Nachádzate sa tu:

Blokovanie (uzamykanie) dokladov - možnosti

V praxi je potrebné, aby bolo možné vystavený doklad v určitom okamihu nejakým spôsobom "uzamknúť“ resp. zablokovať a zabrániť tak užívateľom v nežiadúcich manipuláciách s ním. Požadavky tohoto typu vznikají např. při odvodech DPH, při měsíčních či čtvrtletních uzávěrkách apod. V systému ABRA Gen je k dispozici více způsobů, jak uživateli zabránit, aby provedl nechtěnou změnu. Který z nich použít, závisí na tom, zda daný uživatel vůbec nemá mít možnost danou akci provést a to za žádných okolností nebo zda se "uzamknutí" má vztahovat jen ke konkrétnímu dokladu či ke skupině dokladů apod. Pre každý prípad môže byť optimálny iný spôsob:

Prístupové práva

Jednou z možností, jak zamezit uživateli v provedení nechtěných manipulací s dokladem, je omezit mu přístupová práva. Možnosti:

Omezit uživateli přístupová práva k funkcím - tj. nastavit uživateli, zda v dané agendě smí zadávat nové doklady, opravovat doklady či doklady mazat. Tedy uživatel např. může mít právo vystavovat nové faktury, ale už nebude smět existující faktury opravovat. Nevýhodou tohto riešenia je, že daný užívateľ nebude môcť urobiť opravu faktúry za žiadnych okolností, teda nedá sa stanoviť, že to platí len pre "niektoré".
Omezit uživateli přístupová práva k objektům - tj. nastavit uživateli, ke kterým chráněným objektům má přístup. Takže napr. užívateľ bude môcť pracovať s dokladmi v rade FV, ale už nebude môcť pracovať s dokladmi v rade FV1. Nevýhodou tohoto řešení je, že daný uživatel s doklady v řadě FV1 nebude moci pracovat za žádných okolností, tedy nelze stanovit, že to platí jen pro "některé" faktury z dané řady nebo jen pro nějaký časový interval.

Nastavení práv viz agenda Roly resp. Skupiny rolí.

Uzávierky

Uzávěrky jsou jednou z možností, jak provést najednou "uzavření" (zablokování) určité skupiny dokladů v určitém časovém období. O jakou skupinu dokladů se bude jednat resp. jak se uzávěrka promítne, závisí na tom, o jakou uzávěrku se jedná. K dispozícii sú nasledujúce možnosti:

Uzávěrka fakturace - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady fakturačních dokladů z modulu Nákup, resp. z modulu Predaj
Uzávěrka ostatních dokladů - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady dokladů Ostatní příjmy resp. Ostatní výdaje
Uzávěrka bankovních účtů - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný bankovní účet. Jelikož je bankovní účet jedna k jedné svázán s konkrétní řadou dokladů typu Bankovní výpis a Platební příkaz, jsou tím pádem zablokované i tyto řady, tj. v uzavřeném období v nich nelze vystavit nový doklad, doklad opravit či smazat.
Uzávěrka pokladny - pro uzavírané období zablokuje uzavíranou pokladnu. Jelikož pokladna nemusí být jedna k jedné svázaná s konkrétními řadami pokladních dokladů, naopak různé pokladní doklady mohou být používány v rámci různých pokladen, nejsou uzávěrkou pokladny zablokované i řady pokladních dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný pokladní doklad vystavit do dané uzavřené pokladny, a nelze doklad z daného období a pokladny opravit či smazat.
Uzávěrka skladu - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný sklad. Jelikož sklad nemusí být jedna k jedné svázán s konkrétními řadami skladových dokladů, naopak různé skladové doklady mohou být používány v rámci různých skladů, nejsou uzávěrkou skladu zablokované i řady skladových dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný skladový doklad vystavit s použitím uzavřeného skladu, opravit doklad (resp. jeho skladový řádek) z daného období a skladu či jej smazat.

K dispozici je ještě Účetní závěrka. Účetní uzávěrka sama o sobě žádné doklady z uzavřeného období nijak neblokuje. Nicméně ale v rámci účetní uzávěrky lze nastavit, aby se všechny doklady zpracované účetní uzávěrkou označily příznakem Audit.

Výhodou uzávěrek je to, že je stejně ve většině případů musíte provést, např. jen proto, aby se napočetly odpovídající kurzové rozdíly či aby se ocenil sklad. Nevýhodou uzávěrek je, že některé z nich se vztahují jen k celému období a nelze jimi uzavřít jen část období.

Zrušenie danej uzávierky uskutočnenú uzavretosť anuluje. Je ale třeba si uvědomit, že spolu s tím mohou být zrušeny i odpovídající akce, které v rámci uzávěrky vznikly - např. doklady uzávěrkových kurzových rozdílů apod.). Teda rušenie uzávierok je potrebné robiť s uvážením.

Auditácia

Pokud chcete "uzavřít" (zablokovat) určitý konkrétní doklad, pak je vhodnou možností nastavit příznak Audit. Příznak Audit je dvouhodnotový příznak (ano/ne), který lze nastavit každému účetnímu zápisu. Možnosti, jak příznak Audit nastavit:

V agendě Účtovný denník resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov→funkcí Auditácia. Příznak Audit lze nastavit i hromadně pro více záznamů najednou (v deníku označených, přičemž označovat lze podle různých kritérií). Tedy např. je možné nastavit příznak Audit pro všechny účetní záznamy z období, které jsme si uzavřeli a odvedli za něj DPH.
V rámci agendy Účtovná závierka, pro všechny pohyby touto účetní závěrkou zpracované.

Ak je príznak Audit nastavený, signalizuje, že doklad už prešiel účtovnou kontrolou a nie je povolené opravovať zaúčtovanie dokladu v denníku či vracať ho do žiadostí, nie je dovolené ho mazať a nie je ani povolené uskutočňovať také opravy zdrojového dokladu, ktoré by viedli k preúčtovaniu.

Tip na video...

Video vysvětluje rozdíly mezi auditací, blokací a uzávěrkou záznamů.

Video je súčasťou celého kurzu Uzávierky v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.

Nevýhodou tohoto řešení je skutečnost, že se příznak Audit nastavuje k účetním zápisům daných dokladů, tedy nelze ji použít pro zablokování dokladů, o kterých se neúčtuje, ale ani v případě, že se o daném dokladu sice účtuje, ale zatím zaúčtován nebyl (tj. např. je zatím v agendě Účtovné žiadosti).

Auditaci záznamu lze zrušit. Viz agenda Účtovný denník resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov→funkce Odauditácia.

Pro zaúčtování skladových dokladů platí:

Zaúčtované neuzavreté skladové doklady sú v agendách Účtovný denník,Saldokonto - účtovný denník súvzťažne, resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov graficky zvýraznené kurzívou a nie je možné ich auditovať. Ide o záznamy vzniknuté zaúčtovaním skladových dokladov, ktoré boli zatiaľ len predbežne ocenené (neboli uzavreté v rámci skladovej uzávierky k dátumu ani za obdobie). Neauditovateľné účtovné záznamy je možné si dohľadať. Viď tiež agenda Účtovný denník→záložka Obmedzenie→položka Auditovateľné.

Viac viď Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.

Blokácie dokladov

Další možností, jak zabránit nechtěným změnám dokladů, je zadání blokace dokladů v agendě Blokácie dokladov.

Blokáciu dokladu je možné zadať pre vybrané typy dokladov (napr. všetky doklady typu Faktúra vydaná) alebo len pre vybrané rady dokladov (napr. len doklady typu Faktúra vydaná vystavené v zvolenom rade dokladov). Pokiaľ nebude rad dokladov ani typ dokladov zadaný, bude blokácia platiť pre všetky doklady systému. Blokácia dokladu bude platiť do zadaného dátumu a môže sa vzťahovať buď k dátumu vystavenia dokladu, k dátumu plnenia zadanom na doklade, k dátumu zaúčtovania dokladu alebo ku všetkým týmto dátumom naraz. Do obdobia uzavretého niektorou zo zadaných blokácií dokladov nie je možné obstarávať nové doklady, opravovať existujúce doklady a mazať existujúce doklady.

Nech je pre rad dokladov zadaná blokácia dokladov, ktorá sa má vzťahovať k dátumu vystavenia dokladu. Potom nebude možné v danom rade vystaviť, opraviť ani zmazať žiaden doklad, ktorý by mal dátum vystavenia spadajúci do zablokovaného časového intervalu.

Blokace data plnění je nezávislá na blokaci data vystavení/přijetí a bude se kontrolovat pouze na dokladech, které mohou mít vliv na DPH.

Existujúce blokácie nech sú
- blokácia dátumu vystavenia do 31.1.2006
- blokácia dátumu vys avenia do 28.2.2006 iba pre typ dokladu faktúra vydaná
- blokácia dátumu vystavenia do 31.3.2006 iba pre rad dokladov JCD
- blokácia dátumu plnenia do 31.12.2005

Potom program nedovolí napr.:
- obstarať nový doklad v rade JCD s dátumom 1.3.2006
- opraviť faktúru vydanú 1.2.2006 aj pokiaľ sa jej počas opravy zmení dátum
- opraviť faktúru vydanú, pokiaľ sa jej počas opravy zmení dátum na 1.2.2006
- zmazať akýkoľvek doklad z 1.1.2006
- zmazať akýkoľvek doklad s dátumom plnenia z roku 2005
- atď.

Blokácie sú platné pre všetkých užívateľov, no k dispozícii je prístupové právo "Obchádzať blokácie" (viď skupinu práv Spoločné nastavenia, podskupina Blokácie), ktoré, ak je pre daného užívateľa povolené, spôsobí, že všetky blokácie sa budú správať iba ako upozornenia. Tzn. počas ukladania dokladov, ktoré porušujú zadané blokácie, je užívateľ na danú skutočnosť upozornený, no môže doklad aj tak uložiť. Použitie objasníme na príklade:

Účtovník uzaviera daný mesiac a pripravuje prehľad DPH. Už nejaké akcie vykonal a nechce, aby mu ostatní užívatelia do daného mesiaca ešte nejako zasahovali. Preto si zadá blokáciu daného mesiaca, ale sám bude mať nastavené právo blokácie obchádzať. Pokiaľ teda pri kontrole zistí nejaký nesúlad v niektorom z vystavených dokladov, môže ho opraviť bez toho, aby sa musel mesiac odblokovať.

Užívateľ môže mať povolené tieto blokácie dokladov obísť. (Viď agenda Roly→záložka Práva k funkciám→ skupinaSpoločné nastavenia)

Blokaci dokladu lze zrušit smazáním záznamu blokace dokladu.

Jedná se o blokování zdrojových dokladů nikoli účetních dokladů (dále viz Zdrojové řady a účetní řady souhrnné a nesouhrnné). Pokud chcete blokovat i účetní zápisy proti nežádoucím manipulacím, můžete využít auditaci.