Hodnotenie a schvaľovanie dodávateľov všeobecne

Obsah kapitoly:

Hodnotenie dodávateľov umožňuje hodnotiť vybraných dodávateľov a hodnotiť ich za vybraný skladový sortiment (celý alebo jeho časti) podľa rôznych kritérií - napr. z hľadiska dodržiavania cien, dodacích lehôt, z hľadiska počtu reklamácií a pod. Výstupom pri vyhodnotení sú bodové hodnotenia v stanovenom rozsahu (napr. 0 až 100).

Pre definíciu kritérií hodnotenia je k dispozícii číselník Hodnotenie kritéria. Niektoré kritériá sú dodávané výrobcom, ďalšie kritériá si užívateľ môže definovať sám podľa svojich požiadaviek. Pre tvorbu nových kritérií je možné využiť aj skriptovanie.

V číselníku Oblasti hodnotenia je možné definovať časti skladového sortimentu, za ktoré chceme daného dodávateľa hodnotiť, a to buď vymenovaním konkrétnych skladových kariet alebo vymenovaním skladových menu (tzn. hodnotiť sa bude celý sortiment zaradený do danej vetvy skladového menu). V krajním případě musí být definovaná alespoň jedna oblast zahrnující všechny skladové karty (a nebo alespoň ty, u kterých chceme schválenost dodavatele kontrolovat) – v tomto případě se budou hodnotit a schvalovat dodavatelé pro celý sortiment bez rozdílu. Ke každé zavedené oblasti hodnocení je následně přiřazena sada hodnotících kritérií, která mají pro danou oblast význam, a je nastavena frekvence jejich vyhodnocování. Pre jednotlivé kritériá je možné pre danú oblasť zadať váhové koeficienty, pomocou ktorých je možné z bodových hodnotení následne vypočítať celkové hodnotiace číslo:

hodnotící číslo = Zn1 x Koef1 + Zn2 x Koef2 + …

Hodnotiace číslo je teda súčtom súčinov jednotlivých bodových hodnotení (známok) Zni získaných z jednotlivých kritérií a váhových koeficientov Koefi daných kritérií. Hodnotící číslo se při vyhodnocení schválení vypočte a uloží k záznamu schválení. Môže následne slúžiť pre radenie všetkých schválených dodávateľov na základe známok hodnotení.

Pro samotné provádění hodnocení dodavatelů slouží agenda Hodnocení dodavatelé, ve které je uveden výčet hodnocených dodavatelů ve formě odkazů na firmu (+ volitelně její provozovnu) do adresáře firem v kombinaci se schvalovanou oblastí. Jak plyne z popisu výše, přiřazením oblasti k dodavateli jsou dána hodnotící kritéria, která se pro dodavatele při daném hodnocení mají použít, a frekvence hodnocení. Podľa nastavenej frekvencie hodnotenia je zadávané resp. vypočítané bodové hodnotenie k  jednotlivým dodávateľom a kritériám. Na základe týchto známok sa rozhodne o schválení či neschválení daného dodávateľa na ďalšie obdobie. Známky pro hodnocení mohou být za dané období buď vypočteny daným vzorcem, nebo zadány ručně (subjektivní hodnocení za celé období), nebo lze známkování provádět i průběžně na každé skladové příjemce a výsledná známka se vypočte z těchto dílčích hodnocení jednotlivých příjemek (viz dále).

Schválenie dodávateľa môže mať podľa nastavenia vplyv na obmedzenie výberu dodávateľa do objednávky vydanej a vo výbere dodávateľa v sprievodcovi zaistením zdrojov.

Každé kritérium je nejakého typu (viď položka Typ kritéria v definícii kritéria).

  • 0 - Ručne zadávané súhrnne za obdobie – hodnotenie v tomto prípade zadáva užívateľ ručne na základe subjektívneho hodnotenia. Pri ručnom zadaní je možné zadať známku v rozsahu Minimálneho a Maximálneho počtu bodov (vrátane), ktoré sú zadané v definícii daného kritéria
  • 1 - Výpočtové/statistické (výrazem souhrnně za období) - hodnotící známka je v tomto případě výsledkem výpočtu podle definovaného vzorce (výrazu), který může čerpat informace z dat pomocí definic dynamických SQL příkazů (dynamických zdrojů dat (DynSQLs)) nebo pomocí nějaké skriptovací funkce. Výsledky zo zdrojov dát DynSQL príkazov je možné do výrazu odovzdať tak, že každá definícia má pridelené meno premennej, ktorú je možné použiť vo výraze. Výpočtový výraz má možnosť mať ako vstupné parametre medzné dáta vyhodnocovaného obdobia, hodnoteného dodávateľa a hodnotiace kritérium. Pre prípad, kedy nie je dostatok dát na stanovenie známky, je nutné mať možnosť zadať podmienky (rovnako aj výrazom, ktorý má dostupné výsledky z DynSQL príkazov), kedy môže byť využitý výsledok z už existujúceho hodnotenia dodávateľa.
  • 2 - ručně zadávané na jednotlivých příjemkách – v tomto případě je možné (nebo dle nastavení povinné) na každé příjemce zadat hodnocení všech kritérií tohoto typu. Výsledná známka za vyhodnocované období se pak vypočte jako průměr všech dílčích známek u jednotlivých příjemek z tohoto období. Podrobněji viz dále Hodnocení na příjemkách.

Ako známky sa používajú len diskrétne hodnoty (celé čísla) z rozsahu bodového hodnotenia daného kritéria, ktorý je daný práve intervalom Minimálny počet bodov až Maximálny počet bodov v definícii kritéria. Pri výpočtových kritériách sa výsledok výpočtu príslušne zaokrúhľuje. Podobne sa pri výpočte priemernej známky zo známok zadaných na príjemkách pri kritériách typu 2.

Hodnotenie pri jednotlivých príjemkách je možné nastaviť pomocou prístupového práva Zadávať hodnotenie (používa sa z modulu SCM). Ak je v systéme nainštalovaný a licencovaný modul SCM, je v detaile príjemky k dispozícii subzáložka Hodnotení dodávatelia.

Na subzáložke je k dispozícii zoznam kritérií vzťahujúcich sa k sklad. kartám z obsahu príjemky. Pri každom kritériu je uvedená jeho identifikácia (kód a názov) a bodové hodnotenie (podľa definície daného kritéria) s predvyplnenou hodnotou "Nezadané". Ak má užívateľ právo Zadávať hodnotenie, bude môcť hodnotenie zadávať výberom z ponuky možných bodov pre dané kritérium, inak je zoznam needitovateľný:

Príklad zobrazeného kritéria v subzáložke Hodnotení dodávatelia na PR a zadaní známky. ABRA vzhľad modrý.

Sestava kritérií, která se zde k zadání známky budou nabízet, je dána následovně:

  • skladové karty zadané v obsahu příjemky určují definované oblasti hodnocení, do kterých daná skl. karta spadá
  • tieto oblasti určujú požadované kritériá
  • z nich se na PR zobrazují pouze kritéria typu 2 s datem Vyžadováno od vyšším nebo rovným datu vystavované PR

Ak má užívateľ právo hodnotenie zadávať, tak sa pri uložení PR kontroluje, či je pri všetkých kritériách zadané bodové hodnotenie (iné ako nezadané). V opačnom prípade je užívateľ upozornený.

Pozor! Známky se zde zadávají za celou příjemku (nikoliv za jednotlivé skl. karty). Teda tu zobrazené kritériá a ich známka sa nevzťahuje k riadku PR (k jednej sklad. karte), ale k celej PR! Teda platí, že v zozname kritérií v tejto subzáložke je logický súčet všetkých, ktoré môžu pripadať do úvahy (tzn. v obsahu PR je aspoň jedna karta, ktorá spadá do oblasti, ku ktorej je dané kritérium priradené).

Toto riešenie samozrejme znamená istú "nepresnosť" v subjektívnom hodnotení obsluhy v prípade, že sa na PR zídu skl. karty, kedy jedna hodnotená má byť (je zahrnutá do danej oblasti) a druhá nie (nie je zahrnutá nikam, keďže nemá byť hodnotená). K tomu by známkujúca obsluha mala pri stanovení výslednej známky danému dodávateľovi za danú príjemku prihliadnuť. Tiež to znamená istú nepresnosť v prípadoch, kedy dodávateľ jeden sortiment dodáva kvalitný (a tu by bol vyhovujúci), ale iný nie.

V prípade, že by sa známkovanie za celú PR v praxi ukázalo za nedostatočné, môže byť predmetom úpravy v niektorej z budúcich verzií. Je ale potrebné si uvedomiť, že známkovanie za každú skl. kartu zvlášť by mohlo znamenať neúnosné zaťaženie obsluhy.

Hodnotenie dodávateľa(ov) sa vykoná funkciou Hodnotiť z agendy Hodnotení dodávatelia pre aktuálneho dodávateľa alebo pre označené. Ako bolo spomenuté vyššie, pri každom hodnotenom dodávateľovi musí byť zadaná oblasť hodnotenia, ktorá určuje hodnotený sortiment, kritériá a ich frekvenciu vyhodnocovania.

Pre hodnotenie je teda podstatné najprv určiť, aké je hodnotené obdobie, za ktoré bude známka udelená, a aké kritériá sa v danom období vlastne vyžadujú.

Frekvencia je daná pri danom kritériu v definícii oblasti v položke Frekvencia a môže byť mesačná, štvrťročná, polročná, ročná. Platí, že pre daný časový úsek (mesiac, kvartál, polrok, rok) môže v agende Hodnotení dodávatelia existovať vždy jediný záznam známkovania daného kritéria. Tzn., že napr. za kritérium s frekvenciou mesiac, môže dodávateľ obdržať až 12 známok v danom roku, za kritérium s kvartálnou frekvenciou max. 4 známky atď.

Pri vyvolaní hodnotenia užívateľ najprv v sprievodcovi hodnotením zadá dátum, ku ktorému chce hodnotenie vykonať a ďalej zvolí, či chce hodnotiť všetky obdobia pred zadaným dátumom alebo len posledné. Z tohto zadania sa odvodia aktuálne hodnotené obdobia. Pritom sa ešte prihliada k dátumu, odkedy je dané kritérium vyžadované z položky Vyžadované od. Dané kritérium je považované za vyžadované v danom období, pokiaľ je vyžadované k prvému dňu daného obdobia. Objasníme na príklade:

K procesu hodnocení: Majme oblasť hodnotenia, ku ktorej je priradené kritérium K1 (napr. "SUB_POS_CE" dodávané v rámci inicializačných dát) s frekvenciou štvrťročnou a s dátumom v položke Vyžadované od 1.1.2014 a ďalej kritérium K2 (napr. "POC_REK") s frekvenciou mesačnou a s dátumom v položke Vyžadované od 1.3.2014 a K3 (napr. VSTUP_KONT") s dátumom Vyžadované od 1.3.2014. Tzn., že prvé hodnotené obdobie pri kritériu K1 bude prvý kvartál 2014 (keďže k prvému dňu prvého štvrťroka roku 2014 je už vyžadované) a prvé hodnotené obdobie pri K2 i K3 bude marec 2014. Ak by užívateľ v sprievodcovi hodnotením zadal dátum hodnotenia napr. 10.10.2014, a zvolil, že chce znovu hodnotiť všetky obdobia pred zadaným dátumom, tak pri kritériu K1 by to v tomto prípade bol 1., 2. a 3. kvartál 2014 a pri kritériu K2 resp. K3 by to boli mesiace marec 2014 až september 2014. ak by zadal dátum hodnotenia 1.4.2014, tak by to pri kritériu K1 bol len 1. kvartál a pri K2 resp. K3 by to bol len mesiac marec 2014.

Ak by kritérium K1 bolo vyžadované až od 2.1.2014, tak by prvé hodnotené obdobie pre K1 bolo až druhý kvartál 2014 (keďže v prvom štvrťroku roku 2014 ešte vyžadované nie je, keďže nie je vyžadované k prvému dňu tohto obdobia, tzn. k 1.1.2014). Podobne, pokiaľ by K2 či K3 bolo vyžadované napr. od 5.3.2014, potom by prvé obdobie hodnotenia pre K2 resp. K3 bol až apríl 2014 (keďže k marcu 2014 vyžadované nie sú, keďže k 1.3.2014 ešte nie sú vyžadované). Ak by v tomto prípade užívateľ v sprievodcovi hodnotením zadal dátum hodnotenia 1.4.2014, tak by hodnoteným obdobím bol len 1.kvartál pre kritérium K1 a nič viac. Tzn. kritériá K2 resp. K3 by sa objavili v sprievodcovi hodnotením až pre dátum hodnotenia vyšší ako 1.5.2014 (teda poprvýkrát za apríl 2014).

Príklad zobrazených záznamov s výsledkami hodnotenia v sprievodcovi hodnotením:

Príklad zobrazených výsledkov. V tomto prípade oblasť hodnotenia mala priradené tri kritériá: kritérium "SUB_POS_CE" typu "0 - ručne zadávané súhrnne za obdobie" s frekvenciou kvartálnou vyžadované od 1.1.2014, kritérium "POC_REK" typu "1 - Výpočtové/štatistické (výrazom súhrnne za obdobie)" s frekvenciou mesačnou vyžadované od 1.1.2014, a kritérium "VSTUP_KONT" typu "2 - Ručne zadávané na jednotlivých príjemkách" s frekvenciou mesačnou vyžadované od 1.1.2014. Hodnotenie bolo vykonané k 1.4.2014 len za posledné obdobie podľa zadaného dátumu.

V stĺpci Hodnotenie tu bude uvedená výsledná známka pre dané kritérium za dané obdobie.

Ručne zadávané kritériá tu budú mať uvedenú hodnotu "-1" (ktorá indikuje nevyplnenú známku) a obsluha musí známku doplniť. Počítané kritéria (typu 1 a 2) tu budú mať známku vypočítanú z dátumov (ako, viď vyššie popis Typov kritérií). Ak počítané kritériá (typu 1 a 2) nebudú mať k dispozícii pre výpočet za dané obdobie dáta (napr. nebudú existovať žiadne príjemky za dané obdobie vystavené na hodnoteného dodávateľa a hodnotený sortiment), tak tu môžu mať známku prevzatú z obdobia predchádzajúceho alebo tu budú mať tiež hodnotu "-1", ak by nedošlo k prevzatiu (čo môže byť napr. preto, že by nebolo odkiaľ prevziať, keďže ani v predchádzajúcom období by známka nebola k dispozícii, alebo pri kritériách typu "1 - Výpočtové/štatistické (výrazom súhrnne za obdobie)" to môže byť aj preto, že nebola splnená podmienka pre prevzatie zadaná v definícii kritéria).

Užívateľ môže známky (v stĺpci Hodnotenie) prípadne ešte upraviť resp. zadať známky pre kritériá, pri ktorých sa známky zadávajú ručne a pokračovať ďalej. Pokračovaním dôjde k uloženiu týchto výsledkov k hodnotenému dodávateľovi. Výsledky budú k dispozícii v jeho subzáložke Hodnotenie.

Výsledky hodnotenia vykonaného k 1.4.2014 zapísané k danému hodnotenému dodávateľovi.

V ďalšom období je situácia podobná. Užívateľ nech opäť vyvolá hodnotenie a v sprievodcovi hodnotením nech zadá dátum 1.5.2014 a zvolí "všetky obdobia pred zadaným dátumom" ale "existujúce záznamy hodnotenia už nevyhodnocovať a nezobrazovať". Príklad zobrazených záznamov s výsledkami hodnotenia v sprievodcovi hodnotením v tomto prípade:

Príklad zobrazených výsledkov. V tomto prípade sa zobrazia len 2 záznamy za apríl 2014 pre obdobie K2 a K3. Pre kritérium K1 tu tentokrát žiadny záznam so známkou nie je, keďže kritérium je kvartálne a k dátumu 1.5.2014 je predchádzajúcim obdobím pre toto kritérium 1.kvartál 2014, ale pre toto obdobie už hodnotenie so známkou existuje (viď vyššie) a užívateľ zvolil "existujúce záznamy hodnotenia už nevyhodnocovať a nezobrazovať". Pri oboch záznamoch je v stĺpci Prevzatie uvedené Áno. Tzn., že v apríli nie je dostatok dát, tzn. nie sú príjemky vystavené v apríli na hodnoteného dodávateľa a skladový sortiment a výsledky sa prevzali z marca 2014.

Užívateľ môže opäť známky (v stĺpci Hodnotenie) upraviť a pokračovať ďalej. Pokračovaním dôjde k uloženiu týchto výsledkov k hodnotenému dodávateľovi. Výsledky budú k dispozícii v jeho subzáložke Hodnotenie, teda v tomto prípade už takto:

Výsledky hodnotenia vykonaného k 1.4.2014 a následne k 1.5.2014 zapísané k danému hodnotenému dodávateľovi.

Následne sa vyvolá proces schvaľovania dodávateľov a na základe zadaných či vypočítaných známok z vykonaného hodnotenia, viď vyššie, sa vykoná hodnotenie a rozhodnutie o tom, či je daný dodávateľ schválený alebo nie.

Schvaľovanie dodávateľa(ov) sa vykonáva funkciou schvaľovať z agendy Hodnotení dodávatelia pre aktuálneho dodávateľa alebo pre označené.

Podobne ako pri predchádzajúcom hodnotení je podstatné najprv určiť, aké je schvaľované obdobie. Frekvencia je rovnako ako pri predchádzajúcom hodnotení daná pri danom kritériu v definícii oblasti v položke Frekvencia a môže byť mesačná, štvrťročná, polročná, ročná. Platí, že pre daný časový úsek (mesiac, kvartál, polrok, rok) môže v agende Hodnotení dodávatelia existovať vždy jediný záznam schválenia. Tzn., že napr. za kritérium s frekvenciou mesiac, môže dodávateľ obdržať ž 12 záznamov schválenia v danom roku, za kritérium s kvartálnou frekvenciou max. 4 záznamy schválenia atď. Výsledný interval schvaľovania pre daného dodávateľa sa odvodzuje od frekvencie všetkých kritérií, ktorá sa pri ňom hodnotí.

Pri vyvolaní hodnotenia užívateľ najprv v sprievodcovi hodnotením zadá dátum, ku ktorému chce hodnotenie vykonať a ďalej zvolí, či chce hodnotiť všetky obdobia pred zadaným dátumom alebo len posledné. Z tohto zadania sa odvodia aktuálne schvaľované obdobia. Pritom sa podobne ako pri hodnotení prihliada k dátumu, odkedy je dané kritérium vyžadované z položky Vyžadované od. Dané kritérium je považované za vyžadované v danom období, pokiaľ je vyžadované k prvému dňu daného obdobia.

Potom sa v každom schvaľovanom období skontroluje, či dodávateľ pri danom kritériu v danom období "vyhovuje" a podľa toho sa určí výsledok schválenia:

  • Áno - ak pri všetkých hodnotených kritériách za dané obdobie dodávateľ vyhovel, tzn. v položke Vyhovuje je hodnota Áno
  • Nie - ak aspoň pri jednom z hodnotených kritérií za dané obdobie dodávateľ nevyhovel, tzn. v položke Vyhovuje je hodnota Nie
  • Chýba hodnotenie - ak aspoň pri jednom z hodnotených kritérií pre dané obdobie hodnotenie chýba (tak je potrebné pre toto obdobie vykonať najprv hodnotenie, viď vyššie)

Schválený dodávateľ pre dané obdobie je teda dodávateľ, ktorý má hodnotu Áno v položke Schválené v záložke Zoznam hodnotených dodávateľov. Ak je pre daný sortiment tovar viacerých schválených dodávateľov, tak najlepší schválený dodávateľ je ten, ktorý má najviac bodov v položke Celkom získaných bodov v záložke Zoznam hodnotených dodávateľov. Informácia o tom, či je dodávateľ schválený pre danú sklad. kartu, je k dispozícii aj v položke Schválené v záložke Dodávatelia danej skladovej karty.

K procesu schvalování:

Majme oblasť hodnotenia, ku ktorej je priradené kritérium K1 (napr. "DOD_DOD_LH - Dodržiavanie dodacej lehoty" dodávané v rámci inicializačných dát) s frekvenciou štvrťročnou a s dátumom v položke Vyžadované od 1.1.2014 a ďalej kritérium K2 (napr. "POC_REK") s frekvenciou mesačnou a s dátumom v položke Vyžadované od 1.3.2014. Tzn., že prvé hodnotené obdobie pri kritériu K1 bude prvý kvartál 2014 (keďže k prvému dňu prvého štvrťroka roku 2014 je už vyžadované) a prvé hodnotené obdobie pri K2 bude marec 2014. Ďalej majme dodávateľa s touto oblasťou. Nech výsledky hodnotenia vykonaného v júli 2014 sú tieto:

Hodnotení dodávatelia z príkladu (január a február pri druhom kritériu nie je k dispozícii, keďže je vyžadované až od marca).

Užívateľ nech vyvolá schvaľovanie a v sprievodcovi schvaľovaním nech zadá dátum 1.7.2014 a zvolí "všetky obdobia pred zadaným dátumom" ale "znova vyhodnotiť a zobraziť". Príklad zobrazených záznamov s výsledkami schválenia v sprievodcovi schvaľovaním v tomto prípade:

Príklad zobrazených výsledkov. V tomto prípade sa v hornej časti okna zobrazia 4 záznamy pre apríl až júl 2014. V spodnej časti sú zobrazené výsledky kritérií v predchádzajúcom období, ktoré sa berie do úvahy pre dané schválenie. Tzn. napr. schválenie pre mesiac apríl sa vyhodnocuje z výsledkov hodnotenia I.kvartálu pri prvom štvrťročnom kritériu a z marca pri druhom mesačnom kritériu. Keďže prvé kritérium nebolo vyhovujúce, nie je dodávateľ pre apríl schválený. Podobne je tomu v máji a júni. Pre mesiac júl je ale dodávateľ už schválený (keďže výsledok štvrťročného kritéria za II.kvartál je vyhovujúci a výsledok mesačného kritéria za jún je tiež vyhovujúci).

Tu užívateľ výsledky schválenia nijako upravovať nemôže. Pokračovaním dôjde k uloženiu týchto výsledkov k hodnotenému dodávateľovi. Výsledky budú k dispozícii v jeho subzáložke Schvaľovanie.

Opravy hodnoteného dodávateľa po schválení: Ak následne užívateľ daný záznam opraví a vykoná zmeny v hodnotení, bude záznam schválenia pre dané obdobie neplatný, pokiaľ sa nevykoná proces schvaľovania znovu.

Nevyhnutnou podmienkou pre zohľadňovanie výsledkov schvaľovania dodávateľov je, aby ste v parametroch systému mali nastavené Používať schvaľovanie dodávateľov.

Potom sa pri vystavovaní objednávok vydaných kontroluje, či je firma zadaná v hlavičke objednávky schváleným dodávateľom pre objednávaný sortiment:

  • Ak nie a užívateľ nemá právo Použiť neschváleného dodávateľa, tak to systém nahlási a vytvorenie objednávky na takého dodávateľa nie je možné.
  • Ak má užívateľ dané právo, tak objednávku na takého dodávateľa je možné.

Ďalšie príklady použitia schváleného dodávateľa: