Ako začať - Nákup

Tu nájdete informácie, ako začať používať agendy modulu: Nákup

V tejto skupine agend sa vystavujú doklady ako napr.: Faktúry prijaté, Dobropisy faktúr prijatých, Zálohové listy prijaté a pod.

Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo. Preto prvým predpokladom používania modulu Predaj je správne vykonaná nutná časť implementácie.

Je potrebné mať nadefinované minimálne nasledujúce:

  • Je potrebné mať nadefinované Obdobia, keďže obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu.
  • Je potrebné mať nadefinované Rady dokladov pre všetky typy dokladov, ktoré budete používať. Pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať, je potrebné si skontrolovať prednastavený spôsob účtovania a zodpovedajúce Účtovné rady.

  • Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

    Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

  • Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v agende Adresár firiem akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

    V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

  • Ďalej musíte mať nadefinované vlastné bankové účty. Bankové účty budete vyberať pri zadaní hlavičiek dokladov platených prevodom a ďalej tento výber budete potrebovať vo funkcii Platobný príkaz pri dokladoch výdajových, kde na generovanie žiadosti o platobný príkaz musíte určiť, z ktorého účtu sa daná platba má uskutočniť. Pokiaľ budete mať viac bankových účtov a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, mali by ste mať tieto analytiky zavedené. Na to budete potrebovať mať zavedenú účtovnú osnovu. Pre platby dokladov vykonávaných v hotovosti je potrebné mať zavedené pokladne a zodpovedajúce rady pokladničných dokladov, viď Ako začať používať skupinu Pokladňa. Pre platby ostatnými dokladmi či vzájomným zápočtom potom musíte mať zavedené rady ostatných dokladov (viď Ako začať používať skupinu Účtovníctvo) resp. vzájomných zápočtov.

    Nezabudnite, že pre každý bankový účet, ktorý definujete, je potrebné mať založený vlastný rad dokladov typu bankový výpis a platobný príkaz. Viď kap. Ako začať - Banka.

  • Pri zadávaní hlavičky vydaných dokladov je možné zadávať rôzne doplnkové údaje z číselníkov ako Spôsob dopravy a Spôsob úhrady.
  • Pokiaľ sa vás týka povinnosť vykazovať hlásenie INTRASTAT alebo ESL, budete potrebovať mať naplnené aj tieto číselníky. Väčšina zmienených číselníkov je dodávaná predvyplnená, no je potrebné ich pred použitím skontrolovať, príp. upraviť.
  • Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený), nastavený aktuálny kurzový lístok a zavedené rady kurzových rozdielov.
  • V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH, DPH indexy a správne zavedené definície pre DPH priznania (číselníky sa dodávajú opäť predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).
  • Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.
  • Pokiaľ budete vystavovať doklady na predaj tovaru zo skladu, musíte mať jednak nadefinované príslušné sklady a skladové karty, príp. cenníky a pod. a taktiež zavedené rady dokladov typu dodací list, resp. vratky. Viď kap. Ako začať - Skladové hospodárstvo.
  • Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď kap. Ako začať - Workflow.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Keďže rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská, vlastné bankové účty a sklady patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady, bankové účty a sklady správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Na vykonávanie dopytového konania nie je okrem vyššie uvedeného potrebné vykonávať nič zvláštneho, len môžete vykonať nasledujúce:

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemné údaje. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému. Poptávkové řízení by se mohlo dotýkat mj. např. nastavení, zda používat schvalování dodavatelů.

Ak chcete dopytovať položky z výroby podľa POZ či VYR, tak odporúčame si sprístupniť editáciu noriem tak, aby ste mohli editovať položku Stav dopytu.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Pokud chcete využívat Dodávateľské cenníky, pak si je naplňte. Více k ceníkům viz kap. Cenníky - všeobecne.