Preúčtovanie dokladov

Všeobecne sa dá povedať, že preúčtovanie už skôr vystaveného dokladu nastáva vtedy, keď urobíme taký zásah v programe, ktorý by mohol mať vplyv na už uskutočnené zaúčtovanie dokladu, (pričom program je sám "schopný" rozhodnúť si o tom, či je potrebné preúčtovanie vyvolať alebo nie). Preúčtovanie môže byť vyvolané automaticky (na základe nejakej vykonanej akcie) alebo môže byť vyvolané zámerne užívateľom (keď chce užívateľ doklad preúčtovať napr. po zmene použitej predkontácie a pod.). Typicky preúčtovanie nastáva v nasledujúcich situáciách:

• na zdrojovom doklade opravíte niektorú položku, podstatnú pre účtovanie:
  • Dátum vystavenia dokladu, dátum zdaniteľného plnenia, dátum účtovania - zmena hociktorého z týchto dátumov vyvolá vždy akciu preúčtovania dokladu.
  • Firma
  • Suma - zmena sumy dokladu spôsobí vždy preúčtovanie. Zmena sumy môže nastať aj zmenou meny alebo kurzu, či výberom inej firmy, ktorá má inak nastavený zľavový systém a pod.
  • Text (vyvolá automaticky preúčtovanie len pri interných dokladoch)
  • Príp. nejakú ďalšiu špeciálnu položku v danej agende, na základe ktorej sa mení spôsob účtovania. Objasníme na príklade:

    Na dobropise vydanom máme nastavené Vyžadovať potvrdenie dobropisu=Nepotvrdené. Pokiaľ zmeníme hodnotu na Nevyžadované, vyvolá sa preúčtovanie, pretože DV má potom iné účtovanie. Pokiaľ sa len mení stav s Potvrdené na Nepotvrdené a naopak, účtovanie dobropisu sa nijako nemení, takže preúčtovanie dokladu sa nevyvoláva.

  Oprava ostatných položiek preúčtovanie automaticky nevyvolá a to ani v prípade, že položky stredisko, zákazka, obchodný prípad, projekt či texty sú použité prostredníctvom predkontácií na zaúčtovanie dokladu. Pokiaľ by ste v prípade ich potreby chceli vyvolať preúčtovanie, musíte použiť záložku Rozúčtovať na danom doklade alebo si v danom rade dokladov nastaviť preúčtovanie vždy, viď ďalej.

• na zdrojovom doklade sa opraví DPH index

  Platí len pre doklady reverse charge, pri ktorých výber DPH indexu má zásadný vplyv na spôsob zaúčtovania DRC (s ohľadom na definíciu použitého DPH indexu sa DRC účtuje jednoriadkovo (len priznanie DPH) alebo dvojriadkovo (priznanie aj odpočet DPH). Viď Problematika DPH v režime " reverse charge" a trojstrannom obchode.

  Pri iných dokladoch DPH index nie je položkou, ktorá by vyvolávala preúčtovanie, pretože to nemá význam (DPH indexy sa nedostávajú do účtovníctva (podklady pre DPH sa čerpajú priamo zo zdrojových dokladov) a ani nijako na iných dokladoch neovplyvňujú spôsob zaúčtovania).
   

• na zdrojovom doklade sa zmení typ riadka

  Zmena typu riadka na doklade môže v niektorých prípadoch vyvolať preúčtovanie.

  Napr. pokladničný príjem vystavený bez DPH na 1000Sk je doklad, ktorý má programom automaticky pridelený typ riadka "základ". Pokiaľ ale túto účtenku pripojíme k faktúre ako jej platbu, je automaticky zmenený typ riadka na "platba". Táto zmena môže byť podstatná pre účtovanie, a preto dôjde k preúčtovaniu dokladu.

• na zdrojovom doklade vstúpite vo funkcii Oprava do záložky Rozúčtovanie

  Táto akcia vyvolá preúčtovanie dokladu bez ohľadu na to, či ste niektorý z údajov v záložke Rozúčtovanie zmenili alebo nie. Čiže pokiaľ potrebujete, aby systém daný doklad preúčtoval (napr. ste zmenili definíciu predkontácie použitej na doklade a chcete ju aplikovať na doklad už vyslaný do účtovníctva), stačí vstúpiť do záložky Rozúčtovanie v oprave daného dokladu.
   

• na zdrojovom doklade zvolíte inú predkontáciu

  Tzn. namiesto pôvodne použitej predkontácie zadáte inú. (Pokiaľ iba zmeníte definíciu použitej predkontácie, akcia preúčtovania sa automaticky nevyvoláva.)
   

• dôjde k zmene Source Group

  Pokiaľ na zdrojovom doklade je vykonaná taká akcia, ktorá vyvolá zmenu odkazu na iný Source Group, rovnako to vyvolá preúčtovanie. Napr.:

  • pripojenie dokladu, ktorým je možné platiť, ako platby iného dokladu či naopak odpojenie platby od predpisu
  • pripojenie JCD na inú faktúru prijatú a pod.

  Podrobne viď Vecný obsah - párovanie dokladov do saldokontných skupín.

• k zdrojovému dokladu je vystavený DZL

  Tzn. podľa dokladu na platbu zálohy vystavený Daňový zálohový list (DZL), viď Zdanenie zálohy. Týka sa to len dokladov, ktoré môžu byť vystavené na prijatú/poskytnutú zálohu:

  • pokladničné príjmy/výdaje
  • ostatné príjmy/výdaje
  • riadky bankového výpisu
  • zálohové listy 

• použijete funkci Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování (k dispozici jen v agendách dokladů s možností účtovat souhrnně)

  Umožňuje hromadne zaúčtovať označené doklady (tzn. vyslať do účtovníctva) s tým, že pri tých, ktoré už boli zaúčtované (tzn. sú v žiadostiach alebo v denníku), vyvolá akciu preúčtovania. Funkcia súčasne umožňuje zmeniť spôsob zaúčtovania spracovávaných dokladov.
   

• použijete funkciu Preúčtovať

  Vyvolá akciu preúčtovania pre označené doklady. Funkcia nijako neumožňuje zmeniť spôsob zaúčtovania spracovávaných dokladov, tzn. znovu ich preúčtuje tak, ako sú práve nastavené (podľa predkontácie v hlavičke, nastaveného spôsobu účtovania na rade dokladu (do žiadostí/do denníka, atď.).

  Využijete typicky v prípadoch, kedy ste si upravili predkontáciu a chcete podľa nej preúčtovať vybrané doklady.

  K dispozícii len v niektorých agendách. Nie je napr. k dispozícii pri pokladničných dokladoch a pri skladových dokladoch (ktoré je možné účtovať aj súhrnne a kde namiesto nej je tým pádom možné použiť funkciu Zaúčtovať pre hromadné zaúčtovanie), v agendách miezd, majetku, pri bankových výpisoch a vzájomných zápočtoch a pod. (pretože tam buď nemá význam alebo je účtovanie riešené nejakým odlišným spôsobom).

• ke zdrojovému dokladu je zadáno časové rozlišení (k dispozici pouze pokud role uživatele má povolené privilegium Časové rozlišení dokladů)

  K dokladu bylo zadáno časové rozlišení nákladů a výnosů příštích období. Vzniknou položky rozpadu časového rozlišení do více období, tyto položky jsou předmětem zaúčtování. Týká se dokladů, v kterých se účtují náklady a výnosy:

  • faktury přijaté/vydané
  • dobropisy přijaté/vydané
  • pokladničné príjmy/výdaje
  • vratky pokladních přijmů/vydajů
  • ostatné príjmy/výdaje
  • interní doklady

• rad dokladov, v ktorom je vystavený zdrojový doklad, má nastavené, že sa má preúčtovať vždy

  Potom sa vyvolá akcia preúčtovania po uložení daného dokladu vždy, bez ohľadu na to, či na ňom došlo k nejakej zmene resp. k nejakej vyššie uvedenej akcii alebo nie.

  POZOR, v prípade dokladov, pri ktorých nie je preúčtovanie žiaduce, mu je možné zabrániť auditáciou alebo blokáciami. Potom akciu, ktorá by mala viesť k preúčtovaniu dokladu, systém vykonať nepovolí (napr. opravu takého dokladu nepovolí uložiť a pod.). Viď tiež Opravy a mazanie účtovných záznamov.

  Pre užívateľov predchádzajúceho systému ABRA Gold: V ABRA Gold sa preúčtovanie dokladu vyvolalo funkciou Oprava (nikdy funkciou Zaúčtovať na hromadné zaúčtovanie, hromadne zaúčtovať bolo možné len doklady doposiaľ nezaúčtované), pričom nové zaúčtovanie dokladu prebehlo podľa aktuálne nastaveného stavu v príslušnom rade dokladov.

Ak bol prvotný doklad zaúčtovaný nesúhrnne v denníku alebo v žiadostiach, príslušný záznam sa pri preúčtovaní prvotného dokladu zo žiadostí alebo denníka zruší a prvotný doklad sa zaúčtuje znovu (zaúčtuje sa buď spôsobom pamätaným na doklade, resp. zadaným vo funkcii Zaúčtovať na hromadné zaúčtovanie). Objasníme na príkladoch:

Ak bol preúčtovávaný doklad zaúčtovaný súhrnne, zruší sa adekvátna časť súhrnného dokladu, tzn. od riadkov súhrnného dokladu sa odčíta zaúčtovanie preúčtovávaného prvotného dokladu. Prvotný doklad sa zaúčtuje znovu (zaúčtuje sa buď spôsobom pamätaným na doklade alebo zadaným vo funkcii Hromadné zaúčtovanie). Ak sa má opäť účtovať súhrnne, zaúčtuje sa v rámci toho istého súhrnného dokladu, pričom sa snaží zlúčiť riadky so zhodnými účtovnými údajmi.

Přitom platí, že pokud byl doklad již v deníku a nově přeúčtovaný prvotní doklad půjde do žádostí nebo se neúčtuje, pak i zbývající část souhrnného dokladu se z deníku vrátí do žádostí!