Vazby dokladů do modulu Účtovníctvo

Systém ABRA Gen používa nasledujúcu filozofiu väzieb medzi prvotnými dokladmi a účtovníctvom: Každý doklad je zaznamenaný v príslušnej knihe (agende) zdrojových dokladov. Faktúry sú v knihách faktúr, príjemky, výdajky, dodacie listy, vratky a ostatné skladové doklady sú zanesené v knihách skladových dokladov atď. Pokiaľ pre určité typy dokladov neexistuje špeciálna kniha - buď preto, že užívateľ nemá zakúpenú patričnú agendu alebo preto, že taká agenda v systéme nie je k dispozícii - môžu byť také doklady umiestnené v agendách Ostatných príjmov, Ostatných výdajov alebo Interných dokladov zo skupiny Účtovníctvo.

V skupine Účtovníctvo je účtovná väzba agend zdrojových dokladov a Účtovného denníka (resp. Saldokonta - účtovného denníka súvzťažne) riešená pomocou komunikačnej vyrovnávacej agendu Účtovných žiadostí, do ktorej ostatné agendy zapisujú svoje požiadavky na vykonanie účtovných pohybov. Takýmito požiadavkami môžu byť napríklad vystavenie faktúry, niektorý z pohybov na sklade, zaúčtovanie odpisov majetku apod. V ďalšom texte budeme tieto požiadavky nazývať žiadosťami. Zo zoznamu žiadostí ich potom môže účtovník napr. po ich odkontrolovaní (prípadne oprave či doplnení niektorých účtovných položiek) zaúčtovať do denníka. V prípade potreby je možné nastaviť aj priame účtovanie prvotných dokladov do denníka (teda vynechať agendu žiadostí).

Viac naznačuje nasledujúca schéma:

Náčrt priebehu účtovania prvotných dokladov

Takže, každý vystavený zdrojový doklad, ktorý sa má účtovať do účtovníctva, generuje príslušný účtovný zápis (tzv. účtovný doklad) do žiadostí prípadne priamo do účtovného denníka (podľa nastaveného spôsobu účtovania, ktorý sa nastavuje pre každý rad dokladov zvlášť). Tento záznam do účtovníctva sa generuje:

• ihneď pri vystavení dokladu. Toto platí pre väčšinu dokladov. Neplatí to pre doklady účtované súhrnne (tzn. všetky skladové doklady, pokladničné doklady súhrnne účtované, odpisy majetku apod.) a ďalej pre zálohové listy (pri ktorých sa účtuje až zúčtovanie).
• neskôr spolu s faktúrou, resp. iným dokladom. Platí pre:
  • zálohové listy, o ktorých sa neúčtuje, ale pri ktorých sa účtuje až o ich zúčtovaní. O zúčtovaní ZL sa vysiela príslušný záznam do účtovníctva až v okamihu zúčtovania nezdanenej zálohy, tzn. čerpania zálohového listu do faktúry, resp. iného predpisu platby.
  • daňové zálohové listy. O nich sa síce účtuje, ale o zúčtovaní DZL sa vysiela príslušný záznam do účtovníctva až v okamihu zúčtovania zdanenej zálohy do faktúr.
• neskôr až pri dávkovom spracovaní pokladničných dokladov súhrnne účtovaných (nesúhrnne účtované sa vysielajú ihneď po vystavení, viď prvú možnosť). Platí pre doklady vystavené v rade s nastaveným spôsobom účtovania "súhrnne" do žiadostí alebo denníka. Takovéto doklady negenerují žádný požadavek do účetnictví při svém vystavení, ale je potřeba je "zaúčtovat" (tj. vyslat požadavek do žádostí, resp. přímo do deníku) dávkově pomocí funkce pro hromadné zaúčtování, tj. funkcí Zaúčtovat v záložce Seznam jednotlivých agend modulu Pokladna
• neskôr až pri dávkovom spracovaní skladových dokladov súhrnne aj nesúhrnne účtovaných. Všechny sklad. doklady (souhrnně i nesouhrnně účtované) negenerují žádný požadavek do účetnictví při svém vystavení, ale je potřeba je "zaúčtovat" (tj. vyslat požadavek do žádostí, resp. přímo do deníku) dávkově po jejich uzavření pomocí funkce pro hromadné zaúčtování, tj. funkcí Zaúčtovat v záložce Seznam jednotlivých agend modulu Skladové hospodářství. (Skladové doklady aj nesúhrnne účtované nemôžu vysielať zápisy do účtovníctva ihneď po vystavení, nakoľko nemajú napočítané skladové ceny).
• neskôr až pri dávkovom spracovaní odpisov majetku súhrnne aj nesúhrnne účtovaných. Pre odpisy platia špeciálne pravidlá: Záznamy odpisov nemôžu generovať žiadnu požiadavku do účtovníctva pri svojom vzniku (výpočte odpisov), nakoľko v tom momente ešte nie sú dokladmi. Dokladmi sa stanú až akciou zaúčtovania do účtovníctva. Teda záznamy odpisov je potrebné "zaúčtovať" dávkovo (tzn. vyslať požiadavku do žiadostí, resp. priamo do denníka, s vytvorením prvotného dokladu) pomocou funkcie na hromadnézaúčtovanie a to funkciou Zaúčtovať v záložke Zoznam odpisov
• později až při dávkovém zpracování dokladů vznikajících v modulu Maloobchodní prodej (zatím není zcela implementováno).

Nie je teda možné v denníku nájsť záznam, ku ktorému by neexistoval prvotný doklad v jednej zo zdrojových agend (kníh). Aby bola zaistená vzájomná zviazanosť prvotných dokladov a zápisov v účtovníctve, nie je dovolené v účtovnom denníku vykonávať mazanie záznamov a opravy položiek preberaných do účtovníctva zo zdrojových dokladov.

Ak je potrebné takéto položky opraviť či celý účtovný záznam zmazať, musí sa oprava či zmazanie uskutočniť priamo v agende (knihe) príslušného zdrojového dokladu (dá sa vyvolať priamo z účtovníctva "cez" agendu žiadostí, resp. denníka, prípadne otvoriť samostatne). Uskutočnená oprava sa automaticky prejaví v účtovnom zápise (tzn. prebehne jeho preúčtovanie), v prípade mazania sa spolu so zmazaním zdrojového dokladu zmaže aj účtovný zápis.

Záznamom v denníku, pri ktorých nie sú takéto opravy už žiaduce (napr. ktoré už boli zahrnuté do účtovnej závierky apod.), sa dá nastaviť príznak Audit. Ak má zviazaný účtovný zápis nastavený príznak Audit, nie je povolená žiadna manipulácia s ním, tzn. ani oprava účtovných položiek, prvotný doklad nie je možné opravovať či mazať, vyvolať nejakým spôsobom jeho preúčtovanie apod.

Ďalšou možnosťou, ako zablokovať účtovný pohyb proti opravám, je nastavenie Blokácií.