Blokovanie (uzamykanie) dokladov - možnosti

Jednou z možností, jak zamezit uživateli v provedení nechtěných manipulací s dokladem, je omezit mu přístupová práva. Možnosti:

• Omezit uživateli přístupová práva k funkcím - tj. nastavit uživateli, zda v dané agendě smí zadávat nové doklady, opravovat doklady či doklady mazat. Tedy uživatel např. může mít právo vystavovat nové faktury, ale už nebude smět existující faktury opravovat. Nevýhodou tohto riešenia je, že daný užívateľ nebude môcť urobiť opravu faktúry za žiadnych okolností, teda nedá sa stanoviť, že to platí len pre "niektoré".
• Omezit uživateli přístupová práva k objektům - tj. nastavit uživateli, ke kterým chráněným objektům Chránené objekty sú objekty z niektorých číselníkov (napr. strediská, pokladne a pod.). Pre tieto objekty je možné nastaviť prístupové práva (právo Zobraziť, Použiť, ...). Pokiaľ užívateľ napr. nemá právo Použiť daný objekt (napr. určitý rad dokladov) nebude môcť s daným radom dokladov pracovať (tzn. napr. vystaviť v danom rade dokladov nový doklad). má přístup. Takže napr. užívateľ bude môcť pracovať s dokladmi v rade FV, ale už nebude môcť pracovať s dokladmi v rade FV1. Nevýhodou tohoto řešení je, že daný uživatel s doklady v řadě FV1 nebude moci pracovat za žádných okolností, tedy nelze stanovit, že to platí jen pro "některé" faktury z dané řady nebo jen pro nějaký časový interval.

Nastavení práv viz agenda Roly resp. Skupiny rolí.

Uzávěrky jsou jednou z možností, jak provést najednou "uzavření" (zablokování) určité skupiny dokladů v určitém časovém období. O jakou skupinu dokladů se bude jednat resp. jak se uzávěrka promítne, závisí na tom, o jakou uzávěrku se jedná. K dispozícii sú nasledujúce možnosti:

• Uzávěrka fakturace - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady fakturačních dokladů z modulu Nákup, resp. z modulu Predaj
• Uzávěrka ostatních dokladů - pro uzavírané období zablokuje uzavírané řady dokladů Ostatní příjmy resp. Ostatní výdaje
• Uzávěrka bankovních účtů - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný bankovní účet. Jelikož je bankovní účet jedna k jedné svázán s konkrétní řadou dokladů typu Bankovní výpis a Platební příkaz, jsou tím pádem zablokované i tyto řady, tj. v uzavřeném období v nich nelze vystavit nový doklad, doklad opravit či smazat.
• Uzávěrka pokladny - pro uzavírané období zablokuje uzavíranou pokladnu. Jelikož pokladna nemusí být jedna k jedné svázaná s konkrétními řadami pokladních dokladů, naopak různé pokladní doklady mohou být používány v rámci různých pokladen, nejsou uzávěrkou pokladny zablokované i řady pokladních dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný pokladní doklad vystavit do dané uzavřené pokladny, a nelze doklad z daného období a pokladny opravit či smazat.
• Uzávěrka skladu - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný sklad. Jelikož sklad nemusí být jedna k jedné svázán s konkrétními řadami skladových dokladů, naopak různé skladové doklady mohou být používány v rámci různých skladů, nejsou uzávěrkou skladu zablokované i řady skladových dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný skladový doklad vystavit s použitím uzavřeného skladu, opravit doklad (resp. jeho skladový řádek) z daného období a skladu či jej smazat.

Výhodou uzávěrek je to, že je stejně ve většině případů musíte provést, např. jen proto, aby se napočetly odpovídající kurzové rozdíly či aby se ocenil sklad. Nevýhodou uzávěrek je, že některé z nich se vztahují jen k celému období a nelze jimi uzavřít jen část období.

Zrušenie danej uzávierky uskutočnenú uzavretosť anuluje. Je ale třeba si uvědomit, že spolu s tím mohou být zrušeny i odpovídající akce, které v rámci uzávěrky vznikly - např. doklady uzávěrkových kurzových rozdílů apod.). Teda rušenie uzávierok je potrebné robiť s uvážením.

Další možností, jak zabránit nechtěným změnám dokladů, je zadání blokace dokladů v agendě Blokácie dokladov.

Blokáciu dokladu je možné zadať pre vybrané typy dokladov (napr. všetky doklady typu Faktúra vydaná) alebo len pre vybrané rady dokladov (napr. len doklady typu Faktúra vydaná vystavené v zvolenom rade dokladov). Pokiaľ nebude rad dokladov ani typ dokladov zadaný, bude blokácia platiť pre všetky doklady systému. Blokácia dokladu bude platiť do zadaného dátumu a môže sa vzťahovať buď k dátumu vystavenia dokladu, k dátumu plnenia zadanom na doklade, k dátumu zaúčtovania dokladu alebo ku všetkým týmto dátumom naraz. Do obdobia uzavretého niektorou zo zadaných blokácií dokladov nie je možné obstarávať nové doklady, opravovať existujúce doklady a mazať existujúce doklady.

Blokácie sú platné pre všetkých užívateľov, no k dispozícii je prístupové právo "Obchádzať blokácie" (viď skupinu práv Spoločné nastavenia, podskupina Blokácie), ktoré, ak je pre daného užívateľa povolené, spôsobí, že všetky blokácie sa budú správať iba ako upozornenia. Tzn. počas ukladania dokladov, ktoré porušujú zadané blokácie, je užívateľ na danú skutočnosť upozornený, no môže doklad aj tak uložiť. Použitie objasníme na príklade:

Užívateľ môže mať povolené tieto blokácie dokladov obísť. (Viď agenda Roly→záložka Práva k funkciám→ skupinaSpoločné nastavenia)

Blokaci dokladu lze zrušit smazáním záznamu blokace dokladu.