. Pokiaľ ale tento typ ponuky použijeme pre ponuku, kde sú nákladové ceny zadané iným spôsobom (napr. ručne), tak vlastne k stavu odovzdania do kalkulácie nedôjde a dôjde priamo k oceneniu. V takom prípade sa zobrazí príslušné upozornenie s možnosťou vynechaný nerealizovaný stav priamo tiež z plánovaných stavov a termínov vymazať:

Príklad zobrazovaného upozornenia
Reálny termín Dátum a čas, kedy daný stav nastal. Predvypĺňa sa podľa systémového dátumu a času počítača.
Riešiteľ/
Rola riešiteľa

Ako bolo objasnené v kap. Roly verzus Užívatelia, je možné v niektorých miestach programu zadávať buď konkrétnych užívateľov alebo roly, a to podľa aktuálneho nastavenia parametrov systému. Táto položka slúži na zadanie aktuálneho riešiteľa resp. roly riešiteľa, ktorý má riešiť budúci stav ponuky a vyplní sa do rovnomennej položky v hlavičke ponuky. Užívateľa resp. rolu zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka užívateľov resp. z číselníka rolí.

Číselník sa tu ponúka defaultne programovo obmedzený len podľa tých užívateľov/ rolí, ktorí sú uvedení v zozname možných riešiteľov/ možných rolí riešiteľov pri danom type ponuky.

Predvypĺňa sa východiskovou hodnotou nadefinovanou pre stav ponuky z predchádzajúcej položky v zozname možných stavov v definícii typu ponuky. Pokiaľ tam východisková hodnota nie je nadefinovaná, tak sa predvypĺňa hodnotou aktuálne zadanou v hlavičke ponuky. Ktorá položka je k dispozícii a kedy, viď popis v kap. Roly verzus Užívatelia.
Odoslané

Ponúka sa len v prípade zmeny stavu na stav "odoslané", tzn. stav s typom automatickej zmeny "8 = po vystavení dokladu odoslaná pošta" v rámci ponuky automatickej zmeny stavu alebo v rámci funkcie Zmena stavu. Umožňuje upraviť dátum skutočného odoslania zadaný v hlavičke ponuky pri prechode na tento stav.

Při změně stavu na "Odesláno" se pole automaticky předvyplní na aktuální datum.

Ponuky môžu byť štandardne zviazané s aktivitami. V aktivitách môžu byť evidované úlohy jednotlivých pracovníkov, ktoré môžu úzko súvisieť s procesom spracovania ponuky. Aby bola zaistená istá automatizácia, je tu možnosť možné stavy ponúk v definícii typu ponuky zviazať s procesmi aktivít. Ak je potom ponuka daného typu zviazaná s nejakou aktivitou, je možné touto väzbou zaistiť, že pri zmene stavu ponuky sa príslušným spôsobom automaticky zmení aj proces pripojenej aktivity. Platí:

  • Zmena procesu na aktivite sa vykoná jedine vtedy, pokiaľ východiskový proces na aktivite zodpovedá východiskovému stavu ponuky.
  • V prípade, že to tak nie je, teda na aktivite bol proces napr. ručne zmenený na iný, tak zmena stavu ponuky už proces na aktivite nezmení. Tým je umožnené, že aktivita môže prejsť aj do iných stavov, ako ktoré má ponuka, a v takom prípade zmeny stavov ponuky už stav aktivity nebudú ovplyvňovať.
  • Pokud pokus o změnu procesu na aktivitě z nějakých důvodů nelze provést, pak je uživatel upozorněn a proces aktivity se nezmění (změna stavu nabídky se ale provede).
  • Ak je k ponuke viazaných viac aktivít, tak sa porovnanie procesu a pokus o jeho prípadnú zmenu vykoná so všetkými.

Možnosť naviazať stav ponuky na procesy aktivít nie je k dispozícii, pokiaľ užívateľ nemá licenciu k modulu CRM.