Vystavená faktura byla uhrazena z většiny zálohovým listem, ale zbývá uhradit doobjednaný servis, který nebyl obsažen v zálohovém listu. V předchozí kapitole jsme zmínili možnost tisku složenky na vystavenou fakturu. My budeme předpokládat, že úhradu doplatku faktury odběratel provede na místě v hotovosti, vystavíme tedy příjem do pokladny. Pokladní příjemku můžeme obecně vystavit jako samostatný doklad přímo v agendě Pokladní příjmy - v takovém případě by ale placená faktura o příjemce "nevěděla" - tj. v knize faktur by se faktura stále "tvářila" jako nezaplacená. Mohli bychom tedy takto vystavenou příjemku dodatečně k faktuře připojit jako její platbu, to je ale poměrně zdlouhavé. Nejrychlejším řešením je vystavit příjemku jako platbu faktury rovnou:
Otevřeme agendu Faktury vydané. Viz modul Prodej→záložka Zálohy a faktury. V záložce Platby naší faktury je zobrazen seznam jejích plateb. Zatím je zde jediný záznam a to zálohový list, který jsme do faktury zúčtovali při jejím vystavení (záloha je v podstatě platbou dané faktury, tudíž figuruje v seznamu jejích plateb).
Pokud nemáte zálohový list v seznamu plateb uveden, vraťte se k testu v kapitole Faktury vydané - tuzemské.
Ve spodní části se zobrazuje celková informace o zaplacení:
Informace, kolik zbývá zaplatit. První sloupec má význam pro doklady v cizích měnách, u dokladů s lokálními měnami je shodný jako sloupec druhý.
Vyvoláme funkci Nový. Zvolíme typ platby Pokladnou→Příjem. Poté zadáme požadované hlavičkové údaje tvořené pokladní příjemky (formulář pokladní příjemky zadávané v této části programu je přizpůsoben tomu, že ji zadáváme jako platbu jiného dokladu, nikoli jako plnohodnotný daňový doklad, tudíž je značně zjednodušen oproti formuláři příjemky zadávané přímo v agendě Pokladní příjmy).
Do položky Pokladna vybereme pokladnu Hlavní, pokud k ní existuje pouze jedna přiřazená řada pokladních příjmů, předvyplní se, v opačném případě ji vybereme z číselníku.
Pokud je nabízený seznam řad prázdný i po případném Občerstvení, je to tím, že jste si k dané pokladně žádné řady dokladů v kapitole Průvodce nastavením nepřipojili. Řady si připojte nyní, buď přes Průvodce dle příručky, nebo přímo v agendě Pokladny v záložce Řady pokladních dokladů.
Předvyplněné údaje ponecháme, zadáme Kontace=Základ, příp. zakázku, částku ponecháme předvyplněnu a můžeme doklad uložit.
Zde je třeba upozornit na následující: platba dokladů se v ABRA Gen nepamatuje jako celek k placenému dokladu, ale rozpouští se na jednotlivé řádky. To umožňuje při částečně placených dokladech sledovat, který řádek konkrétně je již pokryt platbou a který nikoli. K tomuto účelu je při zadávání platby k dispozici subzáložka Rozdělení platby. Zde je uveden seznam řádků dle obsahu placeného dokladu s informacemi na jakou částku celkem (s DPH) byl daný řádek vystaven, kolik z něj bylo dosud splaceno a kolik se má nyní splatit. K dispozici je možnost částku platby mezi řádky poměrně (podle částek, na které byly řádky vystaveny) anebo libovolně ručně.
Jelikož však v běžné praxi tato možnost nebude často využívána, je zapracován mechanismus, který zajistí, že se platba automaticky rozpustí na řádky placeného dokladu a to poměrně (tedy pokud nechcete nějak speciálně rozdělit částečnou platbu mezi řádky placeného dokladu, není třeba do dané subzáložky vůbec vstupovat a rozdělováním platby se zdržovat).
Po uložení je pokladní příjemka k dispozici v agendě Pokladních příjmů.
Dále viz podrobný help. Kap.: Pokladní příjmy (PP), kap. Platby dokladů
TEST
1. Zkontrolujeme si vystavený doklad na hotovostní platbu. Otevřeme agendu Pokladní příjmy. Viz modul Pokladna→záložka Pokladna. V záložce Omezení zvolte funkci Získat záznamy (viz popis práce se záložkou Omezení) bez zadání omezení. Máte v záložce Seznam právě vystavený doklad PP-1/2016?
ANO
Pokračujte bodem 2 testu.
NE
Mohli jste provést načtení dokladů z databáze dle nějakého Omezení, které náš doklad nesplňuje. Vraťte se do záložky Omezení, zkontrolujte, že nemáte žádný omezovací prvek zatržen, a znovu zvolte funkci Získat záznamy (popis záložky viz úvodní kapitola). Pokud stále není doklad v seznamu, pak žádný neexistuje. (Předpokládáme, že jste přihlášeni jako Supervisor a tudíž problém není dán omezenými přístupovými právy.) Vraťte se k textu výše, příp. k helpu, a akci zopakujte.
2. Prohlédněte si záložku Zaúčtování v agendě Pokladní příjmy, kde je vidět, jak se vystavený doklad promítl do účetnictví. Pokud jste postupovali dle této příručky, měli byste mít u řady dokladů pro doklady Pokladní příjmy (PP), v níž byl doklad vystaven, nastaveno, že se má účtovat nesouhrnně do žádostí. Pokud jste zadali v hlavičce vystaveného dokladu Pokladní příjem Základní předkontaci defaultně dodávanou, pak by záložka Zaúčtování daného dokladu měla vypadat zhruba následovně (analytický účet na straně MD se doplnil dle položky Analytika v definici Hlavní pokladny):
Příklad zobrazení zaúčtování zadané platby.
ANO
Pokračujte vystavením dobropisu a vratky.
NE
Subzáložka Zaúčtování dané příjemky je prázdná, přestože jsem v hlavičce dokladu zadal předkontaci, která se má použít ⇒ u řady (PP máte nastaveno, že se má účtovat souhrnně, tudíž se její vyslání do účetnictví neprovádí ihned po jejím vystavení a musí být provedeno funkcí Zaúčtovat. Nevadí, můžete pokračovat. Pokud byste přesto chtěli, aby i váš doklad Pokladní příjem byl účtovaný nesouhrnně (což by mělo být, jelikož jde o platbu dokladu, u které se obecně požaduje, aby se spárovala do saldokontní skupiny s předpisem), přestože jste to u řady neměli nastaveno, můžete ji přeúčtovat funkcí Zaúčtování s volbou účtovat nesouhrnně, viz dále kap. Hromadně účtované doklady.