Možnosti oprav zpětně do předchozích období - obecně

Situace ve mzdách je, co se týče oprav a mazání údajů zpětně, značně rozdílná od situace ve většině jiných agend v produktu a to zejména v tom, že většina údajů může ovlivnit již vypočtené mzdy. Navíc na sebe navazují mzdové listy jednotlivých mzdových období, nemocenské dávky jednotlivých mzdových období, realizace srážek apod., kdy údaje v jednom měsíci závisí na údajích z měsíců předchozích. Navíc je třeba respektovat, že za uzavřené mzdové období již mohly být odeslány platební příkazy na výplatu mezd a zúčtování s institucemi, což může být už nevratná akce.

Jelikož po opravách zpětně do předchozích již zpracovaných mzdových období mnohdy nelze uspokojivě zajistit (s ohledem na výše zmíněné) opětovnou synchronizaci dat jednotlivých agend a mzdových období, neměly by opravy do již uzavřených mzdových období být povoleny vůbec nebo by měly být povoleny jen v omezené míře. Na druhou stranu však praxe žádá někdy takové opravy zpětně provést a to i za cenu vědomého vnesení jisté "štábní nekultury" do existujících dat ze strany uživatele.

Uživatel si musí ale být vědom, že sice zpětnou opravou si může opravit údaje na jednom místě tak, aby odpovídaly reálu (např. doplnit zapomenutou nemocenskou dávku do agendy nemocenských dávek, jelikož ji potřebuje uvést v sestavovaném výkazu), nicméně podle charakteru opravy tím může vnést jistý chaos do řádné evidence, jelikož si navzájem přestanou odpovídat existující data (v tomto případě např. údaje v nemocenských dávkách s údaji na již spočtených ML, které ovšem přepočítat již nelze, jelikož z nich byly odvedeny platby atd.).

S ohledem na tyto skutečnosti byla nakonec přijata koncepce popsaná dále, která sice primárně opravy citlivých údajů zpětně do již uzavřených období neumožňuje, nicméně dává uživateli do ruky nástroje, pomocí kterých může ve větší či menší míře opravy zpětně provádět. Tyto nástroje jsou samozřejmě chráněny přístupovými právy a měly by být použity opravdu jen po zralé úvaze.

Přijatá koncepce:

Zpětné otevření již uzavřeného mzdového období

Lze se tedy vrátit do minulých období, mzdová období zpětně otevírat a pak do nich provádět opravy, ovšem za následujících podmínek:

  • Jde-li o mzdové období před terminátorem (naposledy uzavřeným měsícem) již nebude možno NIKDY mzdy přepočítávat. Takto zpětně zadané změny (typicky v evidenci ND, kdy je potřeba zpětně nemoc ukončit apod.) budou sice v datech uloženy a bude z nich možno čerpat do tiskových sestav, ale do částek spočtených mezd takového mzdového období se již NIKDY nepromítnou. Za období zpětně otevřená před terminátorem již totiž byly mzdy vyplaceny a bylo provedeno zúčtování s institucemi. Pokud by se mzdové listy zpětně přepočetly, mohly by se odvedené částky stát neplatnými, což není žádoucí. Tudíž ML není povoleno přepočítat a při zpětném otevření takového měsíce se ani nemažou vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy (PLP) a zaúčtování, a po opětovné uzávěrce se znovu negenerují a rovněž neprobíhají klasické kontroly spočtenosti ML.

    Před provedením jakékoliv změny zpětně pečlivě zvažte, zda je to opravdu nutné a zda by nebylo možné vzniklou situaci řešit spíše opravnými položkami v aktivním mzdovém období.

  • Jde-li o mzdové období, které je terminátorem (naposledy v řadě uzavřeným měsícem), pak se již vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy a zaúčtování smažou, mzdy bude možno standardně přepočítávat a po opětovné uzávěrce se znovu vygenerují opravené podklady pro PLP a zaúčtování, přičemž probíhají klasické kontroly spočtenosti ML.

Byly zpracovány a uzavřeny mzdy za srpen a otevřeno mzdové období září. Terminátor je tedy srpen. Pokud se zpětně otevře srpen, pak se zruší doklady mzdové uzávěrky za srpen, po provedených opravách je možné mzdové listy přepočítat a při opětovném uzavření srpna se uzávěrkové doklady znovu vygenerují. Pokud by se otevřel zpětně i červenec, uzávěrkové doklady za červenec by se nerušily a ani při zpětném uzavření července znovu negenerovaly.

Pochopitelně ale, že i za měsíc terminátor již mohlo být provedeno zúčtování a pak i v něm by nemuselo být provádění jakýchkoliv změn zpětně žádoucí. Tudíž oprávněnost zpětných oprav a přepočtu ML i ve zpětně otevřeném období-terminátoru je čistě na odpovědnosti uživatele.

Pokud je ve mzdovém období (i otevřeném zpětně) provedena nějaká změna, která by mohla mít vliv na výpočet mezd, způsobí shození příznaku správnosti výpočtu mezd. A to i v případě, že se nejedná o terminátor. Takový ML ale již NIKDY nepůjde přepočítat a bude se tvářit jako nespočtený. To je ale žádoucí a informuje to o skutečnosti, že uživatel daný měsíc otevřel zpětně a provedl do něj nějaké opravy, které ovlivňují výpočet mezd.

Dále stručně ke změnám provedeným zpětně otevřením již uzavřeného MO v některých vybraných agendách:

Zaměstnanci

Pro opravy v agendě Zaměstnanci platí: Většina položek v prac. poměrech jsou položky s historií. Položky s historií, které mají vliv na spočtené mzdy, nelze měnit zpětně do již uzavřených mzdových období, nicméně lze je měnit zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno. V editaci je k dispozici položka Změny platí od, která se odvozuje podle aktuálního období a podle uzavřenosti období. Změna provedená v takových položkách způsobí shození příznaku správnosti výpočtu mezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum "Změny platí od" spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou. Nebudou pak odpovídat údaje v evidenci Zaměstnanců oproti údajům na daném ML.

Dále je na zaměstnanci povolena editace odečitatelných údajů a rodinných příslušníků i do uzavřených období.

Zbývající položky lze zpětně editovat libovolně. Dále viz Zadání hodnoty do historie - Ovládání.

Pracovní poměry

Pro opravy v agendě Pracovní poměrů platí: Většina položek v prac. poměrech jsou položky s historií. Položky s historií, které mají vliv na spočtené mzdy, nelze měnit zpětně do již uzavřených mzdových období, nicméně lze je měnit zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno. V editaci je k dispozici položka Změny platí od, která se odvozuje podle aktuálního období a podle uzavřenosti období. Změna provedená v takových položkách způsobí shození příznaku správnosti výpočtu mezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum "Změny platí od" spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou. Nebudou pak odpovídat údaje v evidenci PP oproti údajům na daném ML.

Zbývající položky lze zpětně editovat libovolně. Dále viz Zadání hodnoty do historie - Ovládání.

Pozor na zadání data nástupu zpětně. Datum nástupu stanoví, odkdy je prac. poměr platný. Datum nástupu lze zadat libovolně zpětně (pro případ, že začínáte teprve se systémem pracovat, nicméně vaši zaměstnanci nastoupili již dříve). Není však účelné zbytečně zadávat datum nástupu zpětně do MO již vedených a uzavřených v systému, jelikož pro prac. poměr zadaný zpětně nebude v takovém MO vygenerován běžný ML!!!:

  • Jedná-li se o terminátor - pak bude možno ML ručně přidat. Naopak je to nutné, jelikož pokud se mzdové období uzavírá a jedná se o terminátor nebo 1 období po něm, pak uzávěrka hlásí chybějící ML a je třeba je doplnit a přepočítat.
  • Jedná-li se o MO před terminátorem - pak sice rovněž bude možno ML přidat (ale není nutno, zpětná uzávěrka takového MO již existenci ML nekontroluje), ale takový ML nebude možno již NIKDY spočítat, viz výše.

Navíc, pro takto zadaný prac. poměr se veškeré další údaje pamatují až od povoleného data v Změny platí od, což může způsobit potíže při zpětném otevření a uzavření období. Objasníme na příkladu.

Mzdy v systému zpracováváme od 01/03. Nyní mějme mzd. období 10/03, které je terminátor a je uzavřené. Zadáme prac. poměr s datem nástupu zpětně od 1.10.03. Veškeré další údaje s historií ovlivňující mzdy se však pamatují až od 11/03 (a jinak je zadat nelze, jelikož 10/03 je již uzavřený). Pokud bychom zpětně otevřeli 10/03 a pak ho chtěli uzavřít, pak uzávěrka nahlásí chybějící ML a pokud jej doplníme, může hlásit chyby při výpočtu (např. že není k dispozici pracovní kalendář), jelikož takový údaj je u prac. poměru zadán s platností až od 11/03. Řešením je pak např. takové údaje v prac. poměru opravit zpětně od 10/03.

Dále pozor na zadání data ukončení PP zpětně. K takovému PP již velmi pravděpodobně existují ML v následných MO, které by po zpětném ukončení PP existovat neměly a měly by být smazány (pozor, nejedná-li se o ML z titulu přenosu RZÚ nebo ochranné lhůty). Zda a za jakých důsledků lze ML mazat zpětně, viz popis zpětných oprav mzdových listů dále.

Ukončit PP v již uzavřeném mzdovém období bez nutnosti toto otevírat lze jen tehdy, pokud je datum ukončení prac. poměru maximálně o jeden den menší než počáteční datum prvního neuzavřeného měsíce (tj. o jeden den menší než datum "Změny platí od").

Pokud je první neuzavřené období 9/2005, tak lze zadat ukončení prac. poměru k datu 31.8.2005, i když je srpen uzavřený. Ale ukončit jej k datu 30.8. již nelze. V takovém případě by bylo třeba srpen zpětně otevřít.

Pokud byl prac. poměr již uzavřen v předchozích obdobích, pak pro možnost jeho oprav platí následující (opravu uzavřeného PP můžete v praxi potřebovat např. tehdy, pokud chcete zadané ukončení stornovat):

  • Pokud je datum ukončení prac. poměru před posledním dnem v období (většinou se jedná o poslední den v měsíci), musí být otevřeno období, do kterého datum ukončení patří.

  • Pokud je datum ukončení prac. poměru poslední den v období (většinou se jedná o poslední den v měsíci), musí být otevřeno období následující po tomto období - to stačí k tomu, aby se datum ukončení dalo editovat.

    Prac. poměr byl ukončen k 30.9.2005. Aktivní MO je říjen 2005 a je otevřený. Bylo zjištěno, že prac. poměr pokračuje. Pak lze vyvolat opravu prac. poměru a datum ukončení smazat, v říjnu si doplnit chybějící ML a normálně pokračovat. Pokud by ale prac. poměr byl uzavřen např. k 29.9.05, pak nelze povolit jeho editaci a smazání data ukončení zpětně. Bylo by totiž potřeba přepočítat příslušný ML za září (prac. doba na něm byla napočtena s ohledem na zadané ukončení PP před koncem měsíce atd.). Proto je třeba otevřít předchozí měsíc, PP opravit a poté ML přepočítat. Samozřejmě toto má význam jen pro zpětně otevřený terminátor, jelikož jak bylo řečeno výše, opravy prováděné před terminátor se nemohou do ML promítnout, jelikož takové ML již nelze přepočítávat.

Mzdové listy

Pro opravy v agendě Mzdové listy platí: Nejedná se o agendu s historickými položkami. Údaje ML nelze měnit zpětně do již uzavřených mzdových období, nicméně lze je měnit zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno. Změna provedená v takových položkách způsobí shození příznaku správnosti výpočtu mezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do vypočtených mezd nepromítnou.

Mzdové listy nelze přidávat do již uzavřených mzdových období (např. pro případ zadání pracovního poměru zpětně), nicméně lze je přidat zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno:

  • Jedná-li se o terminátor - pak bude ještě možno uzávěrkové doklady vygenerovat znovu. Tj. pokud jste dosud fyzicky neprovedli zúčtování s institucemi, lze takový ML beztrestně zpětně přidat.
  • Jedná-li se o MO před terminátorem - pak sice rovněž bude možno ML přidat, ale takový ML již nepůjde vypočítat.

Mzdové listy nelze vymazat v uzavřených mzdových obdobích (např. pro případ ukončení pracovního poměru zpětně), nicméně lze je vymazat zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno. (Samozřejmě, pokud takovému smazání nebrání ještě jiná skutečnost. Viz též Možnosti tvorby a mazání ML.) Ovšem tyto ML byly zahrnuty do uzávěrky, pak je nutno vzít v potaz následující:

  • Jedná-li se o terminátor - pak bude ještě možno uzávěrkové doklady vygenerovat znovu. Tj. pokud jste dosud fyzicky neprovedli zúčtování s institucemi, lze beztrestně takový ML smazat.
  • Jedná-li se o MO před terminátorem - pak sice rovněž bude možno ML smazat, ale taková akce je velmi na pováženou!!! (Z takového ML byly bezpochyby vyplaceny mzdy, byl zahrnut do zaúčtování s institucemi a zaúčtování atd.).

Definice opakovaných srážek

Pro zpětné opravy v agendě Definice opakovaných srážek platí:

Pokud již k definici opakované srážky existuje nějaká realizace v již uzavřených obdobích, definici smazat nelze. Pokud k definici zatím existuje jen realizace v neuzavřených mzdových obdobích, pak definici smazat lze, přičemž automaticky je smazána i související realizace.

Nelze zadat novou definici opak. srážky zpětně do již uzavřených mzdových období (před datum minimální změny). Ukončit definici opak. srážky nelze dříve než ke dni, který předchází datu minimální změny (k poslednímu dni předchozího uzavřeného období).

Srážky

Pro zpětné opravy v agendě Srážky platí: Jedná se vlastně o realizace srážek, tudíž zpětně je do uzavřených období zadávat ani opravovat nelze. Jedinou výjimkou je oprava příznaku Vyrovnávat dlužnou částku.

V případě potřeby změnit příznak Vyrovnávat dlužnou částku na srážkách z minulých období (a ukončit tím generování srážek na dlužnou částku) můžete využít funkci hromadné opravy.

Globální proměnné

Pro zpětné opravy v agendě Globální proměnné platí:

Nelze mazat globální proměnné, pokud některá jejich hodnota zasahuje do již nepřístupných mzdových období. Nelze opravovat či mazat hodnoty globální proměnné, které platí v již nepřístupných mzdových obdobích.

Pracovní kalendáře

Pro zpětné opravy v agendě Pracovní kalendáře platí:

Nelze generovat směny, pokud datum směny zasahuje do již nepřístupných mzdových období. Nelze vymazat či opravovat směny, pokud jejich datum zasahuje do již nepřístupných mzdových období. Rovněž nelze vymazat prac. kalendář, pokud alespoň jedna jeho směna spadá do již nepřístupných mzdových období.

Dále viz případné doplňující informace v popisu příslušné agendy, typicky u popisů funkcí pro přidání, opravu či mazání záznamu.

Skupiny prací

Pro opravy v agendě Skupiny prací platí: V agendě se nepředpokládá nutnost uživatelských oprav, a případné nově platné hodnoty jsou řešeny přes update systémových záznamů. Opravovat lze jen nesystémové a to s následujícím omezením: Agenda obsahuje položky s historií a ty nelze měnit zpětně do již uzavřených mzdových období, nicméně lze je měnit zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno. V editaci je k dispozici položka Změny platí od, která se odvozuje podle aktuálního období a podle uzavřenosti období.

Změna provedená v těchto položkách ale nezpůsobí shození příznaku správnosti výpočtu mezd, tudíž po provedení případné změny si musíte nutnost přepočtu ML ohlídat sami.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum "Změny platí od" spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou. Nebudou pak odpovídat údaje v evidenci PP oproti údajům na daném ML.

Zbývající položky lze zpětně editovat libovolně. Dále viz Zadání hodnoty do historie - Ovládání.

Nepřítomnosti

Pro zpětné opravy v agendě Nepřítomností platí:

  • Je-li nepřítomnost ukončena v již uzavřených mzdových obdobích (MO), není povoleno ji nijak opravovat či mazat.

  • Není-li nepřítomnost ukončena v již uzavřených MO,

    • ale datum od spadá do již uzavřených MO, není povoleno ji mazat. Měnit lze pouze datum ukončení nepřítomnosti a to tak, že je větší nebo rovno poslednímu dni posledního uzavřeného období.
    • a datum od nespadá do již uzavřených MO, je povoleno ji mazat a (omezeně) měnit.

Pokud je v praxi třeba srovnat chybně zadanou evidenci Nepřítomností s dodatečně zjištěným reálným stavem, přestože mzdové období, jehož se nepřítomnost týkala, bylo dávno uzavřeno a byly za něj proplaceny mzdy a provedeno zúčtování s institucemi, je řešení obdobné jako u Nemocenských dávek, viz výše.

Dovolené

Pro zpětné opravy v agendě Nároky na dovolenou platí:

Má-li záznam dovolené řádky v již uzavřených mzd. obdobích, není povoleno ji mazat. Hlavičkové údaje opravovat lze (v omezené míře). Smazat je lze zpětně, pokud je mzdové období zpětně otevřeno.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum Změny platí od spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat a nemusí pak odpovídat údaje v evidenci dovolených oproti údajům na daném ML.

Nemocenské dávky

K nemocenské dávce lze vždy připojit odkaz na pracovní úraz bez ohledu na to, zda spadá či nespadá do již uzavřeného mzdového období.

Dále není-li zapnut parametr Umožnit zadávání nepřítomností z nemocenských dávek zpětně (což by měl být běžný stav), pak pro opravy v agendě Nemocenské dávky platí:

  • Je-li ND ukončena v již uzavřených mzdových obdobích (MO), není povoleno v hlavičce cokoliv měnit, lze přidat pouze řádek do dalšího mzdového období (aktivního MO nebo pozdějšího), a to pro možnost dodatečného proplacení ND zpětně. Tj. lze přidat řádek pouze typu 2-Jen proplacení, nebo typu 4-Jednorázová částka.

  • Není-li ND ukončena v již uzavřených MO,

    • a má řádky v již uzavřených mzd. obdobích, není povoleno ji mazat. Měnit lze pouze datum ukončení ND a to tak, že je větší nebo rovno poslednímu dni posledního uzavřeného období. Řádky z uzavřených MO mazat a měnit nelze. Lze přidávat řádky všech typů, minimálně však do aktivního MO.
    • a nemá řádky v již uzavřených mzd. obdobích, je ji povoleno mazat a (omezeně) měnit. Řádky lze mazat, měnit i přidávat, minimálně však do aktivního MO.

  • Pro položky v řádcích ND platí:

    • Mzdové období v řádcích ND - nelze zadávat zpětně do již uzavřených mzd. období (viz výše - přidat řádek lze minimálně do aktivního MO).
    • Datumy Omluven od-do v řádcích ND - nelze zadávat zpětně do již uzavřených mzd. období, jelikož se z nich čerpají hodiny omluvených nepřítomností do ML.
    • Datumy Proplacení od-do v řádcích ND - lze zadat i do uzavřených mzdových období (MO), jelikož určují, za jaké období (i zpětně) má být dávka proplacena. Částka dávky ale nijak zpětně neovlivní mzdy za uzavřené MO a bude vyplacena dodatečně v rámci mezd aktivního MO.

Jak tedy správně postupovat, když byl zaměstnanec nemocný v předchozím období, ale nebylo možné zadat proplacení nemoci (nedodal neschopenku či ani lístek na peníze):

Zaměstnanec byl nemocen od 20.1.05 do 30.1.05. Ukončení nemoci bylo mzdové účtárně nahlášeno, zaměstnanec začal od 31.1. opět pracovat, ale neschopenku přinesl až v březnu (jelikož je nepořádný), tedy dávno po uzávěrce lednových mezd:

V lednu je mu zadána ND s řádkem typu "Jen nepřítomnost" v období leden/05 a zadají se mu omluvené dny od 20.1. do 30.1.05. Omluvené dny se započítávají do celkové nepřítomnosti za leden, odečtou se od rozhodného období na DVZ apod. ND se ukončí, aby se nepřenášela do dalších MO, tj. v hlavičce se zadá Datum do 30.01.05.

V březnu se na dané dávce zadá řádek typu "2-Jen proplacení", s datem zpětně, tj. proplaceno od 20.1.05 do 30.1.05.

Opravy v chybně zadané evidenci nemocenských dávek

V praxi se ale navíc může vyskytnout potřeba srovnat zpětně chybně zadanou evidenci nemocenských dávek s dodatečně zjištěným reálným stavem, přestože mzdové období, jehož se nemocenská dávka týkala, bylo dávno uzavřeno a byly za něj proplaceny mzdy a provedeno zúčtování s institucemi.

Zadání začátku ND do uzavřeného období - Zaměstnanec nedodá včas neschopenku ani nesdělí informaci, že je nemocen a z toho důvodu mzdová účetní nezadala začátek nemoci do uzavřeného období.

Mzdová účtárna se nedozvěděla, že již ND skončila v předchozím mzdovém období (zaměstnanec nedodal lístek na peníze ani nesdělil informaci o ukončení nemoci), a z toho důvodu mzdová účetní nezadala ukončení dávky do uzavřeného mzdového období.

S částkou platby ND není problém, jelikož nedoplacenou ND lze vyplatit v aktivním MO zpětně i za předchozí období a částku vyplacenou neoprávněně lze rovněž se zaměstnancem vyrovnat dodatečně. Potíž je v tom, že z údajů nepřítomností na ND se mj. čerpá do některých důležitých výkazů, např. ELDP. A je třeba si údaje v evidenci ND vzniklé díky nekázni zaměstnance opravit i přesto, že měsíc již byl uzavřen a mzdy byly již vyplaceny.

Takový případ lze vyřešit, nicméně je třeba postupovat citlivě a pečlivě si zvážit dopady:

  • Zpětným otevřením příslušných mzdových období. Pak lze ND spadající datumy do takto otevřených MO opravovat a mazat bez omezení.

    Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum Změny platí od spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou!!! Nebudou pak odpovídat údaje v evidenci ND oproti údajům na daném ML.

Nastavení speciálního režimu oprav zpětně (tzv. "zpátečky" do mezd)

Tato možnost je zatím k dispozici pouze pro zpětné zadání nepřítomností z nemocenských dávek.

Zvažuje se i pro agendy nepřítomností a pro prac. poměry.

Tato funkčnost je defaultně vypnuta. Nastavuje se v Nastavení parametrů mezd parametrem Umožnit zadávání nepřítomnosti z nemocenských dávek zpětně. Zatržením tohoto parametru je systém přepnut do režimu, který umožňuje zadání nepřítomnosti z nemocenské dávky s datumy spadajícími do již uzavřeného mzdového období.

Tento režim je řešením nestandardních situací a slouží pouze ke korekci nepřítomností, nikoli již vyplacených prostředků. Rozhodně není doporučováno jej používat při běžné práci. Takové nestandardní situace mohou vzniknout, pokud mzdové účtárně nejsou včas ohlášeny informace o nemoci zaměstnance (jejím zahájení či ukončení) a kdy už je vše uzavřeno a odeslány peníze (tedy už se nelze vrátit). S vyplacením peněz z dané ND problém není (ty lze se zaměstnancem vyrovnat později, v dalších obdobích). Potíž ale nastává pro jiné vykazování (např. ELDP), kdy je rozhodující mít v pořádku evidenci nepřítomností. Viz příklady uvedené výše u popisu Oprav v chybně zadané evidenci nemocenských dávek.

Jde v podstatě o řešení "štábní nekultury" a vnášení chaosu do řádné evidence. Bohužel praxe ukazuje, že ne vždy se dá štábní kultura striktně dodržet a tudíž toto je nástroj nabízející uživateli rozumné řešení, aby mohl správně vykazovat údaje, které se po něm legislativou požadují.

Cílem je, aby z ND zadaných zpětně do uzavřených MO nebo zpětně nějak opravovaných v uzavřených MO byla zjistitelná správná evidence nepřítomností a bylo možno sestavit požadované výkazy (např. právě ELDP). Proto při zadávání a opravách takových ND a jejich řádek jsou tyto interně označovány sadou speciálních příznaků a pro odlišení od "normálně" zadaných ND jsou graficky zvýrazněny, viz dále.

Tiskové sestavy obecně většinou používají na zobrazování ND funkce, které čerpají data přímo z agendy ND. Pokud tomu tak není a berou se údaje přímo z položek ML daného období, pak je tisk realizován tak, že se příslušný údaj přepočte se zohledněním ND zadaných zpětně. Obdobně je tomu u ELDP, vyloučené doby a doby nemocí se berou buď z agendy ND, nebo z ML přepočtem.

Zadání nové ND s datem začátku do uzavřených MO:

Je-li tento režim zapnut, pak je umožněno zadat ND se začátkem v uzavřených obdobích s tím, že na řádky takové ND, které zasahují do uzavřených MO, lze zadat pouze informaci o nepřítomnosti (jen řádky typu 3-jen nepřítomnost), nikoli o proplácení. Tyto řádky se pro uzavřená období na dané ND vygenerují automaticky a není možno je editovat. Jediné, co lze zadávat do minulosti, jsou datumy od a do na hlavičce ND.

Uživatel je při pokusu o uložení takové ND upozorněn, že zadává do minulosti. Na řádky ND, kterých se zpětné zadání týká, se zapíše příznak o tom, že byly zadány zpětně v rámci zapnutého režimu zpětného zadání a dále informace o uživateli, který tak učinil. Takto zadané záznamy jsou graficky zvýrazněny kurzívou, aby bylo na první pohled zřejmé, že jde o data zadaná zpětně. To se týká jak seznamu ND, tak i jejich řádků zadaných do uzavřených MO. (Dostanou příznak CreatedInClosedPeriod.)

Příklad zobrazení seznamu ND. ND pro zaměstnankyni Vykulenou je zvýrazněna kurzívou, což indikuje že byla zadána nebo opravena zpětně při zapnutém režimu zadání ND do uzavřených MO.

Platí:

  • Zadat ND zpětně do uzavřených období nelze u zaměstnanců, kteří neměli v dotčeném období na pracovním poměru zatrženu volbu Přenášet odpracované hodiny z kalendáře. Dotčeným obdobím se myslí od období, do něhož spadá Datum od z hlavičky ND, po období, do něhož spadá Minimální datum změn. (V takovém případě je totiž v odpracované době na ML plný fond prac. doby předvyplněný z prac. kalendáře se zohledněním tehdy zadaných nepřítomností, nikoli zadaná doba skutečně odpracovaná a zadáním ND zpětně by neodpovídal odpracovaný čas na ML.)

    Jak bylo řečeno výše, proplácet ND bude možno pouze v otevřených MO, tj. až na řádku pro neuzavřené období.

  • Zadat ND zpětně do uzavřených období dále nelze v případě, že v průběhu doby došlo k přepnutí typu organizace (velká organizace ↔ malá organizace) a liší se typ organizace v aktivním období od typu organizace v obdnobí, do něhož byste chtěli ND zadat. (V opačném případě by došlo k nekorektnímu vyhodnocení některých údajů, zejména vyloučených dob pro ELDP.)

Oprava již existující dávky z uzavřeného MO:

Takovou ND lze opravit jedině tehdy, pokud na ní nebylo ještě zadáno proplacení. V tom případě lze ukončit tuto ND v již uzavřeném období a pamatuje se, dokdy byla původní nepřítomnost (aby bylo možno provést případné korekce ve výstupech). Také tato skutečnost je zaznamenána odlišně, než celé zadání nové ND do uzavřeného období. (Nastavením příznaku ShortenedInClosedPeriod.)

Problematická situace by vznikla, pokud by uživatel zadal ND do uzavřeného období, tato by pak regulérně pokračovala v dalším období, tím by vznikl řádek běžný (tedy bez příznaku, že vznikl zpětně). Uživatel by se ale po uzavření tohoto dalšího měsíce rozhodl zkrátit tuto ND před toto období. Tím by ovšem vznikla potřeba smazat řádek ND v období, ve kterém už netrvala. To by ovšem znemožnilo korekce hodnot již napočtených do ML. Pro tento účel je zaveden další speciální příznak řádku, který identifikuje tyto řádky, jejichž nepřítomnosti již byly vyhodnoceny do ML, ale fakticky nenastaly, a proto je třeba o ně výstupy korigovat. (Příznak DeletedInClosedPeriod). Takovéto řádky se budou zobrazovat pro uživatele jako přeškrtnuté. Takové řádky se nemažou, nezahrnují se do běžných výkazů pořizovaných na ND, do údajů vyčíslovaných z daných ND např. pomocí funkce WageSickBenefitSum apod.

Příklad zobrazení řádků ND. V tomto případě kurzíva v prvním řádku naznačuje, že údaje pro daný měsíc byly zadány resp. opraveny zpětně, přeškrtnutí druhého řádku naznačuje, že ND původně zadaná až do 3.1. byla zpětně zkrácena a ukončena do předchozího měsíce.

Manipulace s ND při zapnutém režimu zadání ND zpětně - shrnutí:

  • Lze zadat data od-do v hlavičce ND do uzavřeného MO. V tom případě se vygenerují řádky pro uzavřená období, do kterých ND zasahuje. Na ND se nastaví speciální příznak pro označení ND vystavené v uzavř. MO (CreatedInClosedPeriod), totéž na řádcích ND, patřících do uzavřených MO.
  • Nelze editovat řádky v uzavřených MO.
  • V uzavřeném MO lze měnit pouze data od a do na hlavičce ND. (Při zadávání nové ND oba, při opravě již existující již jen datum do).
  • Nelze zadat ukončení ND před konec posledního proplacení.
  • Při zkrácení nepřítomnosti v uzavřeném MO se nastaví speciální příznak pro označení takové ND (ShortenedInClosedPeriod) a zapamatuje se původní datum konce ND (není-li vyplněno, tak konec posledního uzavřeného MO).
  • V případě, že řádek v uzavřeném MO nemá nastaveno, že byl vytvořen v uzavřeném MO (CreatedInClosedPeriod) a uživatel zadá ukončení ND do období před tímto řádkem, tak se na tomto řádku nastaví další speciální příznak označující, že takový řádek byl stornován (DeletedInClosedPeriod). Takový řádek se ale fyzicky nemaže.
  • V případě ukončení ND před již zadanými řádky s příznakem, že byl vytvořen v uzavřeném MO (CreatedInClosedPeriod) tyto smazat lze.

Mazání:

  • Lze smazat ND, která má řádky z uzavřeného období, ale tyto jsou zadané zpětně. (Tzn., že z nich není nic přeneseno do ML v uzavřeném MO). Jakmile by ale ND měla proplacení v uzavřeném MO, nešla by mazat.

Kombinace se zpětným otevřením předchozího období

Při zpětném otevírání období se prochází ND, které zasahují do otevíraného období a u těch řádků, které patří do tohoto období a mají příznak o zpětném zadání či korekci, se tyto příznaky zruší. V případě příznaku DeletedInClosedPeriod tento řádek program smaže. Samozřejmě se současně shodí příznak o správnosti spočtení všech souvisejících ML.