Blokovanie (uzamykanie) dokladov - možnosti
V praxi je potrebné, aby bolo možné vystavený doklad v určitom okamihu nejakým spôsobom "uzamknúť“ resp. zablokovať a zabrániť tak užívateľom v nežiadúcich manipuláciách s ním. Požiadavky tohto typu vznikajú napr. pri odvodoch DPH, pri mesačných či štvrťročných uzávierkach a pod. V systéme ABRA Gen je k dispozícii viacero spôsobov, ako užívateľovi zabrániť, aby vykonal nechcenú zmenu. Ktorý z nich použiť, závisí od toho, či daný užívateľ vôbec nemá mať možnosť danú akciu vykonať za žiadnych okolností alebo či sa „uzamknutie“ má vzťahovať len na konkrétny doklad či na skupinu dokladov a pod. Pre každý prípad môže byť optimálny iný spôsob:
Prístupové práva
Jednou z možností, jak zamezit uživateli v provedení nechtěných manipulací s dokladem, je omezit mu přístupová práva. Možnosti:
- Omezit uživateli přístupová práva k funkcím - tj. nastavit uživateli, zda v dané agendě smí zadávat nové doklady, opravovat doklady či doklady mazat. Tedy uživatel např. může mít právo vystavovat nové faktury, ale už nebude smět existující faktury opravovat. Nevýhodou tohto riešenia je, že daný užívateľ nebude môcť urobiť opravu faktúry za žiadnych okolností, teda nedá sa stanoviť, že to platí len pre "niektoré".
- Obmedziť užívateľovi prístupové práva k objektom - tzn. nastaviť užívateľovi, ku ktorým chráneným objektom Chránené objekty sú objekty z niektorých číselníkov (napr. strediská, pokladne a pod.). Pre tieto objekty je možné nastaviť prístupové práva (právo Zobraziť, Použiť, ...). Pokiaľ užívateľ napr. nemá právo Použiť daný objekt (napr. určitý rad dokladov) nebude môcť s daným radom dokladov pracovať (tzn. napr. vystaviť v danom rade dokladov nový doklad). má prístup. Takže napr. užívateľ bude môcť pracovať s dokladmi v rade FV, ale už nebude môcť pracovať s dokladmi v rade FV1. Nevýhodou tohoto řešení je, že daný uživatel s doklady v řadě FV1 nebude moci pracovat za žádných okolností, tedy nelze stanovit, že to platí jen pro "některé" faktury z dané řady nebo jen pro nějaký časový interval.
Nastavenie práv viď agenda Roly resp. Skupiny rolí.
Uzávierky
Uzávěrky jsou jednou z možností, jak provést najednou "uzavření" (zablokování) určité skupiny dokladů v určitém časovém období.
- Uzávierka fakturácie - pre uzatvárané obdobie zablokuje uzatvárateľné rady fakturačných dokladov z modulu Nákup, resp. z modulu Predaj
- Uzávierka ostatných dokladov - pre uzatvárané obdobie zablokuje uzatvárané rady dokladov Ostatné príjmy resp. Ostatné výdaje
- Uzávěrka bankovních účtů - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný bankovní účet. Jelikož je bankovní účet jedna k jedné svázán s konkrétní řadou dokladů typu Bankovní výpis a Platební příkaz, jsou tím pádem zablokované i tyto řady, tj. v uzavřeném období v nich nelze vystavit nový doklad, doklad opravit či smazat.
- Uzávěrka pokladny - pro uzavírané období zablokuje uzavíranou pokladnu. Jelikož pokladna nemusí být jedna k jedné svázaná s konkrétními řadami pokladních dokladů, naopak různé pokladní doklady mohou být používány v rámci různých pokladen, nejsou uzávěrkou pokladny zablokované i řady pokladních dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný pokladní doklad vystavit do dané uzavřené pokladny, a nelze doklad z daného období a pokladny opravit či smazat.
- Uzávěrka skladu - pro uzavírané období zablokuje uzavíraný sklad. Jelikož sklad nemusí být jedna k jedné svázán s konkrétními řadami skladových dokladů, naopak různé skladové doklady mohou být používány v rámci různých skladů, nejsou uzávěrkou skladu zablokované i řady skladových dokladů - pouze nelze v uzavřeném období daný skladový doklad vystavit s použitím uzavřeného skladu, opravit doklad (resp. jeho skladový řádek) z daného období a skladu či jej smazat.
K dispozícii je ešte Účtovná závierka. Účetní závěrka sama o sobě žádné doklady z uzavřeného období nijak neblokuje. Nicméně ale v rámci účetní závěrky lze nastavit, aby se všechny doklady zpracované účetní závěrkou označily příznakem Audit.
Výhodou uzávěrek je to, že je stejně ve většině případů musíte provést, např. jen proto, aby se napočetly odpovídající kurzové rozdíly či aby se ocenil sklad. Nevýhodou uzávěrek je, že některé z nich se vztahují jen k celému období a nelze jimi uzavřít jen část období.
Zrušenie danej uzávierky uskutočnenú uzavretosť anuluje. Je ale třeba si uvědomit, že spolu s tím mohou být zrušeny i odpovídající akce, které v rámci uzávěrky vznikly - např. doklady uzávěrkových kurzových rozdílů apod.). Teda rušenie uzávierok je potrebné robiť s uvážením.
Auditácia
Pokud chcete "uzavřít" (zablokovat) určitý konkrétní doklad, pak je vhodnou možností nastavit příznak Audit. Příznak Audit je dvouhodnotový příznak (ano/ne), který lze nastavit každému účetnímu zápisu. Možnosti, jak příznak Audit nastavit:
- V agende Účtovný denník resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov → funkciou Auditácia. Príznak Audit je možné nastaviť aj hromadne pre viacero záznamov naraz (v denníku označených, pričom označovať sa dá podľa rôznych kritérií). Tedy např. je možné nastavit příznak Audit pro všechny účetní záznamy z období, které jsme si uzavřeli a odvedli za něj DPH.
- V rámci agendy Účtovná závierka, pre všetky pohyby touto účtovnou uzávierkou spracované.
Ak je príznak Audit nastavený, signalizuje, že doklad už prešiel účtovnou kontrolou a nie je povolené opravovať zaúčtovanie dokladu v denníku či vracať ho do žiadostí, nie je dovolené ho mazať a nie je ani povolené uskutočňovať také opravy zdrojového dokladu, ktoré by viedli k preúčtovaniu.
Tip na video...
Video vysvětluje rozdíly mezi auditací, blokací a uzávěrkou záznamů.
Video je súčasťou celého kurzu Uzávierky v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.
Nevýhodou tohto riešenia je skutočnosť, že sa príznak Audit nastavuje k účtovným zápisom daných dokladov, teda ju nie je možné použiť na zablokovanie dokladov, o ktorých sa neúčtuje, a ani v prípade, že sa o danom doklade síce účtuje, ale zatiaľ zaúčtovaný nebol (tzn. napr. zatiaľ je v agende Účtovné žiadosti).
Auditaci záznamu lze zrušit. Viď agenda Účtovný denník resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov → funkcia Odauditácia.
Pro zaúčtování skladových dokladů platí:
Zaúčtované neuzavreté skladové doklady sú v agendách Účtovný denník,Saldokonto - účtovný denník súvzťažne, resp. Saldokonto - účtovný denník súvzťažne podľa párovacích znakov graficky zvýraznené kurzívou a nie je možné ich auditovať. Ide o záznamy vzniknuté zaúčtovaním skladových dokladov, ktoré boli zatiaľ len predbežne ocenené (neboli uzavreté v rámci skladovej uzávierky k dátumu ani za obdobie). Neauditovateľné účtovné záznamy je možné si dohľadať. Viď tiež agenda Účtovný denník→záložka Obmedzenie→položka Auditovateľné.
Viac viď Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.
Blokácie dokladov
Ďalšou možnosťou, ako zabrániť nechceným zmenám dokladov, je zadanie lokácie dokladov v agende Blokácie dokladov.
Blokáciu dokladu je možné zadať pre vybrané typy dokladov (napr. všetky doklady typu Faktúra vydaná) alebo len pre vybrané rady dokladov (napr. len doklady typu Faktúra vydaná vystavené v zvolenom rade dokladov). Pokiaľ nebude rad dokladov ani typ dokladov zadaný, bude blokácia platiť pre všetky doklady systému. Blokácia dokladu bude platiť do zadaného dátumu a môže sa vzťahovať buď k dátumu vystavenia dokladu, k dátumu plnenia zadanom na doklade, k dátumu zaúčtovania dokladu alebo ku všetkým týmto dátumom naraz. Do obdobia uzavretého niektorou zo zadaných blokácií dokladov nie je možné obstarávať nové doklady, opravovať existujúce doklady a mazať existujúce doklady.
Nech je pre rad dokladov zadaná blokácia dokladov, ktorá sa má vzťahovať k dátumu vystavenia dokladu. Potom nebude možné v danom rade vystaviť, opraviť ani zmazať žiaden doklad, ktorý by mal dátum vystavenia spadajúci do zablokovaného časového intervalu.
Blokace data plnění je nezávislá na blokaci data vystavení/přijetí a bude se kontrolovat pouze na dokladech, které mohou mít vliv na DPH.
Existující blokace nechť jsou
- blokace data vystavení do 31. 1. 2006
- blokace data vystavení do 28. 2. 2006 pouze pro typ dokladu faktura vydaná
- blokace data vystavení do 31. 3. 2006 pouze pro řadu dokladů JSD
- blokace data plnění do 31. 12. 2005
Potom program nedovolí napr.:
- pořídit nový doklad v řadě JSD s datem 1. 3. 2006
- opravit fakturu vydanou z 1. 2. 2006 i pokud se jí během opravy změní datum
- opravit fakturu vydanou, pokud se jí během opravy změní datum na 1. 2. 2006
- smazat jakýkoliv doklad z 1. 1. 2006
- smazat jakýkoliv doklad s datem plnění z roku 2005
- atd.
Blokácie sú platné pre všetkých užívateľov, no k dispozícii je prístupové právo "Obchádzať blokácie" (viď skupinu práv Spoločné nastavenia, podskupina Blokácie), ktoré, ak je pre daného užívateľa povolené, spôsobí, že všetky blokácie sa budú správať iba ako upozornenia. Tzn. počas ukladania dokladov, ktoré porušujú zadané blokácie, je užívateľ na danú skutočnosť upozornený, no môže doklad aj tak uložiť. Použitie objasníme na príklade:
Účtovník uzaviera daný mesiac a pripravuje prehľad DPH. Už nejaké akcie vykonal a nechce, aby mu ostatní užívatelia do daného mesiaca ešte nejako zasahovali. Preto si zadá blokáciu daného mesiaca, ale sám bude mať nastavené právo blokácie obchádzať. Pokiaľ teda pri kontrole zistí nejaký nesúlad v niektorom z vystavených dokladov, môže ho opraviť bez toho, aby sa musel mesiac odblokovať.
Užívateľ môže mať povolené tieto blokácie dokladov obísť. (Viď agenda Roly→záložka Práva k funkciám→ skupinaSpoločné nastavenia)
Blokaci dokladu lze zrušit smazáním záznamu blokace dokladu.
Jedná se o blokování zdrojových dokladů nikoli účetních dokladů (dále viz Zdrojové řady a účetní řady souhrnné a nesouhrnné). Pokud chcete blokovat i účetní zápisy proti nežádoucím manipulacím, můžete využít auditaci.