Predkontácie a ich aplikácia na doklady

• Předkontace se zadává při vystavování dokladu - typicky v záložce Hlavička (viz záložka Hlavička→položka Kontácia). Program se snaží ji předvyplnit, pokud je to možné. Předvyplněnou předkontaci lze v případě potřeby změnit. Není-li žádná předkontace zadána, použije se tzv. "Základní předkontace". Ta je sama o sobě typicky obecná a předvyplní pouze něco. Nicméně vhodným nastavením jak předkontací, tak jiných míst systému lze docílit toho, že se doklady budou předkontovávat úplně a správně.

  Poté se pro každý řádek dokladu vyhodnotí výrazy zadané v předkontacích a program se pokusí pro daný řádek dokladu předvyplnit účetní údaje (účty MD a D, střediska MD a D, text,...).Uživatel se již při vystavování dokladu může podívat, jak bude vypadat zaúčtování jednotlivých řádků daného dokladu, pokud by se použila zvolená předkontace. K tomu slouží záložka Rozúčtovanie. (Viz záložka Rozúčtovanie→položka Kontácia a tlačítko Predkontuj.) Uživatel může chybějící údaje rovnou doplnit nebo předvyplněné údaje změnit.
  
  

• Po uložení dokladu se program ještě pokusí sloučit řádky, které obdržel z předkontací příp. ze záložky Rozúčtovanie nebo z hodnot ve sloupcích Účet na řádcích dokladu a které mají všechny účetní položky shodné, a tudíž je lze sloučit (např. všechny částky DPH ze všech řádků, kde je stejná DPH sazba, středisko, zakázka, obchodní případ, projekt).

  Výsledné řádky se promítnou do modulu Účtovníctvo jako účetní zápisy pro vystavený doklad. Výsledné zaúčtování daného dokladu lze též prohlížet v záložce Zaúčtovanie.

Predkontácie sú hierarchicky členené. Hlavné členenie predkontácií je podľa typu dokladu - napr. faktúry vydané, faktúry prijaté atď.

Pre daný typ dokladu je možné vytvárať skupiny predkontácií, ktoré sa buď viažu ku konkrétnemu zdrojovému radu dokladov, alebo platia pre všetky rady daného typu dokladu (tzn. sú od radov dokladov nezávislé).

V rámci jednej skupiny predkontácií je možné vytvoriť niekoľko čiastkových definícií predkontácií - napr. faktúra za tovar, faktúra za služby, faktúra za nákup majetku apod. Definícií predkontácií môžete zadať ľubovoľný počet.

V každej skupine (k určitému radu alebo len typu dokladu, teda bez určenia konkrétneho radu) sa môže vyskytovať jedna tzv. základná predkontácia, ktorá má zvláštne výsady pri vyhodnocovaní predkontácií pre konkrétny doklad, viď ďalej. Jednotlivé definície predkontácií potom môžu obsahovať ľubovoľný počet riadkov. Každý řádek je buď pravidlem, nebo výjimkou, dále každý řádek obsahuje informaci o typu řádku (typ řádku podle typu dokladu může nabývat různých hodnot, např. základ, daň a zaokrouhlení), lze na něm zadávat podmínku řádku a informaci, zda pokračovat ve vyhodnocování předkontací či nikoliv. Tieto informácie sa používajú pri vyhodnocovaní predkontácií pre daný doklad.

Príklad hierarchického usporiadania definícií kontácií pre doklady faktúr vydaných a pre rady FVA a FVB viď nasledujúci obrázok:

Farebnou škálou sú odlíšené definície, ktoré k sebe patria

Připravili jsme pro vás několik videí s konkrétními situacemi, které v rámci předkontací můžete řešit.

Pri vyhodnocovaní predkontácií sa postupuje nasledovným spôsobom:

• najskôr riadky kontácie zvolené pre rad dokladov
• potom riadky kontácie základné pre rad dokladov
• potom riadky kontácie základné pre typ dokladov

Pričom platí:

• Najskôr sa vyhodnotia všetky existujúce výnimky, potom všetky existujúce pravidlá.
• Riadky predkontácií sa vyhodnocujú postupne podľa svojho poradia.

• Dopĺňanie položiek z predkontácií prebieha aditívne (teda ak je hodnota už doplnená, vyhodnotenie ďalšieho riadka tej istej či nasledovnej predkontácie ju už neprepíše, dopĺňajú sa teda iba doteraz nedoplnené údaje.

  Hodnoty môžu byť predvyplnené priamo na doklade:

  • na záložke Rozúčtovanie v rámci ručného rozúčtovania vykonaného užívateľom
  • v poli Účet na subzáložke Obsah zaúčtovávaného dokladu, viď popis vlastnosti Zadávať účet na riadku dokladu v číselníku rado dokladov

  Pokiaľ je niektorá z požadovaných hodnôt určená týmto spôsobom, pokladá sa za doplnenú už pred začiatkom spracovania predkontácií a vyhodnocovanie jednotlivých riadkov predkontácií ju neprepíše. Inými slovami:

  • Pokiaľ sú na záložke Rozúčtovanie vyplnené nejaké údaje, majú prednosť pred prípadným obsahom poľa Účet na subzáložke Obsah i pred predkontáciami
  • pokiaľ na záložke Rozúčtovanie žiadne údaje vyplnené nie sú, prípadný obsah poľa Účet na subzáložke Obsah má prednosť pred predkontáciami
• Reťazec vyhodnocovania kontácií sa ukončí, pokiaľ je podmienka nejakého riadka vyhodnotená kladne (je splnená) a súčasne položka Pokračovať je nastavená na Nie.
• Toto vyhodnocovanie prebieha pre každý typ riadka.

Teda inými slovami, ak prebehne celý proces zaúčtovania:

Pri vyhodnocovaní predkontácií sa vychádza z nejakej predkontácie užívateľom vybratej v hlavičke dokladu, resp. v záložke Rozúčtovanie pri editácii dokladu. Na tejto predkontácii sa vyhodnotia existujúce výnimky. Pokiaľ nebola kladne (podľa podmienky výnimky) vyhodnotená žiadna, alebo pokiaľ je na kladne vyhodnotenej výnimke nastavené pokračovať, pokračuje sa vo vyhodnocovaní výnimiek na základnej predkontácii rovnakej skupiny (podľa radu alebo podľa typu dokladu). Pokud se i po vyhodnocení výjimek v základní předkontaci má pokračovat dále a pokud byla uživatelem vybraná předkontace na konkrétní řadu dokladů, pokračuje se vyhodnocováním výjimek základní předkontace k typu dokladu. Pokiaľ ani toto nespôsobí ukončenie vyhodnocovania predkontácií, prebehne rovnaký cyklus s vyhodnocovaním riadkov predkontácií (v rovnakých definíciách predkontácií) pre pravidlá. Pokiaľ žiadna z predkontácií pre zvolený rad, resp. pre daný typ dokladu (bez ohľadu na rad) nie je označená ako základná, príslušný krok sa preskočí.

Tento proces sa vykoná pre každý riadok zdrojového dokladu.

Následne sa program ešte pokúsi zlúčiť riadky, ktoré obdržal:

• z predkontácií
• zo záložky Rozúčtovanie
• z hodnôt vyplnených v stĺpci Účet na riadkoch dokladu

Riadky, ktoré majú všetky účtovné položky zhodné, sú zlúčené do jedného. Výsledné riadky sú následne vyslané do účtovníctva (podľa nastavenia do žiadostí, resp. do denníka) ako riadky zodpovedajúceho účtovného dokladu. Napr. zdrojový doklad, ktorý mal napr. 4 riadky, môže po aplikácii predkontácie mať iba jeden riadok účtovného dokladu, príp. naopak. objasníme na príklade:

Zlúčenie riadkov objasníme na príklade:

Pri zadávaní dokladu sa program pokúsi predkontáciu predvyplniť, no aj predvyplnenú je možné ešte zmeniť. Pokiaľ program predkontáciu predvyplniť nemôže, môže ju užívateľ vybrať ručne. Pritom platia nasledujúce pravidlá:

• Pre majetkové doklady:
  • Odpisy - použije sa na doklad odpisov predkontácia zadaná pre danú kartu majetku v jej kmeňových údajoch
  • Zaradenie, Zmena ceny, Vyradenie - predvyplní sa prioritne predkontácia priradená v číselníku druhov majetku k danému druhu majetku, do ktorého karta majetku uvedená na doklade patrí. Není-li v číselníku druhů majetku kontace přiřazena, aplikují se dále obecná pravidla, platná pro ostatní doklady systému
    
    
• Pre ostatné doklady systému:
  • pokiaľ existuje jedna predkontácia za rad, v ktorom je vystavovaný doklad, predvyplní sa (bez ohľadu na to, koľko existuje predkontácií bez ohľadu na rad)
  • pokiaľ existuje viac ako jedna predkontácia za rad, nepredvyplní sa žiadna a to ani v prípade, že existuje iba jedna predkontácia bez ohľadu na rad
  • pokiaľ existuje jedna predkontácia bez ohľadu na rad a žiadna za rad, predvyplní sa
    
    
• Pri vyberaní predkontácie pre určitý doklad a vyvolaní číselníka predkontácií, sa ponúkne číselník:
  • buď obsahující skupinu předkontací pro danou řadu dokladu (a to tehdy, pokud nějaké takové předkontace k zadané řadě existují),
  • alebo len skupina predkontácií pre daný typ dokladu. Je možné medzi týmito dvomi obmedzeniami prepínať.
    
    
• Informácia o vybratej predkontácii sa uloží na doklad, aby bola k dispozícii v prípade opráv dokladu.
  
  
• Pokud není předkontace na dokladu zadána, použije se pro zaúčtování základní předkontace. Prioritu má základná predkontácia s ohľadem na rad, základná predkontácia zo skupiny kontácií pre rad, v ktorom je vystavovaný doklad.

Pre doklady s možnosťou súhrnného účtovania navyše platí:

• Pri súhrnnom účtovaní je možné zadať predkontáciu, ktorá sa potom uprednostní pred predkontáciou zadanou pre daný doklad (v hlavičke dokladu).

Objasníme na príklade: