Účtovný denník

Jedná se o seznam zaúčtovaných záznamů, tj. zaúčtování dokladů, které byly zaúčtovány do deníku rovnou po vystavení (mají nastavený způsob účtování přímo do deníku), anebo které byly přeúčtovány do účetního deníku později z účetních žádostí. Ide o účtovný denník, podobne ako v agende Účtovný denník - súvzťažne, akurát tu je k dispozícii z pohľadu časovej postupnosti.

V záložke Zoznam uvidíte zaúčtované záznamy vybrané podľa obmedzujúcich podmienok zadaných v záložke Obmedzenie.

Záznamy v deníku

Nový záznam do denníka tu nie je možné vytvoriť ručne, pretože všetky záznamy v účtovníctve musia mať svoj obraz v zdrojových knihách a nie je možné, aby údaje v denníku nezodpovedali údajom v zdrojových knihách. Musí teda najprv vzniknúť príslušný zdrojový doklad. Ak má daný rad dokladov nastavené, že sa má účtovať do účtovníctva, doklady sa zapisujú do žiadostí alebo priamo do účtovného denníka predkontované podľa zvolených predkontácií. Nový záznam v účtovnom denníku potom pribudne automaticky po vystavení účtovaného dokladu v niektorej zo zdrojových kníh, pokiaľ má účtovný rad, v ktorom je doklad vystavený, nastavené účtovanie priamo do účtovného denníka a toto je možné vykonať (tzn. sú zadané všetky potrebné údaje), alebo pribudne zaúčtovaním žiadostí z agendy účtovných žiadostí. Pritom platí, že nesúhrnne účtované doklady sa premietajú do účtovníctva (do žiadostí alebo príp. priamo do denníka) ihneď po svojom vystavení, súhrnne účtované až potom, čo ich do účtovníctva vyšle užívateľ (funkciou Zaúčtovať z agend takých dokladov). Podrobne viď kap. Spôsoby účtovania - Zdrojové a účtovné rady súhrnné/nesúhrnné.

Párování a předkontování účetních záznamů

Pri zaúčtovaní dokladu do denníka sa záznamy prípadne i automaticky spárujú do príslušnej saldokontnej skupiny (pokiaľ to je možné). Okrem toho je možné párovanie ovplyvňovať aj ručne. Predkontovanie je možné o. i. ovplyvniť v editácii dokladu v subzáložke Rozúčtovanie, v subzáložke Ručné párovanie potom párovanie do saldokontných skupín.

Práce se záznamy v účetním deníku

Záznamy v denníku je možné opravovať, ale len do istej miery (len účtovné údaje, ktoré sa týkajú výhradne účtovných položiek a neovplyvňujú priamo zdrojový doklad). Opravy zostávajúcich údajov je potrebné robiť na zdrojových dokladoch, pričom takéto opravy zdrojového dokladu spôsobia znovuzaúčtovanie, teda zmazanie súčasného zaúčtovania z denníka (alebo zo žiadostí, pokiaľ ešte nie je v denníku) a vykonanie nového zaúčtovania. Zmazanie dokladu spôsobí zmazanie zaúčtovania dokladu z denníka alebo zo žiadostí. Oprave a mazaniu môže byť zabránené zablokovaním dokladu rôznym spôsobom, napr. auditom zaúčtovania v denníku alebo blokáciami, resp. prístupovými právami. Ďalej viď Opravy a mazanie účtovných zápisov.

Princíp vysielania zaúčtovávania dokladov do účtovníctva bol objasnený v kapitole filozofia väzieb účtovníctva a prvotných dokladov.

Denník obsahuje pre každý účtovný pohyb záznam o sumách v lokálnej mene a v prípade pohybov v cudzích menách, aj menu a sumy v tejto cudzej mene. To umožňuje obstarávať z denníka výpisy v oboch menách. Nie je pevne stanovené, ktorý účet s ktorou menou smie pracovať, je to ponechané na rozhodnutie užívateľa.

Pri každom zápise v denníku sa ďalej eviduje, ktorý užívateľ ho zadal resp. opravil, čím je možné spätne zistiť zodpovednosť užívateľov za jednotlivé účtovné zápisy.

Zaúčtovanie dokladu do účtovného denníka môže užívateľ zdokumentovať pomocou likvidačného listu.

Ku každému záznamu si môžete priamo z tejto agendy vyvolať agendu zdrojových dokladov, v ktorej je zdrojový doklad obsiahnutý, a mať tak rovno k dispozícii celý doklad a tento prehliadať, opravovať, tlačiť atď.

Detailnější využití informací z účetního deníku

Každý zápis v denníku môže byť priradený k určitému stredisku, čo umožňuje viesť strediskové účtovníctvo. Ďalej môže byť priradený k určitej zákazke, obchodnému prípadu či projektu. Vďaka tomu je potom možné získavať z denníka napr. informácie o ziskovosti jednotlivých zákaziek, o obchodných prípadoch či projektoch a.i. Výhodou je, že pri každom zázname v denníku môže byť evidovaný odkaz na firmu prevzatý z položky Firma zo zdrojových dokladov. To umožní čerpať z denníka zákaznícky orientované výpisy a prehľady (napr. celkové príjmy od zákazníka XY = výpis obratu triedy 6 pre zákazníka číslo XY) apod. (Prehľady obratov odberateľov a dodávateľov sú k dispozícii aj v agende Fakturačných reportov, kde však čerpajú z údajov zdrojových dokladov).

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidiel všeobecne platných pre dokladovú agendu viď Všeobecné pravidlá - doklady (dokladové agendy/knihy), popis spoločných prvkov, ovládanie atď. následne Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) príp. ďalšie kapitoly v sekcii všeobecných pravidiel.