Faktury vydané - tuzemské - fakturace vč. dodání zbytku objednávky a zúčtování zálohy, slevový systém

Jelikož k dané faktuře již existuje zálohový list ZLV-1/2016, můžeme fakturu vystavit rovnou na základě tohoto zálohového listu funkcí "Nový podle zálohového listu" - tedy provedeme zúčtování zaplacené zálohy. (Pokud bychom fakturu vystavovali jen funkcí "Nový bez vazby", museli bychom pak daný zálohový list připojit dodatečně v záložce Zálohové listy, aby byl do dané faktury zúčtován a aby byl zahrnut i ve vytisknutém formuláři faktury vydané). Po stisku funkce "Nový podle zálohového listu" se nejdříve nabídne Průvodce výběrem dokladu. Dále viz podrobný help. Kap.: Průvodce výběrem dokladu resp. Průvodce výběrem záznamu. S jeho pomocí vybereme zálohový list ZLV-1/2016, který potřebujeme zúčtovat. Jelikož známe číslo dokladu, zvolíme např. Vyhledat podle identifikace, zadáme řadu, číslo, období a Dokončit. Nabídne se informační dialogové okno, kde Datum zúčtování je předvyplněno dle data poslední platby zálohy (platbu jsme si zadali v kap. Zaplacení zálohového listu vydaného - bankovním převodem). Dále zde musíme zadat, jakou částku ze zálohového listu chcete do dané faktury zúčtovat (zálohu lze obecně zúčtovat do více dokladů):

V našem případě je zálohový list zcela zaplacen a dosud nebyl ani částečně zúčtován, tudíž částky jsou si rovny. ABRA vzhled modrý.

Po stisku OK se údaje ze zálohového listu převezmou do faktury (zúčtovaná částka zálohy bude po uložení faktury automaticky připojena jako její platba).

Jelikož program ví, že daný zálohový list vznikl na základě objednávky přijaté OP-1/2016, nabídne nám rovnou možnost tuto objednávku přijatou do FV naimportovat (spolu s ní budou automaticky naimportovány i příp. dodací listy, jejichž řádky vznikly čerpáním OP-1/2016, ale dosud nebyly fakturovány, tj. čerpány do faktury vydané resp. pokladní příjemky).

Program nejdříve zkontroluje platnost rezervací (pokud bychom vystavovali doklad k datu mimo období platnosti rezervací zadaných na řádcích importované objednávky, program by nás upozornil). Poté nám nabídne zadat omezující kritéria pro skladové řádky, my však žádné nezatrhneme a necháme si naimportovat z objednávky všechny zbývající dosud nevyčerpané řádky. Jelikož spolu s objednávkou dochází k importu DL, program se následně dotáže, zda si budeme přát dodací list importovaný do faktury zároveň opravovat (režim čerpání s opravou) anebo ne (režim čerpání bez opravy). Velmi zjednodušeně řečeno: pokud obecně zvolíme režim čerpání s opravou a u některého řádku naimportovaného z dodacího listu změníme naimportovaný počet, bude tato změna chápána zároveň jako oprava počtu na dodacím listu (dodací list se automaticky na tento počet opraví). Pokud zvolíme režim čerpání bez opravy, pak změna naimportovaného počtu bude chápána pouze jako částečný import z dodacího listu (dodací list lze importovat i částečně a to do vícero faktur). V tomto případě lze počet měnit samozřejmě pouze směrem dolů (nelze importovat víc, než je množství z DL čerpatelné, tj. dosud nečerpané). Dále viz podrobný help popis funkce Import v kap. Faktury vydané - záložka Detail.

My zvolíme Ne=Neopravovat. Do Obsahu faktury se naimportovaly jednak dosud nečerpané položky z objednávky OP-1/2016 a jednak položky z DL-1/2016. Obdržíme následující Obsah faktury:

V položce Importovaný doklad je uvedeno, ze kterého DL a které objednávky přijaté řádek pochází. "Bez čísla" znamená, že odpovídající DL zatím neexistuje, bude vytvořen automaticky po uložení faktury. Údaje můžeme změnit či doplnit, např. zadat Typ příjmu ZB=zboží pro účely účetní předkontace.

Do faktury se předvyplnily ceny tak, jak jsme si je zadali na objednávku přijatou (viz kap. Objednávky přijaté), přestože aktuální výchozí prodejní ceny v ceníku se liší (v praxi nastane např. zavedením nového ceníku místo původního apod., viz kap. Ceníky).

Jelikož ale v dodávce máme obsaženu kartu s evidencí sériových čísel a přitom jsme nezadali, jaká sériová čísla byla expedována, systém nás upozorní. Sériová čísla můžeme zadat ihned nebo doplnit i kdykoliv později až po uložení DL. Sériová čísla lze zadat na stejnojmenné záložce (je k dispozici jenom pro řádek s kartou se sériovými čísly, tedy kurzorem musíme stát na naší kartě Scanner). Expedujeme ze skladu již existující sériové číslo, tedy v položce Typ v této záložce zadáme hodnotu "Výběr" (výběr sériových čísel ze skladu) a poté v položce Sériové číslo vybereme jedno z nabídnutého číselníku sériových čísel:

Seznam sér.čísel filtrovaný za nenulová (tedy přijatá, ale dosud neexpedovaná), která jsme si v našem příkladu zadali při nastavení počátečních stavů skladu v rámci inventury.

Stejným způsobem bychom mohli naimportovat celé nebo části dalších objednávek nebo si přidat další řádky ručně. To si předvedeme. Na dolní liště dialogového okna zvolíme funkci Přidat (pokud nás program upozorní, že nemáme doplněna sériová čísla nebo šarže na některých řádcích, protože jsme to zatím neudělali dle textu výše, zvolíme, že si přejeme pokračovat, a sér. čísla doplníme později).

Do faktury přidáme položku za servis - expres. Na tuto servisní službu máme založenu skladovou položku - makrokartu "SERVIS_M" (zavedli jsme si ji v kap. Skladové karty). Přidáme tedy nový řádek, v položce skladová karta buď zadáme kód naší makrokarty nebo ji vybereme z číselníku karet. Expedice makrokarty je obdobná jako expedice více označených karet ze skladu (což jsme si předvedli v kap. Objednávky přijaté), tedy zobrazí se dialogové okno, kde můžeme zadat sklad, středisko, zakázku, obchodní případ, projekt a Typ příjmu, které se doplní na všechny řádky (obsažené v makrokartě) a dále počet, ve kterém se má makrokarta expedovat, poté přibudou ve faktuře řádky odpovídající obsahu makrokarty, jak jsme si jej dříve nadefinovali:

Údaje na jednotlivých řádcích přebraných dle obsahu makrokarty však můžeme dle potřeby změnit

Pokud máme ceny pro dané položky servisu v našem aktuálním hlavním ceníku zadané, předvyplnily se cenou výchozí, jinak zadáme ceny za servis nyní např. dle obrázku výše.

Z objednávky se naimportovaly prodejní ceny i údaje o procentech slev, které platily v okamžiku zadání objednávky, a na faktuře vydané se provedlo zmražení slev, aby se automaticky neaktualizovaly (mezi vystavením objednávky a její fakturací mohlo totiž dojít např. ke změnám v tabulkách slev apod.). Pokud byste si přáli ceny na faktuře mít tak, jak jsou aktuálně platné, nikoli tak, jak byly na objednávce, můžete si zmražení slev v hlavičce faktury zrušit (v pravé dolní části okna v záložce hlavička odtrhnete položku Neaktualizovat slevy) a provést aktualizaci. Detailní výklad včetně řady příkladů podrobný help. Kap.: Aktualizace a zmražení slev na dokladech Zmražení ponecháme a pokusíme doklad uložit.

Zkontrolujeme údaje v hlavičce faktury, pokud je třeba, doplníme je, a fakturu uložíme.

Po uložení se vytvoří nový dodací list na tu část objednávky, která předtím nebyla expedována a dále na nově přidané skladové řádky. Všechny doklady lze rovnou po uložení vytisknout - tisk se nabízí automaticky, pokud to máme v dané agendě nastaveno ve funkci Nastavení tisku po uložení. Podrobněji podrobný help. Kap.: Nastavení tisku/exportu po uložení záznamu.

Vystavená faktura je z většiny uhrazena zálohovým listem, nicméně na doplatek faktury si lze rovnou po uložení faktury nechat vytisknout i složenku. Pokud bude v hlavičce faktury zadán způsob úhrady složenkou a ve funkci Nastavení tisku po uložení bude nastaven i risk složenky na neuhrazenou částku.

Nebudeme zúčtovávat žádnou zálohu, ani importovat objednávku či dodací list. Vyvoláme funkci F2 - Nový a vystavíme jednoduchou tuzemskou fakturu FV-2/2016 např. na firmu ABC a datum vystavení a datum splatnosti zadáme zpětně zpětně, aby byla splatnost vůči aktuálnímu datu již prošlá (v případě potřeby konzultujte předem s kap. vystavování upomínek). Ostatní údaje v hlavičce necháme předvyplněné. V Obsahu zadáme řádek typu 1 - textový řádek s částkou na částku 16000CZK, příslušné % DPH a uložíme.