Sprievodca tvorbou vzájomného zápočtu

Špeciálny sprievodca, ktorý je k dispozícii v agende Vzájomných zápočtov po vyvolaní funkcie Sprievodca na záložke Detail pri editácii dokladu. Umožňuje pre zadanú firmu automaticky dohľadať neuhradené doklady charakteru pohľadávok alebo záväzkov a vybrať z nich hromadne do riadkov editovaného dokladu vzájomného zápočtu.

Obsahuje všetky spoločné prvky sprievodcu.

Jednotlivé kroky tohto sprievodcu:

V tomto kroku sprievodcu môžete zadávať, pre akú firmu a medzi akými dokladmi sa majú dohľadať neuhradené.

Názov Popis
Firma Firma z agendy Adresár firiem, na ktorú bude doklad vzájomného zápočtu vystavený. Needitovateľná položka, preberá sa a aktualizuje vždy z položky Firma z prvého riadka na doklade. V prípade, že by doklad neobsahoval žiadny riadok, potom je firma v hlavičke nevyplnená.
Obmedziť za rady dokladov Položka typu začiarkavacie políčko. Po jej začiarknutí sa sprístupní vedľa typov dokladov položka s odkazom do agendy Rady dokladov. Ak nie je vybraný žiadny rad dokladov, systém sa správa, ako keby boli vybrané všetky dostupné rady. Je možné zvoliť viac radov dokladov.
Pohľadávky Zoznam položiek typu začiarkavacie políčko, kde môžete začiarknuť, medzi dokladmi akého typu sa majú hľadať doteraz nehradené pohľadávky vystavené na firmu zadanú v predchádzajúcej položke.
Záväzky Zoznam položiek typu začiarkavacie políčko, kde môžete začiarknuť, medzi dokladmi akého typu sa majú hľadať doteraz nehradené záväzky vystavené na firmu zadanú v predchádzajúcej položke.

Zobrazí zoznam dohľadaných nezaplatených dokladov zvoleného typu, vystavených na firmu zadanú v predchádzajúcom kroku sprievodcu a vystavených v mene uvedenej na hlavičke vzájomného zápočtu (keďže meny nie je možné kombinovať, viď popis položky Mena v riadkoch vzájomného zápočtu).

Zoznam vyhovujúcich dokladov je zobrazený vo forme needitovateľného zoznamu. K dispozícii sú obdobné položky ako na záložke Zoznam príslušných dokladových agend, dohľadané doklady sú zoradené predvolene podľa čísla dokladu, tj. v poradí: skratka radu, skratka obdobia, číslo dokladu.

Nad zoznamom dokladov sú k dispozícii sumárne položky informujúce o celkovej sume pohľadávok a záväzkov z dohľadaných neuhradených dokladov zobrazených v zozname a ďalej o sume pohľadávok a záväzkov z označených dokladov. Pre zápočet v inej mene sa zobrazia vypočítané sumy aj v inej mene.

Nad zoznamom dokladov sa nachádzajú zaškrtávacie políčka:

  • Ponúkať aj nedoplatené doklady z vyrovnaných skupín - ak je zaškrtnuté, budú v zozname dokladov zobrazené aj tie doklady, ktoré sú nedoplatené a zároveň patria do vyrovnanej skupiny. Ak zaškrtnuté nie je, tieto doklady sa v zozname nezobrazia.

  • Ponúkať iba doklady nevyrovnané v mene dokladu - ak je zaškrtnuté, budú v zozname dokladov zobrazené iba tie doklady, ktoré sú nevyrovnané v mene dokladu, tj. nebudú sa ponúkať doklady vyrovnané v mene dokladu, ktorým chýba iba kurzový rozdiel.

V zozname dohľadaných dokladov označíte tie, z ktorých chcete zostaviť doklad vzájomného zápočtu.

Ak sa dohľadávajú doklady typu ostatný príjem alebo ostatný výdaj, tak sa v zozname zobrazujú iba tie doklady, ktoré nie sú platbou iného dokladu.

Ako je uvedené v popise položky Celkom zapl. v agende Faktúry vydané (FV), do stavu zaplatenia faktúr sa započítavajú aj prípadné vystavené dobropisy a ich platby.

V systéme ABRA Gen platí, že ak je k určitému dokladu (faktúre) vystavený dobropis, tento dobropis znižuje na zdrojovej faktúre celkovú sumu na úhradu (zaplatenie), avšak iba za predpokladu, že dosiaľ nie je zaplatený. Ak dobropis zaplatený je, celkovú sumu na úhradu na faktúre neznižuje. Táto skutočnosť môže v sprievodcovi tvorbou vzájomného zápočtu ovplyvňovať zobrazovanú výšku pohľadávky a vytváraný doklad vzájomného zápočtu je potrebné ručne upraviť. Všetko vysvetlíme na príklade.

Zákazníkovi sme vystavili faktúru vydanú na 575 Kč a k nej dobropis na 345 Kč ako kompenzáciu za poškodený tovar.

Ak sme dobropis zaplatili, znamená to, že sme zákazníkovi poslali 345 Kč a na dosiahnutie želaného výsledného stavu (presun 230 Kč od zákazníka k nám) je potrebné, aby zákazník uhradil pôvodnú faktúru v plnej výške (575 Kč).

Pokiaľ však dobropis zaplatený nie je, považuje sa rozdiel súm (faktúry a jej dobropisu) za automaticky započítaný (hoci nebol vytvorený doklad vzájomného zápočtu) a očakáva sa, že zákazník zaplatí iba zostávajúcich 230 Kč, čím svoj záväzok vyrovná rovnako, ako keby zaplatil 575 Kč a 345 Kč od nás dostal späť.

Pokiaľ dobropis uhradený nie je, systém ABRA Gen sa k nemu stavia ako k platbe vydanej faktúry a aby sa faktúra dostala do stavu plne zaplatená, stačí, aby zákazník zaplatil zostávajúcich 230 Kč. Dobropis sa síce bude javiť ako nezaplatený, ale z informácií na záložke Platby bude zrejmé, že zostáva vysporiadať len 230 Kč.

Pokiaľ sa avšak napriek tomu pokúsime vykonať vzájomný zápočet faktúry a jej vlastného (neuhradeného) dobropisu (nemusíme to robiť, viď vyššie), nastane nasledujúca situácia:

Platbou, ktorá oba doklady (čiastočne) vyrovná, bude doklad ich vzájomného zápočtu, ktorý práve vytvárame. Pretože však doklad v priebehu svojho vlastného vytvárania zatiaľ neexistuje, a pretože je dobropis stále neuhradený, dobropis ovplyvňuje (znižuje) sumu na úhradu na zdrojovej faktúre. V sprievodcovi sa teda zobrazí Pohľadávka 230 Kč (575 Kč znížených o 345 Kč nezaplateného dobropisu, ktorý je považovaný za platbu faktúry, viď vyššie) a Záväzok 345 Kč . Je potrebné, aby používateľ v nasledujúcom kroku sprievodcu upravil sumu v riadku Pohľadávka na výšku dobropisu, tj. prepísal ju z predvyplnených 230 Kč na 345 Kč. V záhlaví vytváraného dokladu vzájomného zápočtu sa v poli Pohľadávky - záväzky zobrazí hodnota 0 Kč a doklad je možné uložiť.

Označené doklady použije na predvyplnenie do riadkov editovaného vzájomného zápočtu.

Pokiaľ už editovaný vzájomný zápočet obsahuje pred spustením tohto Sprievodcu nejaké riadky, potom program ponúkne možnosť ich vymazania.