Vecný postup evidencie

Zo základnej štruktúry dát schematicky znázornenej v predchádzajúcej kapitole o.i. vyplýva aj vecný postup evidencie:

Novo prijatý zamestnanec je najskôr zapísaný - a to môže byť i pred jeho nástupom do pracovného pomeru - do personálnych listov v agende Zamestnanci, pričom jeden zamestnanec má jeden personálny list. Udržujú sa tu osobné a profesné údaje, pričom niektoré z nich majú vplyv na budúce výpočty miezd (napr. či podpísal prehlásenie k dani z príjmov a pod.). Na každý personálny list sa viažu okrem iného (viď ďalej) kolekcia daň. odpočtov a zliav, rodinných príslušníkov a zverených pomôcok pre dané mzdové obdobie. Tzn. musíte sem zadať predovšetkým údaje dôležité pre ďalšie spracovanie miezd ako napr. údaje o deťoch, ich rodných číslach a nároky na daň. zvýhodnenie na deti, na daňové zľavy či ďalšie odpočty zo základu dane.

Ku každému zamestnancovi sa tiež viaže evidencia definícií zrážok, evidencia realizovaných zrážok a evidencia uskutočnených ročných zúčtovaní. Pre každého zamestnanca je teda na začiatku potrebné zadať požiadavky na opakované zrážky - definície opakovaných zrážok, podľa ktorých sa budú pri výpočte miezd generovať konkrétne zrážky pre dané mzdové obdobie, príp. ručne zadať jednorazové zrážky, ak zamestnanec pre daný mesiac nejakú takú má. Evidencia ročných zúčtovaní obsahuje prehľad o uskutočnených zúčtovaniach pre daného zamestnanca, tú však využijete až neskôr.

Vzniklý pracovní poměr pro daného zaměstnance je nutné zaznamenat do agendy Pracovné pomery. Tu sa eviduje nielen skutočnosť o vzniknutom pracovnom pomere, ale i jeho ďalšie parametre, ako je výška mesačnej či hodinovej mzdy, týždenný pracovný úväzok, pracovný kalendár (či ide o pravidelnú alebo zmenovú prevádzku a akú) a iné. Po zadaní všetkých potrebných údajov je možné vytlačiť pracovnú zmluvu. Pracovné pomery sa viažu k personálnemu listu, pričom jeden zamestnanec môže mať viac pracovných pomerov, tzv.súbežné prac. pomery, jeden z nich je potom riadiaci.

Ďalším dôležitým krokom je spracovanie miezd zamestnanca v agende Mzdových listov pre jednotlivé pracovné pomery za dané mzdové obdobie (spracovávaným mzdovým obdobím je 1 mesiac). Mzdové listy sú dvojakého typu: mzdový list súhrnný spoločný pre všetky pracovné pomery daného zamestnanca a mzdové listy čiastkové pre každý pracovný pomer daného zamestnanca. Mzdové listy sa zakladajú pre každé spracovávané mzdové obdobie. Mzdové listy souhrnné se váží k personálnímu listu, tudíž jeden zaměstnanec pro jedno mzdové období má jen jeden souhrnný mzdový list. Mzdové listy dílčí se váží k pracovnímu poměru, tudíž jeden zaměstnanec pro jedno mzdové období může mít více dílčích mzdových listů (maximálně tolik, kolik má pracovních poměrů).

Ke každému dílčímu mzdovému listu pro jedno dané mzdové období se dále váží jeho kolekce výkonů, příplatků a náhrad pro dané mzdové období a dále kolekce výpočtových schémat pro MLD. Tj. pro každý prac. poměr zaměstnance můžete pro každý měsíc zadávat seznam provedených výkonů, příplatků, náhrad a výpočtových schémat, podle nichž má výpočet pro daný prac. poměr a pro daný měsíc proběhnout. Výpočtová schémata se ke každému dílčímu mzdovému listu předvyplní při jeho založení (inicializace mzdového období) pro daný pracovní poměr na základě definic druhů prac. poměrů, a to podle pevně daných pravidel. Analogicky sa predvyplnia i hodnoty vybraných položiek. Ďalej viď Predvypĺňanie položiek a výpočtových schém.

Obdobně ke každému souhrnnému mzdovému listu pro dané mzdové období se váží jeho kolekce náhrad výdajů pro dané mzdové období a dále kolekce výpočtových schémat pro MLS. Tj. pro každého zaměstnance můžete pro každý měsíc zadávat seznam náhrad výdajů a výpočtových schémat, podle nichž má souhrnný výpočet za všechny prac. poměry zaměstnance pro daný měsíc proběhnout. Výpočtová schémata se ke každému souhrnnému mzdovému listu předvyplní při jeho založení (inicializace mzdového období) na základě definic druhů prac. poměrů, a to podle pevně daných pravidel, dále viz Předvyplňování položek a výpočtových schémat. Analogicky sa na základe definícií druhov prac. pomerov predvyplnia aj hodnoty vybraných položiek.

Ke každému pracovnímu poměru se kromě dílčího mzdového listu pro dané mzdové období dále váže kolekce Naturálních příjmů pro daný měsíc a dále evidence nároků a čerpání dovolené, nemocenské dávky a průměry. Nároky na dovolenou v daném roce pro daný prac. poměr je třeba zadat nejpozději při zahájení jeho prac. poměru, aby mohl zaměstnanec dovolenou čerpat (nároky v dalších obdobích lze generovat automaticky v rámci mzdových uzávěrek). Záznamy o čerpaní sa zapisujú do evidencie dovoleniek automaticky, pokiaľ zamestnanec bude mať v rámci mzdového listu zadané nejaké čerpanie alebo preplatenie dovolenky. Nemocenské dávky sa zadávajú až v rámci spracovania miezd. Východiskové priemery môžete zadať hneď alebo až neskôr, keď ich budete potrebovať. Záleží tiež na tom, či prechádzate z iného systému (tzn. máte priemery zamestnancov k dispozícii a chcete si ich evidovať) alebo či ide o nového zamestnanca, pre ktorého zatiaľ nie je z čoho počítať. Priemery na nem. dávky sa však s ohľadom na ich obdobie platnosti typicky zadávajú až v rámci zadania nemoc. dávky. V rámci už pravidelného spracovávania miezd je možné priemery generovať automaticky výpočtom zo mzdových údajov pre všetkých zamestnancov naraz.

Mzdy je možné spracovávať iba v aktuálnom mzdovom období, ak je otvorené.

Aby bylo možno začít zpracovávat mzdy v daném mzdovém období (daném měsíci), musí se toto mzd. období nejdříve inicializovat v agendě Mzdová uzávierka. Inicializovaný mesiac sa potom stáva aktuálnym mzdovým obdobím a je otvorený. (Mesiac je možné inicializovať iba vtedy, ak je predchádzajúci mesiac uzavretý, samozrejme s výnimkou prvého spracovávaného mesiaca). V rámci inicializace se mohou provést i další volitelné akce, jako je vytvoření mzdových listů pro jednotlivé platné pracovní poměry zaměstnanců a pro dané mzdové období, provést do nich převody dat z předchozího mzdového období, vygenerovat pracovní kalendář, nebyl-li dosud pro dané mzdové období generován apod. Ďalej viď inicializácia MO. Pokud nějaké akce nebyly v rámci inicializace měsíce provedeny (nebylo zvoleno jejich provedení nebo přibyl nový zaměstnanec či prac. poměr až po inicializaci mzdového období), lze všechny chybějící údaje doplnit i po inicializaci měsíce ručně (např. dogenerovat chybějící mzdové listy apod.).

Následne je už možné zadávať podklady pre výpočet miezd. Predovšetkým odpracovanú dobu, príp. výkony, podklady pre výpočet príplatkov, náhrady atď. Údaje se mohou předvyplňovat automaticky, tj. čerpat ze směnného kalendáře daného zaměstnance a příslušných agend - agendy Nemocenské dávky, agendy Neprítomnosti atd. Zadání podkladů pro zpracování mezd tedy rovněž obnáší nutnost mít zadané nemocenské dávky a jejich řádky (proplacení a omluvené doby) a nepřítomnosti (pokud si je chcete evidovat v agendě Neprítomnosti - doporučeno) a v ML mít zadané čerpání dovolené. Ide o podklady pre výpočet náhrad a ospravedlnenej doby. Ak má zamestnanec nejaké naturálne príjmy z daného prac. pomeru, ktoré zatiaľ neboli zadané, je potrebné zadať aj tie, príp. zadať náhrady výdajov, ak prichádzajú do úvahy, a všetky ďalšie údaje. Príp. vykonať výpočet priemerov.

Po zadaní podkladov pre mzdy je možné mzdy vypočítať. Pred výpočtom by ste sa mali uistiť, že boli zadané všetky prípadné zmeny v iných agendách podstatné pre výpočet miezd (napr. zmeny v personalistike a prac. pomeroch, zmeny v ďalších číselníkoch a pod.), že sú pre dané obdobie aktuálne výpočtové schémy, hodnoty v globálnych premenných (napr. aktuálne platné sadzby pre daň. odpočty, zvýhodnenia, na zľavy) atď.

Výpočet lze vyvolat různým způsobem a lze jej spouštět libovolněkrát opakovaně, a to jak jednotlivě, tak hromadně pro více zaměstnanců, dále viz Výpočet mezd. Výpočet miezd prebieha podľa priradených výpočtových schém, podrobnejšie viď Výpočet - definícia výpočtov a postup výpočtov. V rámci výpočtu môže dôjsť k chybám rôznej závažnosti od najmenej závažných typu chýbajúceho priemeru, čo nijako neprekáža, pokiaľ nie je pre výpočet potrebný, až po najzávažnejšie, ktoré znemožnia nastavenie správnosti výpočtu mzdových listov. Pokud taková situace nastane, program ji nahlásí a zobrazí chybový protokol, který si lze vytisknout, uložit apod., a poté podle něj příčiny chyb odstranit, aby bylo možné výpočet mezd za daný měsíc dokončit.

Po úspešnom výpočte všetkých miezd v aktuálnom období je potrebné spracované mzdové obdobie uzavrieť, toto mzdové obdobie potom bude uzavreté. Najneskôr uzavreté mzdové obdobie (posledné uzavreté v rade mzdových obdobích) sa nazýva terminátor. Pred spustením uzávierky terminátora (alebo mzdového obdobia, ktoré po ňom hneď nasleduje) sa najskôr vykonajú nejaké automatické kontroly, ako napr. kontroly, či existujú mzdové listy pre všetky platné pracovné pomery, či sú všetky vypočítané správne a pod. Ak kontroly nie sú splnené, nie je možné vo vykonávaní mzdovej uzávierky pokračovať a je najskôr potrebné odstrániť príslušné nedostatky.

Při uzavření terminátoru (nebo mzdového období hned po něm následujícího) se generují uzávěrkové doklady jako podklad pro zaúčtování vypočtených mezd (zaúčtování hrubých mezd, odvodů daní, sociálního a zdravotního pojištění, srážek atd.) a dále se mohou spočítat podklady pro žádosti o platební příkazy, příp. se mohou i rovnou vygenerovat žádosti o platební příkazy na platby, které je třeba provést, jako je např. odvod záloh na daň z příjmů nebo převod mezd na účty zaměstnanců, odvody srážek apod.

Zda se zmíněné podklady mají generovat, je možno nastavit v rámci spuštění mzdové uzávěrky v agendě Mzdová uzávierka. Vygenerované doklady mzdové uzávěrky jsou pak k dispozici v agendě Vykonané mzdové uzávierky. Vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd jsou k dispozici jednak v samostatné agendě Podklady pre žiadosti o platobné príkazy z miezd nebo rovněž v agendě Vykonané mzdové uzávierky v rámci příslušného uzávěrkového dokladu.

Podklady pro zaúčtování resp. platební příkazy se pro jednotlivé složky mezd generují podle aktuálních definic v agendě Definícia uzávierky. Zde pro každou složku mezd, která se z uzavřených mezd má účtovat nebo zaplatit, lze nastavit, podle jakého výpočtového schématu třídy Výpočet uzávěrky se má z uzavíraných mzdových listů vypočítat, zda se o ní má účtovat a podle jaké účetní předkontace, zda se pro ni mají počítat podklady pro žádosti o platební příkazy a podle jaké definice platby příp. s jakou periodicitou se definované akce mají provádět (např. každý měsíc, jednou za čtvrtletí apod.). Ďalej viď Výpočet uzávierky.

Do uzavretého obdobia nie je povolené spätne zapisovať alebo v ňom niečo meniť, prebiehajú akurát kontroly správnosti zadania dát, tlače dokumentov a podobne. Jestliže např. při kontrole vygenerovaných podkladů pro zaúčtování či vygenerovaných žádostí o platební příkazy či tiscích byly objeveny chyby v zadání či vznikla nutnost dodatečně zadat některé údaje do právě uzavřeného měsíce, ale jelikož ještě nebyly provedeny odvody plateb, je možno se k zadání a výpočtu mezd za dané období zcela bez omezení vrátit, tj. právě uzavřený měsíc si znovu otevřít. To provedete volbou Zpětné otevření mzdového období v agendě Mzdová uzávierka.

Pokud zpětně otevírané mzdové období je nejzazší uzavřené - tzv. terminátor (viz výše), pak se případný existující uzávěrkový doklad pro dané mzdové období s vygenerovanými podklady pro zaúčtování a podklady pro žádosti o platební příkazy zpětně ruší a spolu s ním samozřejmě i existující zápisy do účetnictví, tj. účetní žádosti nebo zápisy v účetním deníku a dále případné záznamy v žádostech o platební příkazy. (Akci nelze samozřejmě provést v případě, že by nebylo možno podklady pro zaúčtování a podklady pro žádosti o platební příkazy zpětně smazat, tj. pokud např. již byly zaúčtovány do deníku a poté např. auditovány či jinak zablokovány, resp. pokud z nich již byly odvedeny konkrétní platební příkazy apod.). V takom prípade by ste museli prípadné audity či blokácie zrušiť, zmazať platobné príkazy (zmysluplnosť tohto však záleží na vás - mazať by sa nemali príkazy, ktoré už boli fyzicky podané na realizáciu do banky a pod.).

Potom opravené obdobie opäť uzavrite a cyklus sa môže opakovať.

Okrem spätného otvorenia mesiaca - terminátora je možné spätne otvárať postupne predchádzajúce staršie mzdové obdobia, tzn. mesiace predchádzajúce terminátoru, ale tu pozor! Zde platí, že se zpětně nijak neruší účetní zápisy a žádosti o platební příkazy plynoucí z takového měsíce, protože by to bylo v rozporu s reálným zpracováním mezd. V takto zpětně otevřeném starém mzdovém období lze provádět libovolné změny bez omezení, ale je třeba mít na paměti, že při jeho opětovném uzavření se jednak nebudou mzdy přepočítávat (tj. provedené opravy se ve výsledných částkách mezd nemohou promítnout) a jednak se negenerují žádné nové či aktualizované požadavky na zaúčtování či platební příkazy. Inak to z princípu veci nie je možné. Ak ste teda urobili do starého mzdového obdobia spätne nejakú zásadnú zmenu ovplyvňujúcu výsledný výpočet súm miezd, súm pre zaúčtovanie či súm odvodov platieb prostredníctvom platobných príkazov (nech už ste k tomu mali akýkoľvek dôvod), môže vzniknúť nesúlad, ktorý je potrebné ošetriť a vyriešiť, napr. zadaním interných dokladov a pod. Preto je potrebné si spätné opravy do starých mesiacov dobre rozmyslieť a ak je to aspoň trochu možné, tak situáciu riešiť skôr zadaním opravných položiek v aktuálne počítanom mzdovom období.

Ak je teda naposledy počítané mzdové obdobie (terminátor) spracované a uzavreté, je možné prejsť na spracovanie nasledujúceho mesiaca. Ako bolo povedané vyššie, mesiac je možné spracovávať jedine vtedy, ak je aktívny. Nasledujúce mzdové obdobie sa musí najskôr inicializovať (v rámci inicializácie je možné nechať automaticky vygenerovať mzdové listy pre pracovné pomery platné v inicializovanom období vrátane možnosti prenesenia hodnôt z mzdového listu pre daný prac. pomer pre predchádzajúce obdobie, vygenerovať podľa vzorov zmeny v prac. kalendároch pre ďalší mesiac (pokiaľ už neboli zadané predtým), preniesť neuzavreté nem. dávky resp. zostatky dovolenky, takže nebudete musieť tieto akcie robiť ručne).

Mesiac inicializovaný po uzavretom terminátore sa stáva aktívnym mzdovým obdobím a je v ňom možné zadávať a spracovávať mzdy a celý cyklus na spracovanie ďalšieho mzdového obdobia sa môže opakovať.

Proces uzatvárania a otvárania mesiacov dokresľuje obrázok v kap. Stavy mzdových období - výklad pojmov.

Okrem vyššie popísaného mesačného spracovania miezd sa ešte vykonáva Ročné zúčtovanie dane z príjmu. Vykonanie RZÚ je možné vyvolať rôznymi spôsobmi, pričom výsledkom je doklad ročného zúčtovania evidovaný k danému zamestnancovi. Doklad RZÚ obsahuje údaje vypočítané automaticky programom z mzdových listov zúčtovávaného roku, viď Výpočet RZÚ. Okrem toho je do neho možné pridávať údaje aj ručne, napr. z externých potvrdení z predchádzajúcich či súbežných zamestnaní a pod. Případný přeplatek na dani se pak přenáší do souhrnného mzdového listu a je standardním způsobem zahrnut do vypočtených mezd za příslušné období.

Ďalej je podporované Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia za zamestnanca i za zamestnávateľa. Doklad RZZP obsahuje údaje vypočítané automaticky programom z mzdových listov zúčtovávaného roku, viď Výpočet RZZP. Okrem toho je do neho možné pridávať údaje aj ručne, napr. z externých potvrdení z predchádzajúcich či súbežných zamestnaní a pod. Prípadný preplatok alebo nedoplatok na zdravotnom poistení sa potom prenáša do súhrnného mzdového listu a je štandardným spôsobom zahrnutý do vypočítaných miezd za príslušné obdobie.