Schvaľovanie dokladov - všeobecne

Obsah kapitoly:

Ďalej je uvedené:

Požiadavka na viacstupňové schvaľovanie sa v praxi objavuje v rôznych súvislostiach. Rieši sa často napr. pri výrobných firmách, ale vyskytuje sa aj pri firmách obchodných napr. pre ponukové konania, schvaľovania nákupných dokladov a pod. Preto je v systéme táto možnosť pri vybraných typoch dokladov taktiež podporovaná.

Proces schvaľovania objasníme na príklade:

Obchodník vypracuje ponuku. V definíciách schvaľovacích scenárov nech je dané, že všetky obchodné ponuky so sumou vyššou ako 20000Sk má schvaľovať obchodný riaditeľ. Navyše tento obchodník nech je vo firme nový a tak je špeciálne pre neho definované, že pred tým ako ponuka pôjde na schválenie obchodnému riaditeľovi, má ju schváliť ešte kolega starší obchodník. Hneď ako obchodník uloží ponuku a vyžiada si jej schválenie, objaví sa táto kolegovi staršiemu obchodníkovi v jeho zozname dokladov na schválenie. Ten sa na ponuku pozrie a zistí chyby, preto ju označí za neschválenú – vrátenú na dopracovanie a zapíše nedostatky. Pôvodný obchodník ponuku dopracuje podľa pripomienok a znova predloží na schválenie. Staršiemu kolegovi sa znova objaví v agende dokladov na schválenie, pozrie sa na ňu a tento krát jej priradí stav schválené. Podľa schvaľovacieho scenára sa vygeneruje požiadavka na ďalšie schválenie v poradí a to schválenie obchodným riaditeľom. Ten ju potom uvidí vo svojom zozname dokladov na schválenie. Obchodný riaditeľ sa na ponuku pozrie a schváli ju. Tým nech sú všetky požadované schválenia podľa daného scenára vykonané a ponuka sa celkovo označí ako schválená. To je pre pôvodného obchodníka signál, že môže ponuku klientovi odoslať.

Základom schvaľovacieho procesu sú tzv. schvaľovacie scenáre. Sú to postupy, kto a v akom poradí má daný dokument schváliť a za akých podmienok. V rámci schvaľovacieho scenára možno pre zadaný typ dokladu, prípadne rad a rolu vystavovateľa dokladu definovať jednu alebo viac osôb, ktoré musia doklad schváliť, vrátane poradia a nadväzností schvaľovaní.

Pomocou parametra Používať schvaľovanie vo Firemných nastaveniach je možné vo vybraných agendách zapnúť podporu schvaľovania. Ak je schvaľovanie zapnuté, tak v agendách vybraných dokladov je k dispozícii záložka Schvaľovanie, kde sa zobrazuje zoznam osôb, ktoré majú doklad schváliť, informácie o stave schválenia a ďalšie dopĺňajúce informácie týkajúce sa schvaľovania. Akákoľvek oprava dokladu potom, čo už bol niekým schválený, spôsobí, že celý proces schválenia bude vyžadovaný znova. Či však sú opravy a príp. mazanie schváleného či zamietnutého dokladu povolené, je predmetom nastavení v agende Povolenie opráv. Príp. môže byť prebité nastavením prístupového práva Mazať schválené doklady (ak je toto právo pre danú agendu k dispozícii). Viď tiež Opravy a mazanie dokladov podliehajúcich schvaľovaniu.

Je zaznamenávaná história schválenia a neschválenia. Schválením všetkými osobami podľa scenára sa indikuje stav celkového schválenia dokladu, ktorý sa posledným schválením zapíše aj na hlavičku samotného dokladu. Podľa stavu schválenia dokladu je možné vykonávať obmedzenie dokladov a výpisy zoznamov, filtrovať pri importe a pod.

Podrobný popis procesu schvaľovania viď Proces schvaľovania podrobnejšie.

V rámci ponúk vydaných je schválenie či zamietnutie dokladu jednou z akcií, ktorá môže vyvolať automatickú zmenu stavu ponuky vydanej.

Na stav "schválené" bude možné prípadne v budúcnosti viazať vykonanie ďalších akcií.

Typy dokladov, ktoré schvaľovanie podporujú, viď popis záložky Schvaľovanie.

Ako bolo spomenuté vyššie, základom schvaľovacieho procesu sú tzv. schvaľovacie scenáre. Jednotlivé záznamy v nich, tzn. predpisy pre schválenie dokladov, pre vybraný typ dokladu (a prípadne aj pre ďalšie nepovinné zúženie podľa radu alebo roly užívateľa, ktorý doklad vytvoril) určujú, kto musí doklad schváliť a v akom poradí. Predpis pre schválenie môže byť navyše podmienený zadanou podmienkou (všeobecným výrazom logického typu). Pre daný typ dokladu môže existovať ľubovoľný počet riadkov definujúcich ľubovoľný počet schvaľovateľov.

Teda každá požiadavka na schválenie má stanovené, kto je zodpovedný schvaľovateľ. Schvaľovateľ je určený buď užívateľskou rolou alebo konkrétnym užívateľom. Rozlíšenie podľa rolí alebo podľa užívateľov je parametricky nastaviteľné a závisí od spôsobu zavedenia rolí vo firme. Ďalej viď Roly všeobecne a Roly verzus Užívatelia.

V prípade, že schvaľovateľov dokladu je viac, je dôležité, ako majú zadané poradie schvaľovania. Poradie sa priraďuje od jednotky nahor. Možné je zadať aj viac schvaľovateľov s rovnakým poradím, potom sa predpokladá, že títo schvaľovatelia budú schvaľovať doklad súbežne.

Príklady viacužívateľského schvaľovania:

Postupné schvaľovanie:

Schvaľovateľ A – poradie 1
Schvaľovateľ B – poradie 2

Doklad sa predloží na schválenie najskôr schvaľovateľovi A a až ho schváli, predloží sa schvaľovateľovi B. Až ho schváli B, bude doklad schválený.

Súbežné schvaľovanie:

Schvaľovateľ A – poradie 1
Schvaľovateľ B – poradie 1

Doklad sa súčasne predloží obom schvaľovateľom, pokiaľ ho obaja schvália (je jedno, v akom poradí), bude doklad schválený.

Príklad: Kombinácia oboch:

Schvaľovateľ A – poradie 1
Schvaľovateľ B – poradie 2
Schvaľovateľ C – poradie 2

Schvaľovateľ D – poradie 3

Doklad sa najprv predloží na schválenie schvaľovateľovi A. Potom, ako ho schváli, sa predloží súbežne schvaľovateľom B a C. Až ho obaja schvália (nezáleží na poradí), predloží sa na schválenie schvaľovateľovi D. Až ho ten schváli, bude doklad schválený.

Navyše každý schvaľovateľ môže byť podmienený zadaným výrazom, takže napr. v príklade 3 možno schválenie schvaľovateľom C podmieniť iba pre sumu väčšiu ako 50000 Sk. Takže pro doklady s menší částkou se schválení zjednoduší na postupné schválení A – B – D apod.

Pri každom predpise na schválenie nejakým schvaľovateľom sa eviduje stav schválenia. Ak je schválený posledný predpis schválenia v poradí, bude schválený celý doklad. Možné stavy schvaľovaného dokladu:

  • 5 = Nezahájené

    Stav schvalování "Nezahájeno" je u nových dokladů nastaven automaticky, pokud je parametr Používat schvalování nastaven na "Ano".

  • 0 = Čaká na schválenie
  • 1 = Vrátené na doplnenie
  • 2 = Schválené
  • 3 = Zamietnuté
  • 4 = Storno po oprave

Proces schvaľovania so všetkými jeho možnými stavmi je zobrazený na nasledujúcom blokovej schéme:

Legenda:

  • Žlto - sú označené stavy schválenia.
  • Fialovo – sú akcie vyvolané užívateľom (na stlačenie tlačidla).
  • Modro – sú možné prípadné zmeny schvaľovaného dokladu užívateľom.
  • Bielo – sú akcie, ktoré vykonáva systém automaticky (programovo bez zapríčinenia užívateľom).
  • PP – postup týmto smerom je možný iba, pokiaľ je to pre daný typ dokladu povolené (viď ďalej opravy dokladov v stave "schválené" resp. "zamietnuté")
  • Výkričník v trojuholníku – užívateľ je varovaný a vyžaduje sa jeho potvrdenie, že chce tento krok urobiť.

V okamihu, kedy je požadované, aby doklad patričné osoby schválili, musí sa vyžiadať schválenie dokladu, tzn. začať schvaľovací proces. Schvaľovací proces bude typicky začínať tvorca dokladu, ale môžu to byť aj iné osoby. Ďalej viď Kto môže byť osobou, ktorá začne schvaľovanie. V rámci každého schvaľovacieho procesu sa eviduje jednako stav schválenia celého dokladu a jednako priebeh a stav čiastkových schválení, tzn. schválenia od jednotlivých schvaľovateľov, ktorých môže byť všeobecne viac.

Pri začatí schvaľovacieho procesu sa východiskový stav celkového schválenia dokladu nastaví na "čaká na schválenie". Ďalej sa eviduje dátum, kedy bolo schvaľovanie odštartované a kto si ho vyžiadal. Tieto údaje je možné prehliadať v hornej časti záložky Priebeh schvaľovania resp. záložiek Schvaľovanie jednotlivých dokladov.

Riadky v uvedených záložkách potom predstavujú jednotlivé kroky schválenia od jednotlivých schvaľovateľov generované podľa predpisov na schválenie. Tzn. jednotlivé čiastkové schválenia požadované pre daný doklad. Pri každom z nich sa signalizuje stav jeho schválenia. Pri začatí schvaľovacieho procesu sa sem vygeneruje súprava riadkov podľa schvaľovacieho scenára. Tzn. podľa predpisov na schválenie definovaných pre daný typ dokladu (a príp. rad alebo rolu tvorcu dokladu) v číselníku schvaľovacích scenárov. Najskôr sa vygenerujú len pre schvaľovateľov uvedených v definícii s poradím 1 resp. najnižším nájdeným poradím. Z definície sa zaznamená rola schvaľovateľa alebo konkrétny užívateľ a schvaľovacie poradie tohto schvaľovateľa.

Hneď ako všetci patriční schvaľovatelia s poradím 1 resp. príslušným najnižším poradím doklad schvália, zistí sa podľa schvaľovacích scenárov, či pre daný typ dokladu (a príp. rad alebo rolu tvorcu dokladu) sú požadovaní ďalší schvaľovatelia s poradím 2 alebo najbližším vyšším. Ak áno, automaticky sa dogenerujú príslušné požiadavky na schválenie a proces schvaľovania pokračuje. V okamihu, keď schváli posledný schvaľovateľ a podľa definícií v schvaľovacích scenároch už žiadny ďalší schvaľovateľ nie je požadovaný, je doklad považovaný za schválený a stav schválenia dokladu sa nastaví na "schválené".

Proces schvaľovania môže mať viac kôl schvaľovania. Napr. schvaľovateľ doklad v 1. kole neschváli, ale vráti na doplnenie a schváli ho až v kole ďalšom alebo je doklad opravený a proces schvaľovania je potrebné vykonať znova v ďalšom kole a pod.

Ak si niektorý zo schvaľovateľov v danom kole vyžiada doplnenie dokladu, nastaví sa stav danej požiadavky schválenia na "vrátené na doplnenie" (stav 1) a rovnaký stav schválenia sa nastaví aj pre celý doklad. Súčasne sa týmto aktom stornuje (zruší) toto aktuálne schvaľovacie kolo. Zrušenie schvaľovacieho kola sa však nevykoná tak, že by sa odmazali jednotlivé požiadavky na schválenie. To by nebolo žiaduce, keďže je potrebné zachovať ich históriu. Súčasne ale nie je žiaduce, aby neschválené požiadavky stále figurovali ako doklady na schválenie jednotlivým schvaľovateľom (pretože keď jeden zo schvaľovateľov s zhodným poradím v danom kole vráti doklad na doplnenie, nemá význam naďalej požadovať schválenie po ostatných). Preto sa pri všetkých požiadavkách na schválenie v danom kole (pokiaľ existujú) nastaví príznak Storno a vyplní sa dátum a identifikácia užívateľa, ktorý storno daného kola spôsobil. Stornované požiadavky medzi dokladmi na schválenie nefigurujú. Doklad je možné v tomto stave ľubovoľne opravovať a dopĺňať a vo chvíli, kedy je pripravený na nové schválenie, začne tvorca dokladu znova ďalšie kolo schvaľovania.

Celkom zhodne celý postup platí aj pre prípad, kedy niektorý zo schvaľovateľov schválenie zamietne. Stav zamietnutia sa nastaví aj pre celý doklad a stornuje sa aktuálne schvaľovacie kolo.

Pokiaľ doklad dospeje do konečného stavu "schválené" alebo "zamietnuté", je schvaľovací proces ukončený. Zaznamená sa užívateľ, ktorý schvaľovací proces ukončil a dátum ukončenia procesu. Porovnaním dátumov začatia schvaľovacieho procesu a jeho ukončenia je možné stanoviť celkovú dobu trvania schvaľovania (pre štatistiky).

Pokiaľ v agende povolenie opráv nie sú zakázané opravy schválených alebo zamietnutých dokladov, viď ďalej, môže tvorca dokladu ešte vykonávať ľubovoľné ďalšie korekcie dokladu a potom proces schvaľovania znova otvoriť, tzn. začať znovu ďalšie kolo schvaľovania.

Pri schvaľovaní dokladov môže v niektorých prípadoch vykonať schválenie systém automaticky. Viď ďalej Samoschvaľovanie a Schválenie za dve poradia schvaľovateľov jednou akciou.

Či bude prihlásený užívateľ môcť začať schvaľovanie dokladu (či už 1. kolo alebo ďalšie kola), závisí na niekoľkých skutočnostiach:

  • kto je tvorca dokladu (viď položka Vytvoril na danom doklade)
  • aké roly má prihlásený užívateľ aktuálne priradené (tzn. aké roly aktuálne plní)
  • aká je vzájomná podriadenosť týchto rolí
  • ako je nastavený parameter Zahájenie schvaľovania dokladov za podriadených

    O použití rolí v systéme viď Roly všeobecne.

Platí:

  • Ak má parameter Zahájenie schvaľovania dokladov za podriadených hodnotu Nie:
    • Potom systém najskôr zistí všetky roly tvorcu dokladu. Potom prihlásený užívateľ bude môcť schvaľovanie začať, pokiaľ je nositeľom niektorej z týchto rolí.

      Nech faktúru prijatú vytvorila užívateľka Kusá. Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník". Parameter "Začatie schvaľovania dokladov za podriadených" má hodnotu Nie alebo roly nemajú zadaný vzťah nadriadenosti a podriadenosti.

      - Potom začať schvaľovanie pre tento doklad môže výhradne užívateľka Kusá.
      - Pokiaľ by rolu "Pokladníčky" mala priradenú ešte užívateľka Penkavová, potom by taktiež mohla začať schvaľovanie.
      - A naopak: Pokiaľ by užívateľka Kusá mala ešte rolu "Obchodník", užívateľka Penkavová by taktiež mohla začať schvaľovanie.

  • Ak má parameter Zahájenie schvaľovania dokladov za podriadených hodnotu Áno:
    • Potom systém najskôr zistí všetky roly tvorcu dokladu a ich roly nadriadené. Potom prihlásený užívateľ bude môcť začať schvaľovanie, pokiaľ je nositeľom niektorej z týchto rolí. Podriadenosť rolí sa vyhodnocuje cez neobmedzený počet úrovní.

      Nech faktúru prijatú vytvorila užívateľka Kusá. Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník". Rola "Obchodník" je nadriadená role "Pokladníčka". Parameter "Začatie schvaľovania dokladov za podriadených" má hodnotu Áno. Nech žiaden iný užívateľ nemá priradenú rolu "Pokladníčka". Potom začať schvaľovanie tohto dokladu môže tak užívateľka Kusá, ako aj Penkavová. Pokiaľ by parameter "Začatie schvaľovania dokladov za podriadených" bol vypnutý, potom by Penkavová začať schvaľovanie nemohla.

Ako bolo povedané v časti Popis procesu schvaľovania, možno v schvaľovacích scenároch ako požadovaného schvaľovateľa určiť buď konkrétneho užívateľa alebo možno určiť len požadovanú rolu schvaľovateľa. Ďalej viď kap. Roly verzus Užívatelia. Či bude prihlásený užívateľ môcť konkrétnu požiadavku na schválenie odobriť, závisí na niekoľkých skutočnostiach:

  • či je na požiadavke zadaný ako schvaľovateľ konkrétny užívateľ a aký alebo či je tam zadaná rola schvaľovateľa a aká
  • aké roly má prihlásený užívateľ aktuálne priradené (tzn. aké roly aktuálne zastáva)
  • aká je vzájomná podriadenosť týchto rolí
  • ako je nastavený parameter Schvaľovanie dokladov za podriadených

O použití rolí v systéme viď Roly všeobecne.

Platí:

  • Pokiaľ má parameter Schvaľovanie dokladov za podriadených hodnotu Nie:
    • Na požiadavke je zadaná rola schvaľovateľa - Potom prihlásený užívateľ bude môcť požiadavku schváliť, pokiaľ je nositeľom tejto roly.
    • Na požiadavke je zadaný ako schvaľovateľ konkrétny užívateľ - Potom systém najskôr zistí všetky roly schvaľovateľa uvedeného na požiadavke. Potom prihlásený užívateľ bude môcť požiadavku schváliť, pokiaľ je nositeľom niektorej z týchto rolí.

      Parameter "Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať" je nastavený na hodnotu "roly". V scenári je nastavené, že schvaľovateľom faktúry prijatej v poradí 1 je rola "Obchodník". Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník". Parameter "Schvaľovanie dokladov za podriadených" má hodnotu Nie alebo roly nemajú zadaný žiaden vzťah nadriadenosti a podriadenosti.

      - Potom túto požiadavku môže schváliť výhradne užívateľka Penkavová.
      - Pokiaľ by rolu "Obchodník" mala nastavenú ešte užívateľka Kusá, potom by taktiež mohla danú požiadavku schváliť.

      Príklad: Parameter "Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať" je nastavený na hodnotu "užívateľa". V scenári je nastavené, že schvaľovateľom faktúry prijatej v poradí 1 je užívateľka Kusá. Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník". Parameter "Schvaľovanie dokladov za podriadených" má hodnotu Nie alebo roly nemajú zadaný žiaden vzťah nadriadenosti a podriadenosti.

      - Nech žiaden iný užívateľ nemá priradenú rolu "Pokladníčka". Potom tento záznam môže schváliť výhradne užívateľka Kusá.
      - Pokiaľ by rolu "Pokladníčka" mala priradenú ešte užívateľka Penkavová, potom by taktiež mohla požiadavku schváliť.
      - A naopak: Pokiaľ by užívateľka Kusá mala ešte rolu "Obchodník", užívateľka Pinkavová by taktiež mohla požiadavku schváliť. 

  • Pokiaľ má parameter Schvaľovanie dokladov za podriadených hodnotu Áno:
    • Na požiadavke je zadaná rola schvaľovateľa - Potom prihlásený užívateľ bude môcť požiadavku schváliť, pokiaľ je nositeľom tejto roly alebo nadriadenej roly.
    • Na požiadavke je zadaný ako schvaľovateľ konkrétny užívateľ - Potom systém najskôr zistí všetky roly schvaľovateľa uvedeného na požiadavke a ich roly nadriadené. Potom prihlásený užívateľ bude môcť požiadavku schváliť, pokiaľ je nositeľom niektorej z týchto rolí. Podriadenosť rolí sa vyhodnocuje cez neobmedzený počet úrovní.

      Parameter "Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať" je nastavený na hodnotu "roly". V scenári je nastavené, že schvaľovateľom faktúry prijatej v poradí 1 je rola "Obchodník". Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník".

      - Potom túto požiadavku môže schváliť výhradne užívateľka Penkavová.
      - Pokiaľ by rolu "Obchodník" mala nastavenú ešte užívateľka Kusá, potom by taktiež mohla danú požiadavku schváliť.

      Parameter "Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať" je nastavený na hodnotu "užívateľa". V scenári je nastavené, že schvaľovateľom faktúry prijatej v poradí 1 je užívateľka Kusá. Užívateľka Kusá nech má priradenú rolu "Pokladník" a užívateľka Penkavová má rolu "Obchodník". Rola "Obchodník" je nadriadená role "Pokladníčka".

      - Nech žiaden iný užívateľ nemá priradenú rolu "Pokladníčka". Potom tento záznam môže schváliť tak užívateľka Kusá, ako aj Pinkavová. Pokiaľ by parameter "Schvaľovať za podriadených" bol vypnutý, potom by Penkavová doklad schváliť nemohla.

Pokiaľ osoba, ktorá začína schvaľovanie je zároveň schvaľovateľom v prvom poradí, potom systém za neho vykoná schválenie automaticky. Pokiaľ je v prvom poradí viac schvaľujúcich a medzi nimi žiadateľ, systém schváli automaticky záznam žiadateľa.

Všetky ponuky musí schváliť Obchodný riaditeľ. Sám však taktiež niekedy vystavuje ponuku. Potom by avšak bolo zbytočné, aby si doklad sám sebe musel schvaľovať. Schválenie vykoná automaticky systém. Tzn. urobí rovno záznam schválené.

Pokiaľ je žiadateľ schvaľovateľom v inom ako prvom poradí, potom sa automatické schválenie nevykoná, keďže by nebolo žiaduce.

Pokiaľ napr. riaditeľ vystaví ponuku a potom ju schvaľuje TPV (počítajú sa kalkulácie) a riaditeľ schvaľuje finálnu podobu, nebolo by žiaduce vykonať schválenie automaticky za neho.

Pokiaľ má parameter Schvaľovanie dokladov za podriadených hodnotu Áno a súčasne je v scenári definované, že schvaľovateľom v poradí N je určitá rola resp. užívateľ a v poradí N+1 je nadriadená rola resp. užívateľ nesúci nadriadenú rolu, tak platí:

  • Potom pokiaľ nadriadený vykoná schválenie požiadavky v poradí N namiesto svojho podriadeného a už nie je iný schvaľovateľ na úrovni N, systém zistí, či nadriadený je nositeľom roly schvaľovateľa pre úroveň N+1, resp. užívateľom-schvaľovateľom pre úroveň N+1. Pokiaľ áno, vykoná automatické schválenie požiadavky na úrovni N+1.
  • Pokiaľ nadriadený nie je nositeľom roly schvaľovateľa resp. nie je užívateľ-schvaľovateľ na poradí N+1, avšak je nadriadený tejto role resp. užívateľovi, potom systém nevykoná automatické schválenie požiadavky N+1. Nadriadený musí ručne vykonať opätovné schválenie za svojho podriadeného. Pri tomto opätovnom schválení sa uplatní postup popísaný vyššie na určenie konkrétneho schvaľovateľa pri zapnutom parametri "Schvaľovanie dokladov za podriadených".

Možnosť opráv a mazania schvaľovaných dokladov závisí na stave schvaľovania a ďalšom nastavení:

  • Pri doklade zatiaľ vôbec nebol začatý schvaľovací proces - Doklad možno opravovať celkom ľubovoľne.
  • Doklad je v stavu "čaká na schválenie" - Taký doklad by už nemal byť menený. Nie je žiaduce, aby bol niekomu odoslaný doklad na schválenie a medzi tým bol ešte niekoľko krát zmenený, najmä, pokiaľ ho napr. jeden zo schvaľovateľov na danej úrovni už schválil.
  • Doklad je v stave "vrátené na doplnenie" - Je ho možné opravovať ľubovoľne bez obmedzení.
  • Doklad je v stave "schválené"
  • Doklad je v stave "zamietnuté"
  • Doklad je v stave "storno po oprave"

    Opravou dokladu nemusí byť iba jeho editácia vyvolaná funkciou Oprava v danej agende, ale aj nejaké iné akcie, napr. pripojenie dokladu ako platby iného dokladu a pod.

Po oprave dokladu je užívateľovi ponúknutá možnosť rovno začať ďalšie kolo schvaľovania. Pokiaľ ju prijme, vygenerujú sa podľa schvaľovacích scenárov nové schvaľovacie požiadavky pre schvaľovateľov v prvej vlne a doklad rovno prejde znovu do stavu "čaká na schválenie". V opačnom prípade bude po oprave stav dokladu tak, ako bolo popísané vyššie a užívateľ si ďalšie kolo schvaľovania bude môcť začať ručne kedykoľvek neskôr funkciou Začať.

Platí:

  • Pri pokuse o opravu alebo mazanie schváleného alebo zamietnutého dokladu, viď vyššie, sa v agende Povolenie opráv najprv hľadá záznam pre typ dokladu a rad, v ktorom je doklad vystavený. Pokiaľ sa nájde, vezmú sa údaje z neho.
  • Pokiaľ sa nenájde, skúsi sa nájsť záznam iba s daným typom dokladu a radom nevyplneným. Pokiaľ je nájdený, použijú sa údaje z neho.
  • Pokiaľ ani ten nájdený nie je (tzn. povolenie nebolo pre tento typ dokladu zadané), má sa zato, že oprava resp. mazanie nie je povolené (tak pre schválenie, ako aj pre zamietnutie).

    Zákaz zmazania schváleného dokladu môže byť prebitý nastavením prístupového práva Mazať schválené doklady (ak je toto právo pre danú agendu dokladov k dispozícii).

Formuláře tiskových sestav záznamů agend podporujících schvalování jsou automaticky zobrazeny přeškrtnuté, pokud není příslušný doklad schválený. V zápatí stránky je zobrazen text "Dokument je neplatný". Pokud se tiskne najednou doklad schválený a neschválený, pak přeškrtnutí bude pouze na neschváleném dokladu a text zneplatnění je navíc rozšířen o text "Doklad není schválený".

Podmínky pro spuštění této funkčnosti jsou:

  • Firemní parametr Používat schvalování je nastaven na hodnotu Ano.
  • Tisknutý Business object podporuje schvalování
  • Tisknutý Business object je předmětem schvalování, ale není schválen
  • Musí se jednat o tiskovou sestavu typu "formulář".

Na tiskových sestavách není nutné nic dalšího nastavovat.

Pokud doklad podléhá schvalování, bude přeškrtnut do té doby, než bude schválen, a nastavená podmínka tisku pro zneplatnění dokladu to nezmění, ani když výsledkem zadaného výrazu je False. Pro doklady podléhající schvalování lze podmínkou ovlivnit pouze výsledný text/důvod zneplatnění, nikoliv zneplatnění jako takové.

Pro případy dokladů podléhajících schvalování, kdy je nežádoucí mít doklad přeškrtnutý, je řešením zrušení příznaku “Je formulář” v nastavení tiskové sestavy. Na tiskové sestavy, které nejsou formulářem, se nevztahuje automatické zneplatnění.

Po smazání posledního schvalovacího scénáře v agendě Schvaľovacie scenáre pro daný typ dokladu se automaticky zneplatní nezahájená schvalování daného typu s nastaveným vyžadovaným schválením.

Není-li instalováno Schvalování dokladů, není k dispozici podpora Schvalování ani v jiných agendách (např. není k dispozici záložka pro nastavení parametrů pro tuto část systému ve Firemních údajích, není k dispozici záložka Schvalování v jednotlivých agendách, kterých se toto týká apod.).